Постановление Администрации Костромской области от 30.08.2016 № 332-а
Об утверждении положений о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Костромской области и архиве администрации Костромской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
П ОС Т А Н О В Л Е Н И Е
от"30" августа 2016 года № 332-а
г.Кострома
Утратилосилу - Постановление Администрации Костромской области от10.06.2019 г. № 209-а
Обутверждении положений о постоянно действующей экспертной комиссии администрацииКостромской области и архиве администрации Костромской области
(Вредакции Постановления Администрации Костромской области от21.05.2018 № 201-а)
Вцелях организации и проведения методической и практической работы по экспертизеценности и подготовке к передаче на постоянное хранение документов архивныхфондов Костромской области, обеспечения сохранности, учета, отбора,упорядочения и использования архивных документов, образующихся в процессе деятельностиадминистрации Костромской области,
администрацияКостромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1.Утвердить:
1)положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Костромскойобласти (приложение № 1);
2)положение об архиве администрации Костромской области (приложение № 2).
2.Признать утратившими силу:
1)постановление администрации Костромской области от 9апреля 2007 года № 77-а «Об утверждении положений о постоянно действующейэкспертной комиссии и архиве администрации Костромской области»;
2)постановление администрации Костромской области от 25марта 2008 года № 75-а «О внесении изменений в постановление администрацииКостромской области от 09.04.2007 № 77-а»;
3)постановление администрации Костромской области от 29декабря 2008 года № 495-а «О внесении изменений в постановлениеадминистрации Костромской области от 09.04.2007 № 77-а и признании утратившимсилу постановления администрации Костромской области от 8 октября 2007 года №235-а»;
4)постановление администрации Костромской области от 16марта 2009 года № 107-а «О внесении изменений в постановление администрацииКостромской области от 09.04.2007 № 77-а».
3.Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор области С.Ситников
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
постановлениемадминистрации
Костромскойобласти
от «30» августа2016 г. № 332-а
ПОЛОЖЕНИЕ
опостоянно действующей экспертной комиссии администрации
Костромскойобласти
(Вредакции Постановления Администрации Костромской области от21.05.2018 № 201-а)
Глава 1. Общиеположения
1. Постояннодействующая экспертная комиссия администрации Костромской области (далее –ЭК)создается для организации и проведения методической и практической работы поэкспертизе ценности архивных документов, отбору и подготовке к передаче напостоянное хранение документов архивных фондов Костромской области, включаяуправленческую, аудиовизуальную, электронную и другую специальную документацию,образующуюся в процессе деятельности администрации Костромской области.
2. ЭК являетсясовещательным органом при администрации Костромской области.
Решения ЭКвступают в силу после их утверждения руководителем аппарата администрацииКостромской области. В необходимых случаях (подпункты 1 - 3 пункта 10настоящего Положения) решения комиссии утверждаются только после ихпредварительного согласования (рассмотрения, утверждения) сэкспертно-проверочной комиссией департамента культуры Костромскойобласти (далее –ЭПК). (В редакции Постановления АдминистрацииКостромской области от21.05.2018 № 201-а)
3. Персональныйсостав ЭК назначается распоряжением администрации Костромской области изнаиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений аппаратаадминистрации Костромской области. Председателем ЭК является начальникуправления делопроизводства и организационной работы администрации Костромскойобласти.
В состав ЭКвключаются:
лицо,ответственное за ведение архива администрации Костромской области (секретарькомиссии);
представителиуправления делопроизводства и организационной работы администрации Костромскойобласти, отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации Костромскойобласти и правового управления администрации Костромской области;
член ЭПК – представительОГКУ «Государственный архив Костромской области».
В качествеэкспертов и консультантов к работе ЭК могут привлекаться специалисты научных,общественных и других организаций.
4. В своейработе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Министерства культурыРоссийской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фондаРоссийской Федерации и других архивных документов в органах государственнойвласти, органах местного самоуправления и организациях», приказом Министерствакультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовыхуправленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, суказанием сроков хранения», нормативными и методическими документамиФедерального архивного агентства Российской Федерации и департамента культуры Костромской области, ОГКУ «Государственныйархив Костромской области», типовыми и ведомственными перечнями документов сосроками хранения, правовыми актами губернатора Костромской области иадминистрации Костромской области. (В редакцииПостановления Администрации Костромской области от21.05.2018 № 201-а)
Глава 2.Основные задачи ЭК
5. Основнымизадачами ЭК являются:
1) организация ипроведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства присоставлении номенклатуры дел и формирования дел;
2) организацияи проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивномухранению;
3) организация ипроведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение, втом числе научно-технической, аудиовизуальной, электронной и другой специальнойдокументации.
Глава 3. ФункцииЭК
6. Организует ипроводит работу по ежегодному отбору документов согласно номенклатуре деладминистрации Костромской области для дальнейшего хранения и на уничтожение.
7. Осуществляетметодическое руководство работой по экспертизе ценности документов губернатораКостромской области и администрации Костромской области и по подготовке их кархивному хранению, разработке номенклатуры дел.
