Постановление Администрации города Костромы от 08.02.1996 № 331
О единой системе работы с обращениями граждан в органах самоуправления г. Костромы
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 8 февраля 1996 г. N 331 Утратил силу - Постановление Главы города города Костромы от 07.07.2008 г. N 1240 О ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ОРГАНАХ САМОУПРАВЛЕНИЯ Г. КОСТРОМЫ В целях усиления защиты интересов и реализации законных требований населения города, оказания им действенной помощи в решении личных и общественных проблем, а также совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан, повышения исполнительской дисциплины должностных лиц и служащих городской Администрации, депутатов городской Думы, постановляю: 1. Утвердить Положение о работе с письменными и устными обращениями граждан в органах самоуправления г. Костромы (приложение N 1). 2. Утвердить Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в отделе писем и приема граждан Администрации города Костромы (приложение N 2). 3. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан в структурных подразделениях Администрации и Думе города Костромы (приложение N 3). 4. Утвердить Положение об отделе писем и приема граждан Администрации города Костромы (приложение N 4). 5. Руководителям структурных подразделений администрации: - организовать под личную ответственность работу в соответствии с утвержденным порядком; - установить график личного приема граждан. Информацию о времени приема руководителем подразделения поместить на видном и доступном месте в служебном помещении; - закрепить приказом по подразделению специалиста, ответственного за организацию работы с обращениями граждан, соблюдением сроков их рассмотрения. Включить вновь закрепленные обязанности в должностную инструкцию работника; - ежемесячно к 10-му числу представлять отчет о работе с обращениями граждан в подразделении, согласно установленной формы, в отдел писем и приема граждан; - систематически вести анализ работы с обращениями граждан в подразделении и своевременно принимать действенные меры. 6. Заведующему отделом писем и приема граждан (Куфарева Т.А.) в течение февраля т.г. организовать учебу со специалистами администрации, ответственными за работу с обращениями граждан и оказывать им постоянно методическую и практическую помощь. 7. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами администрации Шигину Н.Н. Первый зам. главы администрации Ю.Ф.ЦИКУНОВ Приложение N 1 к Постановлению главы самоуправления г. Костромы от 08.02.96 г. N 331 ПОЛОЖЕНИЕ О РАБОТЕ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ОРГАНАХ САМОУПРАВЛЕНИЯ Г. КОСТРОМЫ Настоящее положение разработано с целью обеспечения гарантированного Конституцией РФ права граждан на индивидуальные и коллективные обращения в органы местного самоуправления и к должностным лицам самоуправления. Положение регулирует деятельность администрации и думы по работе с письменными и устными обращениями граждан города, иностранных граждан и лиц без гражданства по вопросам ведения местного самоуправления города Костромы. Порядок работы с обращениями граждан, определенный настоящим положением, не распространяется на те структурные подразделения, порядок работы которых с обращениями граждан урегулирован действующим законодательством (комитет по защите прав потребителей, регистрационная палата и др.). Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", законом РФ "О местном самоуправлении в РФ", другими федеральными законами и законами Костромской области. Общие положения Обращения-заявления, предложения, жалобы, направляемые в органы местного самоуправления в установленном настоящим положением порядке. Предложения-обращения граждан, направленные на улучшение деятельности органов самоуправления, совершенствование социально-экономических отношений в городе Костроме. Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан. Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан; нарушенных действиями или решениями органов местного самоуправления или должностных лиц. Обращения могут быть устными или письменными. Письменные обращения должны содержать фамилию, имя, отчество заявителей, их адрес места жительства, подпись. Письменные обращения, которые не имеют подписи, написаны неразборчиво, фамилия не указана, не содержат данных о месте жительства заявителя, либо о его работе или учебе, признаются анонимными и, как правило, не рассматриваются. Не рассматриваются письма бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб, некорректные по тону. Прием и рассмотрение устных обращений Для приема устных обращений граждан в администрации организуется личный прием населения главой самоуправления, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации. Предварительная запись на личный прием главы самоуправления и его заместителей и сам прием производится в отделе писем и приема граждан (пр. Мира, 4, этаж 2, каб. 8) в соответствии с графиком приема, утвержденным распоряжением главы самоуправления. График приема на предстоящий месяц публикуется в газете "Костромские ведомости". Организация и обеспечение личного приема граждан Главой самоуправления, первыми заместителями Главы администрации, заместителями Главы администрации (ведущими личный прием) возлагается на отдел писем и приема граждан. В момент записи на прием сотрудники отдела писем и приема граждан устанавливают краткость и суть обращения, собирают необходимый материал, оформляют учетную карточку. Карточка вместе с материалами передаются лицу, ведущему прием. В момент приема должностное лицо выясняет существо обращения. Если вопрос не требует предварительной проверки и входит в его компетенцию, то обращение разрешается немедленно. Если обращение требует проверки, должностное лицо организует ее: дает указания соответствующим отделам, управлениям, хозяйствам или должностным лицам, устанавливает сроки. Отдел писем и приема граждан организует исполнение указаний и осуществляет контроль за работой подразделений администрации по разрешению обращения и сроками исполнения, дает ответ заявителям. Руководители структурных подразделений ведут личный прием один раз в неделю согласно графику, специалисты отделов и комитетов ежедневно непосредственно в своих служебных кабинетах, депутаты в своих округах в соответствии с Регламентом работы думы (см. приложение 1). Информация о времени, месте и лицах, ведущих прием, размещается в служебных помещениях на видных местах. В структурных подразделениях администрации прием граждан ведется без предварительной записи в специально установленное время в порядке живой очереди. Обращения регистрируются в день приема в специальных регистрационных журналах и вносятся в компьютерный банк данных. В аппарате администрации города обе указанные формы учета обращений граждан являются обязательными. В них заносятся фамилии, имя, отчество заявителя, адрес места жительства, содержание обращения, фамилия и должность лица, ведущего прием. В журналах регистрации отмечается кому и когда направлено обращение для заключения или разрешения, срок исполнения, время поступления сведений о рассмотрении обращения, результаты исполнения, а также кому и в какое время направлено сообщение о результатах рассмотрения устного обращения. Журнал регистрации должен быть прошнурован, пронумерован и опечатан. Должностное лицо, ответственное за работу с обращениями граждан в подразделениях администрации, осуществляет контроль за своевременностью и правильностью рассмотрения и разрешения обращений. Обращение снимается с контроля только после принятия по нему всех необходимых мер по указанию должностного лица, разрешившего его. Прием и рассмотрение письменных обращений Письменные обращения в адрес администрации поступают в отдел писем и приема граждан. В отделе проверяется правильность адресования корреспонденции, ошибочно присланные письма (не по адресу) переадресовываются. Все поступающие письменные обращения граждан регистрируются в журнале, на каждое обращение заводится регистрационно - контрольная карточка, одновременно ведется компьютерный реестр обращений граждан. Обращения, поступившие из редакций газет, журналов, теле- и радиокомпаний, а также выступления и опубликованные в печати материалы, связанные с обращениями граждан, рассматриваются как письменные обращения граждан. Отдел писем и приема граждан не позднее, чем в пятидневный срок передает материалы на рассмотрение руководителям администрации, структурных подразделений администрации по принадлежности. Все действия по письменному обращению (указания руководства, направленные на рассмотрение, предварительный отчет и т.