Распоряжение Администрации Костромской области от 16.06.2009 № 180-ра
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 16 июня 2009 г. N 180-ра Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области В соответствии с Регламентом администрации Костромской области,утвержденным губернатором Костромской области от 9 сентября 2008 годаN 315, в целях совершенствования системы делопроизводства вадминистрации Костромской области: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству вадминистрации Костромской области. 2. Исполнительным органам государственной власти Костромскойобласти, структурным подразделениям аппарата администрации Костромскойобласти руководствоваться в работе с документами Инструкцией,указанной в пункте 1 настоящего распоряжения. 3. Признать утратившими силу: 1) распоряжение администрации Костромской области от 7 августа2006 года N 222-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству вадминистрации Костромской области"; 2) распоряжение администрации Костромской области от 15 января2008 года "О внесении изменений в распоряжение администрацииКостромской области от 07.08.2006 N 222-р". 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить назаместителя губернатора Костромской области Сахарова В.И. Губернатор Костромской области И.Слюняев Приложение Утверждена распоряжением администрации Костромской области от 16 июня 2009 г. N 180-ра ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации Костромской области Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрацииКостромской области (далее - Инструкция) определяет порядок работы сослужебными документами (далее - документами) в аппарате администрацииКостромской области (далее - Аппарат). Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки,оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения ихранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранностислужебной и иной информации. 2. Делопроизводство в Аппарате организуется с использованиемавтоматизированной системы "Lotus Notes" (далее - автоматизированнаясистема), предназначенной для учета и сопровождения документов всоответствии с Инструкцией по работе с документами в системеавтоматизированного документооборота. 3. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Аппаратеосуществляются управлением делопроизводства администрации области(далее - управление делопроизводства). 4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы сдокументами в структурных подразделениях аппарата администрацииКостромской области (далее - подразделения) возлагается на ихруководителей. Ведение делопроизводства в подразделениях Аппарата осуществляетсяспециалистами, ответственными за делопроизводство в соответствии с ихдолжностными обязанностями. На указанных работников возлагаетсявыполнение следующих основных обязанностей: 1) прием поступающих документов, проверка соответствия количествадокументов, фактически полученных подразделением Аппарата, количествудокументов, зарегистрированных в электронной базе, а такжеправильности их регистрации; 2) передача документов на рассмотрение руководителю подразделенияАппарата, а после получения соответствующих указаний - исполнителю; 3) учет и регистрация исходящих из подразделения Аппаратадокументов, проверка правильности их оформления и передача их наотправку; 4) контроль прохождения документов в подразделении Аппарата; 5) организация справочно-информационной работы по вопросампрохождения и исполнения документов, подготовка для руководстваподразделения Аппарата сводок об исполненных и находящихся наисполнении документах; 6) ввод в электронную базу данных автоматизированной системыинформации о ходе и результатах исполнения документов; 7) проверка наличия документов, находящихся на исполнении усотрудников подразделения Аппарата; 8) ежегодная проверка наличия в подразделении Аппаратадокументов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования"; 9) печатание проектов резолюций, служебных писем за подписьюруководителя подразделения Аппарата и других документов; 10) списание в дело исполненных документов; 11) составление номенклатуры дел подразделения Аппарата; 12) формирование, оформление, учет, хранение и обеспечениеиспользования дел, находящихся в делопроизводстве и законченныхделопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивноехранение в архив администрации области; 13) ознакомление сотрудников подразделения Аппарата с копиямифедеральных законов, указов и распоряжений Президента РоссийскойФедерации, постановлений и распоряжений Правительства РоссийскойФедерации, правовых актов палат Федерального Собрания РоссийскойФедерации, правовых актов области, другими документами иинформационными материалами, поступившими в подразделение Аппарата; 14) учет использования номерных бланков губернатора Костромскойобласти и администрации Костромской области; 15) организация использования в подразделении Аппарата средствфаксимильной связи и копировальной техники; 16) проведение инструктажа вновь принятых в подразделениеАппарата сотрудников по вопросам организации работы с документами; 17) подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей,их учет и выдача. 5. При работе с документами в подразделениях Аппарата неразрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключениемслучаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. 6. Работать с документами вне служебных помещений запрещается. 7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудникиподразделений Аппарата обязаны передать через специалиста,ответственного за делопроизводство, находящиеся у них на исполнении(контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителяподразделения Аппарата. 8. При увольнении или переходе на работу в другое подразделениесотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы специалисту,ответственному за делопроизводство. 9. Об утрате документа немедленно докладывается руководителюподразделения Аппарата. По распоряжению руководителя подразделенияАппарата проводится проверка, о результатах которой информируетсязаместитель губернатора Костромской области, курирующий вопросыделопроизводства. 10. Поступившие на рассмотрение в Аппарат документы, а такжепринятые по ним решения до их опубликования в установленном настоящейИнструкцией порядке относятся к документам, содержащим служебнуюинформацию. 11. Информация, содержащаяся в документах, может использоватьсятолько в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностныхлиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации,передача им какой-либо служебной информации или документовосуществляются в установленном порядке департаментом по информационнойполитике Костромской области, а в отдельных случаях - по разрешению(указанию, поручению) заместителя губернатора Костромской области,курирующего вопросы делопроизводства. 13. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотрудникуподразделения Аппарата под расписку специалистом, ответственным заделопроизводство. 14. Сотрудники подразделений Аппарата несут персональнуюответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции,сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейсяв них служебной информации. 15. Работа с секретными документами и шифротелеграммамиосуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а повопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - всоответствии с требованиями настоящей Инструкции. 16. Порядок использования средств компьютерной,копировально-множительной техники и факсимильной связи вподразделениях Аппарата определяется специальным положением. Глава 2. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ И ИЗДАНИЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ И АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ 17. Правовыми актами губернатора Костромской области являютсяпостановления и распоряжения губернатора Костромской области (далее -акты). 18. Правовыми актами администрации Костромской области являютсяпостановления и распоряжения администрации Костромской области (далее- акты). Правовые акты принимаются губернатором Костромской области (далее- губернатор области) и администрацией Костромской области (далее -администрация области) в соответствии и на основании КонституцииРоссийской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральныхзаконов, указов Президента Российской Федерации, постановлений ираспоряжений Правительства Российской Федерации, законов и нормативныхправовых актов Костромской области. 19. Проект акта вносится на рассмотрение с пояснительнойзапиской, содержащей в себе обоснование необходимости принятия акта,развернутую характеристику его целей, основных положений, а такжепрогноза социально-экономических и иных последствий его принятия (заисключением кадровых и наградных вопросов). К проекту акта прилагаютсяфинансово-экономическое обоснование, если его реализация потребуетфинансовых и материальных затрат, а также иные сведения, необходимыедля обоснования вносимых предложений. Пояснительная записка ифинансово-экономическое обоснование подписываются руководителемисполнительного органа государственной власти Костромской области,подразделения Аппарата, вносящего проект акта на согласование. К проекту акта о признании утратившими силу ранее принятых актовприлагается отчет об их исполнении. Подготовка и оформление проекта акта губернатора области иадминистрации области производятся в установленном порядке и всоответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции. 20. В случае если подготавливаемый акт влечет за собойнеобходимость внесения изменений в другие акты, эти изменениявключаются в проект подготавливаемого акта или представляютсяодновременно с ним в виде проекта отдельного акта. При необходимости в подготавливаемом акте в обязательном порядкеуказываются нормативные акты либо их части, которые признаютсяутратившими силу. 21. Проект акта по организации исполнения федерального закона,указа Президента Российской Федерации или постановления ПравительстваРоссийской Федерации должен содержать ссылку на соответствующийфедеральный закон, указ Президента Российской Федерации илипостановление Правительства Российской Федерации. 22. В случае упоминания в проекте акта какой-либо организации нарассмотрение вместе с проектом акта и иными документами представляютсятакже копии учредительных документов этой организации. Данноетребование не распространяется на упоминаемые в проекте актаисполнительные органы государственной власти Костромской области иорганы местного самоуправления муниципальных образований Костромскойобласти, а также их учреждения и предприятия. 23. Оформленный на бланке установленной формы проект актагубернатора области и администрации области вносится на рассмотрение всогласованном виде в соответствии с требованиями Регламентаадминистрации Костромской области. Проект акта подлежит обязательному согласованию следующимидолжностными лицами: 1) первыми заместителями, заместителями губернатора области,статс-секретарем - заместителем губернатора области, управляющимделами губернатора области, курирующими соответствующие направлениядеятельности; 2) членами администрации Костромской области - по вопросам,отнесенным к сферам их деятельности; 3) директором департамента финансов Костромской области идиректором департамента экономического развития, промышленности иторговли Костромской области; 4) руководителями исполнительных органов государственной властиКостромской области и подразделений Аппарата - по вопросам, отнесеннымк сферам деятельности указанных органов и подразделений; 5) руководителями заинтересованных органов и организаций, которымданы поручения в представленном проекте акта; 6) начальником правового управления администрации области; 7) начальником управления делопроизводства администрации области; 8) исполнителем, подготовившим проект акта, и специалистомисполнительного органа государственной власти Костромской области,проводившим юридическую экспертизу документа. При необходимости может быть проведено дополнительноесогласование проекта акта. Состав органов и организаций, с которымитребуется дополнительное согласование, определяется исполнителем,губернатором области, начальником управления делопроизводства, а такжеправовым управлением администрации области (далее - правовоеуправление). Согласование проекта оформляется визой руководителя органа илиорганизации (либо лица, исполняющего его обязанности), включающейличную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату.