Постановление Администрации города Костромы от 14.02.2001 № 504
Об отделе по организационной работе и документообороту администрации города
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 февраля 2001 г. N 504 Утратил силу - Постановление Администрации города Костромы от 23.08.2004 г. N 2502 ОБ ОТДЕЛЕ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТУ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА В соответствии с постановлением главы самоуправления N 446 от 09.02.2001 г. "Об утверждении структуры управления делами администрации города" и в целях совершенствования работы по организационно - документационному обеспечению администрации города, постановляю: 1. Образовать отдел по организационной работе и документообороту администрации города. Установить, что указанный отдел находится в непосредственном подчинении управляющего делами администрации города. 2. Назначить заместителем управляющего делами, начальником отдела по организационной работе и документообороту администрации города с 12 февраля 2001 года Матвееву Нину Георгиевну с окладом согласно заключенному контракту. 3. Утвердить Положение об отделе по организационной работе и документообороту администрации города (приложение N 1). 4. Утвердить должностную инструкцию заместителя управляющего делами, начальника отдела по организационной работе и документообороту администрации города (приложение N 2). 5. Утвердить структуру и штатное расписание отдела по организационной работе и документообороту администрации города (приложение N 3). Глава самоуправления г. Костромы Б.К.КОРОБОВ Приложение N 1 к постановлению главы самоуправления г. Костромы от 14.02.2001 г. N 504 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТУ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 1. Общая часть 1.1. Отдел по организационной работе и документообороту (далее - именуется отдел) является структурным подразделением администрации города. 1.2. Отдел создается, реорганизуется, ликвидируется главой самоуправления города и подчиняется в своей деятельности заместителю главы администрации, управляющему делами. 1.3. Отдел образуется с целью организационного и документационного обеспечения деятельности администрации города. 1.4. В своей работе отдел руководствуется Конституцией РФ, действующим законодательством РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, нормативными актами органов государственной власти и управления. Уставом города Костромы, решениями городской Думы, регламентом администрации города, постановлениями и распоряжениями главы самоуправления города и настоящим Положением. 2. Основные задачи Основными задачами отдела являются: 2.1. Организационное и документационное обеспечение деятельности администрации города. 2.2. Организация и ведение информационно - справочной работы по распорядительным документам органов городского самоуправления и высших должностных лиц в администрации города. 2.3. Разработка, формирование и сопровождение базы данных (на бумажных носителях и в электронной версии) исполнительно - распорядительной документации администрации города. 2.4. Формирование потоков входящей и исходящей корреспонденции, осуществление контрольных полномочий за ее исполнением, а также за ведением делопроизводства в структурных подразделениях администрации. 2.5. Обеспечение взаимодействия администрации г. Костромы с городской Думой по организационным вопросам. 2.6. Осуществление подготовительной организационной работы по проведению выборов в органы государственной власти и местного самоуправления, референдумов. 2.7. Обеспечение сотрудничества органов самоуправления города с политическими партиями, общественными объединениями, религиозными организациями, общинами и объединениями. 3. Функции Отдел по организационной работе и документообороту в соответствии с возложенными на него задачами: 3.1. Формирует перспективный (годовой), квартальный планы работы администрации города, осуществляет контроль за сроками их выполнения. О результатах ежеквартально информирует главу самоуправления. 3.2. В целях координации деятельности администрации города ее органов и подразделений ежемесячно составляет календарный план основных мероприятий администрации города, доводит его до сведения заинтересованных лиц. 3.3. Готовит календарь юбилейных и круглых дат предприятий, организаций, учреждений, учебных заведений города, а также перечень персональных юбилеев. 3.4. Осуществляет организационно - техническое обеспечение Совета администрации. Совета инспекций и других консультационно - совещательных органов при главе самоуправления: - готовит повестки заседаний, совещаний; - организует явку участников; - формирует, размножает и раздает документы, подлежащие рассмотрению; - ведет протоколы заседаний, совещаний, аудиозапись, а также при необходимости стенографию; - осуществляет контроль за доработкой документов, рассмотренных на заседаниях, совещаниях; - ведет учет и контроль за выполнением критических замечаний и предложений, высказанных на совещаниях и заседаниях. 3.5. Осуществляет организационное обеспечение деятельности общественного городского Совета, политического Совета, молодежного муниципалитета при главе самоуправления города Костромы. 3.6. Готовит тексты и направляет поздравительные открытки трудовым коллективам, представителям творческой интеллигенции, ветеранам - бывшим работникам исполнительных органов г. Костромы, в связи с государственными праздниками. 