Постановление от 22.01.2010 г № 9
Об утверждении Плана мероприятий «Развитие архивного дела на территории муниципального образования городской округ г. Волгореченск на 2010-2013 гг»
В соответствии с постановлением администрации Костромской области "О дальнейших мерах по усилению антитеррористической защищенности и противопожарной безопасности государственных, муниципальных архивов, архивов исполнительных органов государственной власти Костромской области, архивов органов местного самоуправления муниципальных образований Костромской области" от 26.11.2008 N 423-а, с целью сохранения и приумножения документального наследия городского округа город Волгореченск, администрация городского округа город Волгореченск постановляет:
1.Утвердить План мероприятий "Развитие архивного дела на территории муниципального образования городской округ город Волгореченск на 2010-2013 гг." согласно приложению.
2.Отделу по делам архивов администрации городского округа город Волгореченск:
- обеспечить выполнение Плана мероприятий;
- ежегодно корректировать План мероприятий в зависимости от объемов финансовых средств, предусмотренных в бюджете городского округа на реализацию Плана мероприятий на очередной финансовый год.
3.Начальнику финансового управления администрации городского округа город Волгореченск Г.Ю.Маянцевой ежегодно при формировании бюджета предусматривать финансирование Плана мероприятий согласно сметам администрации на соответствующий финансовый год.
3.Контроль за ходом выполнения Плана мероприятий возложить на управляющего делами главы администрации городского округа город Волгореченск С.Р.Филицкую.
Глава администрации
городского округа
город Волгореченск
Костромской области
В.В.БУГАЕВ
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к Плану мероприятий "Развитие архивного дела
в Муниципальном образовании городской округ город
Волгореченск Костромской области на 2010-2013 гг.",
утвержденным постановлением главы администрации
городского округа город Волгореченск от 22.01.2010 N 9
1.Содержание проблемы и обоснование необходимости ее решения
В системе информационных ресурсов Российской Федерации, Костромской области архивы занимают особое положение как хранители огромного, многоаспектного, многоотраслевого комплекса, который предназначен для использования в интересах общества и государства.
Архивные собрания городского округа город Волгореченск Костромской области насчитывают 4720 единиц хранения за период с 1937 г. по настоящее время, которые имеют большую историческую, культурную и материальную ценность и представляют собой составную часть достояния области.
В настоящее время архивный информационный потенциал городского округа город Волгореченск Костромской области хранится в отделе по делам архивов администрации городского округа город Волгореченск (далее - отдел по делам архивов), ведомственных архивах организаций - источников комплектования.
Осуществляя отбор, прием и хранение документов, отдел по делам архивов формирует комплексы источников для научных и краеведческих исследований, выступает в качестве гаранта социальной защищенности граждан, их пенсионного обеспечения, имущественных прав.
Ретроспективная информация предоставляется органам местного самоуправления, органам государственной власти, предприятиям и организациям различных организационно-правовых форм собственности.
Отдел по делам архивов экспонирует архивные документы на выставках, предоставляет архивную информацию для изданий, для освещения событий в статьях, информациях, подборках документов в местных СМИ, проводит экскурсии для учащихся старших классов школ города.
Эти направления деятельности архивной службы городского округа город Волгореченск необходимо закреплять и развивать как важнейшее условие патриотического и нравственного воспитания, повышения культурного и образовательного уровня граждан, условие расширения и обновления тематики исследований.
В последние годы осуществлены мероприятия по совершенствованию архивного дела, укреплению материально-технической базы отдела по делам архивов за счет средств местного бюджета.
В частности в помещении отдела по делам архивов оборудовано крыльцо, установлена металлическая входная дверь, отремонтирована кровля над помещением отдела. Помещение отдела оборудовано охранно-пожарной сигнализацией с выводом на пульт охраны. В целях антитеррористической защищенности архива установлена тревожная кнопка с выводом на пульт охраны. Архив оснащен первичными средствами пожаротушения (огнетушители порошковые), в соответствии с предъявляемыми требованиями. Все документы архива закартонированы.
Отдел располагает двумя компьютерами класса Pentium 4, принтером и ксероксом.
В связи с высокой загруженностью архива (степень загруженности архива на сегодняшний день составляет 78%) администрацией городского округа город Волгореченск архиву выделено дополнительное помещение под архивохранилище - 15 кв. м.
Вместе с тем в архивном деле имеются проблемы, разрешение которых требует эффективной финансовой и ресурсной поддержки.