д.), записываются в регистрационную карточку. При направлении обращения для рассмотрения и ответа в отделы, управления одновременно письменно, по телефону или на личной беседе сообщается об этом заявителю. Запрещается направлять заявления и жалобы граждан в те органы или должностным лицам, действия которых обжалуются. Письменное обращение ставится на контроль в том случае, когда по нему даны какие-либо поручения. Рассмотрение обращений, взятых на контроль, считается законченным только тогда, когда решены все поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке, после того, как ответ отправлен заявителю. Все письменные обращения, поступающие в органы самоуправления, должны рассматриваться в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно (не позднее семи дней). Обращения ветеранов (в соответствии с категориями, определенными статьей первой Федерального Закона "О ветеранах") подлежат рассмотрению в срок не более двадцати дней. В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки разрешения, в порядке исключения, могут быть продлены главой самоуправления или его заместителем, курирующим вопросы, по которым поступило обращение, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему обращение. Ответ на коллективное обращение направляется по адресу гражданина, указанного в обращении первым. Ответственность за своевременное и исчерпывающее рассмотрение письменных обращений граждан возлагается на руководство администрации, заведующих отделами, начальников управлений. Порядок обжалования рассмотрения обращений Результаты рассмотрения жалоб и заявлений граждан могут быть обжалованы вышестоящему должностному лицу органов самоуправления или в судебном порядке. Надзор за соблюдением законности при рассмотрении обращений граждан осуществляют органы прокуратуры. Ответственность за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан Лица, виновные в нарушении настоящего Положения, привлекаются к дисциплинарной и административной ответственности в соответствии с действующим законодательством. Приложение N 2 к Постановлению главы самоуправления г. Костромы от 08.02.1996 г. N 331 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ОТДЕЛЕ ПИСЕМ И ПРИЕМА ГРАЖДАН АДМИНИСТРАЦИИ Г. КОСТРОМЫ Общие положения Отдел писем и приема граждан (далее именуется - отдел) является структурным подразделением администрации г. Костромы и действует в соответствии с Положением об отделе писем и приема граждан администрации, утвержденным Постановлением Главы самоуправления г. Костромы N 331 от 08.02.1996 года. Сотрудники отдела выполняют работу, связанную с организацией рассмотрения и централизованным учетом письменных и устных обращений граждан, поступающих на имя главы городского самоуправления и руководителей администрации города, анализируют характер вопросов, поднимаемых гражданами, информируют об их содержании руководство городского самоуправления, выявляют причины появления жалоб и предлагают меры по их устранению, в рамках своей компетенции. Возникающие в отделе вопросы по обращениям граждан решаются в тесном взаимодействии с соответствующими подразделениями администрации. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб: Предложения - обращения граждан, направленные на улучшение деятельности органов городского самоуправления, совершенствование социально - экономических отношений в городе, решение других насущных для жителей общегородских проблем. Заявление - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан. Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями органов городского самоуправления, должностными лицами городской администрации, руководителями муниципальных предприятий, организаций и учреждений, владельцами предприятий различных форм собственности, функционирующими на территории города. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим Федеральным и областным законодательством, Уставом г. Костромы, нормативными актами главы городского самоуправления, соответствующими должностными инструкциями и настоящим Порядком. Прием и регистрация поступающей корреспонденции Все поступающие в отдел письменные обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, принимаются и учитываются специалистом отдела по приему почты, учету и отправке документов. Специалист при приеме почты: - проверяет правильность адресования корреспонденции; - вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеивает) и скрепкой к тексту подкалывает конверт; - поступившие документы, а также фотографии и другие приложения к письму подкалывает под большую скрепку впереди текста письма; - проставляет регистрационный штамп в правом верхнем углу первого листа письма; - систематизирует письма по проблематике обращений; - ошибочно присланные письма возвращает на почту с погашением регистрационного штампа на письме; - ведет ежедневный учет поступившей корреспонденции и составляет оперативные сводки, которые передает руководителю отдела. Рассмотрение обращений Обращения рассматриваются работниками отдела с учетом закрепленных за ними служебных обязанностей. Специалист по приему, учету и отправке почты вникает в содержание каждого обращения, сверяет указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество автора, адрес, почтовый индекс, уточняя его при необходимости, заводит на письмо учетно-регистрационную карточку. Учетная карточка (форма прилагается) заполняется машинописно или от руки разборчивым почерком, все отметки делаются точно, без двойных толкований. В учетной карточке: - указывается дата поступления обращения; - фамилия с инициалами заявителя заполняется в именительном падеже. Если автор (Петров) пересылает свое письмо через второе лицо (Сидорова), указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: Петров, Сидоров. Если письмо написано двумя и более авторами, то указываются первые три, например: Иванов, Петров, Сидоров и др. Общее число авторов указывается в "Аннотации" письма и такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени общественного объединения, конкретного предприятия, учреждения, а также резолюции митингов, собраний. Коллективные обращения в графе "Тип авторов" карточки отмечаются индексом "коллективное"; - делается отметка о том, кому адресовано обращение (главе городского самоуправления, персонально заместителям Главы администрации и руководителям структурных подразделений, в целом администрации); - отмечается вид обращения (письмо, телеграмма, с личной встречи или с приема); - заполняется адрес с соблюдением порядка, общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции, пользуясь общепринятыми сокращениями при обозначении адресата; - определяется и отмечается социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных, в том числе семейных писем); - в случае, если поступило несколько писем одного и того же содержания от одного и того же автора, то об этом делается отметка в учетной карточке (2,3 и т.д.), а в направлении указывается ранее принятое по ним решение. Если автор прислал несколько писем, но по разным вопросам, то в карточке отмечаются все вопросы, которые затрагивает автор; - составляется аннотация на письмо: она должна быть логичной, краткой, отражать содержание предложения, заявления либо жалобы с определенными элементами конкретики. Запись в учетной карточке должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение. В графе "Аннотация" указывается количество листов письма и какие документы при нем (если они приложены автором); - определяется и отмечается тип обращения: жалоба, заявление, предложение; - заполняется графа "Направлено" с указанием должностного лица, которому направлено обращение на рассмотрение или структурного подразделения администрации, предприятия, учреждения, организации, куда направлено письмо. Допускаются только общепринятые их сокращения и аббревиатуры. В данной графе делается также отметка, если письмо направлено в несколько адресов и дата информирования заявителя о порядке приема граждан в администрации города; - на заявление прикрепляется специальный бланк руководителя администрации, на котором специалист пишет резолюцию согласно распределения должностных обязанностей в администрации города и отдает на подпись должностному лицу, которому адресовано обращение; - делаются специальные отметки, свидетельствующие о направлении письма с контролем или без него. Если письмо направляется в несколько организаций, необходимо пометить, в какую с контролем; - проставляется вид бланков направления и уведомления для машинной обработки подготовленных к отправке документов; - после рассмотрения и визирования руководителя администрации специалисты отдела направляют обращения на рассмотрение в те структурные подразделения администрации, которые компетентны решать