Приложение к Постановлению от 19.08.2011 г № 1916 Положение
Положение о секторе информационных ресурсов и документооборота управления территориального планирования, городских земель, градостроительства, архитектуры и муниципального имущества администрации города Костромы 1. общие положения
1.1.Сектор информационных ресурсов и документооборота Управления территориального планирования, городских земель, градостроительства, архитектуры и муниципального имущества Администрации города Костромы (далее, соответственно, - Сектор, Управление, Администрация) является структурным подразделением Управления, обеспечивающим создание и надлежащую эксплуатацию Управлением муниципальных информационных систем и ресурсов, осуществляющим информационное обеспечение деятельности Управления при исполнении им установленных полномочий, техническое обслуживание электронных вычислительных машин, иных компьютерных устройств и программ для электронных вычислительных машин Управления, а также осуществляющим организацию системы документооборота в Управлении, порядок и контроль за своевременным исполнением документов по предметам ведения Управления.
1.2.Сектор создается и упраздняется распоряжением Администрации, в соответствии со структурой Управления, утверждаемой постановлением Администрации.
1.3.В своей деятельности, осуществляемой в рамках установленных полномочий, Сектор руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Костромской области, законами и иными нормативными правовыми актами Костромской области, Уставом города Костромы, иными муниципальными правовыми актами, в том числе Регламентом Администрации города Костромы, Положением об Управлении территориального планирования, городских земель, градостроительства, архитектуры и муниципального имущества Администрации города Костромы, настоящим Положением.
1.4.Финансовое обеспечение деятельности Сектора является расходным обязательством города Костромы.
2.Компетенция Сектора
2.1.Функции Сектора в сфере обеспечения надлежащей эксплуатации Управлением муниципальных информационных систем, технического обслуживания электронных вычислительных машин, иных компьютерных устройств Управления
2.1.1.В сфере обеспечения создания и надлежащей эксплуатации Управлением муниципальных информационных систем Сектор непосредственно реализует следующие функции Управления:
а) анализирует и выявляет потребности Управления в информационных технологиях;
б) формирует в Управлении единую политику в области выбора, создания и использования информационных систем и технологий;
в) внедряет программно-техническое обеспечение для ведения геоинформационной системы города Костромы;
г) обеспечивает программно-техническое сопровождение информационной системы обеспечения градостроительной деятельности;
д) организует работы по развитию информатизации, обеспечивает совместимость и взаимозаменяемость компонентов;
е) контролирует соблюдение работниками Управления правил доступа в электронно-справочные системы баз данных муниципальных информационных систем, а также порядка подключения к базам данных муниципальных информационных систем;
ж) обеспечивает защиту информации, содержащейся в муниципальных информационных системах, от несанкционированного доступа;
з) осуществляет внедрение и администрирование системы электронного документооборота в Управлении;
и) оказывает техническое содействие работникам Управления при решении ими задач с использованием ресурсов муниципальных информационных систем;
к) вносит предложения начальнику Управления о развитии информатизации в Управлении.
2.1.2.В сфере обеспечения технического обслуживания электронных вычислительных машин, иных компьютерных устройств, программ для электронных вычислительных машин Управления Сектор непосредственно осуществляет следующие функции Управления:
а) организует поддержание в работоспособном состоянии электронные вычислительные машины и другие компьютерные устройства, программное обеспечение и локальную информационно-вычислительную сеть Управления, обеспечивает их техническое обслуживание;
б) участвует в обеспечении работы серверного оборудования;
в) готовит предложения по модернизации и приобретению для нужд Управления электронных вычислительных машин, других компьютерных устройств, множительной техники, оборудования локальных информационно-вычислительных сетей, программно-технологических продуктов;
г) организует обеспечение расходными материалами и запасными частями электронные вычислительные машины, другие компьютерные устройства и множительную технику Управления;
д) организует техническое сопровождение локальных информационно-вычислительных сетей Управления, обеспечивает их бесперебойную работу;
е) организует внедрение в работу Управления современных программных средств обработки информации;
ж) оказывает техническое содействие работникам при решении ими задач с использованием электронных вычислительных машин.
