Приложение к Распоряжению от 15.12.2006 г № 728 Порядок
Порядок работы с обращениями граждан в администрации костромского муниципального района костромской области
1.Общие положения
1.Настоящий Порядок работы с обращениями граждан в администрации Костромского муниципального района (далее - Порядок) устанавливает основные требования к организации деятельности по рассмотрению обращений граждан, поступивших на имя главы администрации муниципального района и в администрацию Костромского муниципального района.
2.В администрации Костромского муниципального района в соответствии с законодательством рассматриваются обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции главы администрации муниципального района и администрации муниципального района.
3.Обращения граждан поступают в письменной (далее - письма) или устной форме.
4.В обращениях авторами высказываются предложения, заявления, жалобы, ходатайства.
Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов, либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
Ходатайство - обращение гражданина, общественного объединения или должностного лица в поддержку просьбы иного гражданина о признании определенного статуса, прав и свобод.
Коллективное обращение - обращение двух и более граждан.
Личный прием граждан - важное средство осуществления и охраны прав личности, укрепления связей администрации Костромского муниципального района с населением, существенный источник информации, необходимой при решении текущих и перспективных вопросов.
II.Прием и регистрация поступающей корреспонденции
5.Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в общем отделе администрации Костромского муниципального района (далее - общий отдел).
6.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится также в общем отделе. Работники отдела проверяют наличие приложений, уточняют, в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, адрес. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для уточнения прохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
7.Все письма граждан, поступившие без регистрации, непосредственно главе администрации муниципального района, заместителям главы администрации муниципального района, должны быть переданы в общий отдел.
8.Поступившие в общий отдел письма регистрируются в день их поступления. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп общего отдела, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
9.Регистрация писем граждан производится в журнале регистрации обращений граждан с последующим оформлением регистрационно-контрольной карточки.
Регистрационно-контрольная карточка содержит:
фамилию, имя, отчество (полностью) обратившихся граждан;
домашний адрес с указанием номера телефона при его наличии;
вид корреспонденции (письмо, телеграмма, факс, сеть Интернет);
тип обращения (предложение, заявление, жалоба, ходатайство);
отметку о событии ("Выездной прием", "Прямая линия" и т.д.);
индекс сопроводительного письма, если обращение переслано;
краткую аннотацию поставленных в письме вопросов, которая обосновывает адресность, направления письма на рассмотрение.
10.На обращение, поступившее из федеральных органов государственной власти, оформляется регистрационно-контрольная карточка с пометкой "Контроль".
11.При поступлении повторных обращений в регистрационно-контрольной карточке в обязательном порядке на них ставится штамп "Повторно" и подбирается переписка по предыдущим обращениям.
Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, ходатайства, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин (заявитель) не согласен с принятым по его обращению решением.
12.При оформлении регистрационно-контрольной карточки на обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Костромской областной Думы, депутатов районного Собрания депутатов по поводу решения вопросов конкретных заявителей, напечатанные на бланке и имеющие подпись депутата, первыми пишутся фамилии и инициалы депутата, а потом фамилия и инициалы заявителя с указанием его адреса.
13.Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в журнале регистрации обращений граждан в случае, если содержат просьбу о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном случае в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются.
14.При регистрации коллективных обращений в журнал регистрации обращений граждан и в регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две-три фамилии заявителей, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ.
15.Обращения, поступившие в адрес главы администрации муниципального района по сети Интернет, в которых четко сформулированы конкретные просьбы и предложения, рассматриваются в соответствии с настоящим Порядком.
Обращения, в которых указан только Е-mail адрес без указания обязательных реквизитов (Ф.И.О., почтовый адрес), не рассматриваются и списываются в дело, за исключением тех, в которых изложена особо важная информация.
16.Анонимные письма, то есть письменные обращения гражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося или обратившихся, рассмотрению не подлежат, а списываются в дело. Если анонимные письма содержат конкретную и важную информацию, они могут быть направлены тем должностным лицам, в чью компетенцию входит решение вопросов, затронутых в них.
17.Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело управляющей делами администрации муниципального района.
III.Направление обращения на рассмотрение
18.Зарегистрированные письма передаются на рассмотрение главе администрации муниципального района или заместителям главы администрации.
19.Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается, исходя исключительно из содержания обращения, независимо от того, кому оно адресовано.
20.Указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения.
21.В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль сроков рассмотрения и подготовки ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.
Соисполнители не позднее семи дней до конца срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
22.Обращения должны направляться на исполнение в соответствующие структурные подразделения администрации Костромского муниципального района не позднее, чем в пятидневный срок со дня регистрации в общем отделе.
23.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.
24.В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в общий отдел, указывает при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
25.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику.
При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении администрации Костромского муниципального района (далее - структурные подразделения).