поставленные автором вопросы. Специалист по контролю и автоматизированной обработке данных следит за сроками разрешения обращений, при необходимости делает напоминания об истечении сроков исполнителям, информирует заявителя в случае продления сроков рассмотрения обращения; - анализирует полученные от исполнителей ответы на обращения, возвращает на доработку ответы, данные не по существу обращения или не полные; - ставит обращения на контроль в том случае, когда структурным подразделениям даны конкретные поручения по разрешению обращения. Заведующий отделом: - готовит совместно с соответствующими подразделениями администрации для доклада главе городского самоуправления, руководителям администрации записки, обобщающие письма, в которых поднимаются общегородские проблемы или принципиальные вопросы, характеризующие деятельность органов власти городского самоуправления; - проводит отбор заявлений и жалоб по отдельным темам для аналитических записок и информаций, подчеркивает части текста писем (не более 500 символов), содержание которых необходимо занести в память компьютера, прикладывая к таким письмам флажок "На ввод". При необходимости в графе учетной карточки "Обзор" делается пометка о возможности использования материала для подготовки информационной записки; - списывает в архив отдела на хранение письма без каких-либо просьб и предложений, содержащие общие рассуждения по проблемам городской жизни, либо поднимающие уже решенные вопросы, не требующие, по мнению специалиста, дополнительного рассмотрения. При этом, изложенная в аннотации суть обращения, должна обосновывать направление его в архив. На учетной карточке (в графе "Направлено") в таком случае ставится пометка "В дело". На письме (в правом нижнем углу первого листа) кратко указывается причина направления обращения в архив, помечается "В дело" с указанием даты оформления и фамилии специалиста отдела; - проверяет документы, подготовленные к отправке, и подписывает их. Если к письму приложены документы, то об этом указывается в сопроводительном письме. Письма, взятые на контроль, а также направленные персонально в адрес руководителей администрации отправляются на исполнение за подписью заведующего отделом. В целях предупреждения возможных задержек при прохождении материалов в отделе и подразделениях администрации, а также для создания условий для оперативной работы с обращениями граждан, требующими неотложного исполнения, используются цветовые сигналы "Весьма срочно", "Срочно". Специалист по автоматизированной обработке данных об обращениях граждан: - сверяет фактическое заполнение реквизитов на учетной карточке (вместе с исполнителем при необходимости вносит дополнительные или отсутствующие записи); - наносит регистрационный номер на учетную карточку. Если письмо направляется в подразделения городской администрации, то регистрационный номер переносится на нижнюю часть первого листа письма; - вносит данные с заполненных учетных карточек в базу данных ИПС "Письма", распечатывает сопроводительные документы. Работа с отдельными видами обращений Обращения депутатов Федерального Собрания РФ, Костромской областной Думы и Думы г. Костромы. Депутатским письмом является обращение, оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов). В отделе писем и приема граждан, как правило, рассматриваются только обращения депутатов, к которым приложены письма граждан. Работа с ними осуществляется в первоочередном порядке. Письма депутатов поступают в отдел через канцелярию администрации. Все поступившие обращения депутатов регистрируются в отделе в установленном порядке. При поступлении обращений депутатов специалист по приему документов расписывается в регистрационной карточке канцелярии за получение депутатского обращения, возвращая карточку в канцелярию администрации. При регистрации обращений депутатов ряд граф учетной карточки оформляется следующим образом: - в графе "Ф.И.О." первыми пишутся фамилия и инициалы депутата, а потом - фамилия и инициалы заявителя; - в графе "Адрес" отмечается место жительства или работы гражданина (в зависимости от того, что указано в письме), обратившегося с просьбой к депутату. (В базу данных ИПС "Письма" вводится только адрес заявителя); - в графе "Событие" ставится индекс "ДП" - депутатское письмо; - в графе "Тип автора" ставится один из индексов: депутат ДФСРФ - депутат Федерального Собрания Российской Федерации, либо ДКОД - депутат костромской областной думы, либо ДКГД - депутат костромской городской думы; - в графе "Аннотация" указывается, что такой-то депутат направляет на рассмотрение письмо такого-то гражданина, и излагается содержание обращения заявителя (лей). Например, депутат Думы г. Костромы Сидоров А.А. обращается с просьбой рассмотреть заявление (жалобу, предложение) гражданина Иванова И.И. об улучшении его жилищных условий (о выделении земельного участка и т.п.); - на учетной карточке вверху отмечается "Депутатское", а на письме "Подлежит возврату". На обращение депутата готовятся следующие документы: - сопроводительное письмо в адрес организации (учреждения, ведомства), куда направляется на рассмотрение просьба депутата, за подписью заведующего отделом или проект поручения руководства администрации (если такая необходимость возникает); - копия сопроводительного письма находится у специалиста - исполнителя для организации контроля за выполнением поручения; - сообщение депутату за подписью начальника отдела; - уведомление гражданину (заявителю) за подписью исполнителя. Рассмотрение обращений депутатов с приложенными к ним письмами граждан, как правило, берется на контроль. Технология работы исполнителей в отделе с ответами на депутатские обращения аналогична с рассмотрением ответов на контрольные письма граждан. Письма, переданные главе городского самоуправления во время встреч с избирателями (горожанами), регистрируются и рассматриваются безотлагательно и, как правило, ставятся на контроль. На учетной карточке в графе "Событие" ставится индекс (ВГГС). Ход и итоги их рассмотрения докладываются специальной информацией. Повторные письма. Повторными письмами считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со временем подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым решением по его обращению. При работе с повторными письмами специалист по приему, учету и отправке документов оперативно подбирает исполнителю имеющиеся в отделе документы по обращениям данного заявителя. При необходимости повторные письма ставятся на контроль. Во всех случаях проверка писем на повторность возлагается на специалиста по приему писем, о чем делается отметка на учетных карточках в установленном порядке. Не считаются повторными: письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные -по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующих компетентных органов. Письма одного и того же автора, поступившие после истечения срока рассмотрения, считаются первичными и регистрируются вновь, но поднимается вся переписка и во вновь заполненной карточке делается пометка "Повторно". Письма с просьбами о личном приеме следует, как правило, направлять в соответствующие организации по договоренности для выяснения причин просьбы или определения сути просьбы и принятия необходимых мер на месте. При необходимости автору направляется сообщение о порядке работы отдела писем и приема граждан, а заявление оформляется "В дело". Письма, бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб, а также некорректные по тону, не регистрируются. Хранятся в отделе. Анонимные обращения. Письменные обращения, в которых нет подписи, фамилия не указана или написана неразборчиво, которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо о его работе или учебе, признаются анонимными. Анонимные письма рассмотрению не подлежат. Сроки рассмотрения писем и уведомление авторов Обращения граждан должны направляться в соответствующие подразделения не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации в отделе. Исключение могут составлять только те, в которых поставленные вопросы требуют дополнительной проработки по их рассмотрению, о чем должна быть сделана обосновывающая запись на оборотной стороне учетной карточки, или по которым дается ответ с разъяснениями заявителю отделом писем и приема граждан администрации города. Все авторы обращений должны извещаться в устной или письменной форме о том, куда направлены их письма для рассмотрения. Вместо письменного уведомления во всех случаях, когда это возможно и целесообразно, следует извещать авторов обращений по телефону или при личном приеме, а также договариваться с соответствующими организациями о необходимых разъяснениях авторам с уведомлением их по поручению