Постановление Администрации города Костромы от 20.10.1998 № 3840
Об утверждении положения о службе организационно - документационного обеспечения администрации города
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 20 октября 1998 г. N 3840 Утратилo силу - Постановление Администрации города Костромы от 02.07.2010 г. N 1238 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ОРГАНИЗАЦИОННО - ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА В соответствии с постановлением главы самоуправления N 3413 от 15.09.98 г. "О ходе выполнения распоряжения N 197-Р от 24.09.98 г. "О сокращении штата сотрудников администрации города Костромы", постановляю: 1. Утвердить положение о службе организационно - документационного обеспечения (приложение N 1). 2. Утвердить должностную инструкцию заместителя управляющего делами, начальника службы организационно - документационного обеспечения (приложение N 2). 3. Утвердить штатное расписание службы организационно - документационного обеспечения (приложение N 3). 4. Постановление главы самоуправления N 3424 от 23.10.97 г. "Об отделе организационно - контрольной работы", N 3381 от 22.10.97 г. "О службе документационного обеспечения" - считать утратившим силу. Первый заместитель главы администрации М.А.СМИРНОВ Приложение N 1 к постановлению главы самоуправления г. Костромы от 20.10.98 г. N 3840 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ОРГАНИЗАЦИОННО - ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 1. Общая часть 1.1. Служба организационно - документационного обеспечения (далее именуется служба) является структурным подразделением администрации города. 1.2. Служба создается, реорганизуется, ликвидируется главой самоуправления города и подчиняется в своей деятельности заместителю главы администрации, управляющему делами. 1.3. Служба образуется с целью организационного и документационного обеспечения деятельности администрации города. 1.4. В своей работе служба руководствуется Конституцией РФ, действующих законодательством РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, нормативными актами органов государственной власти и управления, Уставом города Костромы, решениями городской Думы, регламентом администрации города, постановлениями и распоряжениями главы самоуправления города и настоящим положением. 2. Основные задачи Основными задачами службы являются: 2.1. Организационное и документационное обеспечение деятельности администрации города. 2.2. Организация и ведение информационно - справочной работы по распорядительным документам органов городского самоуправления и высших должностных лиц в администрации города. 2.З. Разработка, формирование и сопровождение базы данных (на бумажных носителях и в электронной версии) исполнительно - распорядительной документации администрации города. 2.4. Формирование потоков входящей и исходящей корреспонденции, осуществление контрольных полномочий за ее исполнением, а также за ведением делопроизводства в структурных подразделениях администрации. 2.5. Осуществление подготовительной организационной работы по проведению выборов в органы государственной власти и местного самоуправления, референдумов. 2.6. Обеспечение сотрудничества органов самоуправления города с политическими партиями, общественными объединениями, религиозными организациями, общинами и объединениями, уличными комитетами. 3. Функции Служба организационно - документационного обеспечения в соответствии с возложенными на нее задачами: 3.1. Формирует перспективный (годовой), квартальный планы работы администрации города, осуществляет контроль за сроками их выполнения. О результатах ежеквартально информирует главу самоуправления. 3.2. В целях координации деятельности администрации города ее органов и подразделений, ежемесячно составляет календарный план основных мероприятий администрации города, доводит его до сведения заинтересованных лиц. 3.3. Готовит календарь юбилейных и круглых дат предприятий, организаций, учреждений, учебных заведений города, а также перечень персональных юбилеев. 3.4. Осуществляет организационно - техническое обеспечение Совета администрации, совещаний, созываемых по инициативе главы самоуправления, либо его замещающего, общественного Совета при главе самоуправления города, комиссии по рассмотрению предложений о переименовании и присвоении названий улицам города: - готовит повестки заседаний, совещаний; - организует явку участников; - формирует, размножает и раздает документы, подлежащие рассмотрению; - ведет протоколы заседаний, совещаний, аудиозапись, а также при необходимости стенографию; - осуществляет контроль за доработкой документов, рассмотренных на заседаниях, совещаниях; - ведет учет и контроль за выполнением критических замечаний и предложений, высказанных на совещаниях и заседаниях. 3.5. Готовит тексты и направляет поздравительные открытки трудовым коллективам, представителям творческой интеллигенции, ветеранам - бывшим работникам исполнительных органов г. Костромы, в связи с государственными праздниками. 3.6. Осуществляет оформление материалов по присвоению звания "Почетный гражданин города Костромы". 