Постановление Администрации города Костромы от 01.06.2001 № 1992
Об утверждении регламента администрации г. Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 1 июня 2001 г. N 1992 Утратил силу - Постановление Администрации города Костромы от 05.05.2004 г. N 1256 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ Г. КОСТРОМЫ (В редакции Постановлений Администрации города Костромы от 19.02.2004 г. N 401; от 01.03.2004 г. N 472) В целях упорядочения работы администрации и исходя изпроведенной реорганизации структуры администрации, постановляю: 1. Новую редакцию Регламента администрации г. Костромыутвердить (прилагается). 2. Управляющему делами администрации Николаеву А.Н.обеспечить изучение и выполнение Регламента администрации г.Костромы всеми сотрудниками администрации города. 3. Постановления администрации города: N 4561 от 10.12.98 "Обутверждении Регламента администрации г. Костромы", N 966 от19.03.99 "О внесении изменений в Регламент администрации городаКостромы" считать утратившими силу. Глава самоуправления Б.К.КОРОБОВ Утвержден Постановлением главы самоуправления г. Костромы от 01.06.2001 N 1992 РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОСТРОМЫ Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Статья 1. Администрация г. Костромы (далее по текстуадминистрация) является исполнительным органом городскогосамоуправления, формируемым главой самоуправления - главойадминистрации (далее по тексту глава администрации). Статья 2. Правовую основу деятельности администрациисоставляют: Конституция Российской Федерации, нормативно - правовые актыРоссийской Федерации, Костромской области, Устав города Костромы,нормативные акты органов городского самоуправления. Статья 3. Городскую администрацию возглавляет главаадминистрации, который одновременно является главой самоуправлениягорода. Исполнительные функции глава администрации осуществляетпутем издания постановлений и распоряжений администрации. Порядоких подготовки, принятие и исполнение определяется настоящимРегламентом. Статья 4. Деятельность администрации, ее структурныхподразделений определяется законом РФ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации",законом РФ "О финансовых основах местного самоуправления вРоссийской Федерации", законом "О местном самоуправлении вРоссийской Федерации", законом Костромской области "О местномсамоуправлении в Костромской области", Уставом г. Костромы,правовыми актами главы администрации и настоящим Регламентом. Статья 5. Администрация города является юридическим лицом. Глава 2 СТРУКТУРА АДМИНИСТРАЦИИ Статья 6. Структура городской администрации и бюджетныесредства на ее содержание утверждаются Думой города Костромы.Численность администрации, сопотчиненность ее структурныхподразделений, штатное расписание утверждается главойадминистрации. Статья 7. Структура городской администрации разрабатывается сучетом необходимости выполнения установленных законом РоссийскойФедерации "Об общих принципах организации местного самоуправленияв Российской Федерации" и Уставом г. Костромы предметов ведениягородского самоуправления, исходя из компетенции администрации,как органа городского самоуправления. Статья 8. Структура администрации представляет собойорганизационно - функциональное единство руководящих должностныхлиц, ее аппарата и подразделений (управлений, комитетов, отделов,служб) осуществляющих функции, связанные с оперативным управлениеммуниципальным хозяйством. Статья 9. Глава администрации осуществляет свои полномочия поруководству администрацией в соответствии со статьей 29 Уставагорода Костромы. Глава администрации подотчетен Думе г. Костромы за своюдеятельность и деятельность городской администрации, а такжевышестоящим исполнительным органам государственной власти вотношении делегированных ими городскому самоуправлениюгосударственных полномочий. Администрация г. Костромы в пределах своих полномочий,закрепленных за ней законодательством Российской Федерации,Костромской области и Уставом города Костромы, самостоятельна врешении вопросов, касающихся социально - экономического развития иобеспечения жизнедеятельности городского хозяйства. Статья 10. Положения о структурных подразделенияхАдминистрации разрабатываются их руководителями и послепрохождения юридической экспертизы утверждаются главойадминистрации в виде постановления. Глава 3 СОВЕЩАТЕЛЬНЫЕ ОРГАНЫ АДМИНИСТРАЦИИ Статья 11. Совещательными органами администрации являетсяСовет администрации, коллегия. Их решения носят рекомендательныйхарактер. При администрации города могут образовываться другие Советы,постоянно действующие и временные комиссии, которые функционируютв соответствии с Положением о них. Статья 12. Совет администрации созывается главойадминистрации по мере необходимости, но не реже одного раза вмесяц. Статья 13. Совет администрации: - рассматривает проекты решений Думы и администрации попредметам ведения городского самоуправления; - разрабатывает предложения о координации деятельностиадминистрации города с федеральными и областными представительнымии исполнительными органами власти и Думой города Костромы, омеханизмах реализации распорядительных документов администрации; - рассматривает другие вопросы жизнедеятельности и развитиягорода. Статья 14. Члены Совета администрации утверждаютсяпостановлением главы администрации. Членами Совета администрацииявляются: - глава самоуправления; - первый заместитель и заместители главы администрации; - управляющий делами администрации; - начальник финансового управления; - начальник административно - правового управления; - начальник информационно - аналитического управления; - представитель областной администрации; - представитель УВД по г. Костроме; - представитель военного гарнизона; - другие лица по усмотрению главы администрации. На заседания Совета администрации могут быть приглашеныдолжностные лица, специалисты, ученые и представителиобщественности по согласованию с главой администрации. Статья 15. Председательствует на заседании Совета главаадминистрации, а в его отсутствии либо по его поручению первыйзаместитель главы администрации. Заседания Совета протоколируютсяотделом по организационной работе и документообороту. Статья 16. Коллегия администрации рассматривает оперативныевопросы жизнеобеспечения города. Члены коллегии утверждаютсяпостановлением главы администрации. По должности в состав коллегиивходят: - глава администрации; - первый заместитель и заместители главы администрации; - управляющий делами; - начальник административно - правового управления; - начальник финансового управления; - начальник информационно - аналитического управления; присутствуют помощники главы самоуправления. По решению главы администрации на заседания