К каждому проекту правового акта исполнитель заполняет листсогласования, который печатается на оборотной стороне первого листапроекта, и оформляет лист движения проекта правового акта (кроме актовпо кадровым и наградным вопросам) в соответствии с листомсогласования. Лист согласования может иметь продолжение и оформляетсяна прилагаемом дополнительно к проекту листе с грифом "Продолжениелиста согласования... (указывается наименование проекта правовогоакта)". Представление проекта правового акта на согласованиеосуществляется путем последовательного представления проектаруководителям заинтересованных исполнительных органов государственнойвласти Костромской области, государственных органов, государственныхпредприятий, учреждений, подразделений Аппарата. При наличии большого количества согласующих должностных лицдопускается рассылка копий проекта правового акта одновременнонескольким из них. На основании полученных письменных ответов исполнитель в листесогласования оригинала проекта правового акта делает отметку"согласовано письмом" (с указанием даты и номера письма) либооформляет дополнительный лист согласования с приложением писем. Влисте движения проекта правового акта исполнитель делает отметки суказанием фактических сроков согласования, проставляя дату и подпись. При наличии замечаний к проекту акта в листе согласования в графе"Примечание" делается запись "С замечаниями". Отказ в визировании не допускается. Одновременно с заполнением листа согласования по форме согласноприложению N 2 к настоящей Инструкции заполняется лист движениядокумента. Лист движения документа оформляется исполнителем наотдельном листе по форме согласно приложению N 3 к настоящейИнструкции, который прикладывается к документу. 24. Срок рассмотрения проекта акта в согласующих органах иорганизациях устанавливается не более 3 рабочих дней, в правовомуправлении - не более 5 рабочих дней со дня поступления документа. Для согласования проекта акта, предусматривающего выделениесредств из областного бюджета, в департаменте финансов Костромскойобласти устанавливается срок не более 5 рабочих дней. Для согласования законопроектов Костромской области, проектовобластных целевых программ, иных программ устанавливается срок неболее 10 дней. Для повторного согласования акта устанавливается срок не более 3рабочих дней. 25. После согласования со всеми заинтересованными органами,организациями и должностными лицами проект акта губернатора области иадминистрации области с подлинниками замечаний направляется в правовоеуправление, которое в установленный срок дает оценку проекта акта напредмет его соответствия действующему законодательству, а такжесоблюдения правил юридической техники. В случаях, если в проекте актазатрагиваются права и интересы неопределенного круга лиц, в целяхпредупреждения нарушений федерального и областного законодательства ипоиска взаимоприемлемого решения проект акта может быть направлен нарассмотрение в межведомственную комиссию по законопроектнойдеятельности и совершенствованию законодательства Костромской области. 26. При наличии разногласий по проекту правового актаруководитель (исполнитель проекта акта) должен обеспечить обсуждениеего под руководством курирующего заместителя губернатора области сруководителями согласующих исполнительных органов государственнойвласти Костромской области, правового управления и организаций с цельюпоиска взаимоприемлемого решения. Согласительное совещание проводитсяпосле согласования проекта акта со всеми должностными лицами,указанными в пункте 23 настоящей Инструкции. Проект правового акта,имеющий неурегулированные разногласия, может быть внесен нарассмотрение администрации Костромской области только вместе спротоколом согласительного совещания и подлинниками замечаний,подписанными соответствующими руководителями. Замечания к проектуправового акта по неурегулированным разногласиям не могут бытьподписаны заместителями соответствующих руководителей. Протокол согласительного совещания оформляется по форме согласноприложению N 4 к настоящей Инструкции. 27. Если в процессе согласования в проект акта вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Если при доработке в проект акта внесены уточнения, не меняющиеего существа, то повторного визирования с заинтересованными органами идолжностными лицами не требуется. Окончательный экземпляр проектаакта подлежит визированию исполнителем, начальником отдела правовогоуправления, осуществляющим правовую экспертизу, и начальникомправового управления. 28. После проведения правовой экспертизы проект акта спояснительной запиской, финансово-экономическим обоснованием и отчетомоб исполнении правового акта к проектам о признании утратившим силупредставляется в управление делопроизводства на бумажном и электронномносителях. 29. Представленный в протокольный отдел управленияделопроизводства (далее - протокольный отдел) проект акта губернатораобласти, администрации области проходит проверку на правильностьоформления в соответствии с требованиями настоящей Инструкции поделопроизводству, оформляется на бланках установленного образца,утверждаемых губернатором области, визируется начальником управленияделопроизводства и представляется на подпись губернатору области илиготовится для рассмотрения на заседании администрации Костромскойобласти. 30. В исключительных случаях для оперативности по решениюгубернатора области правовой акт администрации области принимаетсяпутем опроса членов администрации Костромской области с закреплениемих мнения в листе согласования. Количество опрошенных членовадминистрации Костромской области должно быть более половины отустановленного числа членов администрации Костромской области.Отрицательное мнение члена администрации Костромской области попроекту постановления администрации области излагается в письменнойформе и не учитывается при подсчете общего числа членов администрацииКостромской области, согласовавших проект акта. После процедуры согласования проект акта администрации области снеобходимыми документами представляется в управление делопроизводстваи направляется для рассмотрения губернатором области. 31. Проект акта, внесенный на рассмотрение с отступлением отустановленных правил, подлежит возврату исполнителю. 32. По результатам рассмотрения проекта акта губернаторомобласти, администрацией области проект может быть возвращен внесшимего руководителям исполнительных органов государственной властиКостромской области и подразделений Аппарата для доработки или в связис нецелесообразностью его принятия. 33. О проекте акта, внесенного с разногласиями, начальникомуправления делопроизводства докладывается губернатору области. 34. Неурегулированные разногласия по проекту акта рассматриваютсягубернатором области, администрацией области с участием руководителейисполнительных органов государственной власти Костромской области иподразделений Аппарата, имеющих разногласия. Окончательное решение по урегулированию разногласий по вопросам,относящимся к компетенции губернатора области, принимает губернаторобласти, по вопросам, относящимся к компетенции администрацииКостромской области, - администрация области. 35. При передаче проекта акта в протокольный отдел к немунеобходимо прилагать: 1) листы согласований проекта акта с приложением подлинниковимеющихся возражений, замечаний, заключений, протоколов согласительныхсовещаний; 2) документы, содержащие поручения губернатора области,предшествующие подготовке проекта акта; 3) пояснительную записку; 4) финансово-экономическое обоснование; 5) документы, послужившие основанием подготовки проекта акта; 6) к проекту акта, отменяющего ранее принятые акты или вносящегов них изменения, - копии ранее принятых актов, отчет об их исполнении; 7) список адресатов рассылки акта; 8) лист движения проекта акта. 36. Передача проекта акта, пояснительной записки,финансово-экономического обоснования и, при необходимости, отчета обисполнении ранее принятых актов в протокольный отдел производитсятолько с представлением их электронной версии. Ответственность заидентичность текста электронной версии тексту на бумажном носителенесет исполнитель, разработавший проект акта и представившийэлектронную версию. Электронная версия должна быть подготовлена средствами MicrosoftOffice в формате *.rtf, *.doc, *.xls, (шрифт Times New Roman Cyr, N14; в приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт неменее N 12) и передана на электронном носителе или по локальной сети. Текст проекта акта хранится в электронной базе данных до выпускаакта, но не более одного года. 37. После проверки правильности оформления проекта акта,окончательного редактирования текста акта подготовленные протокольнымотделом документы передаются начальнику управления делопроизводствадля окончательной проверки текста акта, прохождения всех согласованийс должностными лицами и организациями и передачи на подписьгубернатору области. 38. В случае неподписания губернатором области представленногопроекта акта последний направляется должностному лицу, которомуадресована резолюция губернатора области, либо исполнителю документа(если в резолюции не указано конкретное должностное лицо). Ответ на резолюцию губернатора области вместе с проектом акта втрехдневный срок или в указанный на резолюции губернатором областисрок представляется начальнику управления делопроизводства в видеслужебной записки на имя губернатора области за подписью первыхзаместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря -заместителя губернатора области, управляющего делами губернатораобласти, курирующих соответствующее направление деятельности, либоруководителя подразделения Аппарата для повторного направления проектаакта на подпись губернатору области. 39. Подписанный губернатором области акт передается впротокольный отдел для регистрации и выпуска. 40. Постановления и распоряжения губернатора областирегистрируются раздельно в хронологическом порядке в пределахкалендарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений черездефис добавляется буква "р". 41. Постановления и распоряжения администрации областирегистрируются раздельно в хронологическом порядке в пределахкалендарного года, при этом к порядковому номеру постановлений черездефис добавляется буква "а", к порядковому номеру распоряжений черездефис добавляются буквы "ра". Регистрация принятых на заседанииадминистрации актов осуществляется днем проведения заседания, а актов,направленных на доработку, - днем подписания актов губернаторомобласти. 42. Акт губернатора области, администрации области направляетсяадресатам (в виде копии) в соответствии со списком рассылки,представленным и подписанным исполнителем. Копия акта заверяется круглой печатью протокольного отдела.Оттиск печати ставится на место подписи должностного лица,подписавшего акт. Независимо от списка рассылки копия постановлений губернатораобласти, администрации области направляется: в государственно-правовое управление Президента РоссийскойФедерации; в Костромскую областную Думу; губернатору области; главному федеральному инспектору в Костромской области аппаратаполномочного представителя Президента Российской Федерации вЦентральном федеральном округе; первым заместителям, заместителям губернатора Костромскойобласти, статс-секретарю - заместителю губернатора области; управляющему делами губернатора области; исполнительным органам государственной власти Костромской областии территориальным органам федеральных органов исполнительной властипо направлениям деятельности; в прокуратуру Костромской области; в Костромскую межрайонную природоохранную прокуратуру (повопросам, относящимся к сфере охраны окружающей среды иприродопользования); в Управление Министерства юстиции Российской Федерации поКостромской области; главам муниципальных образований Костромской области (повопросам, относящимся к их полномочиям); в департамент по информационной политике Костромской области; в правовое управление администрации области; в управление государственной службы и организационной работыадминистрации области (по вопросам, относящимся к сфере его ведения); в контрольное управление администрации области; в секретариат губернатора области; в управление информатизации и связи администрации области. Акт губернатора области, администрации области, изменяющий ранееизданные акты, направляется тем органам и организациям (ихправопреемникам), которым рассылались ранее изданные акты. При необходимости исполнитель должен внести в указатель рассылки,кроме наименования организаций, их почтовые адреса. Дополнительная рассылка акта по истечении 10 дней со дня ихвыпуска производится по письменной заявке руководителя органа илиподразделения - исполнителя документа либо по указанию заместителягубернатора области, курирующего вопросы делопроизводства, о чемделается пометка в списке рассылки. Замена разосланного акта производится по указанию начальникауправления делопроизводства. 43. Оформление и рассылка актов обеспечиваются протокольнымотделом, как правило, в 3-дневный срок после их подписания и, какправило, на бумажном носителе. 