отдела о принятых мерах. Об уведомлениях, переданных авторам писем по телефону, лично или через соответствующие организации, специалисты должны сделать запись на оборотной стороне учетной карточки и передать ее для автоматизированной обработки для корректировки базы данных. Контроль за рассмотрением обращений Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, специалисты должны брать на контроль. Кроме того, при решении вопроса о взятии обращения на контроль необходимо иметь в виду, что контроль за рассмотрением писем должен преследовать и такие цели: устранение недостатков в работе органов самоуправления; получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций; выявление принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получение справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно. На контрольном письме проставляется штамп "Подлежит возврату". С контрольных писем при необходимости снимаются копии. Копии сопроводительных писем после подписания оригинала заведующим отделом возвращаются исполнителю для осуществления контроля за ходом рассмотрения обращений. Работники отдела писем и приема граждан на десятое число каждого месяца готовят перечни обращений, находящихся на рассмотрении и направляют их в соответствующие подразделения администрации, после чего в недельный срок эти перечни с внесенными данными о результатах решения поднятых вопросов возвращаются в отдел писем и приема граждан. Срок исполнения письма определяется в соответствии с действующим законодательством (30 дней со дня поступления в отдел писем). В отдельных случаях при поступлении в отдел писем и приема граждан от исполнителя мотивированной просьбы о продлении срока рассмотрения письма, он может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц. В случае продления срока рассмотрения обращения, оно берется на дополнительный контроль, о чем на оборотной стороне учетной карточки письма специалистом отдела делается отметка и вносится соответствующая корректировка в базу данных ЭВМ. При поступлении ответов на контрольные обращения специалисты анализируют качество и полноту решения поставленных в них вопросов, визируют бланк анализа и ответ (на первом листе снизу с указанием даты). В необходимых случаях возвращают исполнителю для доработки. Ответы, оформленные "В дело", передаются в архив, а требующие дополнительной работы возвращаются исполнителю, который переносит указание руководства на оборотную сторону карточки и возвращает карточку для осуществления контроля специалисту по автоматизированной обработке данных с соответствующей корректировкой. Поступившее в отдел письмо (или копия письма) с поручением Главы городского самоуправления, первого заместителя и заместителей Главы администрации передается специалисту по контролю. После определения фамилии исполнителя письма ( по номеру отдела) оно направляется на картотеку затем специалисту по приему почты, который делает соответствующие отметки в бланке анализа и заполняет графы учетной карточки "Кому доложено", "Номер", "Дата поручения", "Текст поручения". Если поступившее письмо (или копия) с поручением руководства оказалось не зарегистрированным в отделе, то исполнитель должен завести на него учетную карточку и оформить ее в установленном порядке. От исполнителя указанное письмо поступает к специалисту по контролю, а от него - к заведующему отделом, который определяет порядок дальнейшей работы с ним. Представленные руководству аналитические записки и письма снимаются с контроля заведующим отдела. Если руководитель давший поручение по отдельному письму или аналитической записке, требует проинформировать его о результатах рассмотрения, то в таком случае специалист, контролирующий выполнение поручения, готовит справку с аргументами, свидетельствующими, что поручение исполнено по существу. Справка визируется зав. отделом и вместе с другими материалами направляется руководству администрации города. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях Аналитическая работа ведется под руководством заведующего отделом. Заведующий отделом писем и приема граждан проводит еженедельный и ежеквартальный анализ характера устных обращений, социального состава посетителей, результатов приема и т.д. Специалист по приему, учету и отправке писем постоянно ведет отбор и накопление материалов в соответствии с утвержденным в отделе классификатором тем обращений для подготовки тематических и других аналитических материалов. Готовит подборки документов из фонда архива для обобщения и анализа тематической направленности всех обращений в целом; ведет подборку по темам из писем, списанных в дело; при необходимости предоставляет учетные карточки на письма граждан. Специалист по автоматизированной обработке данных по обращениям граждан своевременно готовит необходимую статистическую информацию для подготовки аналитических материалов. Специалисты отдела: изучают необходимые нормативные документы и другие материалы по анализируемым вопросам; несут ответственность за соблюдение сроков подготовки информационно - аналитических материалов, за объективность их содержания, готовят предложения по их рассылке. Отправка корреспонденции Отправка исходящей корреспонденции по обращениям граждан осуществляется следующим образом: Обращения, направляемые в подразделения администрации города и другие учреждения, организации, предприятия., указанные в резолюции руководителя для рассмотрения и решения просьбы заявителя. Специалист по приему, учету и отправке документов, передает указанное обращение вместе с оформленной на него в установленном порядке учетной карточкой специалисту по контролю и автоматизированной обработке данных для ввода реквизитов учетной карточки в базу данных и проставление на ней и в нижней части первого листа письма заявителя соответствующего регистрационного номера. Специалист по контролю и автоматизированной обработке документов сверяет идентичность направления на учетной карточке, правильность написания фамилии заявителя письма, подписывает бланк. После ввода реквизитов учетной карточки и присвоения обращению регистрационного номера оформляются следующие документы: - сопроводительное письмо в адрес соответствующего подразделения администрации или организации, предприятия, учреждения за подписью заведующего отделом; - сообщение гражданину о том, в какое подразделение администрации, организации, предприятия, учреждения направлено на рассмотрение его обращение (письменно или устно). Подготовленные сопроводительные документы компонуются вместе с обращением заявителя, оригиналом учетной карточки и передаются на подпись заведующему отделом, а от него специалисту по приему, учету, отправке документов, который составляет реестр писем, направляет их на рассмотрение в подразделение администрации и другие организации согластно резолюции руководителя администрации. Ответ заявителю об исполнении обращения Специалист по приему, учету и отправке документов сверяет адрес места жительства заявителя, соответствие ответа содержанию обращения, затем передает документы специалисту по контролю и автоматизированной обработке данных, который заносит в компьютер сведения о том, что обращение рассмотрено и снято с контроля, заявителю дан ответ. После этого документы возвращаются специалисту по отправке документов, который готовит конверты, реестры, ведет ежедневный учет отправленный корреспонденции, составляет сводку по установленной форме. Подготовленные документы отправляются по почте или с курьером. Обращения оформленные "В дело". После ознакомления с их содержанием исполнителя, на чье имя было направлено обращение, оно передается в отдел для хранения "В дело" и заносится в базу данных. Информационно-справочная работа и передача документов в архив Документация по справочной, учетной и аналитической работе в отделе писем и приема граждан организуется с широким использованием информационно поисковой системы. Работник по контролю и автоматизированной обработке данных отдела: - проверяет письменные обращения граждан на повторность; - дает справки по телефону заявителям о ходе рассмотрения их писем; - вводит в базу данных ИПС "Письма" учетные карточки писем граждан, направляемых на исполнение в подразделения администрации; - проводит корректировку данных на учетных карточках, в том числе о продлении сроков рассмотрения контрольных писем; - дает справки по телефону или непосредственно на запросы работников подразделений администрации. Работник по приему, учету и отправке документов: - сверяет наличие и правильность заполнения всех необходимых реквизитов учетной карточки и формирует их в картотеке в соответствии с присвоенным номером, заносит в алфавитный журнал; - подбирает