Постановление Администрации города Костромы от 25.06.2004 № 1830
Об Инструкции по делопроизводству в администрации города Костромы
Администрация г. Костромы Постановление от 25 июня 2004 г. N 1830 Утратил силу - Постановление Главы города города Костромы от 29.06.2009 г. N 1160 Об Инструкции по делопроизводству в администрации города Костромы В связи с принятием нового регламента администрации городаКостромы и упорядочением процесса единого документооборота,руководствуясь статьями 27, 29, 32 Устава города Костромы,постановляю: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрациигорода Костромы (приложение). 2. Начальнику отдела по оргработе и документооборотуМатвеевой Н.Г. в срок до 10.07.2004 провести семинар сответственными за делопроизводство в структурных подразделенияхадминистрации города Костромы. 3. Заместителям главы администрации, руководителямструктурных подразделений обеспечить соблюдение требованийИнструкции по делопроизводству, утвержденной настоящимпостановлением. 4. Постановление администрации от 03.07.2001 N 2332 "Обинструкции по делопроизводству администрации г. Костромы" признатьутратившим силу. 5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложитьна и.о. управляющего делами Матвееву Н.Г. Глава самоуправления г. Костромы И.В. Переверзева Инструкция по делопроизводству в администрации города Костромы (утв. постановлением Администрации г. Костромы от 25 июня 2004 г. N 1830)1. Общие положения2. Общие правила подготовки и оформления документов3. Организация документооборота в администрации4. Правила подготовки и оформления документов5. Номенклатура дел6. Порядок формирования дел7. Передача дел на архивное хранение8. Вступление инструкции в силу 1. Общие положения 1. 1. Настоящая Инструкция определяет систему организацииделопроизводства, устанавливает правила и порядок работы сдокументами несекретного характера в управлениях, комитетах,отделах и других структурных подразделениях администрации города. Положения настоящей Инструкции распространяются как натрадиционное делопроизводство, так и на организацию работы сдокументами, создаваемыми при помощи машинных носителейинформации. 1. 2. Документационное обеспечение администрации города,контроль за соблюдением в структурных подразделениях администрациигорода единой системы делопроизводства, методическое руководствоработой с документами и обучение работников основамделопроизводства возлагается на отдел по оргработе идокументообороту администрации города Костромы. 1. 3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренныенастоящей Инструкцией, обязательны для работников всехподразделений администрации. Работники подразделений администрации несут персональнуюответственность за выполнение требований Инструкции поделопроизводству, сохранность находящихся у них служебныхдокументов. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом вкомандировку исполнитель обязан передать неисполненные документыруководителю либо, по его указанию, другому исполнителю. Несданные исполнителем документы считаются неисполненными. 1. 4. Ответственность за организацию и ведениеделопроизводства в структурных подразделениях администрации,своевременное и качественное исполнение документов возлагается наруководителей структурных подразделений. Руководители структурныхподразделений назначают сотрудников, ответственных за ведениеделопроизводства, которые обеспечивают учет, сохранность ипрохождение документов в установленные сроки, информируютруководство подразделений о состоянии их исполнения, осуществляютведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел,передают их на хранение в архив. 1. 5. Лица, назначенные ответственными за делопроизводство вструктурных подразделениях, обязаны пройти в отделе по оргработе идокументообороту инструктаж по ведению делопроизводства иознакомиться с настоящей Инструкцией. 1. 6. Права, обязанности и ответственность сотрудников,осуществляющих работу по делопроизводству в администрации,установлены их должностными инструкциями. 2. Общие правила подготовки и оформления документов 2. 1. При подготовке и оформлении документов используютследующие реквизиты: - герб; - наименование организации; - справочные данные об организации; - наименование вида документа; - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - адресат; - гриф утверждения документа; - резолюция (поручение); - заголовок к тексту; - отметка о контроле; - текст документа; - отметка о наличии приложений; - подпись; - гриф согласования документа; - визы согласования; - оттиск печати; - отметка о заверении копии; - отметка об исполнителе; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - отметка о поступлении документа в организацию. Состав реквизитов зависит от назначения документа.Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительныхдокументов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов". 2. 2. Бланки документов Документы оформляются на бланках установленной формы. Бланкидокументов изготавливаются на белой бумаге формата А4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и безнего, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. В зависимости от расположения реквизитов установлены дваварианта бланков - угловой и продольный. Все виды организационно-распорядительных документов вадминистрации города Костромы печатаются только на бланкахустановленного образца (прилагаются): - бланк постановления; - бланк распоряжения; - бланк кадрового распоряжения; - бланк письма главы самоуправления; - бланк письма администрации города Костромы; - бланк письма структурного подразделения администрации. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, атакже внутренние документы (докладные записки, справки, отчеты идр.) оформляются без бланка. Поручения главы самоуправления, заместителей главыадминистрации, руководителей структурных подразделений оформляютсяна соответствующих должностных или именных бланках формата А6. 2. 3. Оформление реквизитов документов 2. 3.1. Изображение герба города Костромы при продольномрасположении реквизитов помещается в центре верхнего поля(постановление, распоряжение, письмо главы самоуправления), а приугловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля надсерединой строки с наименованием организации - автора (письма). 2. 3.2. Наименование организации указывается в точномсоответствии с Уставом города Костромы и с Положением обадминистрации города Костромы. 2. 3.3. Наименование структурного подразделения указывается вточном соответствии с Положением о нем. 2. 3.4. Справочные данные об организации включают в себя:почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электроннойпочты. 2. 3.5. Наименование вида документа должно быть определено всоответствии с Регламентом администрации города Костромы. Написьмах вид документа не указывается. 2. 3.6. Датой документа является дата его подписания илиутверждения, для протокола - дата заседания, для акта - датасобытия. Дату документа оформляют арабскими цифрами впоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяцоформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2004 года следует оформлять 05.06.2004. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 05 июня 2004 г. Словесно-цифровой способ оформлениядат применяется в документах, содержащих сведения финансовогохарактера, в нормативных документах, определяющих праваорганизации и граждан. 2. 3.7. Регистрационный номер документа состоит из егопорядкового номера, который можно дополнять индексом дела пономенклатуре дел. Индекс документа, подписанного главой самоуправления или егозаместителями, состоит из порядкового регистрационного номера ииндекса по номенклатуре дел. Отправляемому из структурного подразделения администрациидокументу присваивается исходящий номер, в котором индекс пономенклатуре дел может отсутствовать. 2. 3.8. Ссылка на индекс и дату документа включает в себярегистрационный номер и дату документа, на который должен быть данответ, указывается в специально отведенном для этого месте бланкаписьма. 2. 3.9. В качестве адресата могут быть организации, ихструктурные подразделения, должностные или физические лица.Адресат печатается в правом верхнем углу документа; при продольномбланке - на одном уровне с датой и регистрационным номеромдокумента; при угловом бланке - на одном уровне с названиеморганизации. При адресовании документа должностному лицу инициалыуказываются перед фамилией. Наименование организации и ееструктурного подразделения указывают в именительном падеже.Например:Министерство имущественных отношенийРоссийской ФедерацииУправление делами Должность лица, которому адресован документ, указывают вдательном падеже, например:Генеральному директоруОАО "Северные регионы"В.А. Петрову илиОАО "Электромонтаж"Главному бухгалтеруВ.М. Ивановой При направлении документа в несколько однородных организацийих названия следует указывать обобщенно. Например:Руководителям администраций городови районов Костромской области Допускается центрировать каждую строку реквизита адресат поотношению к самой длинной строке. Например:Генеральному директоруОАО "Агро"И.А. Васильеву Наименование организации, структурного подразделенияорганизации, наименование должности печатаются через 1 межстрочныйинтервал. Инициалы и фамилия адресата отделяются от наименованиядолжности 1,5 межстрочными интервалами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают.При большем числе адресатов составляется список рассылкидокумента, на каждом экземпляре документа проставляется толькоодин адресат. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых вправительственные учреждения, структурные подразделенияадминистраций субъектов федерации, муниципальных образований ипостоянным корреспондентам. При направлении документов разовым корреспондентамуказывается полный почтовый адрес. Адрес указывается ниженаименования адресата. Например:Государственное учреждениеВсероссийский институтдокументоведения и архивного дела117393, Москва, ул. Профсоюзная, д. 82 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилиюи инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:Образцову О.П.157001, Костромская область, г. Галич,ул. Садовая, д. 5, кв. 46 2. 3.10. Гриф утверждения На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждениярасполагают в правом верхнем углу первого листа документа. Еслидокумент утверждается должностным лицом, то гриф утверждениясостоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек,наименование должности лица, утверждающего документ, личнойподписи, расшифровки и даты. Например:УТВЕРЖДАЮЗаместитель главы администрации города Костромыличная подпись, инициалы, фамилия12. 05.2004 Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа"центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, приказом,протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименованияутверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.Например:УТВЕРЖДЕНприказом МингосимуществаРоссийской Федерацииот 20.06.2000 N 187 илиУТВЕРЖДЕНОрешением общего собрания акционеровот 05.04.2003 N 14 Гриф утверждения документа располагается в правом верхнемуглу документа. При утверждении документа руководителями двух организацийгрифы утверждения располагаются на одном уровне. 2. 3.11. Резолюция, написанная на документе соответствующимдолжностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей,содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличиинескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (какправило, это лицо, названное в резолюции первым). При оформлении резолюции на должностном или именном бланкенеобходимо указывать дату и входящий номер документа, в отношениикоторого дается поручение об исполнении. 