Постановление Администрации города Костромы от 10.12.2004 № 3700
О временном порядке взаимодействия и контроля за архивным хранением документов муниципальных предприятий и учреждений города Костромы
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 10 декабря 2004 г. N 3700 Утратил силу - Постановление Главы города города Костромы от 02.12.2008 г. N 2273 О ВРЕМЕННОМ ПОРЯДКЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ И КОНТРОЛЯ ЗА АРХИВНЫМ ХРАНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ ГОРОДА КОСТРОМЫ Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" упорядоченоправовое положение объектов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся вмуниципальной собственности, установлены новые требования к порядку организациикомплектования, учета, использования и обеспечения сохранности архивных документовмуниципальных предприятий, учреждений и организаций (далее - муниципальныхорганизаций). Согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" кмуниципальной собственности отнесены архивные документы муниципальных организаций,а также документы, хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках. Такиедокументы не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения,а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению. В случае приватизации илиликвидации муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельностиархивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются вмуниципальной собственности. Изъятие любых архивных документов, не предусмотренноефедеральными законами, запрещается. Муниципальные организации обязаны обеспечитьсохранность архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности, втечение установленных законодательством сроков хранения до передачи на постоянноехранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Уничтожениемуниципальными организациями архивных документов, а также передача их в музеи,библиотеки, негосударственные организации запрещается. Документы, хранящиеся в муниципальных музеях и библиотеках, не входят в составимущества этих организаций. Федеральным законом установлены следующие сроки временного хранения архивныхдокументов в муниципальных организациях (до их передачи в соответствующийгосударственный или муниципальный архив): - для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации документов муниципальных организаций - 5 лет; - для документов по личному составу, записей нотариальных действий,нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилого фонда документов - 75 лет; - проектной документации по капитальному строительству - 20 лет; - технологической и конструкторской документации - 20 лет; - патентов на изобретения, полезную модель, промышленный образец - 20 лет; - научной документации - 15 лет; - кино- и фотодокументов - 5 лет. Муниципальные организации в соответствии с установленными правиламиобеспечивают отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии архивныхдокументов на постоянное хранение в соответствующий государственный илимуниципальный архив. Все работы по упорядочению архивных документов, их подготовкойи передачей, включая транспортировку, выполняются за счет средств организаций,передающих документы. При реорганизации муниципальных организаций архивные документы в упорядоченномсостоянии передаются правопреемникам. При ликвидации муниципальных организаций документы по личному составу, а такжеархивные документы, сроки хранения которых не истекли, в упорядоченном состояниипоступают в соответствующий государственный или муниципальный архив. В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации"ограничивается доступ к архивным документам независимо от форм собственности,содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемуюзаконодательством Российской Федерации тайну. Ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной исемейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозудля безопасности граждан, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанныхдокументов. Согласно статье 26 Федерального закона "Об архивном деле в РоссийскойФедерации" муниципальные организации, при наличии у них соответствующих архивныхдокументов, обязаны бесплатно предоставлять заявителям оформленные в установленномпорядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальнойзащитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получениельгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушениизаконодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную иуголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. На основании изложенного, руководствуясь статьями 27, 29 Устава городаКостромы: постановляю: 1. Установить, что руководители муниципальных организаций (муниципальныхпредприятий, муниципальных учреждений) несут персональную ответственность засохранность документов, образовавшихся в процессе деятельности этих организаций;обязаны исполнять требования действующего законодательства в области архивногодела, Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением КоллегииФедеральной архивной службы России от 6 февраля 2002 года, Перечнем типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указаниемсроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000года. 2. Оказание организационно-методической помощи и контроль за исполнениемтребований по обеспечению сохранности архивных документов муниципальных организацийвозложить на архивный отдел управления делами администрации города Костромы (далее- архивный отдел). 3. Архивному отделу (Е.В. Бабенко, тел. 34-59-87): 3. 1. в срок до 1 июня 2005 года провести предварительную аттестацию архивовмуниципальных организаций города с целью определения организаций-источниковкомплектования Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальнойсобственности города Костромы; 3. 2. подготовить для внесения на рассмотрение Думы города Костромы целевуюмуниципальную программу "Развитие архивного дела 2006-2010 гг." по реализации натерритории города Костромы положений Федерального закона "Об архивном деле вРоссийской Федерации"; 3. 3. провести предварительные организационные и административно-хозяйственныемероприятия, направленные на создание муниципального учреждения "Муниципальныйархив города Костромы". 