Приложение к Постановлению от 25.06.2004 г № 1830
Приложения к положениям, как правило, подписывает руководитель подразделений, отвечающий за его подготовку.
Утверждается положение путем издания приказа или постановлением грифа утверждения.
4.2.7.Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление (решение) печатается полностью.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.
4.2.8.Акт - служебный документ, подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, но в отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Акты оформляются на специальных бланках или стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты.
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу. Все составные части грифа разделяются 1,5 межстрочным интервалом.
Наименование вида документа - слово АКТ отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру.
4.2.9.Докладная записка - служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
4.2.10.Служебная записка - документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри Администрации (кроме прямых руководителей).
5.Номенклатура дел
5.1.Общие понятия.
5.1.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве администрации, ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
5.1.2.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела с целью их систематизации, учета, определения сроков хранения дел, обеспечения сохранности документов и их оперативного поиска.
5.1.3.Номенклатура дел каждого структурного подразделения администрации оформляется на общем бланке подразделения, подписывается ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, визируется начальником архивного отдела администрации и утверждается руководителем подразделения в двух экземплярах, после чего один экземпляр передается в архивный отдел, второй остается в структурном подразделении.
5.2.Составление номенклатуры дел.
5.2.1.Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года (до 1 декабря) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
5.2.2.В течение года по согласованию с руководителем структурного подразделения в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
5.2.3.Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности администрации, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Костромы, Регламентом администрации города Костромы, положением о структурном подразделении, штатным расписанием, номенклатурой дел за предыдущий год, "Перечнем документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения".
5.2.4.Названиями разделов номенклатуры дел являются названия отделов и служб, входящих в структурное подразделение администрации согласно штатному расписанию.
5.3.Содержание номенклатуры дел.
5.3.1.В графе 1 номенклатуры дел проставляют индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы обозначаются арабскими цифрами.
5.3.2.В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя структурного подразделения. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать содержание документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовке дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
5.3.3.В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании года.
5.3.4.В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по "Перечню дел, образующихся в деятельности организаций". Если установление срока хранения дела вызывает затруднение, то он устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).
5.3.5.В графе 5 "Примечание" в течение года проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дела в другое подразделение или учреждение.
5.3.6.По окончании календарного года в конце номенклатуры дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел. Эти данные в обязательном порядке сообщаются в архивный отдел администрации и служат основой для составления перечней дел, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел.
6.Порядок формирования дел
6.1.Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
6.2.При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, документы учебных заведений и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
6.3.Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке по датам. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов оформляются отдельным томом.
6.4.Распорядительные документы группируются в дела по видам и в хронологии с относящимися к ним приложениями:
положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
поручения вышестоящих органов и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности структурного подразделения;
утвержденные документы группируются отдельно от их проектов;
переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом -запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.Передача дел на архивное хранение
7.1.В архивный отдел администрации дела передаются на хранение по истечении одного календарного года после завершения дел делопроизводством. Исключение составляют случаи, когда дела интенсивно используются в текущей работе структурных подразделений или дела необходимы для проведения ревизии или проверки работы структурного подразделения. В этом случае сроки передачи дел на архивное хранение согласовываются дополнительно.
7.2.Передача дел производится по графику, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному главой администрации.
7.3.Передача дел в архивный отдел производится по акту работником, ответственным за текущее делопроизводство в структурном подразделении.
7.4.Передаче на архивное хранение подлежат дела постоянного, временного хранения, дела по личному составу.
7.5.Передача дел осуществляется согласно перечню, составляемому на основании номенклатуры дел за год, в котором дела были образованы. В итоговой записи перечня указывается общее количество дел постоянного и временного хранения. Перечень утверждается руководителем структурного подразделения.
7.6.Акт о передаче дел на архивное хранение и прилагаемый к нему перечень составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр остается на постоянное хранение в структурном подразделении, второй экземпляр - в архивном отделе. Оба экземпляра подписываются лицами, производящими прием-передачу дел на архивное хранение.
8.Заключительные и переходные положения
8.1.Настоящая Инструкция вступает в силу с 1 июля 2004 года.
8.2.После 1 января 2006 года настоящая Инструкция применяется в части, не противоречащей Уставу муниципального образования городского округа город Кострома и Регламенту Администрации города Костромы, с учетом следующих положений:
1) термины "администрация города Костромы", "глава самоуправления города Костромы", "структурные подразделения администрации" применяется для обозначения соответственно Администрации города Костромы, Главы города Костромы, отраслевых (функциональных) органов Администрации;
2) ссылки на организационно-распорядительные документы администрации города Костромы приравниваются к ссылкам на соответствующие документы Главы города Костромы, должностных лиц Администрации.
(раздел 8 в ред. постановления администрации г. Костромы от 30.12.2005 N 3909)