2.2.Функции Сектора в сфере работы с обращениями граждан, организации системы документооборота и контроля за исполнением документов, организации деятельности Управления
2.2.1.В сфере работы с обращениями граждан и организаций Сектор исполняет следующие функции:
а) осуществляет прием, учет и регистрацию обращений, поступивших в адрес Управления, начальника Управления, обеспечивает своевременное их рассмотрение;
б) направляет обращения, поступившие в адрес Управления, начальника Управления в соответствии с поручениями должностных лиц в структурные подразделения Управления для решения поставленных в них вопросов;
в) организует личный прием граждан начальником Управления, заместителями начальника Управления;
г) направляет заявителей на консультации в соответствующие отделы Управления;
д) сообщает заявителям информацию об исполнителях их заявлений;
е) контролирует соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан, в том числе высказанных на личном приеме граждан начальником Управления.
2.2.2.В сфере организации единого документооборота в Управлении, Сектор:
а) организует прием, учет, регистрацию (в том числе в электронной базе данных), входящих в Управление документов, обеспечивает их сортировку по предметам ведения отделов;
б) организует своевременное рассмотрение исходящей корреспонденции начальником Управления, заместителями начальника Управления, в соответствии с поручениями начальника Управления, заместителями начальника Управления направляет документы на исполнение;
в) копирует текущие документы для начальника Управления, заместителей начальника Управления, структурных подразделений Управления;
г) обеспечивает использование сотрудниками Управления телефаксной связи;
д) обеспечивает систематизацию и учет документов, формирование и оформление дел;
е) обеспечивает обработку документов, законченных делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает оперативное хранение документов, организует последующую передачу архивных дел на хранение в муниципальный архив;
ж) контролирует прохождение документов от руководства до отделов Управления, осуществляет внесение в электронную базу данных сведений о нахождении документов;
з) контролирует сроки исполнения поручений начальника Управления, рассылает начальнику Управления, а также в структурные подразделения Управления отделы Управления напоминания о сроках исполнения документов;
и) регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, муниципальные правовые акты, иные документы, осуществляет их рассылку;
к) формирует номенклатуру дел Управления;
л) готовит ежемесячный статистический отчет с указанием документов, по которым были нарушены сроки исполнения;
м) ведет учет проектов муниципальных правовых актов Администрации и писем, которые были возвращены с замечаниями из Администрации, выдает их исполнителям под подпись.
2.2.3.В сфере организации деятельности Управления, Сектор:
а) рассылает сотрудникам Управления сообщения о проводимых совещаниях;
б) отправляет и принимает телефонограммы;
в) контролирует и координирует работу автомобильного транспорта Управления;
г) ведет журнал учета выдачи командировочных удостоверений и оформляет командировочные удостоверения;
д) приобретает канцелярские товары, выдает их служащим Управления;
е) оформляет подписку на газеты и журналы, обеспечивает их учет и систематизацию;
ж) готовит акты на списание документов с истекшими сроками хранения.
2.3.Иные полномочия Сектора
2.3.1.Сектор:
а) осуществляет информационно-техническое обеспечение заседаний комиссий и иных совещательных органов Администрации, рабочих совещаний по предметам ведения Управления;
б) участвует в подготовке и предоставлении сведений о плательщиках земельного налога в территориальные налоговые органы;
в) разрабатывает проекты муниципальных правовых актов города Костромы, иные документы и материалы по предметам своего ведения.
2.3.2.Сектор непосредственно осуществляет иные функции Управления в установленной пунктом 1.1 настоящего Положения сфере деятельности, если они предусмотрены законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и не отнесены к компетенции иных органов или должностных лиц.
2.4.Права и обязанности Сектора
2.4.1.При осуществлении своих полномочий Сектор вправе:
а) запрашивать и получать в установленном порядке от учреждений и организаций, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации, должностных лиц, информацию и документы, необходимые для выполнения возложенных на Сектор полномочий;
б) пользоваться системами связи, информационными системами и базами данных Администрации;
в) устанавливать и изменять в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;
г) вносить предложения по привлечению для осуществления отдельных работ ученых и специалистов, в том числе на договорной основе;
д) вносить предложения по совершенствованию деятельности Управления по предметам ведения Сектора.
2.4.2.Обязанностями Сектора являются:
а) своевременное и качественное исполнение установленных функций, поручений главы Администрации, заместителя главы Администрации, осуществляющего в соответствии с письменно установленным распределением обязанностей координацию и контроль деятельности Управления (далее - курирующий заместитель главы Администрации), начальника Управления;
б) соблюдение Конституции Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава Костромской области иных нормативных правовых актов Костромской области, Устава города Костромы, Регламента Администрации города Костромы и иных муниципальных правовых актов;
в) предоставление начальнику Управления планов работы и отчетов об их исполнении, предоставление иных планов работы и отчетов в соответствии с направлениями деятельности Сектора, в порядке, установленном приказами начальника Управления;
г) рассмотрение обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по предметам ведения Сектора;
д) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан по предметам своего ведения;
е) обеспечение режима секретности при проведении работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами;
ж) выполнение требований охраны труда, техники общей и пожарной безопасности, производственной санитарии, осуществление мероприятий, обеспечивающих безопасные условия труда, предупреждение аварийных ситуаций;
з) исполнение установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, муниципальными правовыми актами требований к организации делопроизводства и архивного дела.
