Постановление Главы города города Костромы от 02.12.2008 № 2273
Об утверждении Порядка формирования муниципального архива города Костромы
ГЛАВА ГОРОДА КОСТРОМЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 2 декабря 2008 г. N 2273 Об утверждении Порядка формирования муниципального архива города Костромы (В редакции Постановления Администрации города Костромы от 15.02.2013 г. N 259) В целях обеспечения сохранности документов Архивного фондаРоссийской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности городаКостромы, в соответствии со статьями 16 и 17 Федерального закона от 6октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местногосамоуправления в Российской Федерации", статьями 4, 14 и 20Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном делев Российской Федерации", Правилами организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фондаРоссийской Федерации и других архивных документов в государственных имуниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российскойакадемии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовыхкоммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19,руководствуясь статьей 35, частью 1 статьи 47 Устава муниципальногообразования городского округа город Кострома, постановляю: 1. Утвердить прилагаемый Порядок формирования муниципальногоархива города Костромы. 2. Руководителям отраслевых (функциональных) органовАдминистрации города Костромы ознакомить с настоящим постановлениемруководителей подведомственных муниципальных унитарных предприятий имуниципальных учреждений города Костромы. 3. Признать утратившим силу постановление Администрации городаКостромы от 10 декабря 2004 года N 3700 "О временном порядкевзаимодействия и контроля за архивным хранением документовмуниципальных предприятий и учреждений города Костромы". 4. Настоящее постановление вступает в силу со дня егоофициального опубликования. Исполняющий полномочия Главы города Костромы А.А.Кудрявцев Утвержден постановлением Главы города Костромы от 02.12.2008 N 2273 ПОРЯДОК формирования муниципального архива города Костромы 1. Общие положения 1.1. Настоящий Порядок регулирует отношения, связанные спополнением муниципального архива города Костромы документамиАрхивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами,отнесенными к муниципальной собственности города Костромы, а вслучаях, установленных законодательством об архивном деле, - такжеархивными документами, отнесенными к государственной собственности иличастной собственности. 1.2. Муниципальный архив города Костромы (далее - муниципальныйархив) образуется в форме муниципального казенного учреждения городаКостромы. (В редакции Постановления Администрации города Костромыот 15.02.2013 г. N 259) 1.3. Формирование (комплектование) муниципального архивавключает: а) определение источников комплектования муниципального архива; б) определение состава архивных документов, подлежащих приему вмуниципальный архив; в) прием-передачу документов в муниципальный архив. 2. Источники комплектования муниципального архива 2.1. Органы местного самоуправления города Костромы,Избирательная комиссия города Костромы, выступают источникамикомплектования муниципального архива в обязательном порядке ивключаются в списки источников комплектования муниципального архива. 2.2. Муниципальные унитарные предприятия, включая казенныепредприятия, и муниципальные учреждения города Костромы (далее -муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуютсядокументы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивныедокументы, отнесенные к муниципальной собственности города Костромы,являются: а) источниками комплектования муниципального архива при ихвключении в списки организаций - источников комплектованиямуниципального архива; б) потенциальными источниками комплектования муниципальногоархива. 2.3. Организации, не являющиеся муниципальными предприятиями иучреждениями, а также граждане могут выступать источникамикомплектования муниципального архива и включаться в списки источниковкомплектования на основании договора. 3. Списки источников комплектования муниципального архива 3.1. Муниципальный архив составляет и ведет по установленнойформе списки организаций - источников комплектования. 3.2. Списки организаций - источников комплектованиямуниципального архива представляются на согласованиеэкспертно-проверочной комиссии исполнительного органа государственнойвласти Костромской области, осуществляющего управление архивным делом,(далее - Экспертно-проверочная комиссия) и утверждаются главойАдминистрации города Костромы только после принятияЭкспертно-проверочной комиссией решения о согласовании данных списков. (В редакции Постановления Администрации города Костромыот 15.02.2013 г. N 259) 3.3. Уточнение списков организаций - источников комплектованияпроводится муниципальным архивом по мере необходимости с учетомрекомендаций исполнительного органа государственной власти Костромскойобласти, осуществляющего управление архивным делом. 3.4. Справки, экспертные заключения о включении организации играждан в списки организаций - источников комплектованиямуниципального архива или исключении их из указанных списков, а такжео форме приема архивных документов на хранение представляютсямуниципальным архивом на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии. 3.5. На каждую организацию - источник комплектованиямуниципальный архив ведет наблюдательное дело, в которое включаютсядокументы, характеризующие правовой статус организации - источникакомплектования и ее деятельность, а также работу архива даннойорганизации и особенности ведения делопроизводства. 4. Состав архивных документов, подлежащих приему в муниципальный архив. Экспертиза ценности документов 4.1. В муниципальный архив подлежат приему отнесенные кмуниципальной собственности города Костромы документы постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу. 4.2. Дела временного хранения со сроками хранения менее 10 летпередаче в архив не подлежат (за исключением документов ликвидируемыхорганизаций). Указанные дела хранятся в организациях - источникахкомплектования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. 4.3. Определяющими критериями при отборе документов, подлежащихприему в муниципальный архив, являются функционально-целевоеназначение организации, полнота документирования, информационнаянасыщенность, научно-историческая ценность документации организации. 4.4. Состав архивных документов, подлежащих приему вмуниципальный архив от организаций - источников комплектования,определяется с учетом номенклатуры дел организации и форм приемадокументов от организации. 