Постановление Губернатора Костромской области от 04.06.2019 № 103

 

 

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

ГУБЕРНАТОРА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

 

от  "4"   июня   2019  года   № 103

 

г. Кострома

 

Об утверждении положений об экспертнойкомиссии администрации Костромской области и архиве администрации Костромскойобласти

 

(В редакции Постановлений ГубернатораКостромской области от09.02.2021 г. № 26)

 

В целях приведениянормативного правового акта Костромской области в соответствие с Федеральнымзаконом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РоссийскойФедерации», приказами Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года №42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации», от 11 апреля 2018года № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссииорганизации»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить:

1) положение об экспертнойкомиссии администрации Костромской области (приложение № 1);

2) положение об архивеадминистрации Костромской области (приложение № 2).

2. Наделить управляющего делами администрации Костромской областифункциями по утверждению описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)сроков хранения, по личному составу, актов о выделении к уничтожению архивныхдокументов, не подлежащих хранению, об утрате документов, о неисправимыхповреждениях архивных документов. (В редакции Постановления Губернатора Костромской области от09.02.2021 г. № 26)

3. Настоящее постановлениевступает в силу со дня его официального опубликования.

 

 

Губернаторобласти                                                                      С. Ситников

 

 

Приложение № 1

 

УТВЕРЖДЕНО

постановлением губернатора

Костромской области

от «4» июня2019 г. № 103

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии администрации Костромскойобласти

 

(В редакции Постановлений ГубернатораКостромской области от09.02.2021 г. № 26)

 

Глава 1. Общие положения

 

1. Экспертная комиссия администрацииКостромской области (далее – ЭК) создается вцелях организации и проведения методической и практической работы по экспертизеценности документов, образовавшихся в процессе деятельности администрацииКостромской области.

2. ЭК является совещательныморганом, образованным при администрации Костромской области, и действует наосновании положения об ЭК, утвержденного постановлением губернатора Костромскойобласти, предварительно согласованным с экспертно-проверочной комиссиейдепартамента культуры Костромской области (далее - ЭПК) . (В редакции ПостановленияГубернатора Костромской области от09.02.2021 г. № 26)

3. Персональный состав ЭКутверждается распоряжением губернатора Костромской области.

В состав ЭК включаются:

начальник управленияделопроизводства и организационной работы администрации Костромской области(председатель комиссии);

лицо, ответственное за ведениеархива администрации Костромской области (секретарь комиссии);

помощники первого заместителягубернатора Костромской области, заместителей губернатора Костромской области;

представители управленияделопроизводства и организационной работы администрации Костромской области,правового управления администрации Костромской области, управления цифровогоразвития администрации Костромской области, отдела бухгалтерского учета иотчетности администрации Костромской области, областного государственногоказенного учреждения «Государственный архив Костромской области» (член ЭПК).

(Пункт 3 в редакцииПостановления Губернатора Костромской области от05.11.2019 г. № 200)

4. В своей работе ЭКруководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Обархивном деле в Российской Федерации», приказами Министерства культурыРоссийской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органахгосударственной власти, органах местного самоуправления и организациях», от 20декабря 2019 года № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивныхдокументов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года № 71 «Обутверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местногосамоуправления», Законом Костромской области от 28 апреля 2006 года № 17-4-ЗКО«О формировании и содержании архивных фондов Костромской области», иныминормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства,локальными нормативными актами и настоящим Положением . (В редакции ПостановленияГубернатора Костромской области от09.02.2021 г. № 26)

 

Глава 2. Функции ЭК

 

5. ЭК осуществляет следующие функции:

1) организуетежегодный отбор дел, образующихся в деятельности администрации Костромскойобласти, для хранения и уничтожения;

2) рассматривает и принимает решения осогласовании:

описей делпостоянного хранения управленческой документации,

описей дел по личномусоставу,

описей дел временных(свыше 10 лет) сроков хранения,

номенклатуры деладминистрации Костромской области,

актов о выделении куничтожению документов, не подлежащих хранению,

актов об утрате документов,

актов о неисправимом повреждении архивныхдокументов,

предложенийструктурных подразделений и сотрудников аппарата администрации Костромскойобласти об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных(предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнямидокументов, образующихся в процессе деятельности администрации Костромскойобласти, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их насогласование ЭПК,

