Постановление Администрации города Костромы от 03.07.2001 № 2332
Об инструкции по делопроизводству администрации г. Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 3 июля 2001 г. N 2332 Утратил силу - Постановление Администрации города Костромы от 25.06.2004 г. N 1830 ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АДМИНИСТРАЦИИ Г. КОСТРОМЫ В связи с принятием нового регламента работы администрации города Костромы и в целях обеспечения единого документооборота в структурных подразделениях администрации, постановляю: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации г. Костромы. 2. Постановление главы администрации N 67 от 09.01.98 "Об инструкции по делопроизводству администрации города Костромы" считать утратившим силу. Глава самоуправления г. Костромы Б.К.КОРОБОВ Приложение к постановлению главы самоуправления г. Костромы от 03.07.2001 г. N 2332 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. КОСТРОМЫ 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера в отделах, управлениях и других структурных подразделениях администрации города. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи машинных носителей информации. 1.2. Документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением в структурных подразделениях администрации города единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на отдел по оргработе и документообороту управления делами администрации г. Костромы. 1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех подразделений администрации. Работники подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными. 1.4. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений определяют сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, которые обеспечивают учет, сохранность и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство подразделений о состоянии их исполнения, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передачу их на хранение в архив, а также ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.5. Лица, назначенные ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны пройти в отделе по оргработе и документообороту инструктаж по ведению делопроизводства и ознакомиться с настоящей Инструкцией. 1.6. Права, обязанности и ответственность сотрудников, осуществляющих работу по делопроизводству в администрации, установлены должностными инструкциями. 2. Общие правила подготовки и оформления документов 2.1. Документ принимается к делопроизводству при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись. Расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р6.0-97 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Состав реквизитов может быть дополнен, если того требует назначение документа. 2.2. Бланки документов Документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. В администрации города имеются 5 видов бланков: "Глава самоуправления г. Костромы" (подписывает глава самоуправления города, печатаются инициалы и фамилия главы самоуправления) (приложение 1); "Администрация города Костромы" (подписывают заместители главы администрации с полным указанием должности, инициалов и фамилии) (приложение 2); постановление (подписывает глава самоуправления г. Костромы или лицо его замещающее) (приложение 3); распоряжение (подписывает глава самоуправления или лицо его замещающее) (приложение 4); бланки структурных подразделений администрации (приложение 5). 2.3. Оформление реквизитов документов: 2.3.1. Изображение герба города Костромы Изображение герба при продольном расположении реквизитов помещается в центре верхнего поля (правовые акты: постановления, распоряжения), а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации - автора (письма). 2.3.2. Наименование организации. Наименование организации должно всегда соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться в соответствии с наименованием, утвержденным уставом, положением, учредительным договором. 2.3.3. Наименование структурного подразделения. 2.3.4. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер факса, номер телефона, адрес электронной почты. 2.3.5. Название вида документа. 2.3.6. Дата документа. На документе указывается дата его подписания, проставляемая тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например, 13.03.00 или 13.03.2000). Датой документа является дата его подписания; для утверждаемого документа - дата утверждения. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например: 03.04.99. Слово "год" или "г." не ставится. Словесноцифровой способ оформления дат (21 мая 2001 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организации и граждан. 2.3.7. Индекс. Индекс документа, подписанного главой самоуправления или его заместителями, состоит из индекса по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера. Например: 02-5/1860, где 02-5 - индекс по номенклатуре дел, 1860 - порядковый регистрационный номер. Отправляемому из структурного подразделения администрации документу присваивается исходящий номер, в котором индекс по номенклатуре дел может отсутствовать. Исходящая документация регистрируется в журнале исходящих документов (приложение 6). 2.3.8. Ссылка на индекс и дату входящего документа. Ссылка на индекс и дату документа, на который дается ответ, указывается в специально отведенном для этого месте бланка письма (N 02- 3/1550 от 27.02.99). 2.3.9. Адресат. Документы адресуются в организацию, структурное подразделение или конкретному лицу. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. При направлении документа в организацию или структурное подразделение наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например: Министерство культуры Российской Федерации Отдел библиотек Или Заместителю Министра общего и профессионального образования Российской Федерации Петрову А.И. При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Руководителям администраций городов и районов Костромской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, структурные подразделения администраций субъектов федерации, муниципальных образований и постоянным корреспондентам. При направлении документов разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес. Адрес указывается ниже наименования адресата. Например: Генеральному директору акционерного общества "Енисейское пароходство" Васильеву И. А. 660049, г. Красноярск, ул. Бограта, 15 В ответах на обращения граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата, если они известны. 2.3.10. Гриф утверждения На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты. Например: УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы администрации города Костромы личная подпись, инициалы, фамилия 12.05.2000 При утверждении документа приказом или постановлением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Приказ директора МУП "Жилищное хозяйство" от 20.06.2000 N 187 При утверждении документа руководителями двух организаций грифы утверждения располагаются на одном уровне. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются один под другим в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. 2.3.11. Гриф согласования Гриф согласования располагается слева, ниже подписи, на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например: СОГЛАСОВАНО Начальник управления капитального строительства _____________ И.К.Иванов (подпись) 12.04.2000 или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания (наименование коллегиального органа) 30.03.2000 Если грифов несколько, то они располагаются на отдельном листе согласования. 2.3.12. Резолюция В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). 2.3.13. Заголовок к тексту Заголовок к тексту составляется в документах формата А4 независимо от его назначения. Заголовок размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. Заголовок к тексту, содержащему менее восьми строк, не ставится, кроме телеграмм, телефонограмм и извещений, оформленных на бланке формата А5 (210 х 148). Исполнитель составляет к документам заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "О чем ?": "Об изменении ...", "О выделении...". Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста. 2.3.14. Текст документа Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документы по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. 2.3.15. Отметка о наличии приложения Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме: Приложение: на ...... л. (листах), в .... экз. Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого. Приложения: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз. При наличии нескольких приложений они нумеруются. 2.3.16. Подпись При подписании документов указывается полное наименование должности и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Служебные документы подписываются руководителями администрации города или структурных подразделений При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Заместитель главы администрации, управляющий делами подпись В.Е.Тимофеев Главный бухгалтер подпись Г.В.Яковенко Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например: Директор фирмы "Маяк" Директор OAО "Электрон" подпись А.И.Иванов подпись М.В.Егоров Экземпляры документов (постановлений, распоряжений), остающихся в делах администрации, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования, за исключением копий исходящих писем, которые вместо подписи содержат отметку о заверении копий. В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии подпись Н.В.Куликов Члены комиссии: подпись К.М.Артемьева подпись С.П.Матвеев подпись В.А.Филатов Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ ("Зам.", "И.о.") и его фамилия. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности. 2.3.17. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителем. Виза проставляется на 2-м экземпляре на нижнем поле. 2.3.18. Печать Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. В делопроизводстве администрации города применяются печати: гербовая, простая. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ и подлинную подпись. Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию. Простая печать проставляется на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов. 2.3.19. Фамилия исполнителя, номер его телефона В левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. 2.3.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Если имеется документ, свидетельствующий об исполнении, отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна состоять из следующих данных: слов "в дело", записи об исполнении документа, подписи руководителя структурного подразделения или непосредственного исполнителя даты направления документа в дело. Если к документу не приложена копия ответного письма, из которого видно, как решен вопрос, исполнитель делает запись о том, когда и как исполнен документа. Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дело не подшиваются. 2.3.21. Отметка о поступлении Отметка располагается в нижней части первого листа документа и включает наименование организации - получателя документа, дату поступления и его индекс. Регистрация входящей документации производится в журнале регистрации входящих документов (приложение 7). 