Наиболее актуальными из них являются:
- недостаточный уровень обеспечения сохранности архивных фондов и архивных документов, в том числе недостаточная площадь имеющегося хранилища (Для того чтобы задействовать выделенное дополнительное помещение под архивохранилище, необходимо провести перепланировку в помещении отдела. В результате площадь архивохранилища будет увеличена в два раза и составит 46,6 кв. м. Так же для долговременного хранения архивных документов в архивохранилище необходимо поддерживать нормативный температурно-влажностный режим. Оптимальный температурно-влажностный режим должен быть: температура 17-19 градусов С, относительная влажность воздуха 50-55%. На сегодняшний день температурно-влажностный режим в архивохранилище не соблюдается, что способствует пересыханию документов на бумажной основе в летнее время и их переувлажнению в осенний и весенний периоды. Поэтому архивохранилище необходимо обеспечить кондиционерами);
- отсутствие системы пожарной безопасности, отвечающей современным требованиям госпожнадзора, слабая защищенность архивных собраний от возникновения чрезвычайных ситуаций, террористических актов (В целях обеспечения противопожарной безопасности архивохранилища необходимо проведение электромонтажных работ в помещении отдела, оборудование архивохранилища распашными решетками, проектирование и установка системы пожарной сигнализации, оповещения о пожаре и системы пожаротушения);
- низкая степень технической оснащенности средствами вычислительной и множительной техники, что не позволяет начать проведение оцифровки документов, создание электронного научно-справочного аппарата, внедрить новые формы использования ретроспективной информации (В отделе нет сканера, устаревший ксерокс, отсутствует доступ в Интернет);
- недостаточное количество средств для повышения уровня профессиональной подготовки кадров.
Без устранения или значительного ослабления влияния этих факторов дальнейшее эффективное развитие архивного дела в городском округе город Волгореченск невозможно.
Поэтому с помощью Плана мероприятий будут объединены организационные, финансовые, кадровые ресурсы и направлены на решение неотложных проблем архивного дела в городском округе городской округ город Волгореченск, на обеспечение наиболее важных направлений развития архивного дела на данной территории.
2.Основные цели, задачи, сроки и этапы реализации
Плана мероприятий
План мероприятий направлен на достижение следующих основных целей:
- сохранение и приумножение документальных собраний городского округа город Волгореченск, составной части историко-культурного потенциала Костромской области;
- создание условий для обеспечения доступа граждан к документальным информационным ресурсам, изучение опыта предшествующих поколений, патриотических и нравственных традиций;
- участие в формировании единого культурно-информационного пространства Костромской области;
и предполагает решение следующих основных задач:
- достижение гарантированной безопасности, обеспечение сохранности архивных собраний,
- качественное пополнение архивных фондов,
- разработка и внедрение информационных продуктов и технологий,
- обновление специального архивного оборудования,
- укрепление кадрового потенциала архивной службы городского округа город Волгореченск.
Реализация Плана мероприятий рассчитана на 4 года - 2010-2013 годы.
3.Система мероприятий и ожидаемые результаты
Мероприятия объединены в 4 раздела:
1.Обеспечение безопасности и сохранности архивных фондов;
2.Участие в информационном обмене, расширение доступа к архивным документам;
3.Оснащение специальным оборудованием;
4.Укрепление кадрового потенциала архивной службы городского округа город Волгореченск.
Раздел "Обеспечение безопасности и сохранности архивных фондов" включает мероприятия, направленные на создание гарантированной системы безопасности, предотвращения чрезвычайных ситуаций. Важнейшими среди них являются:
- проведение перепланировки и ремонтных работ в помещении отдела;
- ремонт фасада здания (главный вход, запасной выход);
- проведение ремонтных электромонтажных работ в помещении отдела;
- проектирование и монтаж системы пожарной сигнализации, оповещения людей о пожаре и системы порошкового пожаротушения;
- приобретение кондиционеров для архивохранилища;
- проверка сопротивления изоляции электропроводки.
Важнейшим направлением обеспечения сохранности архивных собраний является организация работ по технической обработке документов (подшивке и переплету), а также проведение работ по картонированию документов на бумажной основе.