2.5.Ответственность сотрудников Сектора
2.5.1.Сотрудники Сектора, в пределах должностных обязанностей, несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение установленных полномочий, поручений начальника Управления, заведующего Сектора, за непринятие мер по реализации предоставленных настоящим Положением прав и исполнению возложенных обязанностей.
2.5.2.Персональную ответственность за ненадлежащее выполнение Сектором установленных настоящим Положением полномочий, поручений главы Администрации, курирующего заместителя главы Администрации, начальника Управления несет заведующий Сектором.
3.Организация деятельности Сектора
3.1.Руководство Сектором
3.1.1.Общее руководство деятельностью Сектора осуществляет начальник Управления.
3.1.2.Непосредственное руководство Сектором осуществляет его заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от должности кадровым распоряжением Администрации по представлению начальника Управления.
3.1.3.Заведующий Сектором в соответствии с настоящим Положением и должностной инструкцией:
а) обеспечивает выполнение функций и реализацию прав Сектора, исполнение Сектором возложенных обязанностей, поручений главы Администрации, курирующего заместителя главы Администрации, начальника Управления;
б) непосредственно руководит деятельностью Сектора, распределяет обязанности и дает обязательные для исполнения сотрудниками Сектора поручения и указания, проверяет их исполнение;
в) визирует от имени Сектора проекты документов, направляемых на подпись начальнику Управления;
г) вносит начальнику Управления должностную инструкцию специалиста Сектора для ее предоставления на утверждение начальнику Управления;
д) ходатайствует перед начальником Управления о дополнительных выплатах сотрудникам Сектора в связи с расширением круга должностных обязанностей, их поощрении, либо о наложении на них взысканий за совершенные дисциплинарные проступки;
е) согласовывает график отпусков сотрудника Сектора, представляет его начальнику Управления на утверждение;
ж) представляет начальнику Управления предложения по штатной численности Сектора;
з) работает со сведениями составляющими государственную тайну на постоянной основе;
и) выполняет иные поручения начальника Управления по предметам ведения Сектора.
3.1.4.В случае отсутствия заведующего Сектором в связи с отпуском, болезнью, командировкой или по иным причинам его обязанности исполняет должностное лицо, назначенное приказом начальника Управления.
3.2.Должности муниципальной службы в Секторе
3.2.1.В Секторе устанавливаются должности:
а) заведующего Сектором;
б) ведущего специалиста.
3.2.2.Муниципальные служащие назначаются на должность кадровым распоряжением Администрации по представлению начальник Управления.
3.2.3.Должность заведующего Сектором Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесена к группе ведущих должностей муниципальной службы.
3.2.4.На должность заведующего Сектором может быть назначено лицо, отвечающее следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы:
а) имеющее удостоверенное дипломом государственного образца высшее профессиональное образование по направлениям подготовки "электроника и наноэлектроника", "конструирование и технология электронных средств", "радиотехника", "управление в технических системах", "информатика и вычислительная техника", "информационные системы и технологии" и направлениям подготовки (специальностям), для которых федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования, установлено их соответствие названным направлениям подготовки (специальностям), а также иным направлениям подготовки, относящимся к сфере деятельности Сектора;
б) имеющее не менее двух лет стажа муниципальной службы (государственной службы) или не менее трех лет работы по специальности, относящейся к установленной сфере деятельности Сектора;
в) обладающее знаниями, умениями и навыками, указанными в пункте 3.2.5 настоящего Положения.