проектов локальныхнормативных актов и методических документов администрации Костромской областипо делопроизводству и архивному делу;

3) обеспечиваетпредставление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянногохранения управленческой документации;

4) обеспечиваетпредставление на согласование ЭПК согласованные ЭК описи дел по личномусоставу, номенклатуру дел администрации Костромской области;

5) обеспечиваетпредставление на согласование ЭПК актов об утрате документов и актов онеисправимых повреждениях архивных документов;

6) организует совместно с управлениемделопроизводства и организационной работы администрации Костромской области,управлением государственной службы и кадровой работы администрации Костромскойобласти консультации для сотрудников аппарата администрации Костромской областипо вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует вподготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

 

Глава 3. Права ЭК

 

6. ЭК имеет право:

1) давать рекомендацииструктурным подразделениям и сотрудникам аппарата администрации Костромскойобласти по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел вделопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих делпостоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформлениядокументов для передачи в архив администрации Костромской области (далее –архив);

2) запрашиватьот структурных подразделений и сотрудников аппарата администрации Костромскойобласти:

письменные объясненияо причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документовпостоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числедокументов по личному составу, а также документов временных (до 10 летвключительно) сроков хранения с отметкой «ЭПК»,

предложения изаключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3) заслушиватьна своих заседаниях руководителей структурных подразделений и сотрудниковаппарата администрации Костромской области о ходе подготовки документов кпередаче на хранение в архив, об условиях хранения и обеспечения сохранностидокументов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утратыдокументов;

4) приглашать назаседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественныхи иных организаций;

5) не приниматьк рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениемПравил организации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных органах, органах местного самоуправления и организациях,утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта2015 года № 526;

6) информироватьгубернатора Костромской области по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

 

 

Глава 4. Организация работыЭК

 

7. ЭК взаимодействует с ЭПК, а также собластным государственным казенным учреждением «Государственный архивКостромской области».

8. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК,рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Всезаседания ЭК протоколируются.

9. Заседание ЭК и принятые решениясчитаются правомочными, если на заседании присутствует более половины членов ЭК. (В редакции Постановления Губернатора Костромскойобласти от09.02.2021 г. № 26)

10. Решения ЭК принимаются покаждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих назаседании членов ЭК. При равном количестве голосов членов ЭК голос председателяЭК является решающим.

Право решающего голоса имеюттолько члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют правосовещательного голоса.

(Пункт 10 в редакцииПостановления Губернатора Костромской области от09.02.2021 г. № 26)

11. Ведение делопроизводства ЭКвозлагается на секретаря ЭК.

 

 

Приложение № 2

 

УТВЕРЖДЕНО

постановлением губернатора

Костромской области

от «4» июня2019 г. № 103

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве администрации Костромской области

 

(В редакции Постановления ГубернатораКостромской области от09.02.2021 г. № 26)

 

 

Глава 1. Общие положения

 

1. Положение об архиве администрацииКостромской области (далее – архив) определяет статус архива, его задачи,функции, права и состав документов.

Положение об архиве согласовывается сэкспертно-проверочной комиссией департамента культуры Костромской области(далее – ЭПК) и утверждается постановлением губернатора Костромской области.

Организация и ведение архиваосуществляется управлением делопроизводства и организационной работы администрацииКостромской области, а также отделом хозяйственного и материально-техническогообеспечения администрации Костромской области в части обеспечения нормативныхусловий хранения документов.

2. Архив в своей деятельностируководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Обархивном деле в Российской Федерации», приказами Министерства культурыРоссийской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органахгосударственной власти, органах местного самоуправления и организациях», от 20декабря 2019 года № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивныхдокументов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года № 71 «Обутверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местногосамоуправления», Законом Костромской области от 28 апреля 2006 года № 17-4-ЗКО«О формировании и содержании архивных фондов Костромской области», иныминормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства,локальными нормативными актами и настоящим Положением. (В редакцииПостановления Губернатора Костромской области от09.02.2021 г. № 26)

 

Глава 2. Состав документовархива

 

3. Архив хранит:

1) документыпостоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документыпо личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации Костромскойобласти;

2) документывременных (до 10 лет включительно) сроков хранения с отметкой «ЭПК»,образовавшиеся в деятельности администрации Костромской области;

3) документы поличному составу исполнительного комитета Костромского областного Советанародных депутатов;

4)справочно-поисковые средства к документам и учетные документы администрацииКостромской области, исполнительного комитета Костромского областного Советанародных депутатов. 