2. 3.12. Заголовок размещается в левом верхнем углу документапод основными реквизитами бланка. Заголовок к тексту включает всебя краткое содержание документа. Заголовок к тексту документа,содержащему менее восьми строк или к документу, оформленному набланке формата А5, допускается не указывать. Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы)через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту (в томчисле заголовка к постановлению и распоряжению) не должнапревышать 80 мм. Объем заголовка не должен превышать 4-х строк или120 печатных знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Переносыслов внутри заголовка не допускаются. Исполнитель составляет к документам заголовки, в краткойформе раскрывающие их основное содержание. Заголовок должен бытьмаксимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольногосуществительного, отвечающего на вопрос "о чем?": "Об изменении...", "О выделении ...". 2. 3.13. Текст документа печатается на расстоянии 3межстрочных интервалов от заголовка. Первая строка каждого абзацатекста печатается, отступив 15 мм от границы левого поля. Текстдокумента печатается, как правило, через 1-1,5 межстрочныхинтервала, шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 (для оформлениятабличных материалов), 13, 14, 15. Тексты документов оформляются в виде таблицы, связного текстаили в виде соединения этих структур. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то егоможно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютарабскими цифрами. Текст документа должен быть точным, не допускающим различныхтолкований. Рекомендуется составлять документы по одному вопросу,что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствуетправильному формированию дел. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первойчасти указывают причины, основания, цели составления документа, вовторой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения,рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть(например, приказы - распорядительную часть без констатирующей;письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указывают ихреквизиты: наименование документа, наименование организации -автора документа, дату документа, регистрационный номер документа,заголовок к тексту. В приказах, постановлениях, а также документах, адресованныхруководству организации, текст излагают от первого лицаединственного числа ("приказываю", "постановляю", "предлагаю","прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьеголица единственного числа ("постановляет", "решил"). Текст протокола излагают от третьего лица множественногочисла ("слушали", "решили"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить","направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым","прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("администрация невозражает", "управление считает возможным"). 2. 3.14. Отметка о наличии приложения, названного в текстеписьма, отделяется от текста 3 межстрочными интервалами иоформляется следующим образом: Приложение: на ...... л., в .... экз. Приложения, не названные в документе, перечисляются суказанием наименования, количества листов и экземпляров. Приналичии нескольких приложений их нумеруют. Например:Приложение: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующимобразом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 иприложение к нему, всего на 3 л. Если приложения направляют не во все указанные в документеадреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления,приказы, распоряжения, правила, положения, решения) на первомлисте в правом верхнем углу пишут "Приложение ____" с указаниемего порядкового номера, наименования распорядительного документа,его даты и регистрационного номера. При этом знак "N" переднумерацией приложения не указывается. Например:Приложение 2к постановлению администрациигорода Костромыот 05.06.2002 N 320 Если приложение к документу только одно - нумерацияприложения не указывается. Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, атакже центрировать это выражение, наименование документа, его датуи регистрационный номер относительно самой длинной строки. 2. 3.15. реквизит подпись отделяется от предыдущего реквизита3 межстрочными интервалами. В состав реквизита "Подпись" входят:наименование должности лица, подписавшего документ (полное, еслидокумент оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе,оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи(инициалы, фамилия). Например:Вице-президент Ассоциациирегиональных предприятий личная подпись А.А. Борисовили на бланке:Вице президент личная подпись А.А. Борисов При оформлении документа на бланке должностного лицадолжность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например:Заместитель главы администрации подпись В.Е. ТимофеевГлавный бухгалтер подпись Г.В. Яковенко Если документ подписывается несколькими равными по должностилицами, их подписи располагают на одном уровне, например:Директор фирмы "Маяк" Директор ОАО "Электрон"подпись А.И. Иванов подпись М.В. Егоров Экземпляры документов (постановлений, распоряжений),остающихся в делах администрации, в том числе приложения, должнысодержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования,за исключением копий исходящих писем, которые вместо подписисодержат отметку о заверении копий. В документе, составленном комиссией, указывают не должностилиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссиив соответствии с распределением, например:Председатель комиссии подпись Н.