коллегии могутбыть приглашены другие должностные лица администрации,специалисты, представители общественности и средств массовойинформации, председатель Совета Думы г. Костромы. Заседания коллегии проводятся по мере необходимости. Заседания коллегии протоколирует помощник главысамоуправления и осуществляет контроль за поручениями, данными наколлегии. Статья 17. Общественный Совет: - состоит из представителей общественных объединений иорганизаций, зарегистрированных в управлении юстиции областнойадминистрации в установленном порядке; - рассматривает наиболее актуальные вопросы социальной,культурной и общественной жизни города. Статья 18. Состав Совета утверждается постановлением главыадминистрации по рекомендации руководства общественных объединенийи организаций. Председательствует на Совете глава администрации, а в егоотсутствие - лицо, его замещающее. Статья 19. Заседания общественного Совета созываются по меренеобходимости, но не реже одного раза в полугодие. ЗаседанияСовета протоколируются отделом по организационной работе идокументообороту. Отдел осуществляет контроль за исполнениемпоручений, данных на заседании Совета. Глава 4 ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ Статья 20. Созыв совещаний в администрации осуществляетсяглавой администрации либо лицом его замещающим, заместителямиглавы администрации. Статья 21. Подготовкой совещаний, созываемых по инициативеглавы администрации либо лица, его замещающего, руководитуправляющий делами администрации. Подготовка совещаний, проводимыхпо инициативе заместителей главы администрации, осуществляется ихпомощниками. Вопросы на совещании рассматриваются, как правило, всоответствии с планами работы. В отдельных случаях по решению главы администрации нарассмотрение могут вноситься вопросы, не предусмотренные планами. Статья 22. Участники совещания не позднее чем за 4 дня досовещания должны быть ознакомлены структурным подразделениемадминистрации, готовившим совещание, с проектами повестки дня иматериалами по всем основным вопросам, вносимым на рассмотрение. Статья 23. Присутствующие на совещании вправе: - участвовать в обсуждении вопросов; - вносить предложения об изменениях и дополнениях в проектыпринимаемых решений или их доработке. Статья 24. На совещании, созванном по инициативе главыадминистрации, председательствует глава администрации или один иззаместителей по его поручению. На совещаниях, созванных по инициативе заместителей главыадминистрации, председательствуют инициаторы созыва совещания. Протоколы совещаний, созванных главой администрации, ведутсяотделом по оргработе и документообороту, структурнымиподразделениями, помощниками, в зависимости от цели проведениярассматриваемых вопросов и участников подготовки совещаний. Кроме этого, право определить, кто будет вести протоколсовещания имеет управляющий делами администрации города. Протоколы совещаний, созданные по инициативе заместителейглавы администрации, ведутся их помощниками. Протоколыподписываются тем лицом, кто ведет протокол. Контроль за выполнением принятых на совещаниях решений иданных поручений осуществляет лицо, которое вело протокол. Статья 25. После совещания, созванного по инициативе главыадминистрации, в недельный срок после подписания протоколаструктурное подразделение, готовившее совещание, оформляет выпискииз принятого решения с конкретными поручениями, которые заподписью председательствующего или зам. главы администрациинаправляются исполнителям, а затем осуществляет контрольисполнения поручений. Статья 26. Протоколы совещаний оформляются следующим образом: основная часть протокола делится на разделы в соответствии спунктами повестки дня. Каждый раздел протокола строится по форме: - слушали - выступили - решили. Протоколы подписываются секретарем совещания. Глава 5 ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЙ СОВЕТА АДМИНИСТРАЦИИ Статья 27. Созыв заседаний Совета администрацииосуществляется главой администрации либо лицом, исполняющим егообязанности. Заседания Совета администрации проводятся не режеодного раза в месяц. В случае необходимости глава администрацииможет назначить заседание Совета администрации в другое время. Вотдельных случаях Совет администрации может проводить своизаседания совместно с Думой г. Костромы или общественнымиорганизациями. Статья 28. Подготовкой заседаний Совета администрациируководит управляющий делами администрации. Статья 29. Вопросы на заседаниях Совета администрациирассматриваются в соответствии с планом работы. В необходимыхслучаях по решению главы администрации на рассмотрение Советамогут выноситься вопросы, не предусмотренные планом работы. Статья 30. Проекты повестки дня заседаний Советаадминистрации готовятся отделом по организационной работе идокументообороту на основе материалов, подготовленных иоформленных в соответствии с требованиями настоящего Регламента иинструкции по делопроизводству в администрации города Костромы. Не позднее, чем за 4 дня до заседания Совета администрацииуправляющий делами согласовывает проект повестки с главойадминистрации. Статья 31. Члены Совета администрации не позднее чем за 1день до заседания Совета должны быть ознакомлены отделом поорганизационной работе документообороту с проектом повестки дня иматериалами по всем основным вопросам, выносимым на рассмотрениеСовета администрации. Статья 32. Повестки дня заседания и порядок работы Советаадминистрации утверждаются в начале его заседания и могут в случаенеобходимости корректироваться. Статья 33. Заседание Совета администрации правомочнорассматривать вопросы при наличии не менее двух третей от общегоколичества его членов. О дне заседания Совета администрации иповестке дня заблаговременно извещается прокурор города Костромы.