2.3.22. Нумерация страниц В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания. 3. Организация документооборота 3.1. Порядок приема и обработки поступающей корреспонденции 3.1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию города на имя главы самоуправления и его заместителей, принимается и регистрируется в отделе по оргработе и документообороту. Корреспонденция, адресованная руководителям структурных подразделений, регистрируется в структурных подразделениях. Регистрация документов - это фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация входящих служебных документов, документов вышестоящих организаций, а также контроль за прохождением и исполнением поручений по этим документам, выдача справок и сводных отчетов производится с помощью карточек учета. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Перечень документов, не подлежащих регистрации: 1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, кроме присланных из органов государственной власти. 2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы. 3. Графики, заявки, разнарядки. 4. Сводки и информации, присланные для сведения. 5. Учебные планы, программы. 6. Рекламные материалы. 7. Книги, газеты, журналы. 8. Объяснительные записки, 9. Документы на иностранных языках без перевода. 10. Планы основных мероприятий управлений, комитетов, отделов. 3.1.2. В отделе по оргработе и документообороту документ регистрируется в электронной базе данных (БД) в день поступления. Регистрационный штамп установленного образца ставится в нижней правой части входящего документа. Ведется отдельная регистрация поступивших законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений правительства РФ, постановлений областной Думы, постановлений и распоряжений администрации области. Учет указанных документов осуществляется в БД. 3.1.3. Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения в день их поступления и согласно резолюциям (поручениям) направляются на исполнение работникам подразделения, исполнителя, текст резолюции (поручения) и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в БД в отделе по оргработе и документообороту администрации города. 3.2. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции. 3.2.1. Телеграммы за подписью главы администрации города или его заместителей печатаются на бланках установленной формы. Текст телеграммы излагается кратко, печатается без исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. 3.2.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает почтовый или телеграфный адрес организаций или учреждений, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. В нижнем левом углу печатного текста телеграммы или письма указывается фамилия исполнителя, номер его служебного телефона. Исходящие письма готовятся в 3-х экземплярах. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату; второй экземпляр - возвращается исполнителю, третий - с визой исполнителя подшивается в дело. Подписанное письмо вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации и рассылки в отдел по оргработе и документообороту администрации города, где им присваивается исходящий номер согласно номенклатуре. 3.2.3. Исходящие факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. 3.2.4. Материал для передачи по каналу факсимильной связи оформляется на бланке как обычный служебный документ. Подлежащий передаче материал регистрируется в ИВЦ в журнале исходящей корреспонденции. Передаваемый документ должен содержать адрес получателя (куда, кому). 3.2.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. Объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов. Подлинники материалов после передачи информации возвращаются в подразделение с пометкой о времени отправки и приобщаются к делу, копии подшиваются в дело. 3.2.6. Передача факсограмм осуществляется специалистом отдела по оргработе и документообороту при наличии разрешительной визы начальника отдела. 3.3. Контроль исполнения служебных документов 3.3.1. Ответственными за своевременное и качественное исполнение служебных документов и поручений по ним являются заместители главы администрации города и руководители подразделений администрации города. 3.3.2. Контроль за исполнением служебных документов и поручений осуществляет помощник заместителя главы администрации города или руководитель соответствующего подразделения. 3.3.3. Подлинники поручений главы администрации города и его заместителей и подлинники документов, по которым даны поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то подлинник документа отправляется должностному лицу, указанному в поручении первым, остальным должностным лицам отправляются ксерокопии документа и поручения. 3.3.4. Ответственным за исполнение служебного документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Ответственный исполнитель может подготовить один ответ с визами соисполнителей. Подлинники поручений, документов вместе с ответом возвращаются в отдел по оргработе и документообороту администрации. Заявителю в соответствии с резолюцией обязательно дается ответ. 3.3.5. Направление исполнителям служебных документов осуществляет отдел по оргработе и документообороту администрации города или подразделения в день подписания поручения и регистрации, а с пометкой "Срочно" - незамедлительно. В компьютере или соответствующем журнале делается отметка. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания. Срок исполнения поручения, если он не определен письменно, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех рабочих дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным сроком. 