для специалистов отделов учетные карточки и имеющиеся ответы на ранее рассмотренные обращения заявителей, а также для подготовки аналитических записок; - подбирает учетные карточки к поступившим ответам на письма, взятые на контроль, а также к письмам (копиям), возвращенным из подразделений администрации; - ведет созданную в отделе картотеку; - уточняет с помощью компьютера правильность написаний фамилий авторов и их адреса на учетных карточках, вносит необходимые коррективы; - дает справки специалистам подразделений администрации по учетным карточкам, в том числе и по телефону. Срок хранения учетной карточки - 5 лет. По истечении этого срока карточки уничтожаются с составлением акта. Порядок отбора документов к дальнейшему хранению и на уничтожение определяется в соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии. С архивными материалами, не подлежащими постоянному хранению и срок хранения которых истек, осуществляется следующая работа: - сотрудник отдела готовит документы для экспертной комиссии; - по результатам ее работы составляется акт об их уничтожении за подписью заведующего отделом и членами комиссии; - затем документы уничтожаются. Организация работы по приему граждан Прием граждан осуществляют: глава самоуправления города, первый заместитель и заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации, специалисты отдела писем и приема граждан администрации города. Запись на прием Запись осуществляют специалисты отдела писем и приема граждан ежедневно с 8.00 до 16.30 часов (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу с 8.00 до 16.00 часов. В исключительных случаях заведующий отделом по согласованию с управделами может рассмотреть вопрос о досрочном прекращении записи посетителей или выделении дополнительно специалистов для осуществления приема. На каждое обращение сотрудники отдела оформляют карточку приема граждан установленного образца, в которой указываются дата приема, фамилия, имя , отчество заявителя, адрес постоянного места жительства (регистрации), социальное положение, род занятий, а также фамилия того, кто проводит прием. Во время записи устанавливается кратность устного или письменного обращения гражданина. При повторных обращениях делается запрос о всех имеющихся материалах по этому заявителю (карточка приема, учетная карточка письма, а также архивный материал) и передается специалисту, ведущему личный прием. Ежедневный прием в отделе писем и приема граждан Ожидающие приема граждане приглашаются на беседу со специалистом ведущим прием. Специалист, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, делает в карточке приема краткую аннотацию просьбы. Во время приема специалист вправе по договоренности направить заявителя на беседу в соответствующее подразделение администрации, решить вопрос о его приеме. По просьбе заявителя он может быть принят руководителем соответствующего подразделения в установленные дни приема населения. Даты приема заблаговременно сообщаются всем желающим через информационные витрины и городскую газету "Костромские ведомости". При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в отдел писем и приема граждан может быть приглашен специалист соответствующего подразделения администрации (по договоренности). Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов. Работа с письменными заявлениями, поступившими на личном приеме. Корреспонденция, поступившая в отдел писем и приема граждан вскрывается в присутствии сдающего, проверяется ее характер (личная, служебная. Служебная не принимается), уточняется полный адрес, ФИО, личная подпись заявителя, после чего регистрируется в специальном журнале. По требованию заявителя на копии обращения ставится штамп о приеме письма. На письменных обращениях проставляются дата и штамп установленного образца, а затем они направляются специалисту по приему почты для учета и направления соответствующим исполнителям. Письменное заявление, поступившее на личном приеме, регистрируется вместе с карточкой личного приема. Далее работа с такими обращениями осуществляется в установленном порядке. Организация приема руководителями подразделений администрации города Руководители подразделений администрации осуществляют прием населения в соответствии с графиком, который доводится до сведения посетителей через информационные витрины в их помещениях. Материалы с личного приема руководителей подразделений обрабатываются в подразделениях. Учетные данные о проведенном приеме вводятся в банк данных специалистом подразделения и передаются через компьютерную сеть в отдел писем и приема граждан. Ход реализации устных и письменных обращений граждан, поступивших во время личного приема, по существу поставленных вопросов и сроков контролируется подразделениями администрации, руководители которых вели прием конкретного гражданина. Отдел писем и приема граждан осуществляет контроль за реализацией выполнения заявления. Организация приема граждан главой самоуправления, первым заместителем и заместителями главы администрации города Глава самоуправления, первый заместитель и заместители Главы администрации города осуществляют прием населения по специальному графику, утвержденному главой городского самоуправления. Предварительную запись граждан на личный прием к должностным лицам, проработку вопросов к личному приему и подготовку проектов решений по ним осуществляют специалисты отдела писем и приема граждан после личной встречи с заявителем. Не менее чем за 3 дня до даты приема специалист, записавший гражданина на прием, представляет на согласование заведующему отделом оригинал письменного обращения гражданина, оформленную учетную карточку личного приема, заполненную в двух экземплярах, другие приложенные к письму документы, проект поручения, при необходимости - записку - обоснование, поднимает материалы прошлых обращений. После завершения приема все эти документы передаются в отдел писем и приема граждан для контроля за сроками исполнения поручений. Зарегистрированные карточки личного приема направляются в подразделения для исполнения. После исполнения карточка личного приема с копией ответа обратившемуся, возвращается в отдел для ознакомления руководителя, который вел прием. После возвращения материалов в отдел писем и приема граждан с доклада руководителям они направляются "В дело" и снимаются с контроля. Если контроль за рассмотрением заявления продолжается, то на карточке делается отметка о продлении срока. (Помечается "К"). Комплексный учет и анализ результатов работы отдела по рассмотрению обращений граждан Учетно - контрольная работа с обращениями граждан осуществляется в режиме их автоматизированной обработки на основе ежедневной информации, которая поступает в отдел: - о количестве обращений граждан за месяц, квартал, полугодие, год, а по заданию Главы городского самоуправления - в указанные им сроки; - о количестве обращений, поступивших за месяц, квартал, год в соответствии с тематическим классификатором из органов государственной власти РФ, областной Администрации, и других инстанций; - о характере заявителей по социальному и льготному составу (за определенный период); - об обращениях граждан, направленных в подразделения администрации (количество за определенный период по тематическим шифрам); - о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб в отделе писем и приема граждан (общее количество за определенный период по классификатору тем, в том числе повторные и контрольные; рассмотрено руководством отдела; количество поступивших с приема); - о наличии контрольных писем у работников отдела (на определенную дату); - о рассмотрении сроков исполнения обращений граждан и нарушения сроков конкретными сотрудниками отдела (общее количество за определенный срок, адресаты направлений, показатели работы с контрольными обращениями, количество писем с приема); - о результатах работы с гражданами в отделе писем и приема граждан администрации города (ряд статистических сводок). Кроме данного анализа обращений граждан по поручению руководства готовятся другие статистические материалы. Подразделения администрации города представляют в отдел писем и приема граждан отчет о работе с обращениями граждан ежемесячно. Ответственность за состояние делопроизводства и выполнение настоящего Порядка на конкретных участках возлагается на заведующего отделом писем и приема граждан, других сотрудников отдела в соответствии с распределением служебных обязанностей. ТЕМАТИЧЕСКИЙ КЛАССИФИКАТОР ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 01. Вопросы промышленности и строительства Промышленность 01.01 Работа промышленности. Рост, спад производства, совершенствование управления промышленностью. Критика руководства. 