26.На обращения, направленные на рассмотрение в органы местного самоуправления или иные организации по принадлежности, общий отдел направляет заявителям уведомления о том, куда направлено на рассмотрение их обращение и откуда они получат ответ.
27.Весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства заносится в базу данных.
28.Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя общий отдел.
29.Письма с резолюциями регистрируются в журнале регистрации отправляемых документов, с последующей отправкой их исполнителям.
30.На письмах с резолюцией: "Информировать главу администрации муниципального района" ставится штамп: "Подлежит возврату".,
31.Не возвращаются в общий отдел письма с резолюциями: "Для сведения", "Направляется по принадлежности".;
32.Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.
33.Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения.
34.На письма, не являющиеся предложениями, заявлениями, жалобами или ходатайствами (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
35.В случае, если обращение одного и того же лица и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае, если заявитель продолжает обращаться к главе администрации муниципального района с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, главой администрации муниципального района может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.
36.В случае, если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.
37.Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, а также призывы к разжиганию социальной, расовой, национальной или религиозной ненависти и вражды, не рассматриваются. В необходимых случаях общий отдел направляет такие письма в правоохранительные органы.
IV.Сроки рассмотрения обращений и требований к оформлению ответа
38.Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации письма, а не требующие дополнительной проверки и изучения рассматриваются исполнителем в срок до 15 дней.
39.При невозможности рассмотрения письма в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения, подготовив справку с указанием проделанной работы по выполнению поручения, обоснованием невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложениями по продлению срока рассмотрения не более чем на 30 дней. Продлить срок рассмотрения может должностное лицо, которое его установило. Заявителю направляется промежуточный ответ с указанием срока окончательного решения вопроса.
40.Ответы на обращения подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции.
41.Ответы по исполнению поручений из структурных подразделений администрации муниципального района, поступают в общий отдел.
В правом нижнем углу письма ставится отметка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения.
42.Исполненными считаются обращения, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителям даны исчерпывающие ответы о результатах рассмотрения его обращения. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
43.Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
44.Снять документы с контроля может должностное лицо, давшее контрольное поручение по письму.
45.По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт. В случае, если экземпляр правового акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.
46.Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным п. 43 настоящего Порядка, возвращаются исполнителю для доработки.
47.При утрате исполнителем письма назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава администрации муниципального района или его заместители.
48.Данные о списании рассмотренного документа в дело заносятся в базу данных с проставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения, после чего вся переписка помещается в папку "Дело", - обращения граждан (приложения, заявления, жалобы и др.); документы по их рассмотрении.
49.Обращения хранятся в отделе по работе с обращениями граждан в течение 5 лет, затем архивные дела, срок хранения которых истек, представляются на заключение экспертной комиссии администрации Костромского муниципального района, после чего составляется соответствующий акт на уничтожение, утверждаемый управляющей делами администрации Костромского муниципального района.
V.Контроль рассмотрения обращений
50.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе администрации Костромского муниципального района, выявления принимавшихся ранее мер по повторным обращениям.
51.В обязательном порядке осуществляется контроль исполнения поручений депутатов Федерального Собрания РФ, Костромской областной Думы, Губернатора Костромской области, депутатов районного Собрания депутатов Костромского муниципального района.
52.Контрольными функциями по исполнению обращений наделен общий отдел.
53.Контроль сроков рассмотрения обращений граждан осуществляется с помощью выходных форм, заложенных в компьютерной программе.
54.Один раз в неделю общим отделом исполнителям направляются напоминания о необходимости ускорить подготовку ответов на те обращения, срок рассмотрения которых истек.
55.На регистрационно-контрольных карточках, поставленных на контроль обращений, ставится пометка "Контроль".
VI.Организация личного приема граждан
56.Прием граждан ведут: глава администрации муниципального района, заместители главы администрации муниципального района, управляющая делами администрации муниципального района, руководители структурных подразделений.
57.Глава администрации муниципального района ведет прием граждан один раз в месяц, каждый третий вторник с 9.00 до 12.00 часов по предварительной записи.
При необходимости может быть назначен дополнительный прием.
58.Запись на прием к главе администрации муниципального района производится ведущим специалистом общего отдела, как правило, не менее чем за месяц до даты приема.
59.На каждый прием записывается не более 10 человек, но по согласованию с главой администрации муниципального района, количество принимаемых может быть увеличено.
60.На обращение заводится регистрационно-контрольная карточка с кратким содержанием, которая передается ведущим специалистом общего отдела в структурные подразделения администрации муниципального района на проработку, по итогам которой на имя главы администрации муниципального района готовится информация по существу поставленных вопросов.
61.При необходимости ведущий специалист общего отдела может запрашивать по вопросам заявителей дополнительную информацию в структурных подразделениях администрации, соответствующих исполнительных органах, которые обязаны ее предоставить.