44. Копии нормативных правовых актов губернатора области иадминистрации области, подлежащие опубликованию, в трехдневный срокпосле подписания направляются в департамент по информационной политикеКостромской области и газету "Северная правда" или специализированныйинформационно-правовой бюллетень "СП - нормативные документы". Электронная копия правовых актов губернатора области иадминистрации области направляется в Конституционный Суд РоссийскойФедерации, ООО "ИнформСервис", ООО "Гарант-Ареал", ООО "Кодекс", вобластную газету "Северная правда" и специализированныйинформационно-правовой бюллетень "СП - нормативные документы". Департамент по информационной политике Костромской области ведетучет опубликования нормативных правовых актов в средствах массовойинформации и ежемесячно представляет информацию об этом в управлениеделопроизводства администрации области. 45. Подлинники актов, листы согласования, замечания к актам,протоколы согласительных совещаний (при наличии) хранятся впротокольном отделе, затем оформляются в дело и сдаются на архивноехранение. Глава 3. РАБОТА С ПРОЕКТАМИ ЗАКОНОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ, ПОСТАНОВЛЕНИЙ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ, А ТАКЖЕ ПРИНЯТЫМИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМОЙ ЗАКОНАМИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ 46. Законопроектная деятельность осуществляется в соответствии сРегламентом администрации Костромской области. Работа с проектами законов Костромской области (далее -законопроект), проектами постановлений Костромской областной Думы, атакже законами Костромской области, принятыми Костромской областнойДумой и поступившими для подписания губернатором области, ведется всоответствии с настоящей Инструкцией. 47. Контроль выполнения плана законопроектной деятельностиадминистрации Костромской области, программ деятельности администрацииКостромской области и иных актов, предусматривающих разработкузаконопроектов, проектов постановлений Костромской областной Думы,осуществляют исполнительные органы государственной власти Костромскойобласти и подразделения Аппарата в соответствии с вопросами,отнесенными к сфере их ведения. Мониторинг выполнения плана законопроектной деятельностиадминистрации Костромской области осуществляет правовое управление. 48. Законопроект предварительно рассматривается на заседанииадминистрации Костромской области. Для рассмотрения представляется текст законопроекта и прилагаемыек нему документы: сопроводительное письмо с указанием фамилии, имени, отчества(указываются полностью без сокращения), места работы и должностипредставителя губернатора области, которому поручено представлятьзаконопроект в Костромской областной Думе; пояснительная записка, содержащая изложение предметазаконодательного регулирования и изложение концепции законопроекта.Пояснительная записка подписывается губернатором области; финансово-экономическое обоснование к законопроектам о налогах исборах (установление, изменение, отмена, предоставление льгот), обизменении финансовых обязательств Костромской области, другимпроектам, затрагивающим вопросы формирования и исполнения областногобюджета; перечень законодательных актов Костромской области, постановленийКостромской областной Думы, постановлений губернатора области,администрации области, иных нормативных правовых актов, подлежащихпризнанию утратившими силу, приостановлению, изменению либо принятию. лист(ы) согласования законопроекта с имеющимися заключениями(замечаниями). 49. Законопроект и документы к нему представляются на бумажном(два экземпляра) и электронном носителях. 50. Оформление законопроекта осуществляется в соответствии справилами оформления проектов законов Костромской области,утвержденными постановлением Костромской областной Думы от 16 декабря2008 года N 3512. 51. Законопроект и сопроводительные документы, представленные снарушением установленных требований по их составлению, оформлению исогласованию, незамедлительно возвращаются исполнителям. 52. Законопроект, подготовленный и оформленный к внесению вКостромскую областную Думу, и документы к нему визируются в листесогласования исполнителем и специалистом, проводившим правовуюэкспертизу, руководителями исполнительных органов государственнойвласти области и подразделений, участвовавших в их подготовке, первымизаместителями, заместителями губернатора области (в соответствии сраспределением обязанностей), статс-секретарем - заместителемгубернатора области, начальником правового управления, а также лицом,назначенным представителем губернатора области при рассмотренииданного законопроекта Костромской областной Думой. На оборотной стороне последнего листа законопроекта ставится визалица, назначенного представителем губернатора области прирассмотрении данного законопроекта Костромской областной Думой. Визавключает в себя наименование должности, личную подпись визирующего (срасшифровкой) и дату. 53. После всех согласований законопроект и документы к немунаправляются в протокольный отдел для внесения в повестку заседанияадминистрации Костромской области. 54. После рассмотрения законопроекта Администрацией, подписаниягубернатором области сопроводительного письма и пояснительной запискик законопроекту два экземпляра законопроекта и документы к немусдаются в отдел корреспонденции и документооборота управленияделопроизводства администрации области (далее - отдел корреспонденциии документооборота) для регистрации, после чего один экземплярнаправляется в Костромскую областную Думу, другой остается в отделекорреспонденции и документооборота. В случае направления на доработку - законопроект направляетсяисполнителю для устранения замечаний, затем представляется губернаторуобласти. В Костромскую областную Думу не направляются листы согласования,замечания, заключения к законопроекту. В Костромскую областную Думу одновременно с внесениемзаконопроекта на бумажном носителе направляется его электронная копия. 55. Законы, принятые Костромской областной Думой и поступившиегубернатору области для подписания на бумажном и электронномносителях, в день поступления отделом корреспонденции идокументооборота передаются в протокольный отдел. Протокольным отделомзаконы, принятые Костромской областной Думой, передаются в правовоеуправление, которое в трехдневный срок проводит юридическую экспертизузакона Костромской области и визирует его (либо готовит заключение) ипередает завизированный закон Костромской области либо законКостромской области и заключение в протокольный отдел для подготовки кподписанию губернатором области. 56. Подписанный губернатором области закон Костромской областирегистрируется протокольным отделом. 57. Нумерация законов Костромской области начинается с номера 1после избрания Костромской областной Думы очередного созыва, при этомпосле номера закона Костромской области через дефис арабскими цифрамиуказывается номер созыва Костромской областной Думы и через дефисдобавляется аббревиатура "ЗКО" (закон Костромской области). 58. На следующей строке после слова "Кострома" - место подписаниязакона области указывается год подписания закона губернаторомКостромской области. Дата подписания закона области губернаторомКостромской области оформляется словесно-цифровым способом. 59. Тиражирование копий закона Костромской области осуществляетсяпротокольным отделом. Копии законов Костромской области в течениетрех дней после подписания направляются в департамент поинформационной политике Костромской области, а также в областнуюгазету "Северная правда" или специализированный информационно-правовойбюллетень "СП - нормативные документы" для опубликования. Подлинникзакона Костромской области подшивается в соответствующее дело, копиипередаются в отдел корреспонденции и документооборота для отправки. 60. Отклоненный губернатором области закон Костромской областичерез управление делопроизводства возвращается в Костромскую областнуюДуму с мотивированным обоснованием его отклонения либо с предложениемо внесении в него изменений и дополнений. 61. Для направления проекта постановления Костромской областнойДумы губернатору Костромской области представляются: сопроводительное письмо с указанием фамилии, имени, отчества(указываются полностью без сокращения), места работы и должностипредставителя губернатора области, которому поручено представлятьпроект постановления в Костромской областной Думе; текст проекта постановления Костромской областной Думы; пояснительная записка. Пояснительная записка подписываетсягубернатором Костромской области; лист согласования к проекту постановления с заинтересованнымиисполнительными органами государственной власти области и местногосамоуправления, организациями и имеющимися заключениями (замечаниями). Все документы представляются на бумажном (два экземпляра) иэлектронном носителях. Требования к проекту постановления Костромской областной Думыустановлены статьей 78 Регламента Костромской областной Думы иправилами оформления проектов постановлений Костромской областнойДумы, утвержденными постановлением Костромской областной Думы. 62. После всех согласований проект постановления Костромскойобластной Думы и документы к нему направляются в протокольный отделдля подготовки к подписанию губернатором области. 63. После подписания губернатором Костромской областисопроводительного письма и пояснительной записки два экземплярапроекта постановления Костромской областной Думы и документов к немусдаются в отдел корреспонденции и документооборота для регистрации,после чего один экземпляр направляется в Костромскую областную Думу,другой остается в отделе корреспонденции и документооборота. В Костромскую областную Думу не направляются листы согласования,замечания, заключения к проекту постановления Костромской областнойДумы. Глава 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЗАСЕДАНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ 64. Подготовка и проведение заседаний администрации области иоформление принятых на заседаниях документов осуществляются всоответствии с Регламентом администрации Костромской области,Положением об администрации Костромской области. 65. Документы по вопросам, включенным в план заседанийадминистрации области, представляются в протокольный отделруководителями исполнительных органов государственной власти области иподразделений Аппарата, на которые возложена их подготовка, непозднее чем за 3 дня до даты заседания. 66. Исполнительный орган государственной власти области илиподразделение Аппарата, ответственные за подготовку вопроса длярассмотрения на заседании администрации области: 1) осуществляет контроль за своевременной подготовкой и внесениемв установленном порядке документов на заседание администрацииобласти; 2) готовит проекты актов администрации области по соответствующимвопросам в виде постановлений и распоряжений администрацииКостромской области; 3) обеспечивает согласование проектов актов с заинтересованнымиорганами и организациями, подготовку необходимых дополнительныхдокументов. 67. Проекты актов администрации области по вопросам, подлежащимрассмотрению на заседаниях администрации области, согласовываются всоответствии с требованиями раздела IV Регламента администрацииКостромской области и настоящей Инструкции. Нарушение указанныхтребований является основанием для возврата документов. 68. Проект повестки заседания администрации области формируется впротокольном отделе. Проект повестки заседания администрации области и проекты актов,выносимые на заседание, направляются членам администрации областиэлектронной почтой не позднее чем за 3 дня до даты заседанияадминистрации области. 69. Заседания администрации оформляются протоколом по формесогласно приложению N 5 к настоящей Инструкции. В случае если при обсуждении вопроса на заседании администрацииобласти председательствующим даны поручения и (или) поддержаныпредложения о внесении изменений в представленный проект акта, онидолжны быть зафиксированы в протоколе протокольным поручением. Акты, принятые на заседании администрации с учетом внесенияконкретных дополнений и (или) изменений, дорабатываются исполнителем втечение 10 рабочих дней или в срок, установленный в протокольномпоручении. Проект правового акта, направленного на доработку по вопросу,требующему дополнительного изучения и согласования, дорабатываетсяисполнителем в срок до одного месяца. Доработанный проект акта администрации визируется в обязательномпорядке членом администрации, внесшим замечания и предложения назаседании администрации, заместителем губернатора области, курирующимданное направление деятельности, начальником правового управления инаправляется в управление делопроизводства для представления наподписание губернатору области. 70. Протокол в течение 5 дней после заседания визируется наоборотной стороне последнего листа исполнителем, начальником правовогоуправления. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим назаседании. 