В разделе "Участие в информационном обмене, расширение доступа к архивным документам" представлены мероприятия, направленные на активизацию выставочной деятельности, в том числе на создание виртуальных выставок; проведение экскурсий; организацию лекций, краеведческих уроков в учебных заведениях; укрепление сотрудничества со средствами массовой информации; участие в подготовке краеведческих изданий (План предусматривает: подключение к Интернету, работу по обновлению городского сайта, подготовку виртуальных выставок на городском сайте, работу по сканированию фотодокументов, хранящихся в личных фондах жителей города).
Мероприятия раздела "Оснащение специальным оборудованием" направлены на кардинальное изменение материально-технической базы отдела по делам архивов. Предполагается оснащение архивохранилища металлическими стеллажами для документов на бумажных носителях. В результате появится реальная возможность увеличить вместимость имеющихся площадей. Также предусмотрено приобретение металлических шкафов для хранения учетных документов и приобретение специального оборудования для копирования информации (приобретение сканера, ксерокса).
Мероприятия раздела "Укрепление кадрового потенциала архивной службы городского округа город Волгореченск" призваны организовать постоянно действующую систему семинаров, тренингов для работников финансовых, кадровых, делопроизводственных служб организаций - источников комплектования отдела по делам архивов, а также организаций, не являющихся источниками комплектования.
Предусмотренные по данному разделу финансовые средства планируется направлять на переподготовку и повышение квалификации муниципальных служащих (работников) отдела по делам архивов на курсах повышения квалификации при Центре научно-технической информации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (г. Москва), Институте дополнительного профессионального образования при ГОУ ВПО Костромской государственный технологический университет; семинарах, организованных комитетом по делам архивов Костромской области.
Реализация мероприятий в полном объеме позволит:
- создать гарантированную систему безопасности архивных собраний, которые находятся на хранении в отделе по делам архивов;
- изменить ситуацию с дефицитом площадей;
- пополнить архивные собрания особо ценными документальными коллекциями, личными фондами;
- осуществить выставочные проекты, публикации сведений из архивных источников в местных СМИ, благодаря которым будет расширен доступ пользователей к ретроспективной информации, введены в научный оборот новые архивные источники, привлечены к краеведческой работе педагоги, студенты и школьники;
- включить архивные фонды, находящиеся на хранении в отделе по делам архивов, в информационное пространство Костромской области, Российской Федерации,
- в несколько раз ускорить сроки предоставления ретроспективной информации пользователям, в первую очередь органам местного самоуправления;
- улучшить физическое состояние хранящихся в отделе по делам архивов архивных документов;
- повысить кадровый потенциал архивной службы городского округа город Волгореченск.
4.Ресурсное обеспечение Плана мероприятий
Основную часть ресурсного обеспечения Плана мероприятий составят финансовые средства.
Предельные прогнозируемые объемы финансирования Основных направлений развития - 1205524,29 рублей.
Предполагается, что источником финансирования станет местный бюджет.
Большая часть финансовых средств будет направлена на обеспечение безопасности и сохранности архивных фондов - 783827,29 руб. (65%), участие в информационном обмене расширение доступа к архивным источникам - 98000 руб. (8%), оснащение специальным оборудованием - 213697 руб. (18%), укрепление кадрового потенциала архивной службы городского округа - 110000 руб. (9%).
5.Механизм реализации Плана мероприятий
Отдел по делам архивов на основе перечня мероприятий, включенных в План мероприятий, составляет план на соответствующий год с учетом приоритетных направлений развития архивного дела. План включает сведения об объемах, источниках финансирования, исполнителях и сроках исполнения.
Объемы финансирования из бюджета городского округа город Волгореченск определяются решением Думы городского округа город Волгореченск Костромской области о бюджете городского округа на соответствующий финансовый год.
Сроки исполнения определяются в соответствии с поквартальной разбивкой мероприятий Плана.
Мероприятия Плана включаются в годовой план работы отдела по делам архивов.
При реализации мероприятий Плана организуется проведение торгов, заключение договоров о поставке оборудования, предоставлении услуг, проводится закупка и передача оборудования на баланс администрации городского округа, его установка и ввод в эксплуатацию.
Приобретение особо ценных документальных коллекций, личных фондов осуществляется на договорной основе по результатам экспертизы ценности документов.
Выявление источников по истории городского округа проводится в государственных архивах Костромской области, государственных архивах субъектов Российской Федерации, федеральных архивах по запросам или непосредственно представителями отдела по делам архивов. На основе заключенных договоров документы копируются, копии поступают на постоянное хранение в отдел по делам архивов.