01.02 Производство товаров народного потребления. 01.03 Деятельность частных промышленных предприятий. 01.04 Другие вопросы промышленности. Строительство 01.05 Вопросы архитектуры и проектирования. 01.06 Строительство жилья в городе (кроме индивидуального). 01.07 Индивидуальное жилищное строительство в городах, поселках городского типа и на селе. 01.08 Строительство и реконструкция объектов железнодорожного, авиационного, водного транспорта. 01.09 Материально - техническое обеспечение строительства. 01.10 Другие вопросы строительства. Транспорт 01.11 Работа транспорта и руководителей транспортных организаций в условиях рынка. 01.12 Работа городского пассажирского транспорта. Связь 01.13 Проблемы телефонизации: территорий, управленческих структур. 01.14 Просьбы граждан об установке квартирных телефонов. 01.15 Оплата услуг связи. 01.16 Другие вопросы работы связи. 02. Вопросы труда и зарплаты 02.01 Увольнение и восстановление на работе (кроме жалоб на решение судов). 02.02 Безработица. Биржа труда. Трудоустройство. Организация общественных работ и т.д. 02.03 Трудовые вопросы лиц работавших в районах и на территориях Крайнего Севера. 02.04 Увеличение, начисление и выдача зарплаты. 02.05 Трудовой стаж и трудовые книжки. 02.06 Забастовки. 02.07 Другие вопросы труда и зарплаты. 03. Агропромышленный комплекс 03.01 Земельная реформа, землепользование. 03.02 Личное подсобное хозяйство. 03.03 Фермерские хозяйства. 03.04 Коллективное садоводство и огородничество, дачные строительные кооперативы. 03.05 О частной собственности на землю. 03.06 Другие вопросы агропромышленного комплекса. 04. Город, общество, политика 04.01 Совершенствование нормативной базы. 04.02 работа органов городского самоуправления. 04.03 Вопросы межнациональных отношений в городе. 04.04 Вопросы религии. Жалобы и просьбы верующих (кроме судебных дел). 04.05 Деятельность различных политических партий, профсоюзов, других общественных объединений. 04.06 Вопросы награждения и присвоения почетных званий. 04.07 Вопросы опекунства, попечительства и усыновления. Проблемы семьи, снижение брачного возраста. 04.08 Другие вопросы внутренней жизни города. 05. Наука, культура, информация 05.01 Вопросы культуры и ее материальной базы. О работе руководителей органов и учреждений культуры. 05.02 Вопросы физического воспитания. Развитие материальной базы спорта. Оценка деятельности руководителей. 05.03 Социальная защита работников науки, культуры и спорта. 05.04 Городские средства массовой информации. 06. Образование 06.01 Система образования в условиях рынка. Развитие ее материальной базы и финансирование. Деятельность органов образования и их руководителей. 06.02 Труд и социальная защита работников системы народного образования. 06.03 Другие вопросы образования. 07. Торговля 07.01 Работа органов торговли и материально-технического обеспечения. 07.02 Коммерческая торговля. Работа частных и арендных торговых предприятий. 07.03 Защита прав потребителей. 07.04 Торговля продтоварами и цены на них. 07.05 Торговля промышленными товарами и цены на них. 07.06 Вопросы работы предприятий общественного питания всех форм собственности. Цены в общепите. 07.07 Торговое обслуживание льготных категорий населения. 07.08 Потребкооперация. Работа рынков. 07.09 Кадры торговли. 07.10 Другие вопросы торговли. 08. Вопросы жилья и коммунально - бытового обслуживания Жилищные вопросы 08.01 Нарушения при распределении жилья и улучшении жилищных условий. 08.02 Переселение из подвалов, бараков, коммунальных квартир, общежитий, аварийных домов, санитарно - защитных зон. 08.03 Вопросы лиц, имеющих право первоочередного получения жилплощади, в том числе бывших военнослужащих. 08.04 Постановка на учет и восстановление в очереди лиц, нуждающихся в улучшении жилищных условий. 08.05 Просьбы о предоставлении отдельных квартир и об улучшении жилищных условий. 08.06 Обмен, бронирование жилой площади. 08.07 Купля продажа квартир, домов. 08.08 О сносе жилых домов и строений, в том числе личных. 08.09 Вопросы ЖСК. 08.10 Обращения беженцев и вынужденных переселенцев. 08.11 Другие жилищные вопросы. Коммунально-бытовое обслуживание 08.12 Эксплуатация и ремонт квартир в домах муниципального, государственного и ведомственного жилого фонда. 08.13 Эксплуатация и ремонт приватизированного жилого фонда, частных домовладений, ЖСК. 08.14 Спорные вопросы по индивидуальному землепользованию и домовладению в городах и рабочих поселках. 08.15 Вопросы оплаты за жилищно - коммунальные услуги. 08.16 Обеспечение населения топливом. Подготовка жилого фонда к зиме. 08.17 Благоустройство и озеленение города. Вопросы по работе службы горСЭС и санитарной полиции. 08.18 Обслуживание автолюбителей (автосервис, АЗС, гаражи, стоянки). 08.19 Ремонт и гарантийное обслуживание бытовой аппаратуры и техники. 08.20 Пошив и ремонт одежды и обуви. Работа прачечных, химчисток, парикмахерских, бань. 08.21 Ритуальные услуги. 08.22 Другие вопросы коммунально - бытового обслуживания. 08.23 Строительство и ремонт дорог. 09. Социальное обеспечение и социальная защита населения 09.01 Деятельность органов системы социального обеспечения и их должностных лиц. 09.02 Совершенствование и исполнение законодательства о пенсиях. 09.03 Назначение и пересмотр размеров пенсий. 09.04 Установление и восстановление группы инвалидности, в том числе связанной с пребыванием на фонде. ВТЭК. 09.05 Просьбы об устройстве в дома для инвалидов, престарелых и др. Их работа. 09.06 Социальное обеспечение и льготы УОВ, ИОВ, участников трудового фронта, инвалидов Советской Армии, в том числе воинов - интернационалистов, несовершеннолетних узников концлагерей и приравненных к этой категории граждан. 09.07 Социальное обеспечение воинов - афганцев. 09.08 Социальное обеспечение и материальная помощь инвалидам труда и общего заболевания. 09.09 Социальное обеспечение и материальная помощь инвалидам с детства. 09.10 Вопросы пенсионного обеспечения колхозников и фермеров. 09.11 Материальная помощь многодетным семьям и одиноким матерям. 09.12 Материальная помощь пенсионерам и другим категориям малообеспеченных слоев населения. 09.13 Работа общественных благотворительных фондов. 09.14 Вопросы Пенсионного фонда. 09.15 Вопросы социальной защиты населения, пострадавшего от радиационного заражения и стихийных бедствий; беженцы и вынужденные переселенцы. 09.16 Другие вопросы социального обеспечения. 10. Финансовые вопросы 10.01 Налоговая служба: налоги, сборы и штрафы. 10.02 Ссуды, субсидий и кредиты населению. 10.03 Индексация сбережений, зарплаты, пенсий, стипендий, пособий. 10.04 Другие финансовые вопросы. 11. Вопросы здравоохранения 11.01 Вопросы платного лечения. 11.02 Социальные вопросы медработников. 11.03 Другие вопросы здравоохранения. 12. Экология и природопользование 12.01 Экология и природопользование 13. Работа органов внутренних дел 13.01 Криминогенная обстановка в городе. О работе органов УВД, ГАИ. 13.02 Борьба с нарушениями общественного порядка. 13.03 Борьба с хищениями. 13.04 Сообщения о злоупотреблении властью или служебным положением, о поборах, взяточничестве. 13.05 Пересмотр, исполнение судебных приговоров, решений, определений, постановлений. 13.06 Пересмотр постановлений по делам об административных правонарушениях. 13.07 Сообщения о нарушении паспортного режима, об отказе в регистрации места жительства, в выдаче паспорта, в регистрации актов гражданского состояния, в совершении нотариальных действий. 13.08 Сообщения о нарушениях порядка рассмотрения обращений граждан. 13.09 Другие вопросы обеспечения законности и охраны правопорядка. 14. Приватизация жилья и выплаты жилищных субсидий. 14.01 Приватизация жилищного фонда. 14.02 Выплаты жилищных субсидий. 14.03 Другие вопросы приватизации. 15. Другие вопросы 15.01 Письма по вопросам, не вошедшим в настоящий классификатор. 15.02 Анонимные письма. 15.03 Письма, не имеющие смыслового содержания, некорректные. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА по заполнению реквизитов и классифицируемых аспектов учетной карточки письма Исполнитель: Ф.И.О. специалиста, читающего почту. Дата: Дата поступления письменного обращения (заявления с личного приема граждан) согласно штампу Отдела писем и приема граждан. Регистрационный номер УК: Номер учетной карточки письма заполняет специалист по контролю и автоматизированной обработке данных. Ф.И.