В. КуликовЧлены комиссии: подпись К.М. Артемьеваподпись С.П. Матвеевподпись В.А. Филатов Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена напроекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,исполняющее его обязанности или его заместитель. При этомобязательно указывается фактическая должность лица, подписавшегодокумент ("Зам.", "И.о.") и его фамилия. Не допускается ставитьпредлог "За" или косую черту перед наименованием должности. 2. 3.16. Гриф согласования располагается слева, ниже подписи,на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО,наименования должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровкии даты, например:СОГЛАСОВАНОНачальник управлениякапитального строительстваподпись И.К. Иванов12. 04.2000 или название документа, подтверждающего согласование, егодату и индекс, например:СОГЛАСОВАНОПротокол заседания(наименование коллегиального органа)30. 03.2000 Если грифов несколько, то они располагаются на отдельномлисте согласования. 2. 3.17. Согласование документа можно оформлять визойсогласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись идолжность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в администрации,визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листаподлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листесогласования. 2. 3.18. Оттиск печати заверяет подлинность подписидолжностного лица на финансовых документах, а также на иныхдокументах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы онзахватывал часть наименования должности лица, подписавшегодокумент и подлинную подпись. В делопроизводстве администрации города применяются печати: гербовая, простая. Гербовая печать проставляется на подлинниках документов,требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанныхс получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки ит.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию. Простая печать проставляется на справках и пропусках, копияхдокументов, выходящих за пределы учреждения, размноженныхэкземплярах распорядительных документов. 2. 3.19. При заверении соответствия копии документаподлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительнуюнадпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личнуюподпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. 2. 3.20. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы ифамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку обисполнителе располагают на оборотной стороне последнего листадокумента в левом нижнем углу. Например:А.В. Жуков22-55-44 2. 3.21. Отметка об исполнении документа и направлении его вдело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номердокумента, свидетельствующего о его исполнении или краткиесведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в которомбудет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его делоподписывается и датируется исполнителем документа илируководителем структурного подразделения, в котором исполнендокумент. Если к документу не приложена копия ответного письма, изкоторого видно, как решен вопрос, исполнитель делает запись о том,когда и как исполнен документ. Документы, не имеющие отметки об исполнении, в дело неподшиваются. 2. 3.22. Отметка о поступлении документа в организациюсодержит очередной порядковый номер и дату поступления документа(при необходимости часы и минуты). Отметка располагается в нижней части первого листа документа. 2. 3.22. Нумерация страниц В документах, оформляемых на трех и более страницах, вторая ипоследующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в правом нижнем углу илипосередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова"страница" и знаков препинания. 3. Организация документооборота в администрации 3. 1. Порядок приема и обработки поступающей корреспонденции. 3. 1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию городана имя главы самоуправления и его заместителей, принимается ирегистрируется в отделе по оргработе и документообороту.Корреспонденция, адресованная руководителям структурныхподразделений, регистрируется в структурных подразделениях. Все конверты вскрываются, кроме писем, имеющих пометку"лично". Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когдатолько по конверту можно установить адрес отправителя или времяотправки и получения документа. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Перечень документов, не подлежащих регистрации: - материалы справочно-информационного характера; - документы первичного бухгалтерского учета; - пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы; - печатные издания; - рекламные извещения, плакаты. 3. 1.2. В отделе по оргработе и документообороту документрегистрируется в электронной базе данных (БД) в день поступления.Регистрационный штамп установленного образца ставится в нижнейправой части входящего документа. В регистрационном штампеуказываются номер и дата поступления документа. На телеграммах исрочных документах указывается время их поступления. При передаче зарегистрированного документа из одногоподразделения в другое он повторно не регистрируется. 3. 1.3. Зарегистрированные документы передаются руководствуподразделения в день их поступления и согласно резолюциям(поручениям) направляются на исполнение работникам подразделения.Фамилия исполнителя, текст резолюции (поручения) и все последующиеотметки о прохождении и исполнении документа вносятся в БД вотделе по оргработе и документообороту администрации города. Порядок исполнения поручений и документов, установлен статьей53 Регламента администрации города Костромы. 3. 2. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции. 3. 