62.Граждане записываются на прием к главе администрации муниципального района, как правило, в случае невозможности разрешения поставленных вопросов в пределах компетенции исполнительных органов, органов местного самоуправления, куда ранее обращались заявители, а также в ряде исключительных ситуаций (срочное оказание материальной помощи, оплата лечения и т.д.).
63.Повторная запись на прием к главе администрации муниципального района по одному и тому же вопросу, как правило, не производится.
64.В день приема запись не производится.
65.Специалисты общего отдела обязаны разъяснять гражданам порядок приема главой администрации муниципального района.
66.Во время приема главой администрации муниципального района, в целях оперативного решения вопросов, поставленных в обращениях граждан, руководителям структурных подразделений администрации рекомендуется находиться на рабочих местах.
67.Гражданам, записавшимся на прием, выдается талон с указанием даты времени приема. В случае переноса приема запись остается действительной до следующего приема.
68.По итогам приема регистрационно-контрольные карточки с резолюциями через общий отдел передаются на рассмотрение исполнителям.
69.Исполнители обязаны в месячный срок, исключая обращения, где указаны другие сроки, представить информацию о выполнении поручения с приема в общий отдел.
70.Заместители главы администрации Костромского муниципального района ведут прием граждан два раза в месяц по предварительной записи. Запись и организация приема осуществляется в соответствии с пунктами 57, 69 настоящего Порядка.
71.Запись на прием осуществляется в общем отделе за 10 дней до даты приема. Записавшимся гражданам выдается талон с указанием даты и времени приема. Записывается на каждый прием не более 10 человек.
72.Запись граждан на прием осуществляется исходя из распределения обязанностей заместителей главы администрации муниципального района.
73.За день до приема регистрационно-контрольные карточки и имеющаяся переписка передаются заместителям главы администрации муниципального района.
74.Заместители главы администрации муниципального района ведут прием с помощником или самостоятельно.
75.После приема регистрационно-контрольные карточки не позднее, чем на следующий день передаются в общий отдел для отправки на исполнение. Ведущий специалист общего отдела контролирует исполнение поручений с личного приема граждан.
76.Специалисты общего отдела ведут прием граждан ежедневно (кроме выходных и праздничных дней).
77.Если на личном приеме специалистов общего отдела невозможно разрешение обращения по существу вопроса, от посетителя принимается письмо, либо заявителю разъясняется право его обращения в соответствующие органы, при необходимости рекомендуется записаться к соответствующему должностному лицу.
78.В случае обращения граждан по телефону специалисты общего отдела, ведущие прием, дают устные разъяснения по существу поставленных вопросов.
79.На приеме граждан должна поддерживаться доброжелательная и деловая атмосфера.
80.Должностные лица, ведущие прием граждан, обязаны:
- соблюдать график приема, а в исключительных случаях, когда невозможно принять посетителей в назначенное время, объяснять причину переноса приема;
- во время приема не отвлекаться на решение других дел;
- разъяснять посетителю, куда ему следует обратиться, если поставленный вопрос не входит в компетенцию лица, ведущего прием, при необходимости оказать содействие в приеме посетителя соответствующими должностными лицами.
81.Глава администрации муниципального района ведет прием в кабинете 116, другие должностные лица ведут прием в своих кабинетах.
82.График приема граждан главой администрации муниципального района, заместителями главы администрации муниципального района публикуется в средствах массовой информации, направляется в сельские поселения, размещается на информационном стенде.
VII.Неразглашение сведений, ставших известными при рассмотрении обращений
83.Все работники структурных подразделений администрации муниципального района несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
VIII.Заключительные положения
84.Никто не вправе лишать или ограничивать право граждан обращаться с предложениями, заявлениями, жалобами и ходатайствами.
85.Заявитель вправе:
ознакомиться с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральными законами и законами Костромской области ограничений на доступ к информации, содержащейся в этих документах и материалах;
- предоставлять дополнительные материалы или ходатайства об их истребовании;
- получать юридическую помощь;
- на письменное обращение получать письменный мотивированный ответ;
- знакомиться с материалами проверки фактов, изложенных в его обращении;
- требовать возмещения ущерба, причиненного в результате неправомерных действий (решений) исполнительных органов, их должностных лиц, а также привлечения виновных лиц к ответственности в связи с нарушением его прав, принятием незаконных решений в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
86.Заявитель, не согласный с решением, принятым по его обращению, имеет право обжаловать это решение в тот орган или тому должностному лицу, которому непосредственно подчинено должностное лицо или орган, принявшие обжалуемое решение, а также в суд.
87.Расходы, понесенные исполнительными органами в связи с проверкой обращений, содержащих заведомо ложные сведения, могут быть взысканы с заявителя по решению суда.
88.Общий отдел регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан и представляет их главе администрации муниципального района, заместителям главы администрации муниципального района и руководителям структурных подразделений.