8. Участвует вработе по подготовке нормативных и методических материалов по работе сдокументами архивных фондов Костромской области.
9. Рассматриваетпредложения структурных подразделений аппарата администрации Костромскойобласти и в установленном порядке представляет свои решения об изменении илиуточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующиминормативно-методическими пособиями, а также об установлении сроков хранения длядокументов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
10.Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
1) наутверждение ЭПК, а затем на утверждение руководителю аппарата администрацииКостромской области:
описи делпостоянного хранения управленческой и специальной документации,
акты о выделениик уничтожению документов с истекшими сроками хранения с отметкой «ЭПК»;
2) насогласование ЭПК, а затем на утверждение руководителю аппарата администрацииКостромской области:
своднуюноменклатуру дел администрации Костромской области, описи дел по личномусоставу,
акты об утратеили неисправимом повреждении документов постоянного хранения и временного срокахранения с отметкой «ЭПК» в перечнях;
3) нарассмотрение ЭПК предложения об изменении сроков хранения категорий документов,установленных действующими нормативно-методическими пособиями, а также обустановлении сроков хранения для документов, не предусмотренныхнормативно-методическими пособиями;
4) наутверждение руководителю аппарата Костромской области акты об утрате илинеисправимом повреждении документов по личному составу.
11. Управлениеделопроизводства и организационной работы администрации Костромской областисовместно с управлением государственной службы и кадровой работы администрацииКостромской области проводит для сотрудников аппарата администрации Костромскойобласти консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведениимероприятий по повышению их деловой квалификации.
Глава 4. ПраваЭК
12. ЭК имеетправо:
1) в пределахсвоей компетенции давать рекомендации приемным первого заместителя,заместителей губернатора Костромской области, структурным подразделениямаппарата администрации Костромской области (далее структурныеподразделения) по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел вделопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих делпостоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформлениядокументов;
2) запрашиватьот структурных подразделений:
письменныеобъяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документовпостоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личномусоставу,
предложения изаключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
3) заслушиватьна своих заседаниях руководителей структурных подразделений аппарата администрацииКостромской области о ходе подготовки документов к архивному хранению, обусловиях хранения и обеспечения сохранности документов архивных фондовРоссийской Федерации, о причинах утраты документов;
4) приглашать назаседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурныхподразделений аппарата администрации области и других организаций, а такжепредставителей департамента культурыКостромской области и ОГКУ «Государственный архив Костромской области»; (В редакции Постановления Администрации Костромской областиот21.05.2018 № 201-а)
5) ЭК в лице еепредседателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать крассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленныедокументы;
6) информироватьруководство администрации Костромской области по вопросам, относящимся ккомпетенции ЭК;
7) вустановленном порядке представлять администрацию Костромской области в департаменте культуры Костромской области. (В редакции Постановления Администрации Костромской областиот21.05.2018 № 201-а)
Глава 5.Организация работы ЭК
13. ЭК работаетво взаимодействии с ЭПК.
14. Вопросы,относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которыепроводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседания комиссиипротоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на еезаседании не позднее чем через 10 дней.
15. Заседания ЭКсчитаются правомочными, если в заседании принимают участие более половинычленов ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательногоголоса, в голосовании не участвуют.
Решенияпринимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК.При разделении голосов поровну решение принимает председательствующий назаседании (в необходимых случаях по согласованию сдепартаментом культуры Костромской области). (Вредакции Постановления Администрации Костромской области от21.05.2018 № 201-а)
16. Ведениеделопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность заих сохранность возлагается на секретаря ЭК.
Приложение № 2
УТВЕРЖДЕНО
постановлениемадминистрации
Костромскойобласти
от «30» августа2016 г. № 332-а
ПОЛОЖЕНИЕ
обархиве администрации Костромской области
(Вредакции Постановления Администрации Костромской области от21.05.2018 № 201-а)
Глава 1. Общиеположения
1. Документыадминистрации Костромской области, имеющие историческое, научное, социальное,экономическое и политическое значение, являются собственностью Костромскойобласти, входят в состав архивных фондов Костромской области и подлежатпостоянному хранению в ОГКУ «Государственный архив Костромской области».
До передачи напостоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленныхФедеральным законом от 22 октября2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся вадминистрации Костромской области.
2. Аппаратадминистрации Костромской области обеспечивает сохранность, учет, отбор,упорядочение и использование документов архивных фондов Костромской области,образующихся в процессе его деятельности. По истечении сроков временногохранения документов в архиве администрации Костромской области (далее архив) в соответствии с приказомМинистерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Обутверждении правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фондаРоссийской Федерации и других архивных документов в органах государственнойвласти, органах местного самоуправления и организациях» (далее Правила)администрация Костромской области передает эти документы на постоянноехранение.
Все работы,связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов,производятся силами и за счет администрации Костромской области.
За утрату ипорчу документов, включенных в состав архивных фондов Костромской области,должностные лица администрации Костромской области несут ответственность всоответствии с действующим законодательством.
3. Для хранениядокументов архивных фондов Костромской области постоянного, временного срокахранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу,их учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранениеадминистрация Костромской области образует архив.