3.7. Осуществляет оформление материалов по присвоению звания "Почетный гражданин города Костромы", "Ветеран труда", для представления к награждению медалью "За доблестный труд в годы ВОВ 1941 - 1945 гг.". 3.8. Обеспечивает связь администрации с Почетными гражданами города, ветеранами труда - бывшими работниками горисполкома, администрации города. 3.9. Осуществляет содействие городской избирательной комиссии по подготовке и проведению выборов в органы государственной власти и местного самоуправления, референдумов. 3.10. Обеспечивает сотрудничество с политическими партиями, общественными объединениями, религиозными организациями, общинами, объединениями. 3.11. Организует работу и контролирует исполнение должностных обязанностей группы секретарей - референтов администрации города. 3.12. Обеспечивает контроль за правильным составлением и оформлением структурными подразделениями администрации проектов постановлений и распоряжений, наличие соответствующих согласований, виз, заключений, пояснительных записок, классификационного кода распорядительного документа. 3.13. Обеспечивает контроль за своевременным и качественным выпуском распорядительных документов, а также контроль за исполнением корреспонденции в установленные регламентом сроки, отправлением их исполнителям, заинтересованным предприятиям, учреждениям, организациям, должностным лицам и гражданам, за исполнением резолюций главы города, содержащихся на документах и материалах Президента РФ, Федерального собрания РФ, Правительства РФ, органов государственной власти Костромской области. 3.14. Обеспечивает формирование протоколов распорядительных документов главы самоуправления в сборники, городскую прокуратуру. 3.15. Обеспечивает организацию компьютерной системы поиска принятых главой самоуправления города распорядительных документов. 3.16. Несет ответственность за сохранность документов. 3.17. Производит выдачу копий постановлений и распоряжений главы администрации по запросу структурных подразделений администрации, а также предприятий и граждан города. 3.18. Периодически проводит учебу с руководителями структурных подразделений и со специалистами по внедрению новой технологической системы оформления и обработки документов. 3.19. Организует подготовку документов в режиме администратора графической станции. 3.20. Организует работу по индексированию исполнительно - распорядительных документов в электронной базе данных согласно единому тематическому рубрикатору. 3.21. Сдает документы в архив в соответствии с действующими правилами. 3.22. Организует работу по ксерокопированию документов и материалов и при необходимости машинописную работу, прием и отправление корреспонденции. 3.23. Организует контроль за доработкой документов в режиме "электронной почты" в рамках единого документооборота администрации и ее структурных подразделений. 4. Права Работники отдела по организационной работе и документообороту имеют право: 4.1. Присутствовать на заседаниях городской Думы, постоянных комиссий Думы (по согласованию с председателем Совета Думы). Совета администрации города, совещаниях работников отделов и управлений администрации города. 4.2. Пользоваться в установленном порядке информационными базами данных администрации города. 4.3. Запрашивать по поручению главы самоуправления от комитетов, управлений, отделов администрации города, а также от предприятий, учреждений и организаций необходимые материалы, справки. 4.4. Возвращать на доработку некачественно подготовленные документы, вносимые на рассмотрение Совета администрации и представляемые на подпись главе самоуправления города. 4.5. Требовать от структурных подразделений администрации исполнения регламента администрации города, инструкции по делопроизводству. 4.6. Вносить предложения по совершенствованию работы администрации города по вопросам, отнесенным к ведению отдела. 5. Ответственность Отдел несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, а также за неисполнение в необходимых случаях предоставленных ей прав. 6. Организация деятельности 6.1. Структура и штатное расписание отдела утверждается главой самоуправления. 6.2. Руководителем отдела является зам. управделами, который назначается на должность и освобождается от нее распоряжением главы самоуправления по представлению управляющего делами и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач. Руководитель отдела должен иметь высшее образование. 6.3. Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от нее главой самоуправления города, по представлению руководителя отдела. Работники отдела выполняют работу по осуществлению поставленных перед отделом задач, в соответствии с должностными инструкциями и распределением обязанностей в отделе. 6.4. Оплата труда работников отдела производится в соответствии с должностным окладом, согласно реестру муниципальных должностей и ст. 14 Положения "О муниципальной службе в городе Костроме". 6.5. Отдел отчитывается о своей работе перед управляющим делами администрации города. 