Оповещение членов совета осуществляется отделом по организационнойработе и документообороту, а оповещение приглашенных на заседаниесовета осуществляют отделы управления, которые готовят вопрос нарассмотрение. Оповещение аккредитованных при администрациипредставителей средств массовой информации обеспечиваетинформационно - аналитическое управление. Вопрос об участии в заседаниях Совета администрациипредставителей органов государственной власти, предприятий,организаций, учреждений, партий и общественных движенийсогласовывается с главой администрации. Статья 34. В ходе заседания члены Совета администрации имеютправо: - вносить предложения по повестке дня и порядку работы; - получать от докладчиков дополнительные разъяснения порассматриваемым вопросам; - в необходимых случаях вносить предложения о переносеобсуждаемого вопроса на другое заседание или о дополнительномизучении вопроса специально созданной комиссией; - голосовать и принимать решения по обсуждаемым вопросам. Статья 35. Приглашенные на заседания Совета администрациивправе: - участвовать в обсуждении вопросов; - вносить предложения об изменениях и дополнениях в проектыпостановлений или об их доработке. Статья 36. На заседании Совета администрации протокол ведетсяотделом по организационной работе и документообороту, аудиозапись- специалистом хозяйственной службы. Глава 6 ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ Статья 37. Работа администрации планируется на год. Годовойплан разрабатывается исходя из основных направлений деятельностиадминистрации по социально - экономическому развитию города. Статья 38. Подготовка проекта годового плана возлагается наотдел по организационной работе и документообороту по предложениямотделов, управлений, комитетов администрации города. Статья 39. Предложения о формировании годового плана работыадминистрации, согласованные с курирующими заместителями главыадминистрации, представляются за 30 дней до начала планируемогопериода. При подготовке проекта плана работы, помимо предложенийструктурных подразделений администрации, учитываются предложениядепутатов Думы, территориальных органов общественногосамоуправления, общественности и граждан города. Статья 40. Проект годового плана после рассмотрения его наСовете администрации и внесения в него соответствующих изменений идополнений представляется управляющим делами на утверждение главеадминистрации. Статья 41. Изменения и дополнения в годовой план вносятсяраспоряжениями главы администрации. Статья 42. К проекту годового плана прилагаются пояснительныезаписки и справки о выполнении планов работ уходящего года. Статья 43. Контроль за сроками выполнения годового планаадминистрации осуществляет отдел по организационной работе идокументообороту, который ежеквартально представляет справку оходе выполнения планов главе самоуправления и в информационно -аналитическое управление. Контроль за выполнением годового плана структурнымиподразделениями администрации осуществляют заместители главыадминистрации. Статья 44. Для координации деятельности администрации города,ее органов и подразделений отделом по организационной работе идокументообороту ежемесячно составляется календарный план основныхмероприятий администрации города. Предложения в календарный план на предстоящий месяцформируются структурными подразделениями и подписываются ихруководителями и представляются в отдел по организационной работеи документообороту за 10 дней до начала очередного месяца. Статья 45. На основе отчетов о выполнении плана работы ипоручений главы администрации его помощником разрабатываетсяеженедельный план работы главы администрации. Глава 7 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ Статья 46. Организацию работы должностных лиц и структурныхподразделений осуществляют глава администрации, его заместители, авнутри структурных подразделений - их руководители. Статья 47. Глава администрации, его заместители ируководители структурных подразделений администрации организуютработу сотрудников на основе нормативных документов омуниципальной службе, действующего трудового законодательства,настоящего Регламента, положений о структурных подразделениях идолжностных инструкций. Статья 48. Деятельность общественно - политическихорганизаций, движений, кроме профсоюза, в администрации города недопускается. Статья 49. Распределение полномочий между первымзаместителем, заместителями, управляющим делами осуществляет главаадминистрации. Положения о структурных подразделениях администрацииразрабатываются их руководителями и после прохождения юридическойэкспертизы утверждаются главой администрации. Функциональныеобязанности руководителей структурных подразделений утверждаютсяглавой администрации, муниципальных служащих этих подразделений -их, руководителями. Статья 50. Каждый муниципальный служащий администрации несетответственность за свою сферу деятельности и строит свою работуисходя из интересов города и граждан. Он не вправе разглашатьсведения, ставшие известными ему в результате служебнойдеятельности. Работники администрации предоставляют различныедокументы, информацию и ответы на запросы депутатов Думы г.Костромы только по поручению главы самоуправления. Статья 51. Совмещение работы служащих внутри аппаратаадминистрации допускается только распоряжением главы администрациив соответствии с действующим законодательством по ходатайствуруководителя структурного подразделения. Статья 52. Служащие администрации исполняют свои служебныеобязанности в рабочее время. Разрешение на перерыв в работе неболее, чем на один день дает руководитель структурногоподразделения. Статья 53. Пользование служебным транспортом регулируется"Положением о порядке обслуживания автотранспортом должностных лицадминистрации", утвержденным главой администрации. Статья 54. Телефонная связь используется только для служебныхцелей. Междугородние служебные переговоры проводятся только сразрешения руководителя структурного подразделения. Междугородниенеслужебные переговоры со служебных телефонов не допускаются. Статья 55. Право пользования международными переговорамиимеют только глава администрации, его заместители, управляющийделами. Статья 56. Продолжительность рабочей недели в администрациисоставляет 40 часов в неделю. Режим работы определяется правиламивнутреннего трудового распорядка в администрации города Костромы. Допускается установление индивидуального графика работыотдельным сотрудникам по решению (оформленному приказом)руководителя структурного подразделения. Руководители структурных подразделений администрации вправе,в случае производственной необходимости увеличивать служебноевремя с последующей компенсацией в соответствии с действующимтрудовым законодательством. Статья 57. Необходимость направления сотрудников вкомандировки определяется руководителями структурных подразделенийадминистрации по согласованию с заместителями главы администрациии управляющим делами. Статья 58. Сотрудники администрации имеют право наоплачиваемый ежегодный очередной и дополнительный отпуск согласнодействующему законодательству. Порядок предоставления отпусковопределяется действующим законодательством. Положением омуниципальной службе и условиями трудового договора (контракта).