О. автора: Фамилия и инициалы автора (авторов) обращения, не более 4. События: ВГГС- Письма, переданные главе самоуправления во время встреч с избирателями (горожанами) ОГВ - Письмо из органов государственной власти ДП - Депутатское письмо ЧС - Чрезвычайная ситуация ЖВ - Жилищные вопросы З - Земля ТБ - Торговля и быт СП - Социальные проблемы КО - Коммунальное обслуживание ОБ - Общественная безопасность Т - Транспорт ОГС - Работа органов городского самоуправления Пол автора Ж - женский М - мужской Н - не установлено Гражданство: РФ - гражданин Российской Федерации СНГ - гражданин государства ближнего зарубежья ДГ - гражданин другого государства Тип автора: ЖГ - житель города Дол - должностное лицо (руководитель) Кол - коллектив Д - депутат (ДФС РФ, ДКОД, ДКГД) Ан - аноним (без подписи или адреса) Тип обращения: П - предложение Ж - жалоба З - заявление пол - положительная оценка отр - отрицательная оценка позд - поздравление пр - просьба тип - типовое б/с - без смысла Адрес автора: Почтовый индекс, республика, край, область, район (республиканского, краевого, областного подчинения), город, поселок городского типа, дополнительные данные: ул., просп., переул. и др., номер дома и квартиры. Вид места жительства: Округа муниципального обслуживания населения: "З"- "Заволжье" Св - бывший Свердловский район Л - бывший Ленинский район Вид обращения: П - письмо Т - телеграмма ЛП- с личного приема Адресат: Гл. - Глава городского самоуправления Iз - I заместитель главы администрации З - Заместители главы администрации Ад - Администрация города Частота обращения: Перв - первичное Повт - повторное Мног - многократное Количество: Указывается количество писем, вложенных в конверт Социальное положение: пенс - пенсионер уч - учащийся, студент служ - служащий зк - заключенный раб - рабочий св-к - священник с/х р- колхозник, рабочий с/х беж-ц - беженец в/с - военнослужащий бомж - без опред. места жит-ва фер - фермер б/р - безработный пред - предприниматель н/у - не установлено д/х - домохозяйка др - другие тни - творческая, научная интеллигенция Льготный состав: УВОВ - участник ВОВ мать мн. - многодетная мать ИВОВ - инвалид ВОВ семья мн. - многодетная семья инв. трудинвалид труда семья п.в/с-семья погибшего в/с инв. дет - инвалид с детства винт - воин-интернац-ст инв.в/с - инвалид ВС репр. - репрессированный мать гер- мать-героиня тж/б-й - тяжело больной мать од.- мать-одиночка гер. - герой СССР, РФ п/сб - пострадавший от стихийных бедствий Переслано: Указываются наименование организации, переславшей письменное обращение автора, исходящий номер и дата. Аннотация Краткое содержание письма (не более 500 знаков). Вид сопроводительного бланка: Р1 - Рn - на рассмотрение С1 - Cn - для сведения Вид уведомления: У1 - Уn - уведомление о получении, поручении дать ответ Р1 - Рn - разъяснение по существу вопроса П1 - Пn - разъяснение о порядке приема Б1 - Бn - благодарность автору В1 - Вn - возражение автору Доложено: Указывается Ф.И.О. руководителя, кому доложено (кто дал поручение), N и дата поручения. Текст поручения: Заполняется по необходимости (не более 1000 символов). Дата ответа: Указывается дата поступления ответа организацией - исполнителем, согласно штампу Отдела. Классификатор анализа ответа 01. Решено положительно. 02. Меры приняты. 03. Разъяснено. 04. Отказано. 05. Факты подтвердились. 06. Факты не подтвердились. 07. Виновные наказаны. 08. Проверено с выездом на место. 09. Ответ подписан Главой самоуправления г. Костромы. 10. Ответ подписан заместителями Главы администрации. 11. Вопрос требует дополнительного контроля (формально рассмотрено). 11А. Вопрос требует дополнительного контроля (предложение срока исполнения). 12. Рассмотрено в департаменте, управлении, комитете, отделе администрации. 13. Направлено на рассмотрение департаментом, управлением, комитетом, отделом. 14. Дано поручение руководством администрации. 15. Поручение взято на контроль. 16. Переадресовано из департамента, управления, комитета, отдела. 17. Заявителю дан ответ. 18. Рассмотрено с нарушением сроков. Приложение N 3 к Постановлению главы самоуправления г. Костромы от 08.02.96 г. N 331 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ И ДУМЕ ГОРОДА КОСТРОМЫ Настоящий Порядок разработан в соответствии с Положением о работе с письменными и устными обращениями граждан в органах самоуправления города Костромы и регулирует деятельность структурных подразделений администрации и Думы по работе с обращениями граждан по единой технологии. Все письменные и устные обращения граждан, поступившие в структурное подразделение администрации непосредственно либо из отдела писем и приема граждан, по направлениям деятельности подразделения, принимаются и учитываются специалистом подразделения, ответственным за работу с обращениями граждан. Порядок рассмотрения обращений граждан в городской думе тот же, что и в структурных подразделениях администрации города. 1. Прием и рассмотрение письменных обращений При поступлении письменного обращения специалист проверяет правильность адресования корреспонденции, уточняет суть обращения. Ставит штамп с присвоением входящего номера и даты поступления в подразделение. Заносит информацию в регистрационный журнал или карточку учета: указывает ФИО обратившегося, дату поступления, его адрес места жительства, краткую аннотацию обращения, ФИО руководителя, направившего заявление и регистрационный номер письма, присвоенный в отделе писем и приема граждан. В случае поступления обращения непосредственно в подразделение, в журнале или регистрационной карточке делается пометка "От автора". При заполнении журнала или учетной карточки следует иметь в виду: - если письмо подписано двумя или более авторами оно является обращением коллективным и в графе "ФИО заявителя" пишется "Коллективное" с пометкой "Жители", в скобках адрес и ФИО автора, которому должен быть направлен ответ для ознакомления; - если поступают обращения от имени предприятий, общественных организаций, учреждений, а также резолюции митингов или собраний - это обращение считается также коллективным, и в графе "Тип автора" журнала или учетной карточки отмечается индексом "Коллективное". В журнале (учетной карточке) отмечается социальное положение и льготный состав автора обращения, указывается количество листов письма и какие документы при нем, если они приложены автором (например, обращение на пяти листах и удостоверение личности N...) Анализируя суть обращения, специалист определяет и отмечает тип обращения: жалоба, заявление, предложение. При обнаружении ошибочно попавших писем, штамп регистрации подразделения погашается и обращение возвращается в отдел писем и приема граждан. 2. Сроки рассмотрения обращений граждан Обращения граждан подлежат обязательному рассмотрению в течении одного месяца. Обращение ветеранов (в соответствии с категориями, определенными статьей 1 Федерального Закона "О ветеранах") подлежат рассмотрению в срок не более 20 дней. Обращение по вопросам, не требующим дополнительного изучения и проверок рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней. В случаях, если для разрешения обращения гражданина необходимо проведение специальной проверки (экспертизы), истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки разрешения жалоб могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на один месяц. Решение об этом принимается руководителем и сообщается заявителю в письменной форме. Срок исполнения обращений отсчитывается от даты регистрации в отделе писем и приема граждан. 3. Ответы на обращения граждан Специалист подразделения при подготовке ответа использует "Требования к содержанию и оформлению ответов на обращения граждан". Ответ автору обращения готовится за подписью руководителя администрации, которому было адресовано обращение с обязательной визой руководителя подразделения. Если заявление поступило непосредственно от автора, то готовится ответ за подписью руководителя подразделения. Отправленный ответ регистрируется в регистрационном журнале или журнале исходящей корреспонденции. Если подготовленный ответ направлен на подпись руководителю администрации, в учетной карточке или в журнале делается пометка "Отправлено на подпись", ставится дата отправки и передается в отдел писем и приема граждан, где после окончательного исполнения копию ответа возвращают в отдел - исполнитель в таком случае копия ответа готовится в трех экземплярах. Рассмотрение обращений считается оконченным только тогда, когда рассмотрены все поставленные в них вопросы и о принятых решениях сообщено заявителю. В регистрационной карточке или журнале делается отметка об исполнении, указывается, что ответ заявителю дан, ставится дата отправки. Копии ответов согласно регистрационных номеров направляются в дело. Срок хранения регистрационных карточек в подразделении пять лет. По истечении этого срока карточки уничтожаются согласно акта при обработке архива. Порядок работы с карточками, поступившими в подразделения с личного приема руководителями администрации, такой же как с письменными обращениями. 