3.3.6. Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ. Промежуточный ответ передается в отдел по оргработе и документообороту администрации города или подразделения для отметки в компьютере или соответствующем журнале и дальнейшей передачи автору резолюции. Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным. Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через отдел по оргработе и документообороту на имя автора поручения мотивированной просьбы о продлении этого срока и причинах отсрочки, причем не позднее, чем за 2 - 3 дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, давшем поручение. Специалист отдела по оргработе и документообороту сообщает о принятом решении исполнителю; возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в БД. 3.3.7. Ответы на поручения руководителей администрации города и подразделений в установленном порядке регистрируются в отделе по оргработе и документообороту администрации города и направляются вместе с оригиналом первичного документа соответствующему руководителю. Ответ с пометкой на нем (или на первичном документе) о результатах рассмотрения руководителем, вместе с оригиналом первичного документа возвращается через отдел по оргработе и документообороту администрации города ответственному исполнителю для дальнейшей работы. 3.3.8. Служебные документы (письма) и поручения по ним считаются исполненными лишь тогда, когда решены поставленные в них вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. После исполнения документ (письмо) снимается с контроля. Снять документ с контроля может только управляющий делами администрации. В отдел по оргработе и документообороту передается оригинал документа и подлинники соответствующих документов, относящихся к нему, для переотметки и приобщении "в дело". 3.3.9. Служебная информация, предназначенная для передачи по каналам электронной почты, готовится исполнителем на магнитных носителях. Дискета с информацией, предназначенной для передачи, направляется исполнителем в отдел информационных ресурсов с указанием файла, полного адреса, куда передается информация. После передачи информации отдел информационных ресурсов возвращает магнитный носитель. 4. Правила подготовки и оформления документов 4.1. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений главы самоуправления 4.1.1. Проекты постановлений и распоряжений главы самоуправления печатаются на бланках установленного образца, полученного в администрации города. Постановления и распоряжения должны иметь следующие реквизиты: - герб г. Костромы, - наименование вида акта (постановление распоряжение), - дата и номер, - краткий заголовок, - текст, - подпись, - согласование виз (на оборотной стороне проекта), - список рассылки с указанием адресов (на оборотной стороне проекта или отдельном листе), - тематический рубрикатор и индекс структурного подразделения с указанием конкретного исполнителя (на оборотной стороне проекта). 4.1.2. Заголовок пишется с прописной буквы без кавычек, должен быть кратким, состоять из нескольких строк, но не более четырех. Длина строчек не должна превышать 10 см, заголовок, как правило, отвечает на вопрос "О чем (о ком)" издан документ. 4.1.3. Текст проекта может состоять из двух частей: преамбулы (констатирующая часть) и постановляющая (распорядительная) часть. Преамбула содержит обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для принятия акта, а также могут содержаться ссылки на законы и другие нормативно - правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. 4.1.4. Постановляющая (распорядительная) часть документов может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты должны иметь единую нумерацию для всего проекта постановления или распоряжения в виде арабских цифр с точками. Номера подпунктов включают номера пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например 1.1, 1.2, 1.3). 4.1.5. В качестве приложений к постановлению или распоряжению оформляются положения, планы, перечни, списки, графики, образцы документов, бланков и др. Если в тексте документа сделана ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается: Приложение К постановлению главы самоуправления г. Костромы от __________ N __________ Если приложение одно, то номер 1 не ставится. При наличии в тексте постановления формулировки "Утвердить" на приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер: УТВЕРЖДЕНО Постановление главы самоуправления г. Костромы от __________ N __________ или УТВЕРЖДЕНО Постановление главы администрации г. Костромы от __________ N _________ 4.1.6. Подпись состоит из наименования должности, инициалов имени и фамилии лица, подписавшего постановление или распоряжение Глава самоуправления Б.К.