2.1. Регистрация и отправка исходящих документов,подписанных главой администрации, его заместителями и управляющимделами администрации, осуществляется в отделе по организационнойработе и документообороту. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации иотправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиямирегламента администрации и настоящей Инструкции. Неправильно оформленные документы на отправку не принимаютсяи возвращаются в соответствующие структурные подразделения дляпереоформления, даже если они подписаны руководителем. 3. 2.2. При оформлении писем и телеграмм исполнительуказывает почтовый или телеграфный адрес организаций илиучреждений, а при ответе на поступивший документ - также его номери дату. Исходящие документы оформляются на бланках установленногообразца. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются отделомпо организационной работе и документообороту к отправке: а) в случае направления документа в один адрес в 3-хэкземплярах (1-й - адресату, 2-й остается в отделе, 3-й - послепроставления исходящего номера и даты отправки возвращаетсяисполнителю); б) в случае направления документа нескольким адресатам - вколичестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюсдва (для отдела по организационной работе и документообороту ивозврата исполнителю). Экземпляр документа, остающийся в отделе по организационнойработе и документообороту, на обратной стороне последнего листадолжен содержать визы исполнителей, а также лиц, с которымисогласован текст. 3. 2.3. Исходящие документы на иностранных языкахотправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшимдокумент. 3. 2.4. Материал для передачи по каналу факсимильной связиоформляется на бланке как обычный служебный документ. Подлежащий передаче материал регистрируется в отделе пооргработе и документообороту. Передаваемый документ долженсодержать номер факса и фамилию получателя. 3. 2.5. Ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, ируководителя соответствующего подразделения. Объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов. Подлинники материалов после передачи информации возвращаютсяв подразделение с пометкой о времени отправки и приобщаются кделу, копии подшиваются в дело. 3. 2.6. Передача факсограмм осуществляется специалистомотдела по оргработе и документообороту при наличии разрешительнойвизы начальника отдела. 3. 2.7. Служебная информация, предназначенная для передачи поканалам электронной почты, готовится исполнителем на магнитныхносителях. Дискета с информацией, предназначенной для передачи,направляется исполнителем в отдел информационных ресурсов суказанием файла, полного адреса, куда передается информация. Послепередачи информации отдел информационных ресурсов возвращаетмагнитный носитель. 3. 3. Контроль исполнения служебных документов. 3. 3.1. Обязательному контролю (в том числе без указания оконтроле в поручении об исполнении) подлежат: а) поручения главы самоуправления, заместителей главыадминистрации по выполнению законодательных, нормативных ираспорядительных документов органов государственной власти,депутатских запросов; б) решения городской Думы, касающиеся деятельностиАдминистрации, если этими решениями устанавливаются конкретныесроки исполнения; в) поручения руководителей по обращениям граждан; г) постановления и распоряжения администрации, имеющиеконтрольный пункт (срок, ответственный за исполнение). Если документ, подписанный главой администрации, содержитпункт "контроль оставляю за собой" - непосредственный контрольисполнения осуществляет советник (помощник) главы самоуправления(в соответствии с должностной инструкцией). 3. 3.2. Ответственными за своевременное и качественноеисполнение служебных документов и поручений по ним являютсязаместители главы администрации города и руководителиподразделений администрации города. 3. 3.3. Контроль за исполнением служебных документов ипоручений осуществляет помощник заместителя главы администрациигорода или руководитель соответствующего подразделения. 3. 3.4. Подлинники поручений главы администрации города и егозаместителей и подлинники документов, по которым даны поручения,направляются должностным лицам, которым даны поручения. Еслипоручение дано нескольким должностным лицам, то подлинникдокумента отправляется должностному лицу, указанному в поручениипервым, остальным должностным лицам отправляются ксерокопиидокумента и поручения. 3. 3.5. Ответственным за исполнение служебного документаявляется лицо, указанное в резолюции первым. Ответственномуисполнителю предоставляется право созыва соисполнителей.Ответственный исполнитель должен подготовить один ответ с визамисоисполнитель. Подлинники поручений, документов вместе с ответомвозвращаются в отдел по оргработе и документооборотуадминистрации. Заявителю в соответствии с резолюцией обязательнодается ответ. 3. 3.6. Направление исполнителям служебных документовосуществляет отдел по оргработе и документообороту администрациигорода или подразделения в день подписания поручения ирегистрации, а с пометкой "Срочно" - незамедлительно. В компьютереили соответствующем журнале делается отметка. Срок исполнения документов, издаваемых в Администрации,исчисляется в календарных днях с даты его подписания, апоступивших из других организаций - с даты поступления вАдминистрацию. Срок исполнения поручения, если он не определен письменно,устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "Срочно"исполняются в течение трех рабочих дней, а требующиедополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10дней. Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку наопределенное мероприятие, исполняются в соответствии с указаннымсроком. 3. 