6.6. Отдел финансируется за счет бюджета. Правами юридического лица не обладает, имеет круглую печать со своим наименованием. Приложение N 2 к постановлению главы самоуправления г. Костромы от 14.02.2001 г. N 504 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ УПРАВЛЯЮЩЕГО ДЕЛАМИ, НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТУ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 1. Общие положения 1.1. Заместитель управляющего делами, начальник отдела по организационной работе и документообороту (далее - начальник отдела), является руководителем структурного подразделения администрации города и занимает главную муниципальную должность муниципальной службы (4 группа). 1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от должности главой самоуправления г. Костромы по представлению управляющего делами. 1.3. В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности выполняет зам. начальника по документационному обеспечению. 1.4. Начальник отдела подчиняется в своей работе непосредственно управляющему делами. 1.5. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется законодательством РФ и Костромской области, Уставом города Костромы, постановлениями и распоряжениями главы самоуправления г. Костромы, регламентом администрации города, решениями органов самоуправления, настоящей должностной инструкцией. 2. Основные задачи и обязанности Основными задачами начальника отдела является: 2.1. Обеспечение организации деятельности, качественного и своевременного выполнения задач и функций отдела, а также курируемых отделов, архивного и ЗАГС. 2.2. На начальника отдела возлагаются следующие обязанности: 2.2.1. Заниматься подбором, расстановкой и обучением кадров, обеспечивать строгое соблюдение работниками отдела трудовой и служебной дисциплины. 2.2.2. Принимать решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности отдела. 2.2.3. Организовывать и обеспечивать деятельность администрации города (планирование работы администрации города, организация подготовки и проведения заседаний Совета администрации, планерных совещаний главы самоуправления). 2.2.4. Обеспечивать взаимодействие администрации г. Костромы с городской Думой по организационным вопросам. 2.2.5. Осуществлять сотрудничество органов самоуправления города с общественными, политическими, религиозными и иными организациями и объединениями, молодежным муниципалитетом. 2.2.6. Контролировать качество подготовки документов, представляемых на визу управляющему делами. 2.2.7. Обеспечивать контроль за своевременным и качественным прохождением документооборота в администрации. 2.2.8. Осуществлять контроль за исполнением постановлений, распоряжений, находящихся на контроле у зам. главы администрации, управляющего делами. 2.2.9. Обеспечивать отдел через хозяйственную службу необходимыми канцелярскими принадлежностями. 2.2.10. Принимать управленческие решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности отдела. 2.2.11. Выполнять поручения, данные управляющим делами. 2.2.12. Организовывать работу по подготовке и проведению выборов в органы государственной власти, местного самоуправления и референдумов. 3. Права Начальник отдела имеет право: 3.1. Участвовать в работе Совета администрации, совещаниях при главе самоуправления, вносить предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела. Присутствовать на заседаниях городской Думы, постоянных комиссий Думы (по согласованию с председателем Совета Думы). 3.2. Привлекать для подготовки вопросов на заседания Совета администрации, совещаний, созываемых по инициативе главы самоуправления и их проведения, работников иных структурных подразделений администрации города. 3.3. Требовать от соответствующих органов и должностных лиц выполнения организационно - технических мероприятий по подготовке и проведению выборов, референдумов. 3.4. Вести переписку с другими организациями. 3.5. Пользоваться в установленном порядке базами данных администрации города. 3.6. Запрашивать от управлений, отделов администрации города, от предприятий, учреждений и организаций материалы, справки, информации, необходимые для осуществления своих функций. 3.7. Возвращать на доработку проекты документов, идущих на визу управляющему делами или вносимых на рассмотрение Совета администрации, в случае их недостаточной проработки или несоответствия требованию регламента. 3.8. Предоставлять предложения по структуре и штатной численности отдела. 3.9. Утверждать должностные инструкции работников отдела и контролировать их соблюдение. 3.10. Издавать приказы по отделу по вопросам, входящим в компетенцию начальника. 3.11. Решать вопросы перестановки кадров на рабочих местах в случае производственной необходимости. 3.12. Устанавливать, исходя из производственной необходимости, своими приказами взаимозаменяемость между работниками отдела. 4. Ответственность 4.1. Начальник отдела несет ответственность за своевременное и качественное выполнение задач, обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, а также неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав. 5. Требования к работнику 5.1. На должность начальника отдела утверждается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы на должностях руководителя, относящихся к муниципальной службе, не менее 5 лет. 5.2. Начальник отдела должен обладать организаторскими способностями, профессиональными знаниями, умением работать с людьми, чувством ответственности, дисциплинированностью, а также соответствовать другим требованиям, предъявляемым к муниципальным служащим г. Костромы. ---------------------------------------------------------