Постановление Администрации Костромской области от 30.12.2010 № 430-а
О регламенте работы с электронной почтой в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 30 декабря 2010 г. N 430-а О регламенте работы с электронной почтой в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области В целях упорядочения оперативного обмена информацией структурныхподразделений администрации Костромской области и исполнительныхорганов государственной власти Костромской области и совершенствованияорганизации электронного документооборота в администрации Костромскойобласти администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить прилагаемый регламент работы с электронной почтой вадминистрации Костромской области и исполнительных органахгосударственной власти Костромской области (далее - Регламент). 2. Управлению информатизации и связи администрации областиобеспечить функционирование почтового сервера и открытие почтовыхящиков по заявкам руководителей структурных подразделенийадминистрации области и исполнительных органов государственной властиКостромской области, а также ведение единой адресной книги электронныхадресов. 3. Руководителям структурных подразделений администрации области,исполнительных органов государственной власти Костромской областивнести изменения в официальные бланки, добавив в них адрес электроннойпочты для официальной переписки. 4. Рекомендовать главам муниципальных образований Костромскойобласти разработать и утвердить порядок работы с электронной почтой,представить данные в управление информатизации и связи администрацииобласти об официальных адресах электронной почты для включения вединую адресную книгу. 5.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя губернатора Костромской области, координирующего работу повопросам реализации государственной и выработке региональной политикив сфере развития информационных технологий и связи. 6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официальногоопубликования. Губернатор области И. Слюняев Приложение Утверждён постановлением администрации Костромской области от « 30 » декабря 2010 года № 430-а Регламент работы с электронной почтой в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области Глава 1.Общие положения 1. Настоящий регламент определяет порядок ведения открытойслужебной переписки в администрации Костромской области иисполнительных органах государственной власти Костромской области поэлектронной почте. 2. Электронная почта в администрации Костромской области иисполнительных органах государственной власти Костромской областиможет быть использована только в служебных целях. Использованиеэлектронной почты в других целях категорически запрещено. Содержимоелюбого электронного почтового ящика может быть проверено безпредварительного уведомления по требованию непосредственного либовышестоящего руководителя. 3. Доступ к электронной почтовой системе осуществляется с помощьюпочтового клиента, поддерживающего работу по протоколам SMTP и POPЗ(рекомендуемые к использованию: MS Outlook, Outlook Express,Thunderbird и другие). 4. Бесперебойное функционирование почтового сервера администрацииКостромской области обеспечивается специалистами управленияинформатизации и связи администрации области. Глава 2. Общие правила работы и использования электронной почты 5. По электронной почте производится приём и передача служебнойинформации (кроме конфиденциальной, содержащей персональные данныеспециалистов и информации для служебного пользования) в структурныеподразделения аппарата администрации области, исполнительные органыгосударственной власти Костромской области, органы местногосамоуправления муниципальных образований Костромской области,территориальные органы федеральных органов исполнительной власти вКостромской области и другие организации (далее – подразделения). 6. Официальным адресом электронной почты администрацииКостромской области является адрес: info@kos-obl.kmtn.ru Электроннаяпочта, полученная или отправленная с этого адреса, обрабатывается вуправлении информатизации и связи администрации области. Электроннаяпочта, поступившая на адрес gubernator@kos-obl.kmtn.ru обрабатываютсяв секретариате губернатора Костромской области. Информация,поступившая в адрес губернатора Костромской области (далее –губернатор области), администрации Костромской области (далее –администрация области) распечатывается и передаётся в отделкорреспонденции и документооборота управления делопроизводстваадминистрации области для последующей регистрации. Информация,поступившая в адрес первых заместителей, заместителей губернатораКостромской области, статс – секретаря – заместителя губернатораКостромской области (далее - заместители губернатора области),подразделений перенаправляется в адреса электронной почтысоответствующих подразделений. 7. Для обработки, передачи и приёма служебной информации поэлектронной почте подразделений назначается ответственный специалист всоответствии с его должностными обязанностями (далее – операторэлектронной почты). 8. Для отправки электронного сообщения исполнитель оформляетдокумент в соответствии с требованиями, предъявляемыми Инструкцией поделопроизводству в администрации Костромской области, и представляетэлектронную копию оператору электронной почты для отправки адресату. 9. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документыдолжны иметь исходящий регистрационный номер. 10. Допускается рассылка служебных писем администрации области,губернатора области, правовых актов губернатора области, администрацииобласти, поручений и протоколов совещаний при губернаторе области,заместителях губернатора области как электронных копий с последующимнаправлением документов на бумажном носителе или подписанныхэлектронной цифровой подписью руководителя. 11. Электронные копии справочно-информационных материалов, неимеющие исходящего регистрационного номера, при отправленииэлектронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаватьсяс сопроводительным письмом, подписанным электронной цифровой подписьюруководителя. 12. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройтипроверку антивирусными средствами в соответствии с требованиями,предъявляемыми к рабочим станциям, подключенным к локальной сетиадминистрации Костромской области. 13. Размер передаваемой в одном сообщении информации не долженпревышать 10 Мегабайт. Передача объёмной информации осуществляется вархивированном виде. 14. Ответственность за подготовку информации к передаче поэлектронной почте несёт оператор электронной почты. 15. При получении электронного сообщения оператор электроннойпочты: 1) распечатывает полученное сообщение в одном экземпляре ирегистрирует в установленном порядке (порядок регистрации электроннойкорреспонденции в подразделениях определяется их руководителем); 2) передаёт документ на рассмотрение руководителю или, еслиуказано, непосредственно адресату; 3) в случае невозможности прочтения электронного сообщенияуведомляет об этом отправителя. 16. Для получения подтверждений доставки сообщений операторэлектронной почты включает в своем почтовом программном обеспечениизапрос уведомления о прочтении сообщения. Оператор электронной почты,получивший сообщение с уведомлением, подтверждает его получение. 17. Принятые и отправленные электронные сообщения сохраняются всоответствующих архивных папках в течение месяца. 18. При работе с электронной почтой запрещается: 1) отправлять сообщения с вложенными исполняемыми файлами (файлыс расширением ".exe", ".com"); 2) рассылать через электронную почту материалы, содержащие вирусыили другие компьютерные коды, файлы или программы, предназначенныедля нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любогокомпьютерного или телекоммуникационного оборудования или программ, дляосуществления несанкционированного доступа, а также серийные номера ккоммерческим программным продуктам и программы для их генерации,логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированногодоступа к платным ресурсам в Интернете, а также ссылки навышеуказанную информацию; 3) распространять информацию, содержание и направленность которойзапрещены международным и российским законодательством, включаяматериалы, носящие угрожающую, клеветническую, непристойнуюинформацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинстводругих лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни,подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправнойдеятельности и т.д.; 4) предоставлять третьим лицам пароль доступа к своему почтовомуящику.