Коробов 4.2. Согласование проектов постановлений и распоряжений, подписание и рассылка постановлений и распоряжений 4.2.1. Проекты постановлений и распоряжений подлежат согласованию и визированию. Обязанность за проведение согласования возлагается на инициаторов (ответственных за подготовку) проекта. Визы проставляются на оборотной стороне листа (в случае, если проект состоит из одного листа), либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа. 4.2.2. Проекты постановлений, распоряжений главы самоуправления рассматриваются при наличии следующих виз: - руководителей структурных подразделений, иных заинтересованных организаций - инициаторов проекта документа; - руководителей структурных подразделений и организаций, в компетенцию которых входит регулируемый в документе вопрос; - руководителя Костромского территориального Министерства РФ по антимонопольной политике и поддержки предпринимательства в случаях: а) создания, реорганизации и ликвидации муниципальных предприятий и учреждений, б) предоставления льгот хозяйствующим субъектам в соответствии со ст. 7 Федерального закона "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках", в) нормативного регулирования порядка проведения муниципальных конкурсов среди хозяйствующих субъектов, г) нормативного регулирования, затрагивающего интересы неопределенного круга потребителей; - руководителей других организаций, согласование с которыми сочтут необходимым глава администрации, управляющий делами либо административно - правовое управление; - заместителей главы администрации, курирующих соответствующее направление деятельности согласно распределению обязанностей; - начальника административно - правового управления; - первый заместитель главы администрации; - управляющего делами администрации. 4.2.3. Внизу слева на оборотной стороне проекта постановления или распоряжения указывается фамилия и инициалы конкретного исполнителя с указанием номера служебного телефона, с указанием индекса структурного подразделения и тематического рубрикатора, где 1300 - тематический рубрикатор, 3.6.6 - индекс структурного подразделения. Справа внизу (или на отдельном листе) исполнитель указывает перечень адресатов рассылки ксерокопий данного документа. Если адресатами являются не структурные подразделения администрации, то указывается их почтовый адрес. 4.2.4. Приложения к проекту документа приобщаются перед его направлением на согласование и должны быть завизированы инициатором документа. 4.2.5. Замечания и дополнения к проекту могут излагаться на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "замечания прилагаются" или "с замечаниями". Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта не препятствуют дальнейшему движению проекта, кроме случаев, если эти возражения сделаны административно - правовым управлением по мотивам несоответствия пунктов действующему законодательству. Исполнители, готовившие проект документа, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать текст проекта. Срок рассмотрения проектов, предоставленных на согласование, не должен превышать трех дней. После полного согласования документа ставится виза управляющего делами администрации. 4.2.6. Согласованные проекты постановлений и распоряжений сдаются в отдел по оргработе и документообороту, где проверяется соответствие документа требованиям делопроизводства, стилистики и орфографии русского языка. Проекты, подготовленные с нарушением порядка и требований по оформлению, установленных настоящей Инструкцией, могут быть возвращены специалистами отдела по оргработе и документообороту их разработчикам. Вместе с проектом постановления или распоряжения в обязательном порядке сдаются документы, являющиеся основанием для его подписания. 4.2.7. Право представления на подпись главе самоуправления либо в его отсутствие одному из заместителей главы администрации принадлежит управляющему делами администрации. Глава самоуправления либо первый заместитель главы администрации по представленному ему на подпись проекту принимает одно из следующих решений: подписывает проект, направляет проект на доработку, отклоняет проект в целом в связи с невозможностью или нецелесообразностью его принятия. Подписанные главой самоуправления постановления и распоряжения передаются в отдел по оргработе и документообороту. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ не допускается. Проект, отклоненный главой самоуправления в связи с невозможностью или нецелесообразностью его принятия, возвращается отделом по оргработе и документообороту исполнителю, готовившему документ. 4.2.8. Постановления и распоряжения вступают в силу с момента их регистрации, если в них не определен другой срок. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер отдельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру распоряжений добавляется через дефис буква "р". 4.2.9. Копии постановлений и распоряжений направляются отделом по оргработе и документообороту адресатам, указанным в перечне рассылки, составленном исполнителем документа. 4.2.10. Замена ранее разосланных документов производится по указанию управляющего делами администрации. 4.2.11. Ответственность за опубликование постановлений и распоряжений в средствах массовой информации несет информационно - аналитическое управление. 4.2.12. Подписанные постановления и распоряжения хранятся в отделе по оргработе и документообороту два года, а затем сдаются в архивный отдел администрации города. 4.3. Подготовка и оформление других видов документов 4.3.1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения администрации на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач. Приказ состоит из двух частей: вводной и распорядительной. В вводной части излагаются причины издания приказа. В распорядительной - мероприятия, исполнители и срок их выполнения. Распорядительная часть приказа начинается словом "Приказываю". Если распорядительная часть приказа не требует пояснения, приказ может издаваться без вводной части (приказы по личному составу). 4.3.2. Письмо - документ, содержащий сообщение служебного характера, направляемое администрацией, отделом, управлением, комитетом, департаментом по различным вопросам их деятельности. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др. По функциональному признаку письма подразделяются на письма инициативные и письма - ответы. На письмах - ответах указывается индекс и дата того письма (документа), которое требовало ответ. Письма, отсылаемые по инициативе отдела, управления, комитета, департамента за подписью главы администрации, должны быть завизированы руководителем соответствующего отдела, управления, комитета, департамента. Письма, отсылаемые администрацией, визируются исполнителями. Визы ставятся на втором экземпляре (копии). В случае необходимости письма согласовываются со всеми заинтересованными по содержанию должностными лицами. В соответствии с утвержденным распределением обязанностей между главой администрации, его заместителями письмо подписывает тот из указанных руководителей, который курирует вопросы, затронутые в письме. При этом письма в Правительство Российской Федерации, администрацию области подписывает только глава администрации или, в отсутствие - первый заместитель. Руководители структурных подразделений администрации подписывают: - письма - информации; - отдельные письма - запросы в пределах своей компетенции; - письма, составленные на основе уже утвержденных распорядительных документов. Датой письма является дата его подписания. 4.3.3. Телеграммы подразделяются на следующие категории: - правительственные, срочные, обыкновенные Телеграммы посылаются в исключительных случаях. Текст телеграммы излагается сжато, без переноса слов, без союзов, предлогов и запятых (если при этом не искажается смысл содержания), без исправлений. Знаки препинания в телеграмме следует писать только словами, полностью или сокращенно: "точка" или тчк", "запятая" или "зпт", "скобка" или "скб", "кавычки" или "квч". В группах цифр допускается написание точки и запятой знаком. При отправке телеграммы с одинаковым содержанием нескольким адресатам, их наименования указываются перед текстом. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название документа, на который дается ответ. Все другие реквизиты телеграммы оформляются в соответствии с требованиями учреждений связи. Телеграмма, как и письмо, составляется в двух экземплярах. Один из них направляется в отделение связи, другой хранится в деле. Адрес телеграммы должен содержать все данные, позволяющие доставить ее адресату. 4.3.4. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Регистрируются и оформляются телефонограммы в соответствующих журналах. 4.3.5. Устав - овод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами; устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит государственной регистрации в установленном порядке; уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. 4.3.6. Положение - нормативный документ, имеющий сводный характер, определяющий структуру, функции, компетенцию и порядок действия администрации и ее структурных подразделений, регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу. Текст положений состоит из разделов, внутри которых делится на пункты (основные принципы, задачи, функции, права, обязанности и т.д.). Приложения к положениям, как правило, подписывает руководитель подразделений, отвечающий за его подготовку. Утверждается положение путем издания приказа или постановлением грифа утверждения. 4.3.7. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографическое исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержания особого мнения записываются в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. Приложение N 1 к инструкции по делопроизводству в администрации г. Костромы Российская Федерация ГЛАВА САМОУПРАВЛЕНИЯ Г. КОСТРОМЫ ______________________________________________________________ 156000, г. Кострома ул. Советская, 1 N _________________ "___"___________ г. Приложение N 2 к инструкции по делопроизводству в администрации г. Костромы Российская Федерация Герб АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ 156000, г. Кострома ул. Советская, 1 тел. 31-44-40 EVM.@admgor.Kostroma.su __________ N ____________ на N _______ от _________ Приложение N 3 к инструкции по делопроизводству в администрации г. Костромы Российская Федерация АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ _______________ N ________________ Приложение N 4 к инструкции по делопроизводству в администрации г. Костромы Российская Федерация АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ РАСПОРЯЖЕНИЕ _______________ N ________________ Приложение N 5 к инструкции по делопроизводству в администрации г. Костромы Российская Федерация Герб АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ КОМИТЕТ ПО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЕ И СПОРТУ Адрес: 156000, г. Кострома, пр. Мира, 4 телефон: (0942) 31-46-03, 31-21-74 __________ г. N ___________ на N _______ от ___________ Приложение N 6 к инструкции по делопроизводству в администрации г. Костромы ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ----T-----------T------------T-----------------------T----------+ ¦ N ¦ Индекс ¦ Адресат ¦ Краткое содержание ¦ Кто ¦ ¦п/п¦ ¦ (кому) ¦ (заголовок) ¦ подписал ¦ +---+-----------+------------+-----------------------+----------+ +---+-----------+------------+-----------------------+----------+ L---+-----------+------------+-----------------------+----------- Приложение N 7 к инструкции по делопроизводству в администрации г. Костромы ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ----T------------------T----------T------------------T----------+ ¦ N ¦Дата поступления и¦Корреспон-¦Краткое содержание¦ Отметка ¦ ¦п/п¦ индекс документа ¦ дент ¦ ¦ ¦ +---+------------------+----------+------------------+----------+ +---+------------------+----------+------------------+----------+ L---+------------------+----------+------------------+-----------