АдминистрацияКостромской области обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием икадрами.
4. Организация иведение архива возлагаются на сотрудников протокольного отдела управленияделопроизводства и организационной работы администрации Костромской области.
5. В своейработе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», другими федеральными законамив области архивного дела, а также принимаемыми в соответствии с ними иныминормативными правовыми актами Российской Федерации; Правилами, Перечнем типовыхуправленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, суказанием сроков хранения в соответствии с приказом Министерства культурыРоссийской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовыхуправленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, суказанием сроков хранения» и другими нормативно-методическими документамиФедерального архивного агентства Российской Федерации; законами и иныминормативными правовыми актами Костромской области, в том числе методическимидокументами департамента культуры Костромскойобласти и ОГКУ «Государственный архив Костромской области», а также настоящимПоложением. (В редакции Постановления АдминистрацииКостромской области от21.05.2018 № 201-а)
6. Положение обархиве утверждается постановлением администрации Костромской области посогласованию с экспертно-проверочной комиссией департаментакультуры Костромской области (далее – ЭПК). (Вредакции Постановления Администрации Костромской области от21.05.2018 № 201-а)
7. Контроль задеятельностью архива осуществляет начальник управления делопроизводства иорганизационной работы администрации Костромской области.
8.Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляют департамент культуры Костромской области и ОГКУ«Государственный архив Костромской области». (Вредакции Постановления Администрации Костромской области от21.05.2018 № 201-а)
Глава 2. Составдокументов архива
9. В архивпоступают законченные делопроизводством архивные документы:
1) постоянногосрока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности приемных первогозаместителя, заместителей губернатора Костромской области, структурныхподразделений аппарата администрации Костромской области (далее структурныеподразделения), документы временного срока хранения, необходимые в практическойдеятельности, документы по личному составу;
2) служебные иведомственные издания;
3)фотодокументы, видеофонограммы, машиночитаемые (электронные документы);
4)научно-справочный аппарат к документам архива.
Глава 3. Задачии функции архива
10. Основнымизадачами архива являются:
1)комплектование документами, состав которых предусмотрен главой2 настоящего Положения;
2) учет,обеспечение сохранности и использование документов, хранящихся в архиве,создание научно-справочного аппарата к ним;
3) подготовка исвоевременная передача документов, включенных в состав архивных фондовКостромской области, на постоянное хранение в ОГКУ «Государственный архивКостромской области» в соответствии с требованиями, установленными Федеральнымархивным агентством Российской Федерации;
4) осуществлениеконтроля формирования и оформления дел в делопроизводстве администрацииКостромской области.
11.Ответственный за архив в соответствии с возложенными на него задачамиосуществляет следующие функции:
1) принимает непозднее, чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает ихранит документы постоянного, временного сроков хранения и по личному составуструктурных подразделений в упорядоченном состоянии в соответствии стребованиями, установленными Федеральным архивным агентством РоссийскойФедерации;
2) разрабатываети согласовывает с ОГКУ «Государственный архив Костромской области» графикипредставления описей на рассмотрение ЭПК и передачи документов, включенных всостав архивных фондов Костромской области, на постоянное хранение;
3) составляет ипредставляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводствомгодовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу нарассмотрение ЭПК;
4) осуществляетучет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
5) создает,пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиведелам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочнымаппаратом ОГКУ «Государственный архив Костромской области»;
6) организуетиспользование документов, хранящихся в архиве:
информируетруководство и сотрудников аппарата администрации Костромской области о составеи содержании документов архива;
выдает вустановленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного инаучного использования для работы в помещении архива;
исполняетзапросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и подругим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдаеткопии документов и представляет информацию в рамках исполнения запросов;
ведет учетиспользования документов, хранящихся в архиве.
12. Организуетпроведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, участвует вработе экспертной комиссии администрации Костромской области.
13. Составляетсводную номенклатуру дел администрации Костромской области, контролируетправильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовкудел к передаче в архив.
14. Ежегоднопредставляет в ОГКУ «Государственный архив Костромской области» сведения осоставе и объеме документов, хранящихся в архиве, по установленной форме.
15. По истечениисроков временного хранения документов в архиве подготавливает и в установленномпорядке передает на хранение в ОГКУ «Государственный архив Костромской области»документы, включенные в состав архивных фондов Костромской области.
Глава 4. Праваархива
16. Длявыполнения возложенных задач и функций ответственный за архив имеет право:
1)контролировать выполнение установленных правил работы с документами вструктурных подразделениях;
2) запрашиватьот структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетомобеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
3) приниматьучастие в подготовке и проведении совещаний, семинаров и других организационныхмероприятий администрации области по вопросам архивного дела идокументационного обеспечения.
Глава 5.Ответственность за работу архива
17. Начальникуправления делопроизводства и организационной работы администрации Костромскойобласти, начальник протокольного отдела управления делопроизводства иорганизационной работы администрации Костромской области и специалист,ответственный за ведение архива, несут ответственность за выполнениевозложенных на архив задач и функций в объеме, предусмотренном их должностнымиобязанностями.