3.7. Если поручение (документ) не может быть исполнено вустановленные сроки, исполнитель представляет по немупромежуточный ответ. Промежуточный ответ передается в отдел по оргработе идокументообороту администрации города или подразделения дляотметки в компьютере или соответствующем журнале и дальнейшейпередачи автору резолюции. Промежуточный ответ не является основанием для признанияпоручения (документа) исполненным. Продление сроков исполнения поручения производится наосновании представления через отдел по оргработе идокументообороту на имя автора поручения мотивированной просьбы опродлении этого срока и причинах отсрочки, причем не позднее, чемза 2-3 дня до истечения ранее установленного срока. Решение опродлении срока исполнения поручения принимается руководителем,которым дано поручение. Специалист отдела по оргработе идокументообороту сообщает о принятом решении исполнителю;возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку опродлении срока и вносит коррективы в БД. 3. 3.8. Ответы на поручения руководителей администрациигорода и подразделений в установленном порядке регистрируются вотделе по оргработе и документообороту администрации города инаправляются вместе с оригиналом первичного документасоответствующему руководителю. Ответ с пометкой на нем (или на первичном документе) орезультатах рассмотрения руководителем, вместе с оригиналомпервичного документа возвращается через отдел по оргработе идокументообороту администрации города ответственному исполнителюдля дальнейшей работы. 3. 3.9. Служебные документы (письма) и поручения по нимсчитаются исполненными лишь тогда, когда решены поставленные в нихвопросы и корреспонденту дан ответ по существу. 3. 3.10. До представления на подпись главе администрациипроект документа по снятию с контроля визируется начальникомотдела по организационной работе и документообороту и управляющимделами, который вправе провести самостоятельную проверкуисполнения. 3. 3.11. После исполнения документ (письмо) снимается сконтроля. В отдел по оргработе и документообороту передаетсяоригинал документа и подлинники соответствующих документов,относящихся к нему, для отметки в регистрационной карточке иприобщения "в дело". 4. Правила подготовки и оформления документов 4. 1. Порядок подготовки и оформления постановлений ираспоряжений главы самоуправления, а также делопроизводство попроектам решений, вносимым на рассмотрение Думы города Костромы,определен статьями 34, 35, 36, 37, 38, 39, 47 Регламентаадминистрации города Костромы и разделом 2 настоящей Инструкции. 4. 2. Подготовка и оформление других видов документов 4. 2.1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителемструктурного подразделения администрации на основе единоначалия вцелях разрешения основных и оперативных задач. Приказ состоит из двух частей: вводной и распорядительной. Вовводной части излагаются причины издания приказа. Враспорядительной - мероприятия, исполнители и срок их выполнения. Распорядительная часть приказа начинается словом"Приказываю". Если распорядительная часть приказа не требуетпояснения, приказ может издаваться без вводной части (приказы поличному составу). В распорядительной части указываются исполнители, поручения исроки исполнения предписываемых действий. Исполнителями могут быть структурные подразделения, в скобкахуказывается фамилия руководителя в именительном падеже. Еслиисполнителем является конкретное должностное лицо, то указываетсяполное наименование его должности. 4. 2.2. Письмо - документ, содержащий сообщение служебногохарактера, направляемый администрацией, отделом, управлением,комитетом по различным вопросам их деятельности. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когданевозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией:устные разъяснения, указания (личные или по телефону),инструктирование и др. По функциональному признаку письма подразделяются на письмаинициативные и письма-ответы. Текст письма состоит из следующих основных частей: обращение,вступление, основное содержание, заключение. Наиболее часто употребляемой формой обращения является: Уважаемый ............................! Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причиныего написания. Вступление может содержать ссылку на документ,послуживший юридическим основанием или поводом для письма;констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основноесодержание письма составляют описание события или ситуации, иханализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собойвыводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов,напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьбаили запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительноеписьмо), сообщаем (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формулойвежливости, которая отделяется от названия должности запятой.Например: С уважением, ... ... ... 4. 2.3. Телеграммы подразделяются на следующие категории: - правительственные, срочные, обыкновенные Телеграммыпосылаются в исключительных случаях. Текст телеграммы излагаетсясжато, без переноса слов, без союзов, предлогов и запятых (еслипри этом не искажается смысл содержания), без исправлений. Знакипрепинания в телеграмме следует писать только словами, полностьюили сокращенно: "точка" или тчк", "запятая" или "зпт", "скобка" или "скб","кавычки" или "квч". В группах цифр допускается написание точки и запятой знаком.При отправке телеграммы с одинаковым содержанием несколькимадресатам, их наименования указываются перед текстом. Все другие реквизиты телеграммы оформляются в соответствии стребованиями учреждений связи. Телеграмма, как и письмо, составляется в двух экземплярах.Один из них направляется в отделение связи, другой хранится вделе. Адрес телеграммы должен содержать все данные, позволяющиедоставить ее адресату. 4. 