4. Обязать руководителей муниципальных организаций: 4. 1. предоставлять в архивный отдел запрашиваемую информацию по вопросамсостояния архивного дела; 4. 2. не позднее 1 марта 2005 года представить в архивный отдел (ул.Советская, 1, кабинет 218): - номенклатуру дел муниципальной организации на 2005 год, - карточку учета архива муниципальной организации. 5. Форму карточки учета архива муниципальной организации утвердить(приложение). 6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальникаУправления делами администрации города Костромы Н.А.Гаранина. 7. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официальногоопубликования в газете "Костромские ведомости". Глава самоуправления г. Костромы И.В.ПЕРЕВЕРЗЕВА Приложение к постановлению администрации города Костромы от 10.12.2004 N 3700 КАРТОЧКА УЧЕТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ 1. Общие сведения об организации Наименование организации и ее непосредственная подчиненность _____________________________________ _________________________________________________________________________ Адрес организации _______________________________________________________ Название архива _________________________________________________________ Адрес архива ____________________________________________________________ Местонахождение дел по личному составу __________________________________ Наличие централизованной бухгалтерии ____________________________________ Название, дата и N документа Об образовании организации ______________________________________________ О реорганизации организации _____________________________________________ О ликвидации организации ________________________________________________ Фамилия, имя, отчество, N телефона Руководителя организации ________________________________________________ Начальника канцелярии или лица, ответственного за общее делопроизводство ________________________________ Председателя ЭК (экспертной комиссии) ___________________________________________________ Заведующего архивом или лица, ответственного за архив _______________________________________ Образование _____________________________________________________________ Наличие специального архивного образования ___________________________________________________ Дата и N приказа о назначении лица, ответственного за архив _________________________________________________ 2. Наличие нормативно-методических и плановых документов (если есть, тоуказать дату принятия и номер приказа) Положение об архиве __________________________________________________________ Инструкция по делопроизводству _______________________________________________ Должностные инструкции сотрудников ___________________________________________ Номенклатура дел организации _________________________________________________ Положение об ЭК ______________________________________________________________ План-график рассмотрения описей ЭПК архивного учреждения _____________________________________________________ План-график передачи дел в архив _____________________________________________ Куда ранее передавались на хранение документы (название организации, адрес и дата передачи): - документы по основной деятельности _________________________________________ ______________________________________________________________________________ - документы по личному составу _______________________________________________ ______________________________________________________________________________ 3. Сведения об условиях хранения документов (нужное подчеркнуть) Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное; Отопление: центральное, печное, отсутствует; Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет; Шкафы: деревянные, металлические, отсутствуют; Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет; круглосуточная вахта; Персональный компьютер: есть, нет, наличие учетно-поисковой базы данных; Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается. 4. Сведения о характере документов и их состоянии (нужное подчеркнуть) Характер документов: документы на бумажной основе, аудиовизуальные(фотодокументы, видео- и аудио документы) и электронные документы. Состояние: - Документы постоянного срока хранения: хорошее состояние, необходимареставрация, подшиты, переплетены, пронумерованы; - Документы по личному составу: хорошее состояние, подшиты, переплетены,пронумерованы."____" ____________20 ____ годаРуководитель организации,предприятия _____________________________(подпись)Кому предоставляется архивный отдел администрации г. Костромы__________________________________________________________(наименование и адрес получателя)Кем предоставляется ___________________________________________________________(наименование и адрес отчитывающейся организации)муниципальная_______________________________________________________________________________(форма собственности отчитывающейся организации) ПАСПОРТ архива, хранящего управленческую документацию на "____" _____________20 ___ года1. Общие сведенияКод строки Количество фондов Площадь архивохранилища Загруженность архивохранилища в кв. метрах в процентахА101 2. Сведения о документах Показатели Код Количество единиц хранения строки Всего Крайние даты Из них внесено в описи Хранится сверх Образуется в утвержденные (согласованные) ЭПК установленного год дел архивного учреждения времени Начальная Конечная Всего Крайние даты Начальная Конечная А Б 1 2 3 4 5 6 7 8 Постоянного хранения 201 По личному составу 2023. КадрыКод строки Количество штатных работников301 Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное, отсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет Шкафы: деревянные, металлические, отсутствуют Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет; круглосуточная вахта Читальный зал: есть, нет, оборудовано рабочее место, персональный компьютер Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается"____" ____________20 ____ годаРуководитель организации,предприятия _____________________________(подпись) Фамилия и телефон Исполнителя