71. Протоколам заседаний администрации области присваиваютсяпорядковые номера в пределах календарного года. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченногораспространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" иномер экземпляра. Копии протоколов, заверенные печатью протокольного отдела,рассылаются членам администрации области, другим должностным лицам всоответствии со списком рассылки, контрольному управлению. Принятые на заседаниях администрации области решения доводятся доисполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которыеоформляются по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции. Выписки из протоколов заверяются печатью протокольного отдела. 72. Подлинники протоколов заседаний администрации Костромскойобласти, документы по рассмотренным вопросам, списки рассылки хранятсяв протокольном отделе, затем сдаются на архивное хранение. Копии протоколов заседаний администрации области, имеющиеся вподразделениях, а также копии повесток заседаний и документов кзаседаниям администрации Костромской области хранятся до минованиянадобности в них. Глава 5. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ (МЕРОПРИЯТИЙ) В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ, ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ НА СОВЕЩАНИЯХ, ПРОВОДИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ ОБЛАСТИ, ПЕРВЫМИ ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ, ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, СТАТС-СЕКРЕТАРЕМ - ЗАМЕСТИТЕЛЕМ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ 73. Организация совещаний (мероприятий), проводимых первымизаместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем -заместителем губернатора области, возлагается на соответствующиеподразделения. 74. Подготовку совещаний при губернаторе области (мероприятий сего участием) в соответствии с повесткой дня осуществляют помощникисоответствующих первых заместителей, заместителей губернатора области,статс-секретаря - заместителя губернатора области. К совещанию (мероприятию) готовятся следующие документы: порядок проведения (повестка дня); полный список участников с указанием Ф.И.О. (полностью), местаработы и должности (звания); информационно-справочные и иные документы по рассматриваемомувопросу; проект протокольного решения; тезисы выступления. Список лиц, приглашенных для участия в совещании (мероприятии) сучастием губернатора области, согласовывается с губернатором области,соответствующими первым заместителем, заместителем губернатораобласти, статс-секретарем - заместителем губернатора области за суткидо проведения совещания (мероприятия). Документы к совещанию (мероприятию) с участием губернатораобласти представляются в секретариат губернатора области на бумажном иэлектронном носителе не позднее чем до 15 часов дня, предшествующегопроведению совещания (мероприятия). Если день представления документовприходится на нерабочий день, то документы представляются впредшествующий ему рабочий день. Документы к совещанию (мероприятию) с участием губернатораобласти, проводимому за пределами области, представляются всекретариат губернатора области на бумажном носителе и электронном USBFlash-носителе. Время представления документов по экстренным совещаниям(мероприятиям) с участием губернатора области согласовывается сруководителем секретариата губернатора области. Ответственность за подготовку совещания (мероприятия), документовк нему, регистрацию лиц, присутствующих на совещании, и ведениепротокола несет соответствующий первый заместитель, заместительгубернатора области, статс-секретарь - заместитель губернатора областии (или) его помощник. При участии в подготовке совещаний (мероприятий) с участиемгубернатора области двух или нескольких заинтересованных первыхзаместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря -заместителя губернатора области пакет документов формирует первыйзаместитель, заместитель губернатора области, статс-секретарь -заместитель губернатора области, указанный в списке ответственныхпервым. Участники каждого совещания (мероприятия) при их оповещениидолжны быть ознакомлены организаторами с проектом повестки дня. 75. Участие представителей Аппарата в заседаниях Костромскойобластной Думы, депутатских слушаниях и заседаниях комитетовопределяется губернатором области на основании письменного приглашениясо стороны Костромской областной Думы за подписью председателя Думыили его заместителя. 76. Заседания совещаний оформляются протоколом по форме согласноприложению N 5 к настоящей Инструкции в течение 5 дней послесовещания. 77. Проект протокола совещания подготавливается управлениемделопроизводства, соответствующими исполнительными органамигосударственной власти области или подразделениями Аппарата,ответственными за проведение совещания. 78. Протокол совещания подписывается председательствующим насовещании. 79. Протоколы совещаний, созванных губернатором области, ведутсяуправлением делопроизводства или помощниками первых заместителей,заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителягубернатора области. 80. Протоколы совещаний, проводимых губернатором области,регистрируются протокольным отделом. Протоколы совещаний, проводимыхпервыми заместителями, заместителями губернатора области,статс-секретарем - заместителем губернатора области, регистрируютсяподразделением Аппарата, обеспечивающим деятельность первогозаместителя, заместителя губернатора области, статс-секретаря -заместителя губернатора области. 81. Протоколу присваивается номер, который состоит из инициаловимени и фамилии председательствующего на совещании, индексаподразделения и порядкового номера в пределах календарного года сдобавлением букв "пр". На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченногораспространения, проставляются отметка "Для служебного пользования" иномер экземпляра. 82. К протоколу совещания прилагается список рассылки,подписанный руководителем исполнительного органа государственнойвласти области или подразделения Аппарата, ответственного запроведение совещания. В список рассылки в обязательном порядке включаются первыезаместители, заместители губернатора области, статс-секретарь -заместитель губернатора области (в соответствии с распределениемобязанностей), подразделения Аппарата, ответственные за выполнениесоответствующих пунктов протокола, контрольное управление. Если насовещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылкаадресатам соответствующих выписок из протокола по форме согласноприложению N 6 к настоящей Инструкции. Копии протоколов совещаний, проводимых губернатором области,выпускаются протокольным отделом; совещаний, проводимых первымизаместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем -заместителем губернатора области, - соответствующими подразделениямиАппарата. На первом листе каждой копии протокола в правом верхнем углууказывается наименование и, при необходимости, почтовый адресорганизации, которой направляется копия протокола. На копияхпротоколов совещаний, рассылаемых внутри Аппарата, указываютсяинициалы и фамилии должностных лиц, которым они направляются. 83. Копии протоколов совещаний рассылаются исполнителям, какправило, в течение суток после оформления протокола, а содержащихсрочные или оперативные поручения - незамедлительно. 84. Организация подготовки и проведения заседаний комиссий(советов), созданных губернатором области, организационно-техническоеобеспечение деятельности которых возложено на Аппарат, а такжеоформление протоколов заседаний осуществляются ответственнымсекретарем комиссии (совета) или соответствующим подразделениемАппарата в порядке, изложенном в настоящем разделе. Глава 6. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ И ИЗДАНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ, ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, СТАТС-СЕКРЕТАРЯ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, УПРАВЛЯЮЩЕГО ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ 85. Распоряжениями первых заместителей, заместителей губернатораобласти, статс-секретаря - заместителя губернатора области,управляющего делами губернатора области оформляются решения в пределахих полномочий в соответствии с распределением обязанностей. Проекты распоряжений готовят и вносят подразделения Аппарата наосновании указаний первых заместителей, заместителей губернатораобласти, статс-секретаря - заместителя губернатора области,управляющего делами губернатора области. 86. Разработка и согласование распоряжений первых заместителей,заместителей, статс-секретаря - заместителя губернатора области,управляющего делами губернатора области осуществляются ими лично илипо их поручению их помощниками или специалистами координируемых имиисполнительных органов государственной власти Костромской области. Проекты распоряжений, издаваемых первыми заместителями,заместителями, статс-секретарем - заместителем губернатора области,управляющим делами губернатора области, подлежат согласованию справовым управлением. Подлинники замечаний к проекту распоряжения прилагаются к проектуакта. Контроль за выполнением распоряжений первых заместителей,заместителей, статс-секретаря - заместителя губернатора областиосуществляется их помощниками, управляющего делами губернатора области- должностным лицом, на которое возложен контроль. Если в процессе согласования в проект распоряжения вносятсяизменения принципиального характера, то он подлежит повторномувизированию. 87. Проекты распоряжений печатаются по форме согласно приложениюN 7 к настоящей Инструкции. 88. Подписанные распоряжения регистрируются ответственными заделопроизводство специалистами соответствующих подразделений. Распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года согласно индексу по номенклатуре дел в следующемпорядке: первого заместителя губернатора области, исполняющего вотсутствие губернатора его обязанности, - 1/порядковый номер; первого заместителя губернатора области в курируемой сфередеятельности - 2/порядковый номер; заместителя губернатора области, курирующего вопросы труда,занятости, государственной службы, делопроизводства и другие, -3/порядковый номер; заместителя губернатора области, курирующего вопросыэкономического и финансового развития области, - 4/порядковый номер; заместителя губернатора области - 5/порядковый номер; заместителя губернатора области, курирующего вопросы социальногоразвития области, - 6/порядковый номер; заместителя губернатора области, курирующего вопросы архитектуры,строительства, жилищно-коммунального хозяйства, - 7/порядковый номер; заместителя губернатора области, курирующего вопросы местногосамоуправления, - 8/порядковый номер; заместителя губернатора области, курирующего вопросы лесногохозяйства, - 9/порядковый номер; статс-секретаря - заместителя губернатора области, курирующегоправовые вопросы и вопросы взаимодействия с федеральными органамигосударственной власти, - 10/порядковый номер; заместителя губернатора области, руководителя Представительстваадминистрации области при Правительстве РФ - 11/порядковый номер; управляющего делами губернатора области - 14/порядковый номер. Копии распоряжений направляются адресатам соответствующимипомощниками согласно указателям рассылки, составленным и подписаннымисполнителями. Замена разосланного распоряжения производится по указаниюдолжностного лица, подписавшего распоряжение. 89. Подлинники распоряжений хранятся в течение одногокалендарного года в приемных первых заместителей, заместителейгубернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатораобласти, управляющего делами губернатора области, затем передаются наархивное хранение. Глава 7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОГОВОРАМИ, СОГЛАШЕНИЯМИ 90. Договоры, соглашения (далее именуются - договоры),заключаемые от имени Костромской области и администрации Костромскойобласти, в том числе: международные и внешнеэкономические договоры,договоры с органами государственной власти Российской Федерации,договоры с субъектами Российской Федерации, с органами муниципальныхобразований области, с юридическими лицами и другие, оформляются путемсоставления одного документа, подписываемого сторонами. Порядокподготовки, заключения и контроля за исполнением договоровосуществляется в соответствии с Регламентом администрации Костромскойобласти. 91. Проект договора, предназначенный для подписания от имениКостромской области, подписывается губернатором области, копиядоговора направляется в Костромскую областную Думу. 92. Проект договора, предназначенный для подписания от имениадминистрации области, подписывается губернатором области либо егоподписание правовым актом губернатора области может быть порученоодному из первых заместителей губернатора области, заместителейгубернатора области, управляющему делами губернатора области. 