4. Личный прием граждан в структурном подразделении Руководитель подразделения один раз в неделю ведет личный прием граждан в соответствии с установленным графиком приема, согласованным с руководством администрации, депутаты в своих округах в соответствии с Регламентом работы думы. Граждане, обратившиеся во время приема, регистрируются в журнале, где указывается ФИО обратившегося, адрес места жительства, суть просьбы обратившегося и результат рассмотрения. В журнале отмечается, кому и когда направлено обращение для заключения или разрешения, срок исполнения, время поступления сведений о рассмотрении обращения, результаты исполнения, а также кому и в какое время направлена сообщение о результатах рассмотрения устного обращения. Журнал регистрации должен быть прошнурован, пронумерован и опечатан. Заявителю дается письменный ответ об исполнении обращения, полученного на личном приеме. В том случае, когда заявителю сделано разъяснение по сути его просьбы при личной беседе, в журнале делается пометка "Разъяснено". Контроль за выполнением поручения, данного руководителем подразделения во время личного приема, выполняет специалист, ответственный за работу с обращениями граждан. 5. Отчетность По результатам работы с письменными и устными обращениями граждан в подразделениях администрации специалисты, ответственные за эту работу, представляют ежемесячно в отдел писем и приема граждан информацию согласно предложенной форме (см. приложение 2), в случае необходимости - по требованию руководства администрации. При наличии компьютера в подразделении, данные заносятся в компьютер. Приложение N 4 к постановлению главы самоуправления г. Костромы N 331 от 08.02.96 г. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПИСЕМ И ПРИЕМА ГРАЖДАН АДМИНИСТРАЦИИ Г. КОСТРОМЫ 1. Общие положения 1.1. Отдел писем и приема граждан (далее именуется - отдел) является структурным подразделением городской администрации и входит в состав управления делами. 1.2. Отдел образуется с целью организации рассмотрения и централизованного учета письменных и устных обращений граждан. 1.3. Отдел создается главой администрации города и подчиняется в своей деятельности управляющему делами. 1.4. Правовую основу деятельности отдела составляют Конституция Российской Федерации, законодательство Российской Федерации и Костромской области, устав города Костромы, постановления и распоряжения главы городского самоуправления, решения городской Думы, касающиеся деятельности отдела, настоящее Положение и регламент работы администрации города Костромы. Отдел работает в тесном взаимодействии с комитетами и подразделениями Администрации города. 2. Основные задачи 1. Обеспечивать реализацию конституционного права граждан на обращения в органы городского самоуправления и к должностным лицам. 2. Изучать общественное мнение населения, выявлять недостатки в работе структурных подразделений городской администрации и должностных лиц с целью выработки оптимальных управленческих решений на городском уровне. 3. Внедрять единую систему работы с обращениями граждан, обеспечивать взаимодействие структурных подразделений по своевременному и качественному разрешению обращений в городской администрации. 4. Информировать горожан о практике рассмотрения обращений граждан городскими органами власти. 3. Функции В связи с поставленными перед отделом задачами, на отдел возлагаются следующие функции: 3.1. Организация централизованного учета и регистрации письменных и устных обращений граждан, поступающих в городскую администрацию. 3.2. Обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан; направление обращений граждан в соответствующие структурные подразделения администрации, муниципальные предприятия, организации и учреждения для решения поставленных в них вопросов; организация в необходимых случаях проверки фактов, изложенных в обращениях граждан. 3.3. Извещение граждан о том, где и кем рассматриваются вопросы, поставленные ими в обращениях. 3.4. Изучение и анализ вопросов, которые ставят граждане в письмах и на личном приеме. Подготовка главе городского самоуправления оперативной информации, аналитических материалов общего и тематического характера. 3.5. Подготовка на основе обобщения и анализа обращений граждан предложений по устранению причин, порождающих жалобы граждан. 3.6. Оказание организационно - методической помощи структурным подразделениям городской администрации по работе с обращениями граждан обращений граждан. 3.7. Осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением письменных и устных обращений граждан в подразделениях администрации. 3.8. Ежедневный прием и консультации граждан специалистами отдела. 3.9. Организация работы по приему граждан руководством администрации. 3.10. Изучение и обобщение опыта работы с обращениями граждан в подразделениях администрации. 3.11. Подготовка информационных материалов по работе с письменными и устными обращениями граждан для публикации в городских средствах массовой информации. 4. Права По вопросам, отнесенным к компетенции отдела, ему предоставляется право: 4.1. Направлять в соответствующие подразделения администрации письма граждан по вопросам, касающимся их деятельности. 4.2. Запрашивать у структурных подразделений справки, объяснения, отчеты по работе с обращениями граждан. Получать информацию о принятых мерах. 4.3. Участвовать в заседаниях совета администрации города при обсуждении вопросов, относящихся к ведению отдела. 4.4. Осуществлять проверки состояния работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации. Привлекать к проведению проверок специалистов, в том числе на договорной основе. 4.5. Получать законодательные и нормативно - правовые акты Российской Федерации, Костромской области и города Костромы, касающиеся деятельности отдела. 4.6. Вносить предложения по совершенствованию работы с обращениями граждан в администрации города. 4.7. Пользоваться, относящимся к компетенции отдела, информационным банком данных городской администрации. 5. Ответственность Подразделение несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, а также за неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав. 6. Организация деятельности 6.1. Структура и штатное расписание отдела утверждается Главой самоуправления. 6.2. Руководителем отдела является заведующий отделом. 6.3. Планы и отчеты о работе отдела утверждаются управляющим делами. 6.4. Отдел финансируется за счет бюджета. Правами юридического лица не обладает. ОБРАЩАЙТЕСЬ ПО ТОЧНОМУ АДРЕСУ (памятка для населения) Далеко не каждый костромич осведомлен, куда - в какой комитет, управление или отдел администрации города ему следует обращаться, чтобы уточнить какой-либо вопрос, добиться помощи, решить свою житейскую проблему. Люди идут, как правило, в главное здание администрации (ул. Советская, 1), хотя большинство структурных подразделений располагаются по другим адресам. Сообщаем их координаты. - Комитет по приватизации жилищного фонда и жилищным субсидиям (ул. Советская, 3, тел. 57-75-25) - Управление организации строительства (ул. Советская, 1, 1-й этаж, тел. 57-75-25); - Комитет по делам культуры, искусства и религии (пр. Мира, 4, 3-й этаж, тел. 57-35-05) - Комитет по физкультуре и спорту (пр.Мира,4, тел. 57-50-74); - Комитет по социальной защите населения (ул. Советская, 3, тел. 57-83-83) - Комитет по земельным реформам (ул. Советская, 3, тел. 57-24-65); - Комитет по агропромышленному комплексу (ул. Советская, 3, тел. 57-31-36); - Комитет жилищно - коммунального хозяйства, энергетики, связи и топлива (пер. Кадыевский, 4, тел. 57-53-11); - Управление архитектуры и градостроительства (ул. Советская, 1, тел. 57-54-07); - Управление по учету, распределению и обмену жилой площади (пр. Мира, 4, тел. 57-66-74); - Фармацевтический комитет (пр. Мира, 4, тел. 51-44-42); - Отдел здравоохранения (ул. Советская, 1, тел. 57-43-29); - Управление образования (ул. Лагерная, 13, тел. 57-38-32); - Комитет по торговле, общественному питанию, бытовым услугам и ценам (ул. Советская, 3, тел. 57-70-51); - Комитет по защите прав потребителей (ул. Советская, 3, тел. 57-36-46); - Отдел административных органов (пл. Конституции, 2, тел. 54-02-26); - Департамент по транспорту (пл. Конституции, 2, тел. 54-50-22); - Регистрационная палата (ул. Депутатская, 47, тел. 57-77-74); - Отдел писем и приема граждан (пр. Мира, 4, тел. 57-48-49) Прием граждан ведется ежедневно в каждом из подразделений, руководители подразделений ведут прием 1 раз в неделю согласно установленного графика. - ул. Депутатская, 47 (тел. 55-58-62); - пл. Конституции, 2 (тел. 54-67-23); - ул. Голубкова, 6 (тел. 53-03-51); - пр. Мира, 4 (тел. 57-48-49).