3.7. Обеспечивает связь администрации с Почетными гражданами города, ветеранами труда - бывшими работниками горисполкомов, администраций города. 3.8. Осуществляет содействие городской избирательной комиссии по подготовке и проведению выборов в органы государственной власти и местного самоуправления, референдумов. 3.9. Обеспечивает сотрудничество с политическими партиями, общественными объединениями, религиозными организациями, общинами, объединениями, уличными комитетами. 3.10. Осуществляет организационно - техническое обеспечение работы общественного Совета при главе самоуправления. 3.11. Обеспечивает контроль за правильным составлением и оформлением структурными подразделениями администрации проектов постановлений и распоряжений, наличие соответствующих согласований, виз, заключений, пояснительных записок, классификационного кода распорядительного документа. 3.12. Обеспечивает контроль за своевременным и качественным выпуском распорядительных документов, а также контроль за исполнением корреспонденции в установленные регламентом сроки, отправлением их исполнителям, заинтересованным предприятиям, учреждениям, организациям, должностным лицам и гражданам, за исполнением резолюций главы города, содержащихся на документах и материалах Президента РФ, Федерального собрания РФ, Правительства РФ, органов государственной власти Костромской области. 3.13. Обеспечивает формирование протоколов распорядительных документов главы самоуправления в сборники, городскую прокуратуру. 3.14. Обеспечивает организацию компьютерной системы поиска принятых главой самоуправления города распорядительных документов. 3.15. Несет ответственность за сохранность документов. 3.16. Производит выдачу копий постановлений и распоряжений главы администрации по запросу структурных подразделений администрации, а также предприятий и граждан города. 3.17. Периодически проводит учебу с руководителями структурных подразделений и со специалистами по внедрению новой технологической системы оформления и обработки документов. 3.18. Организует подготовку документов в режиме администратора графической станции. 3.19. Организует работы по индексированию исполнительно - распорядительных документов в электронной базе данных согласно единому тематическому рубрикатору. 3.20. Сдает документы в архив в соответствии с действующими правилами. 3.21. Организует работу по ксерокопированию документов и материалов и при необходимости машинописную работу, прием и отправление корреспонденции. 3.22. Организует контроль за доработкой документов в режиме "электронной почты" в рамках единого документооборота администрации и ее структурных подразделений. 4. Права Работники организационно - документационной службы имеют право: 4.1. Присутствовать на заседаниях городской Думы, постоянных комиссий Думы (по согласованию с председателем Совета Думы), Совета администрации города, совещаниях работников отделов, комитетов и управлений администрации города. 4.2. Пользоваться в установленном порядке информационными базами данных администрации города. 4.3. Запрашивать по поручению главы самоуправления от комитетов, управлений, отделов администрации города, а также от предприятий, учреждений и организаций необходимые материалы, справки. 4.4. Возвращать на доработку некачественно подготовленные документы, вносимые на рассмотрение Совета администрации и представляемые на подпись главе самоуправления города. 4.5. Требовать от структурных подразделений администрации соблюдения правил подготовки актов администрации местного самоуправления, регламента администрации, инструкции по делопроизводству. 4.6. Вносить предложения по совершенствованию работы администрации города по вопросам, отнесенным к ведению службы. 5. Ответственность Служба несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на нее задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, а также за неисполнение в необходимых случаях предоставленных ей прав. 6. Организация деятельности 6.1. Структура и штатное расписание службы утверждается главой самоуправления. 6.2. Руководителем службы является зам. управделами, который назначается на должность и освобождается от нее распоряжением главы самоуправления по представлению управляющего делами и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на службу задач. Руководитель службы должен иметь высшее образование. 6.3. Работники службы назначаются на должность и освобождаются от нее главой самоуправления города, по представлению руководителя службы. Работники службы выполняют работу по осуществлению поставленных перед службой задач, в соответствии с должностными инструкциями и распределением обязанностей в службе. 6.4. Оплата труда работников службы производится в соответствии с должностным окладом, согласно реестру муниципальных должностей и ст. 14 Положения "О муниципальной службе в городе Костроме". 6.5. Служба отчитывается о своей работе перед управляющим делами администрации города. 6.6. Служба финансируется за счет бюджета. Правами юридического лица не обладает, имеет круглую печать со своим наименованием. ------------------------------------------------------------------