 

Глава 3. Задачи архива

 

4. К задачам архива относятся:

1) организацияхранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящегоПоложения;

2) комплектованиеархива документами, образовавшимися в деятельности администрации Костромскойобласти;

3) учетдокументов, находящихся на хранении в архиве;

4)использование документов, находящихся на хранении в архиве;

5) подготовкаи своевременная передача документов, включенных в состав Архивного фондаРоссийской Федерации, на постоянное хранение в областное государственноеказенное учреждение «Государственный архив Костромской области» (далее – ОГКУ«ГАКО»);

6) методическоеруководство и контроль за формированием и оформлением дел, образовавшихся вадминистрации Костромской области, и своевременной передачей их в архив.

 

Глава 4. Функции архива

 

5. Архив осуществляет следующие функции:

1) организует приемдокументов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в томчисле по личному составу, а также документов временных (до 10 лет включительно)сроков хранения с отметкой «ЭПК», образовавшихся в деятельности администрацииКостромской области, в соответствии с утвержденным графиком;

2) ведет учетдокументов и архивных фондов, находящихся на хранении в архиве;

3) представляетОГКУ «ГАКО» учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов всоответствии с порядком государственного учета документов Архивного фондаРоссийской Федерации;

4) систематизируети размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в ходеосуществления деятельности администрации Костромской области;

5) осуществляетподготовку и представляет:

на рассмотрение исогласование экспертной комиссии администрации Костромской области:

описи дел постоянногохранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личномусоставу,

акты о выделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,

акты об утратедокументов,

акты о неисправимыхповреждениях архивных документов;

на утверждение ЭПКописи дел постоянного хранения;

на согласование ЭПК:

описи дел по личномусоставу;

акты об утратедокументов,

акты о неисправимыхповреждениях архивных документов;

на утверждение управляющему делами администрации Костромскойобласти: (В редакции Постановления ГубернатораКостромской области от09.02.2021 г. № 26)

описи дел постоянногохранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числеописи дел по личному составу,

акты о выделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,

акты об утрате документов,

акты о неисправимыхповреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК;

6) организуетпередачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранениев ОГКУ «ГАКО»;

7) организует ипроводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроковхранения, а также документов временных(до 10 лет включительно) сроков хранения с отметкой «ЭПК», находящихся нахранении в архиве, в целях отбора документов для включения в состав Архивногофонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащихдальнейшему хранению;

8) проводитсовместно с отделом хозяйственного и материально-технического обеспеченияадминистрации Костромской области мероприятия по обеспечению сохранностидокументов, находящихся на хранении в архиве;

9) организуетинформирование руководства и сотрудников аппарата администрации Костромскойобласти о составе и содержании документов архива;

10) информируетпользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

11)   организуетвыдачу документов и дел во временное пользование;

12) исполняетзапросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки иархивные справки;

13) ведет учетиспользования документов архива;

14) осуществляетведение справочно-поисковых средств к документам архива;

15) участвует вразработке локальных нормативных актов по вопросам архивного дела иделопроизводства;

16) составляетноменклатуру дел администрации Костромской области;

17) оказываетметодическую помощь структурным подразделениям и сотрудникам аппаратаадминистрации Костромской области в формировании и оформлении дел и подготовкеих к передаче в архив.

 

Глава 5. Права архива

 

6. Архив имеет право:

1) представлятьгубернатору Костромской области предложения по совершенствованию организациихранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве;

2) запрашиватьот структурных подразделений и сотрудников аппарата администрации Костромскойобласти сведения, необходимые для работы архива;

3) даватьрекомендации структурным подразделениям и сотрудникам аппарата администрацииКостромской области по вопросам, относящимся к компетенции архива;

4) информироватьструктурные подразделения и сотрудников аппарата администрации Костромскойобласти о необходимости передачи документов в архив в соответствии сутвержденным графиком;

5) приниматьучастие в заседаниях ЭПК.

 

___________________