2.4. Телефонограмма - обобщенное название различных посодержанию документов, выделяемых в связи с особым способомпередачи текста (передается по телефону и записываетсяполучателем). Регистрируются и оформляются телефонограммы всоответствующих журналах. 4. 2.5. Устав - свод правил, регулирующих деятельностьорганизаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения сдругими организациями и гражданами, права и обязанности вопределенной сфере государственного управления, хозяйственной илииной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются ихвышестоящими органами; устав юридического лица утверждается егоучредителями и подлежит государственной регистрации вустановленном порядке; уставы общественных организаций принимаютсяи утверждаются их съездами. 4. 2.6. Положение - нормативный документ, имеющий сводныйхарактер, определяющий структуру, функции, компетенцию и порядокдействия администрации и ее структурных подразделений,регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовыхотношений по конкретному вопросу. Текст положения состоит из разделов, внутри которых делитсяна пункты (основные принципы, задачи, функции, права, обязанностии т.д.). Приложения к положениям, как правило, подписываетруководитель подразделений, отвечающий за его подготовку. Утверждается положение путем издания приказа илипостановлением грифа утверждения. 4. 2.7. Протокол - документ, в котором фиксируется ходобсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях,конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.Во вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель,присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизитымогут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержаниедокладов и выступлений помещается в тексте протокола илиприлагается к нему, постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается кпротоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколепосле соответствующего протокольного решения. Протоколподписывается председательствующим на заседании. Протоколынумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составныеномера, включающие порядковые номера протоколов организаций,принимавших участие в работе совещания. 4. 2.8. Акт - служебный документ, подтверждающийустановленные факт, событие, действие. Чаще всего актысоставляются комиссиями, но в отдельных случаях акт может бытьсоставлен одним или несколькими должностными лицами. Акты оформляются на специальных бланках или стандартныхлистах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты. Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу. Всесоставные части грифа разделяются 1,5 межстрочным интервалом. Наименование вида документа - слово АКТ отделяется отпредыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатаетсяпрописными буквами, выравнивается по центру. 4. 2.9. Докладная записка - служебный документ, адресуемыйвышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения исодержащий изложение какого-либо вопроса с выводами ипредложениями составителя. 4. 2.10. Служебная записка - документ, аналогичный докладнойзаписке, но направленный одним должностным лицом другому внутриАдминистрации (кроме прямых руководителей). 5. Номенклатура дел 5. 1. Общие понятия. 5. 1.1. Номенклатура дел представляет собойсистематизированный перечень заголовков (наименований) дел,заводимых в делопроизводстве администрации, ее структурныхподразделениях, с указанием сроков их хранения, по установленнойформе. 5. 1.2. Номенклатура дел предназначена для группировкиисполненных документов в дела с целью их систематизации, учета,определения сроков хранения дел, обеспечения сохранностидокументов и их оперативного поиска. 5. 1.3. Номенклатура дел каждого структурного подразделенияадминистрации оформляется на общем бланке подразделения,подписывается ответственным за делопроизводство в структурномподразделении, визируется начальником архивного отделаадминистрации и утверждается руководителем подразделения в двухэкземплярах, после чего один экземпляр передается в архивныйотдел, второй остается в структурном подразделении. 5. 2. Составление номенклатуры дел. 5. 2.1. Номенклатура дел на следующий год составляется впоследнем квартале текущего года (до 1 декабря) и вводится вдействие с 1 января следующего календарного года. 5. 2.2. В течение года по согласованию с руководителемструктурного подразделения в утвержденную номенклатуру дел могутвноситься изменения и дополнения. 5. 2.3. Номенклатура дел составляется на основе изучениясостава и содержания документов, образующихся в деятельностиадминистрации, отражающих все документируемые участки и вопросыдеятельности. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться Уставом города Костромы, Регламентомадминистрации города Костромы, положением о структурномподразделении, штатным расписанием, номенклатурой дел запредыдущий год, "Перечнем документов, образующихся в деятельностиорганизаций с указанием сроков их хранения". 5. 2.4. Названиями разделов номенклатуры дел являютсяназвания отделов и служб, входящих в структурное подразделениеадминистрации согласно штатному расписанию. 5. 3. Содержание номенклатуры дел. 5. 3.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляют индексыкаждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы обозначаютсяарабскими цифрами. 5. 3.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительную документацию. При этом заголовкидел, содержащих постановления и приказы вышестоящих органов,располагаются перед заголовками дел с приказами руководителяструктурного подразделения. Далее располагаются заголовки дел,содержащие плановые и отчетные документы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражатьсодержание документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а такжевводных слов и сложных синтаксических оборотов. В заголовке дел, содержащих документы по одному вопросу, ноне связанных последовательностью делопроизводства, в качестве видадела употребляется термин "документы", а в конце заголовка вскобках указываются основные разновидности документов, которыедолжны быть в деле. 5. 