3.2.5.Начальник Сектора должен:
а) знать Конституцию Российской Федерации, федеральное и областное законодательства по вопросам местного самоуправления и муниципальной службы, федеральное, областное законодательство и иные нормативные правовые акты регулирующих земельные отношения, стратегические программные документы, определяющие политику развития Российской Федерации, Костромской области, муниципального образования в сфере земельных и имущественных отношений;
б) знать основы землеустройства и градостроительства, основы делопроизводства;
в) знать основы права и экономики, социально-экономических аспектов развития общества; порядка подготовки и принятия муниципальных правовых актов;
г) знать основы государственного и муниципального управления;
д) знать документы, регламентирующие служебную деятельность;
е) знать служебный распорядок Администрации;
ж) знать порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну;
з) знать нормы охраны труда и противопожарной защиты;
и) обладать навыками работы с современными информационными технологиями, информационными системами, оргтехникой и средствами коммуникации, работы с документами, навыками организации личного труда и эффективного планирования рабочего времени, делового и профессионального общения;
к) обладать навыками организации и обеспечения выполнения задач, подготовки и организационного обеспечения мероприятий с участием руководителя, анализа и прогнозирования, систематизации информации, подготовки текстов статей, выступлений, докладов, справок, отчетов, сообщений, заключений, рекомендаций и иных материалов в сфере деятельности сектора, разработки предложений для последующего принятия управленческих решений, организации работы по взаимодействию с отраслевыми (функциональными), территориальными органами Администрации, Думой города Костромы, Контрольно-счетной комиссией города Костромы, главой Администрации, подготовки заседаний, совещаний и других форм коллективного обсуждения, оптимального использования технических возможностей и ресурсов для обеспечения эффективности и результативности служебной деятельности.
3.2.6.Специалист Сектора назначаются на должность и освобождаются от должности кадровым распоряжением Администрации по представлению начальника Управления, с учетом мнения заведующего Сектором.
3.2.7.Должность ведущего специалиста Сектора Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесены к группе старших должностей муниципальной службы.
3.2.8.На должность ведущего специалиста Сектора могут быть назначены лица, отвечающие следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы:
а) имеющие удостоверенное дипломом государственного образца среднее профессиональное образование по специальностям "информатика и вычислительная техника", "компьютерные сети", "компьютерные системы и комплексы", "прикладная информатика", "техническое обслуживание и ремонт радиоэлектронной техники", "радиоаппаратостроение", "экономика", "юриспруденция", "документоведение и архивоведение", а также по иным специальностям, относящимся к установленной сфере деятельности Сектора либо удостоверенное дипломом государственного образца высшее профессиональное образование по направлениям подготовки "электроника и наноэлектроника", "конструирование и технология электронных средств", "радиотехника", "управление в технических системах", "информатика и вычислительная техника", "информационные системы и технологии", "прикладная математика и информатика", "математическое обеспечение и администрирование информационных систем", "экономика", "юриспруденция", "документоведение и архивоведение" и направлениям подготовки (специальностям), для которых федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования, установлено их соответствие названным направлениям подготовки (специальностям), а также иным направлениям подготовки, относящимся к сфере деятельности Сектора;
б) обладающие знаниями, умениями и навыками, указанными в пункте 3.2.9 настоящего Положения.
3.2.9.Ведущий специалист Сектора должен:
а) знать Конституцию Российской Федерации, федеральное и областное законодательства по вопросам местного самоуправления и муниципальной службы, федеральное, областное законодательство и иные нормативные правовые акты регулирующих земельные отношения, стратегические программные документы, определяющие политику развития Российской Федерации, Костромской области, муниципального образования в сфере имущественных отношений;
б) знать основы права и экономики, порядка подготовки и принятия муниципальных правовых актов, основ информационного и документационного обеспечения деятельности Администрации, структурных (функциональных), территориальных органов Администрации;
в) знать основы государственного и муниципального управления;
г) знать документы, регламентирующие служебную деятельность;
д) знать служебный распорядок Администрации;
е) знать порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну;
ж) знать нормы охраны труда и противопожарной защиты;
з) обладать навыками работы с современными информационными технологиями, информационными системами, оргтехникой и средствами коммуникации, работы с документами, навыками организации личного труда и эффективного планирования рабочего времени, делового и профессионального общения;
и) обладать навыками подготовки аналитического материала, нормотворческой деятельности, системного подхода в решении задач, консультирования, разработки предложений в сфере деятельности отдела для последующего принятия управленческих решений, организационной работы, подготовки и проведения мероприятий в сфере деятельности сектора, экспертной работы, подготовки проектов муниципальных правовых актов по направлению деятельности, составления и исполнения перспективных и текущих планов, организации работы по взаимосвязи с другими отраслевыми (функциональными), территориальными органами Администрации, Думой города Костромы, Контрольно-счетной комиссией города Костромы, главой Администрации.
3.2.10.Должностные обязанности заведующего Сектором и специалиста Сектора определяются должностными инструкциями, которые утверждаются приказами начальника Управления.