Постановление от 02.06.2010 г № 151
Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера»
Руководствуясь Федеральным законом от 22.10 2004 N 125 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг, утвержденным решением Думы городского округа город Волгореченск Костромской области от 25.02.2010 N 22, администрация городского округа город Волгореченск постановляет:
1.Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера" в соответствии с приложением.
2.Настоящее постановление вступает в силу с момента подписания и подлежит официальному опубликованию.
Глава администрации
городского округа
город Волгореченск
Костромской области
В.В.БУГАЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов граждан и организаций
социально-правового характера"
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной услуги
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.
1.2.Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций социально-правового характера, осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" от 25.12.1993 N 237);
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации" от 06.10.2003 N 40 ст. 3822);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006 N 19 ст. 2060);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Уставом городского округа город Волгореченск Костромской области от 30.06.2005 N 32 ;
- Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации (Федеральное Архивное Агентство Российской Федерации, 2005 год);
- настоящим Административным регламентом.
Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Муниципальная услуга предоставляется Отделом по делам архивов администрации городского округа город Волгореченск Костромской области.
Получатели муниципальной услуги.
Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
2.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.
2.1.1.Сведения о месте нахождения и графике работы Отдела по делам архивов, почтовом адресе, контактных телефонах размещены на официальном сайте администрации городского округа город Волгореченск: http:www.volgorechensk.net.
2.1.2.Место нахождения Отдела по делам архивов и его почтовый адрес:
ул. Имени 50-летия Ленинского Комсомола, д. 8, г. Волгореченск Костромской области, 156901.
2.1.3.График работы Отдела по делам архивов администрации городского округа город Волгореченск Костромской области:
понедельник, вторник, среда, четверг, пятница с 8.00 до 17.00
обеденный перерыв с 12.30 до 13.30
суббота, воскресенье выходные дни
прием граждан заведующим Отделом по делам архивов по личным вопросам каждый вторник с 16.00 до 18.00.
2.1.4.Телефон Отдела по делам архивов: 8 (49453) 3-16-58.
2.1.5.Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям в Отдел по делам архивов;
- посредством личного обращения в Отдел по делам архивов.
2.1.5.1.При ответах на телефонные звонки специалист Отдела по делам архивов подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Отдела по делам архивов).
2.1.5.2.При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.
2.1.5.3.При информировании посредством личного обращения сотрудник Отдела по делам архивов обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Отдела по делам архивов.
2.2.Перечень необходимых для предоставления муниципальной услуги документов.
Для получения муниципальной услуги заявитель предоставляет в отдел по делам архивов следующие документы, имеющие непосредственное к нему отношение и оформленные в установленном настоящим регламентом порядке:
Физические лица:
- письменное заявление (анкета-заявление ) по установленному образцу (приложение N 1 к настоящему Административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);
- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством РФ);
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки и выдачи архивных документов.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю.
2.3.Требования к местам предоставления муниципальной услуги
Прием граждан для оказания муниципальной услуги осуществляется согласно графику работы Отдела по делам архивов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Административного регламента.
Помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:
- комфортное расположение гражданина и должностного лица,
- возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения,
- телефонную связь,
- возможность копирования документов,
- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение муниципальной функции,
- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Отдел по делам архивов.
2.4.2.Запросы заявителей, поступившие в Отдел по делам архивов, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях, с разрешения руководства Администрации городского округа город Волгореченск, Отдел по делам архивов вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
2.4.3.При поступлении в Отдел по делам архивов запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Отдел по делам архивов в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
2.4.4.Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Отделе по делам архивов документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.
2.5.Перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги либо отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса:
- если в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;
- если в запросе отсутствует наименование юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества) и почтового адреса пользователя;
- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит рассмотрению, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявления на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.
3.Административные процедуры предоставления муниципальной услуги
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Отдела по делам архивов:
- регистрация запросов;
- анализ тематики поступивших запросов;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- оформление архивных справок;
- отправка архивных справок.
Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.
3.2.Регистрация запросов и передача их на исполнение.
Поступивший в Отдел по делам архивов письменный запрос заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.
3.3.Анализ тематики запроса.
Работник Отдела по делам архивов осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Отделе по делам архивов научно-справочного аппарата и информационного материала.
Результатом административного действия является определение:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- местонахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
3.4.Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов
Работники Отдела по делам архивов при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, базы данных "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса.
В соответствии с архивными шифрами работники Отдела по делам архивов получают из архивохранилища необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище.
Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилища.
3.5.Оформление архивных справок.
Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе", "так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации городского округа город Волгореченск.
Архивные справки составляются на бланке администрации городского округа город Волгореченск. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается заведующим Отделом, управляющим делами главы администрации городского округа город Волгореченск, заверяется печатью администрации городского округа город Волгореченск, на ней составляется номер и дата составления.
Форма архивной справки в приложении N 3 к регламенту.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке администрации городского округа город Волгореченск, но без надписи "Архивная справка". В ответе даются возможные рекомендации, куда следует обращаться за справкой. При необходимости ответ заверяется печатью.
Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка. Срок оформления архивной справки не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
3.6.Отправка архивных справок.
Архивная справка, предназначенная для направления заявителю, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Отделом на следующий день после их оформления по почте простым письмом непосредственно в адрес заявителя или выдаются лично в руки заявителю.
В случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Отдел архивная справка выдается ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки расписывается на ее копии, указывая дату их получения.
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки с указанием даты получения.
4.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется заведующий отделом по делам архивов администрации городского округа город Волгореченск Костромской области.
Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников Отдела по делам архивов.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы администрации) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
5.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги
5.1.Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые работниками Отдела по делам архивов при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно в органы местного самоуправления городского округа город Волгореченск или в Комитет по делам архивов Костромской области.
5.1.1.Место нахождения Администрации городского округа город Волгореченск и почтовый адрес:
ул. Имени 50-летия Ленинского Комсомола, д. 4, г. Волгореченск Костромской области, 156901.
График работы:
понедельник, вторник, среда, четверг, пятница с 08.00 до 17.00
обеденный перерыв с 12.30 до 13.30
суббота, воскресенье выходные дни
Телефон общего отдела: 8 (49453) 3-48-49
5.1.2.Место нахождения Комитета по делам архивов Костромской области и его почтовый адрес:
ул. Северной правды, д. 24, г. Кострома, 156026.
График работы:
понедельник, вторник, среда, четверг, пятница с 08.00 до 17.00
обеденный перерыв с 12.00 до 13.00
суббота, воскресенье выходные дни
Телефон: 8 (4942) 42-13-23.
5.2.Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю вышестоящего должностного лица. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
5.3.Каждый заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) работников Отдела по делам архивов нарушены его права и свободы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.