Отдел по делам архивов организует проведение семинаров, стажировок для работников финансовых, кадровых и делопроизводственных служб организаций - источников комплектования, организаций, не являющихся источниками комплектования.
Специалисты отдела по делам архивов повышают свою квалификацию на курсах повышения квалификации при Центре научно-технической информации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (г. Москва), в системе Научно-методического совета архивных учреждений Центрального Федерального округа Российской Федерации, в Институте дополнительного профессионального образования при ГОУ ВПО Костромской государственный технологический университет; семинарах, организованных комитетом по делам архивов Костромской области.
6.Организация управления Планом мероприятий и контроль за ходом его реализации
Администрация городского округа город Волгореченск осуществляет руководство реализацией Плана мероприятий, обеспечивая текущее управление, организацию взаимодействия исполнителей, контроль поступления финансовых средств, сроков исполнения мероприятий.
Под контролем Администрации городского округа город Волгореченск находится также ход заключения договоров, выполнение сроков поставок оборудования, предоставления услуг.
Отдел по делам архивов анализирует выполнение Плана мероприятий, устанавливает причины нарушения сроков выполнения, принимает меры для ликвидации нарушений.
Отдел по делам архивов отчитывается в установленном порядке перед администрацией городского округа город Волгореченск о выполнении Плана мероприятий.
При составлении Плана мероприятий на очередной финансовый год отдел по делам архивов с учетом объемов финансирования, приоритетов направлений развития архивного дела в муниципальном образовании городской округ город Волгореченск уточняет перечень мероприятий, объемы финансовых средств по разделам плана, механизм реализации Плана мероприятий.
Отдел по делам архивов организует выполнение Плана мероприятий в соответствии с годовым планом и оперативно отчитывается перед администрацией городского округа город Волгореченск.
На исполнителей возлагается ответственность за выполнение запланированных мероприятий в установленные сроки, за целевое использование выделенных средств и за эффективность достигнутых результатов.
Предусматривается ежеквартальное направление отчетов отдела по делам архивов в комитет по делам архивов Костромской области.
Оперативный контроль за ходом реализации Плана мероприятий будет осуществляться на служебных совещаниях.
Планируется обсуждение итогов выполнения Плана мероприятий на заседаниях Совета администрации городского округа город Волгореченск.
Результаты реализации Плана мероприятий будут включены в годовой отчет о выполнении показателей основных направлений развития архивного дела в муниципальном образовании городского округа город Волгореченск за соответствующий год, который в установленные сроки направляется в комитет по делам архивов Костромской области.
Информация об итогах работы будет размещена на сайте администрации городского округа город Волгореченск.
7.Оценка эффективности реализации Плана мероприятий
Реализация мероприятий Плана позволит:
- укрепить безопасность, создать систему гарантированной сохранности архивных фондов, находящихся в отделе по делам архивов;
- сохранить для будущих поколений уникальные и особо ценные документы архивных собраний городского округа город Волгореченск Костромской области;
- обеспечить пополнение документальных комплексов муниципального образования городской округ город Волгореченск Костромской области особо ценными и уникальными коллекциями, личными фондами;
- организовать качественный прием, хранение и использование документов на всех видах носителей, в том числе научно-технической документации, аудиовизуальной, а также документов по личному составу, что позволит реализовать права граждан на получение необходимой архивной информации, сформировать и сохранить значительный комплекс документов для будущих генеалогических, демографических и социальных исследований;
- начать создание электронного научно-справочного аппарата к документам архивных собраний городского округа город Волгореченск, что снизит затраты и сроки выполнения архивных работ, в том числе сроки исполнения всех категорий запросов, предоставление информационных материалов органам местного самоуправления, государственной власти, всем заинтересованным ведомствам;
- ввести в научный оборот новые категории архивных документов для использования архивной информации в учебном процессе, для расширения и обновления тематики научных, краеведческих исследований, для просвещения, нравственного и патриотического воспитания населения;
- создать условия для обеспечения доступа граждан к документальным информационным ресурсам городского округа город Волгореченск;
- обеспечить участие отдела по делам архивов в формировании единого культурно-информационного пространства Костромской области, Российской Федерации;
- создать эффективную, постоянно действующую систему повышения квалификации специалистов, которая будет способствовать укреплению кадрового потенциала, повышению качества выполнения функций и задач, возложенных на архивную службу городского округа город Волгореченск.
Приложения
2010-01-22 Приложение к Постановлению от 22 января 2010 года № 9 План