93. Не подлежит исполнению и не имеет юридической силы договор,подписанный лицом без надлежащих полномочий или с превышениемдолжностных полномочий. Ответственность за отрицательные последствия,связанные с этим, несет лицо, подписавшее договор. 94. Подготовка проекта договора, проверка деловой репутации ифинансовой надежности другой стороны, подписывающей договор, получениенеобходимых согласований производится соответствующим исполнительныморганом государственной власти Костромской области, ответственным заподготовку конкретного договора, либо иным лицом, определяемымгубернатором области. 95. Проект договора, подготовленный исполнителем к подписанию,должен быть согласован с заинтересованными исполнительными органамигосударственной власти Костромской области и подразделениями Аппарата.Порядок согласования проектов договоров, соглашений аналогиченпорядку согласования проектов правовых актов. Согласование проекта договора производится на последнем листеэкземпляра под предполагаемыми подписями лиц, заключающих договор,либо на оборотной стороне данного листа. 96. Согласованный в установленном порядке проект договоранепосредственно перед подписанием его губернатором области или инымуполномоченным лицом направляется на правовую экспертизу в правовоеуправление. По результатам правовой экспертизы правовое управление визируетпроект договора (полистно) и передает исполнителю для подписания либовозвращает их исполнителю для доработки в соответствии с заключением.В случае доработки проекта договора (за исключением редакционныхпоправок) согласование может быть произведено вновь. По окончании процедуры согласования проект договора поступает наподпись губернатору области либо уполномоченному лицу. Изменения и дополнения к договору готовятся, оформляются ввышеуказанном порядке отдельным документом. 97. Обеспечение протокольного мероприятия по подписаниюдоговаривающимися сторонами проекта договора осуществляетсядепартаментом внешнеэкономических и межрегиональных связей Костромскойобласти и подразделениями аппарата администрации области. 98. Все договоры, заключенные от имени Костромской области иадминистрации Костромской области, в обязательном порядкерегистрируются в протокольном отделе. Исполнитель обязан представить заключенные договоры нарегистрацию в 2-дневный срок после их подписания в количествеэкземпляров по числу сторон. Регистрационные номера для всех видов договоров и соглашенийявляются едиными и присваиваются в хронологическом порядке в пределахкалендарного года. К регистрационному номеру через дефис добавляетсябуква "д". 99. Подлинники проекта договора, подписанные губернатором областии направляемые на подписание другой стороне, регистрируются впротокольном отделе и передаются исполнителю для направления наподпись другой стороне, при этом в протокольном отделе остается копияподписанного (одной стороной) проекта договора. В случае подписанияпроекта договора другой стороной копия заменяется подлинником договора(при отсутствии изменений в тексте договора), регистрационный номердоговора сохраняется. 100. Договоры, а также документы по ним хранятся в протокольномотделе в течение 2 лет, затем передаются на архивное хранение вустановленном порядке. (Договоры, связанные с исполнением сметыадминистрации области и материалы к ним хранятся в отделебухгалтерского учета и отчетности администрации области). 101. Копии договоров направляются: первому заместителю, заместителю губернатора области, курирующемунаправление деятельности, соответствующее предмету договора; в правовое управление администрации области; исполнительному органу государственной власти области,подготовившему договор; в департамент финансов Костромской области (при необходимости). 102. Проекты договоров об осуществлении международных ивнешнеэкономических связей администрации Костромской области ссубъектами иностранных государств, международными организациямиготовятся департаментом внешнеэкономических и межрегиональных связейКостромской области и согласовываются с заинтересованнымиисполнительными органами государственной власти области и (или)подразделениями. Договоры об осуществлении международных и внешнеэкономическихсвязей подлежат обязательной регистрации в установленномПравительством Российской Федерации порядке. Подписанные и зарегистрированные договоры передаются впротокольный отдел для регистрации и рассылки. Глава 8. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ В АППАРАТ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 103. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрацияпоступающей в Аппарат корреспонденции осуществляется вцентрализованном порядке отделом корреспонденции и документооборота. Документы на имя губернатора Костромской области, поступившиепосле 15 часов, передаются Отделом в секретариат губернатораКостромской области в 8.00 часов следующего дня. Письменные обращения граждан направляются для обработки ирегистрации в отдел по работе с обращениями граждан контрольногоуправления администрации области. Доставка корреспонденции в администрацию области осуществляется: фельдъегерской службой; почтовым отделением связи; факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью; нарочно - представителями (экспедиторами, курьерами) различныхорганизаций, учреждений, предприятий. Прием (передача) корреспонденции, доставляемой в рабочие днипочтовым отделением связи, телеграфной связью, нарочно, осуществляетсяотделом корреспонденции и документооборота управленияделопроизводства. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется стелеграфных и факсимильных аппаратов, имеющих официальные номераадминистрации Костромской области. Прием корреспонденции, поступающей в адрес губернатораКостромской области электронной почтой, осуществляется секретариатомгубернатора области и отделом информационного обеспечения управленияинформатизации и связи администрации области. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей),имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденциейс пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом илиуполномоченным им лицом. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяетсяправильность доставки и соответствие номеров документов (пакетов),записанных в реестрах (разносных книгах). В реестрах (разносныхкнигах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, принеобходимости - печать. При отсутствии реестра (разносной книги) датаприема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах)принимаемых документов не проставляется. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются,кроме случаев, когда: дата почтового штемпеля на конверте служит письменнымподтверждением времени отправки и получения документа; поступают письма граждан; только по конверту можно определить адрес отправителя. 104. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время илиобщевыходные дни, принимается специалистом департамента региональнойбезопасности Костромской области без вскрытия пакета с последующейпередачей в отдел корреспонденции и документооборота. О поступивших пакетах с грифом "Срочно", "Весьма срочно",правительственных телеграммах докладывается адресатам или заместителюгубернатора области, курирующему вопросы делопроизводства, немедленнопо телефону, о чем делается пометка на пакете или на оборотной сторонепоследнего листа, если документ поступил в открытом виде. Специалист департамента региональной безопасности Костромскойобласти в 8.00 часов утра в рабочие дни сдает всю полученнуюкорреспонденцию и телеграммы в отдел корреспонденции идокументооборота, о чем делается соответствующая отметка. 105. При приеме и первичной обработке документов производитсяпроверка правильности доставки, целостности упаковки и документов,соблюдения правил оформления, наличия указанных вложений, наличияприложений к документам. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов илиотдельных листов и приложений, повреждение документов, несоответствиеномеров на конверте номерам вложенных в него документов, ошибки воформлении, составляется акт в двух экземплярах. Один экземплярхранится в отделе корреспонденции и документооборота, а второй вместес самим документом возвращается отправителю документа. В случае если такой документ решено не возвращать, актсоставляется в трех экземплярах, один из которых остается в отделекорреспонденции и документооборота, второй с копией документанаправляется отправителю, третий приобщается к поступившему документуи передается по назначению. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. 106. Поступившие документы учитываются и распределяются надокументы, регистрируемые в системе автоматизированногодокументооборота, и нерегистрируемые. Регистрация документов - запись учетных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления илиполучения. Перечень нерегистрируемой корреспонденции представлен вприложении N 8 к настоящей Инструкции. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения ииспользования в справочных целях. Документы регистрируются независимоот способа их доставки, передачи или создания. Распределение служебной корреспонденции осуществляется исходя из: полномочий, отнесенных к компетенции руководителей; адресата; срочности исполнения. 107. Регистрация поступивших документов осуществляется в отделекорреспонденции и документооборота. После регистрации поступающаякорреспонденция направляется в установленном порядке в секретариатгубернатора области, для подготовки и утверждения губернатором областипроектов резолюций (подлинник документа с электронно-регистрационнойкарточкой на бумажном носителе), первым заместителям, заместителямгубернатора области, статс-секретарю - заместителю губернатора областис учетом вопросов, отнесенных к сфере их ведения согласнораспределению обязанностей (подлинник документа с отметкой орегистрации в виде штампа). Регистрация поступивших документов осуществляется с помощьюэлектронно-регистрационной карточки входящих документов по формесогласно приложениям N 9, 10 к настоящей Инструкции. 108. Регистрационный номер входящих документов включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс документа согласно номенклатуре дел; индекс подразделения согласно номенклатуре дел. Например, 1152-11-0, где: 1152 - порядковый регистрационный номер; 11 - индекс документа согласно номенклатуре дел; 0 - документ, поступивший на имя губернатора области. Регистрационный номер и дата поступления проставляются в штампе внижнем правом углу документа. При регистрации входящих документов проводится поиск пореквизитам (дате документа, корреспонденту и т.д.) на наличие: повторной регистрации одного и того же документа; зарегистрированных ранее документов по данной теме; инициативных писем губернатора Костромской области и заместителейгубернатора Костромской области по данному вопросу. При наличии в поисковой системе связанных между собой документоввновь поступивший документ подлежит процедуре регистрации, емуприсваивается очередной регистрационный номер, но с припиской в штампео регистрации предыдущего номера в круглых скобках, например, 2731-11-1 (1152-11-1). 109. Прием, технологическую обработку, хранение и передачуэлектронных документов (информации) в подразделениях Аппаратаосуществляют специально назначенные регистраторы. Глава 9. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗОЛЮЦИЙ ПО РАССМАТРИВАЕМЫМ ДОКУМЕНТАМ 110. Резолюции на входящей корреспонденции налагаютсянепосредственно губернатором области, первыми заместителями,заместителями губернатора, статс-секретарем - заместителем губернатораобласти, управляющим делами губернатора области, наэлектронно-регистрационных карточках, бланках поручений илинепосредственно на документе. 111. Резолюция включает в себя: фамилию исполнителя(соисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, контроль,подпись руководителя и дату поручения. Если исполнителей документа несколько, они все указываются врезолюции, при этом ответственный исполнитель указывается в спискепервым или помечается словом "свод". Ему передаются подлинникипоручения и документа, соисполнителям - копии. Ответственныйисполнитель контролирует выполнение поручения. Все исполнители вравной мере несут ответственность за качественное в установленныесроки исполнение документов. Проект ответа по исполненному документу должен быть завизированвсеми исполнителями, указанными в резолюции. 112. Если резолюция предусматривает несколько поручений, то онаразбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этомкаждый пункт должен начинаться с указания исполнителей. 113. На документах, исполнение которых касается территориальныхфедеральных органов исполнительной власти, резолюции должны носитьрекомендательный характер. Глава 10. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 114. Документы, зарегистрированные в отделе корреспонденции идокументооборота, направляются на рассмотрение должностным лицамадминистрации в соответствии с вопросами, отнесенными к курируемомунаправлению деятельности, или резолюцией губернатора области. 115. Рассмотренные должностными лицами документы возвращаются вотдел корреспонденции и документооборота для дальнейшей их обработки ипередачи исполнителям. 116. Занесение резолюций губернатора по рассмотренным документамосуществляется работниками отдела корреспонденции и документооборота всистеме автоматизированного документооборота, а занесение резолюцийдолжностных лиц по рассмотренным документам осуществляетсяспециалистами, ответственными за делопроизводство в соответствии с ихдолжностными обязанностями. Резолюция заносится в электронно-регистрационную карточкудокумента, затем выпускается регистрационно-контрольная карточка набумажном носителе, из которых для контроля формируется общая картотекавходящих документов. 117. Передача документов из отдела корреспонденции идокументооборота на исполнение должностным лицам, определенным врезолюции, осуществляется через ответственных за делопроизводствоспециалистов подразделений под расписку. Они же осуществляют контрольза своевременным рассмотрением и возвратом документов в отделкорреспонденции и документооборота. 118. Сроки исполнения документов могут быть установлены: в тексте документа; в резолюции руководства; в установленном порядке в течение 30 дней. В соответствии с резолюциями: "Срочно" - срок исполнения документа 5 дней, "Весьма срочно" - 3 дня, "Оперативно" - 10 дней. При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюциируководителя - в течение 30 календарных дней. Ответ на запрос Костромской областной Думы (постановлениеобластной Думы) дается не позднее 10 дней со дня его регистрации вадминистрации области. Протест прокуратуры подлежит обязательному рассмотрению непозднее чем в десятидневный срок с момента его поступления вадминистрацию области. Представление прокурора об устранении нарушений закона подлежитбезотлагательному рассмотрению в течение месяца, по результатамрешения должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенныхнарушений закона, о результатах принятых мер должно быть сообщенопрокурору в письменной форме. Ответ на запрос депутата Костромской областной Думы (депутатскийзапрос) направляется в письменном виде не позднее 15 дней с моментарегистрации в отделе корреспонденции и документооборота или инойсогласованный с инициатором запроса срок. Ответы на указанные запросы подписываются тем должностным лицом,которому они направлены, либо лицом, временно исполняющим егообязанности. Если последний день исполнения документа (поручения) приходитсяна нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочийдень. В структурных подразделениях Аппарата сроки исполнения документовустанавливаются руководителями, исходя из срока, установленного врезолюции или тексте документа (поручения). 119. Передача документов по этапам исполнения осуществляетсятолько через отдел корреспонденции и документооборота, где делаетсясоответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке общейкартотеки входящих документов. На визе документ не может быть более 3 дней. 120. Документы, имеющие конкретный срок исполнения (в тексте илив резолюции руководства), подлежат срочному контролю. На контрольномдокументе и на регистрационно-контрольной карточке проставляется штамп"Взято на контроль", карточка помещается в отдельную контрольнуюкартотеку. 121. В случае если поручение губернатора области непредставляется возможным выполнить в отведенные сроки, должностноелицо, которому дано поручение по контролируемым документам, не позднеечем за 5 дней до установленного срока через отдел корреспонденции идокументооборота представляет служебную записку с просьбой о продлениисрока исполнения с указанием причин продления и планируемой датыисполнения. Служебная записка на имя губернатора области визируетсяпервыми заместителями, заместителями губернатора области,статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области. Общий срок переноса поручений губернатора области устанавливаетсяне более двух недель. По каждому поручению губернатора областивозможен только один перенос срока. 122. Если по представленному материалу дано новое поручение спродленным сроком исполнения документа, то дальнейший контрольосуществляется на основании этих поручений. 123. В случае нарушения сроков исполнения документовответственным исполнителем представляется служебная записка на имягубернатора области с указанием объективной причины неисполнениядокумента в срок. 124. Если исполнение документа поручено нескольким должностнымлицам, ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей сцелью организации работы и требовать от них исполнения поручения всрок. Соисполнители не позднее чем за 3 дня до истечения срокаисполнения документа представляют ответственному исполнителю справкидля обобщения или составления отчета либо в письменной форме сообщаютсвое мнение по поднятому в документе вопросу. 125. Срок исполнения документа, поступившего в адрес губернатораобласти, исчисляется со дня регистрации резолюции губернатора областина данный документ. Срок исполнения документа, поступившего в адрес первыхзаместителей губернатора области, заместителей губернатора области,статс-секретаря - заместителя губернатора области исчисляется со днярегистрации его в отделе корреспонденции и документооборота. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочийдень, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. 126. Контроль за сроками исполнения документов осуществляетсяотделом корреспонденции и документооборота. 127. Документы, направленные с резолюциями "Для сведения", "Дляиспользования в работе", "Для руководства в работе", передаютсяисполнителям без возврата и в отдел корреспонденции и документооборотане сдаются, а затем формируются в дела согласно номенклатуре делсоответствующего подразделения. 128. Предложения о снятии документа с контроля готовитисполнитель с представлением полной информации о выполнении всехвопросов, поставленных в нем. 129. Служебные, докладные записки, информации об исполнениидокументов должны быть конкретными, конструктивными, краткими. Еслиони не соответствуют установленным требованиям, то возвращаютсяисполнителям для доработки и повторного представления. Информация или справка визируется ответственным исполнителем,определенным резолюцией. Если исполнителей несколько, то итоговаяинформация визируется всеми соисполнителями с указанием датывизирования. Данная информация вместе с подлинником документа ирезолюцией по нему вносится на рассмотрение губернатора области и сего визой о снятии документа с контроля передается в отделкорреспонденции и документооборота. Глава 11. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ФЕДЕРАЛЬНЫМИ ЗАКОНАМИ, ПРОЕКТАМИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ, ПРАВОВЫМИ АКТАМИ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 130. Поступающие в администрацию Костромской области федеральныезаконы, правовые акты Президента Российской Федерации, ПравительстваРоссийской Федерации, проекты федеральных законов принимаются ирегистрируются отделом корреспонденции и документооборота. Регистрация этих документов осуществляется в системеавтоматизированного документооборота по картотеке, отдельной отрегистрации общей входящей корреспонденции, по форме согласноприложениям N 11, 12 к настоящей Инструкции. 131. После регистрации документы передаются на рассмотрениегубернатору области, а затем в соответствии с его резолюциейнаправляются на ознакомление и исполнение должностным лицам согласносписку или конкретным исполнителям. 132. После ознакомления и исполнения резолюций по ним федеральныезаконы, правовые акты Президента Российской Федерации и ПравительстваРоссийской Федерации сдаются в отдел корреспонденции идокументооборота для передачи их в правовое управление администрацииобласти для дальнейшей работы. 133. Проект федерального закона, поступивший в администрациюКостромской области из Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации, Совета Федерации Федерального СобранияРоссийской Федерации, Правительства Российской Федерации, направляетсязаместителю губернатора области - постоянному представителюгубернатора области в Костромской областной Думе. Заместитель губернатора области - постоянный представительгубернатора области в Костромской областной Думе, а в периодвременного его отсутствия - заместитель губернатора области всоответствии с распределением обязанностей между заместителямигубернатора области, организует работу по подготовке отзываадминистрации области на проект федерального закона в соответствии сРегламентом администрации области. Окончательное решение по отзыву администрации области на проектфедерального закона принимает губернатор области. Отзыв администрации области на проект федерального закона,подписанный губернатором области, направляется в соответствующийкомитет Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации по форме согласно приложению N 13 к настоящей Инструкции. Глава 12. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 134. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотренияписьменных, устных обращений граждан осуществляются отделом по работес обращениями граждан контрольного управления администрации области(далее - Отдел). 135. Делопроизводство по обращениям граждан ведется вАдминистрации отдельно от других видов документов и возлагается наначальника Отдела и руководителей подразделений (при обращенияхнепосредственно к ним). 136. Все обращения граждан, поступающие в администрацию области,принимаются, учитываются, централизованно регистрируются в Отделе втечение трех дней. 137. Конверты к письменным обращениям граждан сохраняются в техслучаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя идату, или в других необходимых случаях. 138. Регистрационный индекс письменного обращения указывается вправом углу и состоит из двух начальных букв фамилии заявителя ипорядкового номера поступившего обращения. 139. На каждое обращение заполняется алфавитная карточка. Срокхранения карточек - 1 год. 140. Поступившие и зарегистрированные обращения гражданпередаются на рассмотрение губернатору области или - согласнораспределению обязанностей - его первым заместителям, заместителямгубернатора области, статс-секретарю - заместителю губернатораобласти. Запрещается направлять жалобы для рассмотрения должностным лицамили организациям, действия которых обжалуются. Не разрешается передавать письма граждан из одного структурногоподразделения в другое, минуя Отдел. 141. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу,поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. 142. Повторными письмами считаются те, в которых один и тот жеавтор, не удовлетворившись ответом на предыдущее заявление, просит ещераз рассмотреть жалобу. 143. Повторным обращениям граждан при их поступленииприсваивается порядковый номер, делается отметка "повторно" иподбирается вся предшествующая переписка. 144. Если обращение подписано двумя или более авторами, то оносчитается коллективным, о чем делается отметка в учетной карточке. 145. В случае если в письменном обращении не указаны фамилиягражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которомудолжен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если вуказанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом,совершаемом или совершенном противоправном деянии, о лице, егоподготавливающем, совершающем или совершившем, или конкретная и важнаяинформация, обращение подлежит направлению в государственный органили должностному лицу в соответствии с его компетенцией. 146. Обращения граждан, поступившие в Администрацию поинформационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению всоответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ. Отдел неведет переписку с гражданами по электронной почте. 147. Губернатор области или согласно распределению обязанностейего первые заместители, заместители губернатора области,статс-секретарь - заместитель губернатора области по каждомуписьменному обращению граждан дают в течение 3 дней соответствующиепоручения исполнителям. Если исполнителей несколько, то обобщающиематериалы готовит лицо, указанное в поручении первым. Лица, ответственные за делопроизводство у первых заместителей,заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителягубернатора области, в исполнительных органах государственной властиКостромской области и подразделениях Аппарата, вносят поручениягубернатора области, его первых заместителей, заместителей губернатораобласти, статс-секретаря - заместителя губернатора области врегистрационно-контрольную карточку в раздел "Обращения" системыавтоматизированного документооборота и делопроизводства. Контроль запрохождением писем, выполнением поручений осуществляют лица,ответственные за работу с обращениями граждан в исполнительных органахгосударственной власти, помощники заместителей губернатора области. 