3.3. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел(томов, частей). Она заполняется по окончании года. 5. 3.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номерастатей по "Перечню дел, образующихся в деятельности организаций".Если установление срока хранения дела вызывает затруднение, то онустанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). 5. 3.5. В графе 5 "Примечание" в течение года проставляютсяотметки о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дела вдругое подразделение или учреждение. 5. 3.6. По окончании календарного года в конце номенклатурыдел производится итоговая запись о количестве заведенных дел. Этиданные в обязательном порядке сообщаются в архивный отделадминистрации и служат основой для составления перечней дел,подлежащих передаче на хранение в архивный отдел. 6. Порядок формирования дел 6. 1. Формированием дел называется группировка исполненныхдокументов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержаниюсоответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать вдела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключениемособо ценных), а также документы, подлежащие возврату. 6. 2. При формировании дел необходимо соблюдать следующиетребования: документы постоянного и временного хранения необходимогруппировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года;исключение составляют переходящие дела, личные дела, документыучебных заведений и др.; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине неболее 4 см. 6. 3. Внутри дела документы располагаются в хронологическомпорядке по датам. Приложения к документам, независимо от даты ихутверждения или составления, присоединяются к документам, ккоторым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листовоформляются отдельным томом. 6. 4. Распорядительные документы группируются в дела по видами в хронологии с относящимися к ним приложениями: положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним; приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу; поручения вышестоящих органов и документы по их исполнениюгруппируются в дела по направлениям деятельности структурногоподразделения; утвержденные документы группируются отдельно от их проектов; переписка группируется за календарный год и систематизируетсяв хронологической последовательности, документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенномувопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в делотекущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 7. Передача дел на архивное хранение 7. 1. В архивный отдел администрации дела передаются нахранение по истечении одного календарного года после завершениядел делопроизводством. Исключение составляют случаи, когда делаинтенсивно используются в текущей работе структурных подразделенийили дела необходимы для проведения ревизии или проверки работыструктурного подразделения. В этом случае сроки передачи дел наархивное хранение согласовываются дополнительно. 7. 2. Передача дел производится по графику, согласованному соструктурными подразделениями и утвержденному главой администрации. 7. 3. Передача дел в архивный отдел производится по актуработником, ответственным за текущее делопроизводство вструктурном подразделении. 7. 4. Передаче на архивное хранение подлежат делапостоянного, временного хранения, дела по личному составу. 7. 5. Передача дел осуществляется согласно перечню,составляемому на основании номенклатуры дел за год, в котором делабыли образованы. В итоговой записи перечня указывается общееколичество дел постоянного и временного хранения. Переченьутверждается руководителем структурного подразделения. 7. 6. Акт о передаче дел на архивное хранение и прилагаемый кнему перечень составляются в двух экземплярах. Первый экземпляростается на постоянное хранение в структурном подразделении,второй экземпляр - в архивном отделе. Оба экземпляра подписываютсялицами, производящими прием-передачу дел на архивное хранение. 8. Вступление инструкции в силу 8. 1. Настоящая Инструкция вступает в силу с 1 июля 2004 года.Российская ФедерацияКостромская область(изображение герба города)Администрация города КостромыПостановление_________________ N ____________Российская ФедерацияКостромская область(изображение герба города)Администрация города КостромыРаспоряжение_________________ N ____________Российская ФедерацияКостромская область(изображение герба города)Администрация города КостромыКадровое распоряжение_________________ N ____________Российская ФедерацияКостромская область(изображение герба города)Глава самоуправления города Костромы_____________________________________________________________________________156000, г. Кострома, ул. Советская, 1. Тел. (0942) 31-44-40;факс (0942) 31-39-32. E-mail: glava@admgor.kostroma.net_________________ N ____________На N ____________ от ___________Российская ФедерацияКостромская область(изображение герба города)Администрациягорода Костромы156000, г. Кострома, ул. Советская, 1Тел. (0942) 31-44-40; факс (0942) 31-39-32glava@admgor.kostroma.net_________________ N _____________________На N _______________ от _________________Российская ФедерацияКостромская область(изображение герба города)Администрациягорода КостромыУправление экономики156000, г. Кострома, пл. Мира, 4Тел. (0942) **-**-**; факс (0942) **-**-**_______________ __________________На N _______________ от ________________