Очередность отпусков устанавливается руководителем структурногоподразделения, а в отношении руководителей структурныхподразделений - главой администрации. Заявление о предоставленииотпуска подписывается за две недели до начала отпуска. Отпускруководителям структурных подразделений разрешается главойадминистрации, другим сотрудникам - приказом руководителейструктурных подразделений. Статья 59. Ведение табеля учета рабочего времени вструктурных подразделениях администрации осуществляет один изсотрудников, назначенный руководителем структурного подразделения. Глава 8 ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ, ПРИНЯТИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Статья 60. Нормативно - правовыми и распорядительнымидокументами администрации, в дальнейшем - документы администрации,являются постановления, распоряжения и поручения главыадминистрации, поручения заместителей главы и управляющего деламиадминистрации, приказы и поручения руководителей структурныхподразделений администрации. Постановление - нормативно - правовой акт, издаваемый главойадминистрации, по наиболее важным вопросам социально -экономического, культурного, хозяйственного развития города, атакже по вопросам, затрагивающим интересы групп или отдельныхграждан по земельным отношениям, собственности, представлениясубсидий и кредитов, по другим ключевым проблемам деятельностиадминистрации. Распоряжение - нормативно - распорядительный акт, издаваемыйединолично главой администрации. Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителямиструктурных подразделений администрации по кадровым вопросам, повопросам организации работы аппарата и т.п. Поручение - распорядительный документ, издаваемый главойадминистрации, его заместителями, управляющим делами ируководителями структурных подразделений администрации, длярешения текущих организационных и других срочных вопросовдеятельности администрации. Статья 61. Проекты нормативно - правовых и распорядительныхдокументов разрабатываются аппаратом администрации, в соответствиис годовым планом работы администрации, поручениями главыадминистрации и его заместителей, управляющим делами. Проектыприказов руководителей структурных подразделений администрацииготовятся аппаратом этих подразделений. Проекты документовадминистрации могут также разрабатываться территориальнымиорганами общественного городского самоуправления. Статья 62. Вопросы финансовой политики, формирования иисполнения бюджета, распределения внебюджетных средств, разработкипрограмм социально - экономического развития города, измененияструктуры администрации и управления городским хозяйством вобязательном порядке рассматриваются на Совете администрации. В соответствии со ст. 7 закона Российской Федерации "Оконкуренции и ограничении монополистической деятельности натоварных рынках" разделы постановлений, распоряжений и порученийглавы самоуправления (главы администрации), его заместителей иначальников (заведующих) управлений, комитетов и отделов,касающихся экономического развития города, ценообразования,реорганизации и ликвидации предприятий, создания новых структур,развития предпринимательства, вопросов, затрагивающих права иинтерес потребителей, а также вопросов и проблем развития и защитыконкуренции, согласовываются с Костромским антимонопольнымуправлением. Статья 63. Ответственность за подготовку документов несут: - управляющий делами - за подготовку документов всоответствии с планом работы, по инициативе главы администрации,его заместителей и органов территориального общественногосамоуправления; - руководители структурных подразделений администрации -разработчики и инициаторы проектов распорядительных документов. Статья 64. Целесообразность подготовки и внесения документана рассмотрение главы администрации по оперативным и внеплановымвопросам руководители структурных подразделений предварительносогласовывают с курирующими заместителями главы администрации. Статья 65. Не допускается принятие повторных документов, еслине выполнены ранее принятые (кроме случаев, когда необходимостьпринятия нового распорядительного документа продиктованаизменением обстоятельств). Статья 66. При подготовке и оформлении документовадминистрации соблюдаются следующие требования: 1. К документу прилагается обоснование необходимости егопринятия, подготавливаемое структурным подразделением -инициатором вопроса; 2. В документах должны быть указаны: - точные наименования организаций, структурных подразделенийадминистрации либо должности, фамилии и инициалы лиц,ответственных за исполнение и сроки исполнения; - поручения о контроле; - указание о признании утратившими силу распорядительныхдокументов либо их отдельных статей и пунктов, если вновьпринимаемый документ исключает действие ранее принятых. 3. Заголовок к тексту документа должен быть предельно краткими соответствовать содержанию документа: заголовок начинается спредлога "О" или "Об" (о чем постановление, распоряжение). 4. Текст постановления, распоряжения и приказа содержит, какправило, констатирующую и распорядительную части. Если содержаниедокумента не нуждается в пояснениях, то констатирующая частьотсутствует. Распорядительная часть документа должна начинатьсясловами: "В связи (в соответствии) с изложенным Постановляю:", а вприказах "Приказываю", затем в повелительной форме указывается,кому, какие действия и в какие сроки надлежит выполнить. Распорядительная часть документа может состоять из пунктов.Каждый пункт начинается с предписывающего действия, выраженногоглаголом неопределенной формы (обязать, утвердить, указать), затемуказывается исполнитель. Для детализации предписываемых действий,текст может делиться на подпункты. Пункты постановления (распоряжения) группируются по ихзначимости (от наиболее существенных вопросов к болеевторостепенным) или в последовательности развития темы документа. На оборотной стороне последнего листа документа, внизу слевапечатается фамилия и инициалы исполнителя - специалистаструктурного подразделения администрации или иной организации суказанием номера служебного телефона. На той же стороне последнего листа документа, вверхурасполагаются подписи: - руководителей структурного подразделения администрации либодругой организации - инициатора проекта документа или другогодолжностного лица, которому указанными руководителямипредоставлено право визирования документов; - соответствующих должностных лиц административно - правовогоуправления; - заместителей главы администрации, курирующихсоответствующие структурные подразделения администрации илизанимающихся вопросами, отраженными в документе; - первого заместителя главы администрации; - управляющего делами администрации. 