148. Обращения граждан рассматриваются в срок до 30-ти дней содня их регистрации. В тех случаях, когда по обращению необходимопроведение дополнительной проверки либо принятие других мер, срокирассмотрения обращений могут быть продлены не более чем на 30 дней, очем уведомляется автор обращения. Срок исполнения документа может быть продлен на основаниислужебной записки исполнителя должностным лицом, давшим поручение.Служебная записка представляется не позднее чем за 5 дней до срокаисполнения документа. Служебная записка на имя губернатора областивизируется первыми заместителями, заместителями губернатора области,статс-секретарем - заместителем губернатора области. 149. Ответы на обращения граждан дают (подписывают) губернаторобласти, его первые заместители, заместители губернатора области,статс-секретарь - заместитель губернатора области или по их поручениюруководители исполнительных органов государственной власти Костромскойобласти, подразделений Аппарата. Проект ответа направляется насогласование с губернатором области, первыми заместителями,заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителемгубернатора области, поручившими дать ответ на обращение исполнителемсамостоятельно, и после согласования ответ направляется Отделомзаявителю. Ответы на письма, поступившие из Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации, Правительства Российской Федерации, ФедеральногоСобрания Российской Федерации, депутатов Государственной ДумыРоссийской Федерации и Костромской областной Думы, подписываютгубернатор области или его первые заместители, заместители губернатораобласти, статс-секретарь - заместитель губернатора области. 150. При личном приеме граждан заполняется карточка личногоприема, присваивается регистрационный номер "ЛП" и первые буквыфамилии должностного лица, ведущего прием. Карточка через отделкорреспонденции и документооборота управления делопроизводстваадминистрации области направляется исполнителю. 151. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотренывсе поставленные вопросы, приняты необходимые меры, заявителю данисчерпывающий ответ. 152. Снять обращение с контроля могут: должностное лицо, давшеепоручение, первые заместители, заместители губернатора области,статс-секретарь - заместитель губернатора области, ответственный заработу с обращениями граждан в администрации области, начальникОтдела. 153. Обращения граждан после их рассмотрения должны бытьвозвращены в Отдел со всеми материалами проверки (справками,информациями и т.д.) для формирования "Дела". 154. Обращения граждан хранятся в отделе по работе с обращениямиграждан администрации области в течение 5 лет и по истечении сроковхранения уничтожаются в установленном порядке. Глава 13. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 155. Контроль за исполнением документов и поручений представляетсобой комплексную систему обеспечения и оценки выполнения задач,планов, управленческих решений и поручений, зафиксированных вдокументах, предупреждения возможных срывов сроков исполнения ипредставления губернатору области регулярной оперативной ианалитической информации о ходе их выполнения. Контроль за исполнением документов и поручений включает в себяпостановку на контроль, формирование банка данных контрольныхдокументов, предварительную проверку и регулирование хода исполнения,анализ результатов исполнения документов, снятие с контроля. 156. Контролю подлежит исполнение: 1) актов губернатора области, администрации области; 2) поручений, содержащихся в протоколах совещаний при губернатореобласти, заседаний администрации Костромской области, заседаний иныхсовещательных и коллегиальных органов при губернаторе области; 3) поручений губернатора области, данных во исполнениефедеральных законов; 4) поручений губернатора области, данных во исполнение указов,распоряжений, иных актов Президента Российской Федерации; 5) поручений губернатора области, данных во исполнение актовСовета Федерации и Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации; 6) поручений губернатора области, данных во исполнениепостановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; 7) поручений, данных во исполнение актов иных федеральных органоввласти; 8) поручений губернатора области, данных во исполнениепостановлений Костромской областной Думы; 9) поручений губернатора области, данных по запросам Костромскойобластной Думы, депутатским запросам; 10) поручений, содержащихся в оформленных резолюциях губернатораобласти по рассматриваемым документам; 11) отдельных поручений губернатора области; 12) поручений губернатора области, данных по итогам рабочихпоездок в муниципальные образования Костромской области; 13) поручений, данных по обращениям граждан. По указанию губернатора области на контроль могут быть поставленыпоручения, не включенные в указанный перечень. 157. Основанием для постановки документа на контроль является: 1) резолюция губернатора или наличие срока исполнения, указанногов тексте документа; 2) указание в акте срока исполнения или должностного лица,ответственного за контроль. 158. Контроль по существу затрагиваемых в документах и порученияхвопросов осуществляется губернатором области, первыми заместителями,заместителями губернатора Костромской области, статс-секретарем -заместителем губернатора области, руководителями исполнительныхорганов государственной власти Костромской области, подразделенийАппарата. Контроль по срокам исполнения документов и порученийосуществляют отдел корреспонденции и документооборота с использованиембазы данных "Система автоматизированного документооборота иделопроизводства" (САДД) и контрольное управление администрацииобласти. Отдел корреспонденции и документооборота каждые две неделипредставляет губернатору области информацию о соблюдении сроковисполнения служебной корреспонденции. 159. Срок исполнения документов определяется: 1) входящего документа - в соответствии с главой 10. 2) поручения - с момента регистрации его в контрольном управленииадминистрации области; 3) актов губернатора, администрации области - со дня вступления всилу акта; 4) протокольного решения - со дня проведения мероприятия. Контроль за исполнением поручений губернатора области, изложенныхв резолюциях на входящую в администрацию области корреспонденцию,осуществляет отдел корреспонденции и документооборота, за исключениемпоручений, осуществление контроля за которыми поручено контрольномууправлению. Организация контроля за исполнением поручений губернатора области 160. Контроль за исполнением поручений губернатора области,данных на еженедельных оперативных совещаниях при губернаторе области,заседаниях администрации области, иных совещаниях при губернатореобласти, отдельными поручениями губернатора области, поручениями,изложенными в резолюциях к служебным запискам по исполнениювышеуказанных поручений губернатора области, осуществляет контрольноеуправление администрации области (далее - контрольное управление). 161. Контроль за исполнением поручений губернатора области,данных в рамках работы других совещательных и координационных органовпри губернаторе области (комиссий, советов и т.д.), осуществляетсяответственным секретарем или исполнительным органом государственнойвласти Костромской области, подразделением Аппарата, на которое всоответствии с регламентом (положением) о совещательном иликоординационном органе возложено организационно-техническоеобеспечение деятельности такого органа. В этом случае ответственный законтроль исполнения поручений направляет в контрольное управлениесводную информацию о выполнении поручений по установленной формесогласно приложению N 14 к настоящей Инструкции. Контроль за исполнением поручений губернатора области, данных поитогам рабочих поездок, осуществляет управление по работе смуниципальными образованиями администрации области (далее - управлениепо работе с муниципальными образованиями). Управление по работе смуниципальными образованиями представляет сводную информацию овыполнении поручений губернатора области в контрольное управление поустановленной форме согласно приложению N 14 к настоящей Инструкции. Периодичность направления сводной информации ответственнымисполнителем определяется контрольным управлением администрацииобласти. Контроль за исполнением поручений первых заместителей,заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителягубернатора области, управляющего делами губернатора областиосуществляют помощники указанных руководителей. Контроль осуществляется путем напоминания ответственнымисполнителям о сроках исполнения поручений, получения и анализаинформации об исполнении поручений, проведения мер упреждающегоконтроля, при необходимости - изучения состояния дел на месте. 162. Ответственный исполнитель за 2 дня до окончанияустановленного срока представляет в контрольное управление информациюо выполнении поручения на бумажном и электронном носителе поутвержденной форме согласно приложению N 15 к настоящей Инструкции. Вслучае если срок выполнения поручения менее 7 календарных дней, тоуказанная информация представляется до истечения срока исполненияпоручения. На каждое поручение ответственным исполнителем готовитсяотдельная служебная записка. Служебная записка визируется первымизаместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем -заместителем губернатора области, курирующими соответствующийисполнительный орган государственной власти Костромской области,подразделение Аппарата. На поручения с длительным сроком исполнения контрольнымуправлением формируются контрольные дела с материалами о ходеисполнения поручения. При осуществлении своих функций контрольное управление вправезапрашивать любую информацию, касающуюся хода выполнения данногопоручения. Решение губернатора области о снятии с контроля или продлениисроков исполнения поручений доводится контрольным управлением доответственных исполнителей. Контрольное управление ежедневно представляет оперативнуюинформацию губернатору области о ходе выполнения поручений,еженедельно осуществляет анализ исполнительской дисциплины. Организация контроля за исполнением актов губернатора области, администрации области 163. Организация контроля за исполнением актов губернатораобласти, администрации области осуществляется контрольным управлением. Контроль за исполнением актов первых заместителей, заместителейгубернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатораобласти, управляющего делами губернатора области осуществляютуказанные руководители и их помощники. Основанием для постановки актов на контроль является наличие втексте документа пункта о возложении контроля исполнения постановления(распоряжения) на ответственных исполнителей: первых заместителей,заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителягубернатора области. При наличии в актах формулировки "Контроль за выполнениемнастоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой" контроль завыполнением акта осуществляется ответственным исполнителем(руководителем исполнительного органа государственной власти области,подразделения), осуществлявшим подготовку акта, и курирующим первымзаместителем, заместителем губернатора области, статс-секретарем -заместителем губернатора области. В этом случае ответственный исполнитель готовит своднуюинформацию о состоянии выполнения акта и представляет ее в контрольноеуправление. Управление делопроизводства направляет в контрольное управлениедля постановки на контроль копию правового акта, содержащего пункт овозложении контроля на ответственного исполнителя. Контрольное управление ежеквартально информирует ответственныхисполнителей о постановке на контроль акта, сроках предоставленияинформации о его выполнении. Ответственность за своевременное и качественное исполнение актовнесет ответственный исполнитель. Контроль осуществляется путем постоянного контакта сисполнителем, изучения состояния дел на месте, получения промежуточнойинформации, проведения мер упреждающего контроля, анализа итоговойинформации. 