4.5. Номенклатура дел организации согласуется не реже одного разав пять лет Экспертно-проверочной комиссией. В случае коренногоизменения функций и (или) структуры организации разрабатывается исогласовывается новая номенклатура дел. Согласованная номенклатура делв конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с1 января следующего календарного года. 4.6. Прием документов в муниципальный архив может производиться вследующих формах: а) полная форма, когда от организации принимается весь комплексдокументов постоянного хранения; б) повидовая выборочная форма, когда принимаются отдельныекатегории документов от каждой организации данного вида; в) групповая выборочная форма, когда принимается полный комплексдокументов постоянного хранения от отдельных, специально отобранныхорганизаций данного вида. 4.7. Формы приема документов от каждой организации - источникакомплектования определяются на основании анализа документального фондаорганизации и устанавливаются в списке организаций - источниковкомплектования. 4.8. Архивные документы включаются в состав Архивного фондаРоссийской Федерации на основании экспертизы ценности документов. 4.9. Экспертиза ценности документов осуществляется ЭПК комитетапо делам архивов Костромской области совместно с муниципальным архивоми организацией - источником комплектования архива. 4.10. Решение о включении конкретных документов в составАрхивного фонда Российской Федерации принимается Экспертно-проверочнойкомиссией при утверждении описей дел документов постоянного срокахранения. 4.11. Муниципальный архив рассматривает, дает заключения ипредставляет: а) к утверждению Экспертно-проверочной комиссией - описи делдокументов постоянного срока хранения (или их годовые разделы),образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектованиямуниципального архива; акты о выделении к уничтожению документов систекшими сроками хранения в части документов со сроками хранения 10лет и более, документов с отметкой "ЭПК" в перечне; б) к согласованию Экспертно-проверочной комиссией - описи дел поличному составу (или их годовые разделы) организаций - источниковкомплектования; акты о неисправимых повреждениях документов. 4.12. Экспертиза ценности документов, находящихся в муниципальномархиве, проводится непосредственно муниципальным архивом: а) по истечении сроков временного хранения данных архивныхдокументов, в том числе документов по личному составу, поступивших вархив от ликвидированных организаций; б) при поступлении в архив в исключительных случаях документов внеупорядоченном состоянии. 5. Порядок приема архивных документов 5.1. Документы от организаций - источников комплектованиямуниципального архива поступают в муниципальный архив по истечениисроков их временного хранения, установленных законодательством обархивном деле. 5.2. В исключительных случаях сроки временного хранениядокументов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены порешению Экспертно-проверочной комиссии: а) по просьбе организаций - источников комплектованиямуниципального архива при необходимости использования архивныхдокументов; б) при отсутствии у муниципального архива возможности для приемауказанных документов в сроки, установленные законодательством обархивном деле. 5.3. Прием документов от организаций - источников комплектованияосуществляется муниципальным архивом в соответствии с планом-графиком,утвержденным главой Администрации города Костромы. Внеплановый приемдокументов осуществляется в случае ликвидации источника комплектованияили в случае угрозы сохранности архивных документов. (В редакции Постановления Администрации города Костромыот 15.02.2013 г. N 259) 5.4. Архивные документы принимаются в муниципальный архив вупорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратоми страховыми копиями. Все работы, связанные с подготовкой,транспортировкой и передачей документов, отнесенных к муниципальнойсобственности, производятся силами и за счет организаций - источниковкомплектования. 5.5. При приеме архивных документов проводится проверка ихфизического, санитарно-гигиенического, технического состояния ипроверка комплектности учетных документов. 5.6. Документы принимаются в муниципальный архив: а) документы Архивного фонда Российской Федерации - по описям,утвержденным Экспертно-проверочной комиссией; б) документы по личному составу - по описям согласованнымЭкспертно-проверочной комиссией; в) архивные документы с неистекшими сроками временного хранения -по сдаточным описям. 5.7. Прием дел производится поединично; оформляется актомприема-передачи документов на хранение, составляемым в двухэкземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой -в организации - источнике комплектования. Вместе с архивнымидокументами в архив передаются три экземпляра описи дел данныхдокументов. 5.8. При первом приеме документов от организации - источникакомплектования принимается также историческая справка о ней и еефонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии,функциях, структуре организации - источника комплектования(фондообразователя). 5.9. Аудиовизуальные документы, фотодокументы, кинодокументы,видеодокументы принимаются с текстовой сопроводительной документацией. 5.10. Документы в электронной и иной машиночитаемой формепринимаются на хранение в сопровождении программных средств,позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектомсопроводительной документации. 6. Прием архивных документов от ликвидируемых организаций 6.1. При ликвидации организации - источника комплектованиямуниципального архива или муниципальной организации, не являющейсяорганизацией - источником комплектования муниципального архива,образовавшиеся в процессе ее деятельности документы постоянногохранения, документы по личному составу, а также архивные документы,сроки временного хранения которых не истекли, поступают вмуниципальный архив в упорядоченном состоянии. 6.2. Ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует упорядочениедокументов, указанных в пункте 6.1 настоящего Порядка. 6.3. Документы ликвидируемых организаций принимаются вмуниципальный архив в порядке, установленном пунктом 5.6 настоящегоПорядка. 7. Взаимодействие муниципального архива с организациями - источниками комплектования 7.1. Муниципальный архив совместно с организациями - источникамикомплектования рассматривает и готовит к согласованиюЭкспертно-проверочной комиссией инструкции по делопроизводству,примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах иэкспертных комиссиях организаций - источников комплектования архива. 7.2. Сотрудники муниципального архива участвуют в работеэкспертных комиссий организаций - источников комплектованиямуниципального архива. 7.3. Муниципальный архив принимает участие в проверках соблюденияправил организации хранения, комплектования, учета и использованияархивных документов в организациях - источниках комплектования архива. 7.4. Муниципальный архив осуществляет взаимодействие сделопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций -источников комплектования, оказывая методическую помощь по вопросамхранения, комплектования, учета и использования архивных документов ворганизациях - источниках комплектования муниципального архива.