5. Руководители структурных подразделений администрации илииной организации (инициаторы разработки документов) согласовываютпроекты распорядительных документов также: - с организациями и структурными подразделениямиадминистрации, в компетенцию которых входит вопрос; - с организациями и структурными подразделениямиадминистрациями, указанными в проекте в качестве исполнителей; - с антимонопольным управлением (согласно перечню); - с другими организациями, согласование с которыми считаютнеобходимым управляющий делами, либо административно - правовоеуправление. Согласование оформляется путем визирования с указанием даты ифамилии визирующего. При значительных замечаниях согласование осуществляется путемвизирования на отдельном листе согласования, в которомуказываются: - структурное подразделение администрации города илиорганизация; - замечания по проекту документа; - должность, фамилия, подпись должностного лица, согласующегопроект документа, дата согласования. Срок рассмотрения проектов документов, представляемых насогласование, не должен превышать трех дней. К документу прилагается лист, где указываются структурныеподразделения администрации или иные организации, куда необходимонаправить копии документа, пояснительные записки с финансово -экономическим обоснованием того или иного вопроса. 6. При наличии приложения к проекту постановления(распоряжения) руководитель структурного подразделения,организации - инициатор проекта документа визирует каждый лист(страницы). 7. Замечания административно - правового управления по текстудокумента оформляется заключением. 8. Внесение в проект незначительных, не меняющих сутидокумента изменений, не влечет за собой повторного визирования. 9. По решению управляющего делами администрации проектдокумента может быть внесен на рассмотрение главы администрациипри наличии разногласий со стороны заинтересованных организаций.Это решение принимается после рассмотрения проекта документауправляющим делами с участием лиц, отказывающихся его визировать,либо сделавших существенные замечания по тексту проекта. 10. Контроль за качеством документов администрации, за ихсоответствие нормативным актам Российской Федерации, Костромскойобласти и органов городского самоуправления осуществляетадминистративно - правовое управление. 11. В целях контроля и предотвращения дублирования с ранеепринятыми документами исполнитель представляет в отдел поорганизационной работе документообороту и информационно -аналитическое управление проекты документов по плановым вопросамза 7 дней до рассмотрения их на заседании Совета администрации.Проекты документов по оперативным (внеплановым) вопросампредставляются в отдел по организационной работе идокументообороту за 4 дня до заседания Совета администрации, еслиглава администрации решит, что эти документы подлежат рассмотрениюСоветом. 12. Если по проекту документа имеются замечания управляющегоделами или административно - правового управления администрации,проект возвращается на доработку исполнителю. 13. Если на Совете администрации будут высказаны замечания ипредложения по проекту рассматриваемого документа, исполнительобязан переработать документ в течении трех дней и передать его вотдел по организационной работе и документообороту. После сверкиего с протоколом заседания Совета администрации управляющий деламипредставляет проект документа с исправлениями и дополнениями нарассмотрение главе администрации. 14. Распорядительные документы администрации подписываютсяглавой администрации, руководителями структурных подразделенийадминистрации в соответствии с их полномочиями. 15. Во время отсутствия указанных в п. 14 настоящей статьиРегламента должностных лиц, распорядительные документыподписываются лицами, официально назначенными временноисполняющими обязанности этих должностных лиц. Исполняющие обязанности главы администрации, его заместителейи управляющего делами назначаются распоряжением главыадминистрации. Исполняющими обязанности руководителей структурныхподразделений являются их заместители, а при их отсутствии -другие сотрудники этих подразделений в соответствии сраспоряжением главы администрации города. При наличии несколькихзаместителей исполнение обязанностей возлагается на одного из них. Оплата труда исполняющих обязанности осуществляется всоответствии с действующим законодательством. Решение о названии распорядительного документа принимаетсялицом, подписывающим документ. 16. Если постановление, распоряжение и поручение главыадминистрации, а также поручения заместителей главы администрациии управляющего делами оформляется на бланке с указанием ихдолжности, в реквизите "Подпись" может отсутствовать указаниедолжности. 17. Если вопрос, рассмотренный на Совете администрации,требует рассмотрения его на Думе г. Костромы, то отдел поорганизационной работе и документообороту передает в Думу: - сопроводительное письмо за подписью главы администрации; - копию документа; - проект решения Думы; - пояснительную записку. Статья 67. Регистрация и рассылка подписанныхраспорядительных документов осуществляется с соблюдением следующихправил: 1. Документы сдаются в отдел по организационной работе идокументообороту, который после соответствующего оформлениярассылает их адресатам в трехдневный срок, согласно перечнюрассылки составленной исполнителем. Документы тиражируются отделом по организационной работе идокументообороту в соответствии со списком рассылки, каждыйэкземпляр рассылаемого документа, в том числе и ксерокопии,заверяются печатью отдела. 2. Внесение каких-либо исправлений в подписанные документы недопускается. 3. Регистрация постановлений, распоряжений и поручений втечении года производится в порядке возрастания номеров вэлектронной базе данных. 4. Дата издания документов является датой их подписания. 5. Замена разосланных экземпляров распорядительных документовили отдельных частей (при обнаружении орфографических илитехнических ошибок) может быть произведена только с разрешенияуправляющего делами администрации. 6. На совместных документах указывается единая дата (самаяпоздняя дата подписания) и проставляется регистрационный номер,присвоенный каждой организацией, от имени которой издаетсядокумент. Статья 68. Оформление резолюций на документах: 1. Резолюции исполняются на соответствующих бланках накоторых указывается: - фамилия должностного лица, которому поручается работа сдокументом; - конкретное указание по содержанию документа; - срок исполнения документа; - структурное подразделение либо должностное лицо на которыхвозложен контроль исполнения; - резолюция заверяется подписью с указанием даты. 2. На документы, адресованные главе администрации, проектырезолюций по их исполнению по поручению главы администрацииготовит его помощник. 3. Резолюции по исполнению документов, адресованныхзаместителям главы администрации, управляющему делами ируководителям структурных подразделений, исполняют указанные врезолюции должностные лица или их заместители. Статья 69. Организация работы со служебными документамиосуществляется с соблюдением следующих правил: 1. Прием и отправка корреспонденции, поступающей вадминистрацию и исходящей из администрации, осуществляется черезотдел по организационной работе и документообороту. 2. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, выходные ипраздничные дни, принимается дежурным по городу с последующейпередачей в отдел по организационной работе и документообороту. 3. Работники отдела распределяют полученную почту поадресатам: - почта главы администрации; - почта первого заместителя и заместителей главыадминистрации; - почта управляющего делами. 4. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов ваппарате администрации осуществляется работниками отдела поорганизационной работе и документообороту. 5. Поступившие документы, требующие срочного рассмотрения, сгрифом "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы,телеграммы и т.д., доставляются адресатам немедленно, а в случаепоступления указанных документов в нерабочее время, выходные ипраздничные дни о поступлении их дежурным по городу по телефонуставится в известность должностное лицо, которому адресовандокумент либо управляющего делами администрации, о чем делаетсяотметка на конверте или на обратной стороне последнего листадокумента, если документ поступил в открытом виде. 6. Входящие и исходящие документы передаются из отдела поорганизационной работы и документообороту в структурныеподразделения администрации и обратно. 7. Работа с документами ДСП осуществляется на основаниираспоряжения "Об утверждении сведений перечня составляющихслужебную и конфиденциального характера информации в администрацииг. Костромы" (N 185-р от 17.05.2001). 8. Работа с документами, имеющими гриф секретности,осуществляется с соблюдением требований Закона РоссийскойФедерации "О государственной тайне", соответствующих инструкцийфедеральных органов государственной власти. (ст. 69 дополнена постановлением от 19.02.2004 N 401) Статья 70. Исполнение документов 1. Рассмотрение документа должно производиться в день егопоступления его адресату. 2. Все документы, зарегистрированные в отделе поорганизационной работе и документообороту, с резолюциями главыадминистрации, его заместителей и управляющего делами,возвращаются в отдел для отметки дальнейшего прохождения, а затемнепосредственно руководителю (заместителю) либо должностному лицу,в функциональные обязанности которого входит исполнение иподготовка ответа по документу. 3. Внутри структурного подразделения поступившие документырассматриваются руководителем (заместителем) и передаютсянепосредственно исполнителям под расписку в журнале. 4. Если исполнение поручено нескольким лицам и в резолюции неуказан ответственный исполнитель, ответственным за исполнениедокумента является лицо, указанное в резолюции первым, оно идолжно готовить ответ. Отдел по организационной работе и документооборотуобеспечивает соисполнителей необходимым количеством копий. 5. Соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения срокаисполнения документа представляют ответственному исполнителюсправки для обобщения и составления отчета, либо в письменнойформе сообщают свое мнение о поднятом в документе вопросе. 6. Ответы на депутатские запросы даются за подписью главыадминистрации либо его заместителей, официально исполняющихобязанности, в 10-дневный срок. 7. Исполнение документов, не требующих разработкираспорядительных документов администрации, положений и т.п.,осуществляется в течение пяти дней после поступления кнепосредственному исполнителю. В случаях, когда для исполнения документа требуется проверка,разработка дополнительных распорядительных и др. документовадминистрации, срок исполнения составляет до одного месяца. Срок исполнения документа может быть продлен на основаниидокладной записки исполнителя должностному лицу, учинившемурезолюцию по исполнению документа. Докладная записка подается непозднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа. 8. Ответы на письма предприятий, организаций, учреждений,граждан готовятся за подписью того должностного лица, на чье имябыло написано обращение или подпись лица, обозначенного врезолюции главы самоуправления. Статья 71. Справки (докладные записки) о ходе и результатахисполнения поручений главы администрации, его заместителей,управляющего делами подписываются лицами, кому адресованыдокументы для исполнения. Статья 72. Документы в адрес органов власти РоссийскойФедерации, областной Думы, главы администрации области, Думы г.Костромы подписываются главой администрации либо лицом, официальноисполняющим его обязанности и отправляются в одном экземпляре. Документы в адрес заместителей главы администрации области иструктурных подразделений областной администрации могут бытьподписаны заместителями главы администрации либо лицами,официально исполняющими их обязанности. Статья 73. Оформление исходящих документов администрацииосуществляется с соблюдением следующих правил: 1. Исходящие документы за подписью главы администрации, егозаместителей и управляющего делами исполняются, как правило, надолжностных бланках установленного образца. На исходящих документах, подписанных руководителямиструктурных подразделений администрации и отделов структурныхподразделений пользующихся правом внешней подписи, ставитсяугловой штамп. 2. Исходящие документы принимаются к отправке: - в случае направления документа в один адрес - в 3экземплярах; - в случае направления нескольким адресатам - в такомколичестве экземпляров, которое соответствовало бы количествуадресатов. 3. Экземпляр документа, остающийся в деле отдела поорганизационной работе и документообороту, на обратной сторонепоследнего листа должен содержать визы должностных лиц, указанныхв статье 66 Регламента. К документу прилагается лист согласованиятекста. 4. Документы передаются в отдел по организационной работе идокументообороту полностью оформленными. Статья 74. Формирование дел, их хранение, справочная работапо документам (как входящим, так и исходящим) осуществляетсяотделом по организационной работе и документообороту и вструктурных подразделениях администрации, где они былизарегистрированы. Завершенные дела по истечении 2 лет сдаются структурнымиподразделениями согласно номенклатуре дел в архивный отделадминистрации города. Статья 75. Контроль за исполнением документов в администрацииосуществляется на основании "Инструкции по организации контроля заисполнением документов". 1. В администрации города контролю за исполнением подлежат: - поручения главы самоуправления, его заместителей повыполнению законодательных, нормативных и распорядительныхдокументов вышестоящих органов и должностных лиц; - решения Думы города Костромы, касающиеся деятельностиадминистрации города, если этими решениями устанавливаютсяконкретные сроки исполнения; - постановления и распоряжения главы самоуправления города(далее документы), имеющие контрольный пункт (срок, ответственныйза исполнение) ; - резолюции главы самоуправления (документы вышестоящихструктур); - резолюции главы самоуправления на письменных и устныхобращениях граждан; - депутатские запросы; - входящая корреспонденция предприятий, организаций иучреждений; - итоговые материалы совещаний, заседаний, координационныхсоветов; - критические замечания в средствах массовой информации,высказанные в адрес администрации. 2. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений главыадминистрации возлагается на заместителей главы администрации илируководителей структурных подразделений администрации города. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным(сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов)исполнением документов и поручений, обобщение результатовисполнения и информирование об этом руководства администрациигорода. Методическое руководство работой по организации контроля иоперативный контроль за сроками выполнения документов осуществляетотдел по организационной работе и документообороту. Контроль за фактическим выполнением решений вышестоящихорганов осуществляет глава самоуправления города, постановленийадминистрации - заместители главы администрации города,управляющий делами администрации. Организаторскую работу по выполнению постановленийосуществляют руководители структурных подразделений. В комитетах, управлениях, отделах администрации правомруководителя назначается ответственный за организацию контроля,данное поручение записывается в должностную инструкцию и издаетсяприказ. Статья 76. Сроки исполнения распорядительных документовадминистрации указываются в тексте самих документов, либо врезолюциях. Продление срока исполнения документа либо снятие его сконтроля возможно только с разрешения главы самоуправления городаили должностного лица, подписавшего документ либо наложившегорезолюцию на поступивший в администрацию документ, на основанииинформации, подписанной исполнителем (руководителем структурногоподразделения) и согласованной с курирующим заместителем главыадминистрации. Статья 77. Любой документ, поступивший в администрацию, еслив резолюции либо в тексте документа не указан срок исполнениядокумента, исполняется в месячный срок со дня регистрации его вадминистрации. Статья 78. По результатам исполнения наиболее ответственныхпоручений главы администрации, его заместителей и управляющегоделами, а также по результатам юридической экспертизы документавыносятся заключения, которые подписываются непосредственнымиисполнителями и согласовываются с руководителем (заместителемруководителя) структурного подразделения. По каждому решению или пункту решения вышестоящих органов,поставленному на контроль, в соответствующий адрес представляетсяинформация о выполнении или ходе выполнения решения за подписьюглавы администрации города. Информацию готовит заместитель главы администрации, накоторого возложен контроль выполнения решений. Статья 79. Контроль за исполнением критических замечаний всредствах массовой информации, высказанных в адрес администрации ирезолюции главы администрации на письменных и устных обращенияхграждан осуществляет информационно - аналитическое управление. Статья 80. Информация о ходе выполнения решений городскойДумы, документов главы администрации города представляетсяструктурными подразделениями в отдел по организационной работе идокументообороту ежемесячно на 1-е число следующего месяца,который проводит анализ работы с документами и письменноинформирует управляющего делами. Статья 81. Предложение о снятии с контроля документа готовитруководитель структурного подразделения, подписывает заместительглавы администрации города, контролирующий выполнение данногорешения, при условии выполнения всех записанных в нем положений. Предложения оформляются в виде проекта постановления илираспоряжения о снятии с контроля с приложением информации,отражающей ход выполнения контролирующего документа. Если контроль возложен на нескольких заместителей главы,информация визируется всеми заместителями, ответственными за еговыполнение. До представления на подпись главе администрации проектдокумента по снятию с контроля визируется начальником отдела пооргработе и документообороту, осуществляющего контроль исполнениядокументов, который имеет право проводить контрольные проверкиисполнения непосредственно в подразделениях администрации и наобъектах контроля, при необходимости с привлечениемсоответствующих специалистов. Снятие документа с контроля не означает прекращения егодействия. Глава 9 ПРАВОВЫЕ АКТЫ АДМИНИСТРАЦИИ Статья 82. Администрация города и должностные лицаадминистрации города по вопросам своей компетенции принимают(издают) правовые акты. Статья 83. Нормативно - правовые акты, затрагивающие права,свободы и обязанности человека и гражданина, а также связанные срешением крупных вопросов экономического и социального развитиягорода, охраны общественного порядка, использование городскойсобственности и финансовых ресурсов, подлежат официальномуопубликованию в городских СМИ. Статья 84. Нормативные правовые акты администрации, указанныев статье 83 настоящего Регламента, вступают в силу с момента ихофициального опубликования, если в самих актах не установлен инойпорядок введения их в действие. Иные нормативные правовые акты, а также индивидуальныеправовые акты администрации вступают в силу со дня их подписания(регистрации в соответствии с настоящим Регламентом) либо в сроки,установленные в этих актах. (В редакции Постановления Администрации города Костромыот 01.03.2004 г. N 472) Статья 85. Официальным считается опубликование в СМИ городаКостромы. Официальная публикация правового акта должна включать егоназвание, номер, дату, полный текст, включая приложения (если ониимеются). В исключительных случаях при большом объеме правового акта онможет официально публиковаться в средствах массовой информации почастям, с разрывом во времени. Не подлежит опубликованию информация конфиденциальногохарактера, а также информация для служебного пользования. Статья 86. Граждане РФ и иные лица имеют право получить, адолжностные лица администрации города обязаны предоставитьвозможность ознакомления с правовыми актами и материалами,непосредственно затрагивающие их права и свободы, если иное неустановлено законом, а так же определяющими функции, компетенцию,права и обязанности, регламент работы структурных подразделенийадминистрации города и ее должностных лиц. Глава 10 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН Статья 87. Организация работы с обращениями гражданосуществляется с соблюдением следующих правил: 1. Прием граждан главой администрации, его заместителямиорганизуется отделом по работе с населением по графику,разрабатываемому отделом и утвержденному начальником информационно- аналитического управления. Прием граждан руководителями структурных подразделенийадминистрации проводится в служебных кабинетах в определенные часыеженедельно. Графики приема граждан вывешиваются на видном месте,доступном для обозрения и направляются в отдел по работе снаселением. 2. Делопроизводство по обращениям и заявлениям граждан (далеепо тексту - обращениям) в администрации ведется отдельно от другихвидов делопроизводства в отделе по работе с населением и вструктурных подразделениях администрации (в случае поступленияобращения непосредственно в структурное подразделение). 3. Все поступающие в администрацию письменные обращенияграждан принимаются и подлежат обязательной регистрации в день ихпоступления. При личном приеме граждан их обращения регистрируются нарегистрационных карточках с указанием в левом верхнем углурегистрационного индекса. 4. На обращение граждан, адресованных главе администрации иего заместителям, проекты резолюций по их исполнению готовит отделпо работе с населением. Зарегистрированные обращения вместе спроектом резолюции направляются на подпись руководителю в чейадрес подготовлено обращение. Запрещается направлять обращения темдолжностным лицам, действие которых обжалуется. Срок прохожденияобращения со дня регистрации в отделе до исполнителя не более пятидней. 5. Ответы на обращения граждан готовят руководители, которымпоручено рассмотрение документов руководством администрации. Ответдается в письменной форме. Ответы подписывает то должностное лицо,на чье имя было обращение, если другое не указано в резолюции. (п. 5 в ред. постановления от 19.02.2004 N 394) 6. Обращения граждан рассматриваются в срок, установленныйруководством администрации. Если такой срок не установлен, то: - обращения граждан подлежат обязательному рассмотрению втечение одного месяца со дня поступления в администрацию города; - обращения ветеранов (в соответствии с категориями,определенными статьей первой Федерального закона "О ветеранах")подлежат рассмотрению в срок не более двадцати дней; - обращения по вопросам, не требующим дополнительногоизучения и проверок, рассматриваются безотлагательно, но непозднее семи дней. В случае, если для разрешения обращения гражданина необходимопроведение специальной проверки (экспертизы), истребованиедополнительных материалов, либо принятие других мер, срокиразрешения жалоб могут быть, в порядке исключения, продлены, но неболее чем на один месяц. Решение об этом принимается руководителеми сообщается заявителю в письменной форме. (пункт в ред. постановления от 30.07.2002 N 2939) 7. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответыс контроля не снимаются до принятия окончательного решения исообщения заявителю. 8. Обращения граждан с копиями ответов возвращаются в отделпо работе с населением. 9. Контроль по организации работы с обращениями гражданвозлагается на отдел по работе с населением информационно -аналитического управления. 10. В отделе по работе с населением обобщаются предложения,заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практическиезамечания с целью своевременного выявления и устранения причин,порождающих нарушение прав и интересов граждан. Одновременноанализируется работа в структурных подразделениях администрации.Информация о работе администрации с обращениями гражданнаправляется руководителю информационно - аналитическогоуправления по установленной форме в согласованные сроки. 11. Обращения граждан с материалами к ним, а также документыпо личному приему граждан формируются в дела отделом по работе снаселением. Документы в делах располагаются в хронологическомпорядке, проверяется правильность направления документов и ихкомплектность. Оформление и хранение дел по обращениям граждан,поступивших в адрес руководства администрации, в структурныхподразделениях запрещается. 12. Устанавливается пятилетний срок хранения дел. Поусмотрению руководства администрации срок хранения дел либоотдельных обращений граждан может быть продлен, но не более чем до10 лет. Дела передаются в архивный отдел администрации, поистечении срока хранения подлежат уничтожению в установленномпорядке. Глава 11 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРАМИ Статья 88. Основные направления кадровой работы вадминистрации (планы подготовки и переподготовки кадров,проведение аттестации муниципальных служащих, формирование иобучение резерва кадров, ведение реестра должностей муниципальнойслужбы) определяет глава администрации города, управляющий деламиадминистрации через кадровую службу. Статья 89. Кадровая служба администрации города Костромы: - оформляет распорядительные документы главы администрации,связанные с прохождением муниципальными служащими муниципальнойслужбы, прекращением муниципальной службы, с оформлением наработу, увольнением, перемещением служащих администрации ируководителей муниципальных предприятий и учреждений, ведет личныедела, вносит необходимые записи в трудовые книжки; - обеспечивает проведение конкурсов и аттестаций,квалификационных экзаменов, прохождение служащими испытания призамещении должностей муниципальной службы; - организует подготовку (переподготовку), повышениеквалификации служащих; - формирует и ведет резерв руководящих работников. Статья 90. Контроль за работой и непосредственное руководствокадровой службой осуществляет управляющий делами. Статья 91. Распоряжение о приеме на работу после визированиязаявления руководителем структурного подразделения и управляющегоделами подписывает глава администрации. Прием и увольнение технических работников оформляетсяприказом руководителя соответствующего структурного подразделения. Статья 92. Статус муниципального служащего определяетсяположением о муниципальной службе в городе Костроме. Статья 93. На каждого служащего администрации городаоформляется личное дело, в котором группируются следующиедокументы: - заявление (трудовой договор, контракт); - личный листок по учету кадров; - копия документа об образовании; - копии распоряжений о приеме на работу, а также оперемещении и увольнении работника; - копии распоряжений о поощрениях и взысканиях; - справка о соблюдении ограничений, связанных с замещениеммуниципальной должности; - медицинская справка. Кадровой службой заполняются личные карточки на работников поформе Т-2. Глава 12 ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ Статья 94. Изменения и дополнения в настоящий Регламентвносятся постановлением главы администрации. Предложения об изменениях и дополнениях о Регламенте вносятсяв отдел по организационной работе и документообороту. Статья 95. За нарушение требований настоящего Регламентамуниципальные служащие администрации привлекаются к дисциплинарнойответственности в соответствии с действующим законодательством.