164. В случае срока действия акта год и более ответственныйисполнитель обязан информировать губернатора области о ходе выполненияакта 2 раза в год (по состоянию на 01.07 и на 01.01) не позднее чемчерез 10 календарных дней после истечения контрольного срока и втечение 15 календарных дней после истечения срока действия акта. Информация о ходе выполнения акта предоставляется в контрольноеуправление ответственными исполнителями по форме согласно приложению N16 к настоящей Инструкции. В контрольном управлении формируется контрольное дело, в которомконцентрируются все материалы о ходе исполнения документа. За 3 дня до истечения контролируемого срока предоставленияинформации ответственный исполнитель должен подготовить служебнуюзаписку о продлении срока выполнения постановления (распоряжения) поформе согласно приложению N 17 к настоящей Инструкции или снятии сконтроля актов губернатора, администрации области по форме согласноприложению N 18 к настоящей Инструкции, которую согласовывает сконтрольным управлением. В заключительной части информации о снятии с контроля акта должносодержаться одно из следующих обоснованных предложений: об оставлении акта на внутреннем контроле ответственногоисполнителя; о признании акта утратившим силу; о разработке правового акта взамен снимаемого с контроля. При необходимости продления срока исполнения акта готовитсяпроект акта о внесении соответствующих изменений в первоначальный актв установленном порядке. При наличии конкретной календарной даты исполнения актаинформация о снятии с контроля акта должна быть представлена непозднее чем через 10 дней после указанной даты. Информации о ходе выполнения, о снятии с контроля и о продлениисрока выполнения акта (с приложением проекта соответствующегопостановления (распоряжения) подписываются ответственным исполнителеми предоставляются в контрольное управление. При отсутствии нарушенийдокументы визируются специалистом контрольного управления на оборотнойстороне документа. В случае наличия в акте разных сроков по выполнению порученийсоисполнитель направляет информацию о выполнении порученияответственному исполнителю (в случае исполнения поручениясоисполнителем), который представляет ее в контрольное управление непозднее 10 дней после наступления срока исполнения поручения: информацию о выполнении поручения в виде служебной записки на имягубернатора области - по выполнению каждого конкретного поручения; информацию о снятии с контроля акта, содержащую отчет овыполнении акта в целом, - по выполнению последнего по срокампоручения, содержащегося в акте по форме согласно приложению N 18 кнастоящей Инструкции. После согласования служебная записка вместе с контрольным деломнаправляется губернатору области для принятия решения. 165. Решение о продлении срока выполнения постановлений(распоряжений) губернатора области и администрации области или снятииих с контроля принимает губернатор области. Основанием для снятия с контроля или продления срока выполненияактов является соответствующая резолюция губернатора области, в случаеего отсутствия - первого заместителя губернатора области. После снятия с контроля акта контрольное управление передаетинформацию о снятии акта с контроля в правовое управление для принятиясоответствующего решения (признания утратившим силу, внесенияизменений и т.д.) В случае нарушения сроков представления информации ответственнымисполнителем готовится служебная записка, направляемая в контрольноеуправление, с указанием объективной причины несоблюдения требованийнастоящей Инструкции. Контролируемые акты с резолюцией губернатора области остаются вконтрольном управлении и оформляются в дело. Контрольное управление доводит решение о снятии с контроля илипродлении сроков до ответственных исполнителей. На 25 число каждого месяца контрольным управлением представляетсяобобщенная информация ответственным исполнителям о состоянииисполнения актов губернатора области, администрации области. Контрольное управление ежеквартально представляет губернаторуобласти информацию о состоянии исполнения актов в исполнительныхорганах государственной власти области, подразделениях. Глава 14. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ, ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 166. Исходящими документами являются официальные документы,отправляемые губернатором области, первыми заместителями,заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителемгубернатора области, управляющим делами губернатора области иструктурными подразделениями Аппарата. Документы, не связанные сдеятельностью губернатора области, его первых заместителей,заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителягубернатора области и подразделений Аппарата, к отправке непринимаются. Документы отправляются: почтовым отделением связи; фельдъегерской службой; факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью; нарочно. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Визовыйэкземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в текстедокумента, остается в отделе корреспонденции и документооборота ипомещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел. Прием (передача) исходящей корреспонденции на отправку в рабочиедни почтовым отделением связи, фельдсвязью, нарочно осуществляетсяотделом корреспонденции и документооборота управления делопроизводствав день регистрации до 14 часов 30 минут. Документы, поступившие наотправку в отдел корреспонденции и документооборота позжеустановленного времени, подлежат отправке на следующий рабочий день. Передача факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов,имеющих официальные номера администрации Костромской области. Отправка корреспонденции за подписью губернатора Костромскойобласти электронной почтой осуществляется отделом информационногообеспечения управления информатизации и связи администрации области. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляетсяпроверка правильности их оформления. Документы на отправку передаются при наличии: точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов; необходимого количества экземпляров документа согласно спискурассылки; необходимого количества экземпляров приложений к документу; визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данногодокумента визами и приложениями; двух экземпляров списков на рассылку документа. Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке непринимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Обработка отправляемых документов включает: сортировку и вложение в конверты; указание адресата на конверте; определение стоимости отправления; проставление оттиска отправителя; передачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются водин конверт. Исходящие документы, требующие срочной отправки, передаются дляотправки фельдъегерской связью. Степень срочности доставки документаопределяется руководителем, его подписавшим. Выдача документов на руки автору или адресату допускается висключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов,поставленных в документах. Выдача производится под личную подписьполучателя на визовом экземпляре документа. 167. Проекты писем оформляются на номерных типографских бланкахустановленного образца по форме согласно приложению N 19 к настоящейИнструкции. В аппарате администрации области используются: бланк губернатора Костромской области (цветной), бланк Администрации Костромской области (цветной), бланк Администрации Костромской области (черно-белый). Бланки не применяются при ведении внутренней переписки. Номерные бланки подлежат учету. Бланки, используемые приподготовке документов, должны использоваться строго по назначению.Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицамзапрещается. Получение бланков писем производится в журналах учета выдачибланков писем. Получатели бланков писем должны хранить их в надежнозапираемых сейфах (шкафах). Уничтожение испорченных бланков осуществляется на основании актовна списание номерных бланков, представляемых в отдел корреспонденциии документооборота. Служебные письма на номерных бланках высшего должностного лицаКостромской области "Губернатор Костромской области" с угловымрасположением реквизитов подписываются губернатором области безуказания должности. Служебные письма на номерных бланках "Администрация Костромскойобласти" с угловым расположением реквизитов подписываются первымизаместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем -заместителем губернатора области, управляющим делами губернатораобласти, руководителем секретариата губернатора области, советниками ипомощниками губернатора области по форме согласно приложению N 20 кнастоящей Инструкции. Телеграммы категории "Правительственная" оформляются иподписываются губернатором области по форме согласно приложению N 21 кнастоящей Инструкции. Телеграммы обычной категории подписываются первыми заместителямигубернатора области, заместителями губернатора области,статс-секретарем - заместителем губернатора области. 168. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, отметкаоб исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листадокумента в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номераего телефона с междугородним кодом шрифтом N 14 Times New Roman, атакже документы, на основании которых они подготовлены. 169. Основными реквизитами при регистрации исходящих инициативныхдокументов являются: наименование организации - получателя документа; наименование вида документа; дата и регистрационный номер; заголовок документа (краткое содержание); фамилия руководителя, подписавшего документ; фамилия лица, являющегося составителем документа. В зависимости от характера документа и использования информациисостав реквизитов может быть дополнен другими данными. Исходящий регистрационный номер включает в себя: буквенный индекс, соответствующий имени и фамилии руководителя,подписавшего документ, отделяемый дефисом; порядковый номер в пределах календарного года, отделяемый дробью; индекс приемной руководителя, подписавшего документ. Например, АК-543/9, где: АК - инициалы руководителя, подписавшего документ, - "АлександрКоновалов"; 543 - порядковый регистрационный номер в пределах календарногогода; 9 - индекс, который еще раз подтверждает, что документ подписанзаместителем губернатора области А.Н.Коноваловым. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет. 170. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адресаисполнителем составляется список рассылки с указанием почтовых ителеграфных адресов. 171. В качестве адресатов могут быть организации, их структурныеподразделения, должностные или физические лица. Наименование адресатавыравнивается по левому краю. При адресовании документа должностномулицу инициалы указываются перед фамилией. Должность лица, которомуадресован документ, указывается в дательном падеже, например: Министру здравоохранения и социального развития Российской Федерации Т.А.Голиковой При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже, например: Министерство юстиции Российской Федерации Департамент информатизации и научно-технического обеспечения В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, после написания адресата, например: Заместителю министра транспорта Российской Федерации Е.С.Москвичеву Рождественская ул., д. 1 стр. 1, г. Москва, 109012 При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. Советская ул., д. 35, кв. 12 г. Кострома, 156000 172. Служебные письма, направляемые в адрес Президента РоссийскойФедерации, руководителей структурных подразделений АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, Председателя Правительства РоссийскойФедерации, заместителей Председателя Правительства РоссийскойФедерации, Председателя и заместителей Председателя ГосударственнойДумы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя изаместителей Председателя Совета Федерации Федерального СобранияРоссийской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительнойвласти, оформляются на цветных номерных бланках высшего должностноголица и администрации области. 173. Заголовок к тексту письма включает в себя краткое содержаниедокумента. Заголовок располагается под угловым штампоморганизации-отправителя. 174. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,заголовок не указывается. 175. Объем исходящих писем, как правило, не должен превышать 1,5страницы печатного текста. В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на которыйдается ответ. В телеграммах указываются все реквизиты, предусмотренные дляэтого вида документов. 176. Исходящие письма, адресованные руководителям территориальныхорганов федеральных министерств и ведомств, руководителям органовгосударственной власти субъектов Российской Федерации, оформляютсяаналогичным порядком на бланках "Администрация Костромской области"или телеграммах обычной категории и подписываются первымизаместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем -заместителем губернатора области, курирующими соответствующиенаправления деятельности. 177. Исходящие письма и телеграммы, адресованные ПрезидентуРоссийской Федерации, Руководителю Администрации Президента РоссийскойФедерации, его заместителям и другим должностным лицам АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, Полномочному представителю ПрезидентаРоссийской Федерации в Центральном федеральном округе, председателямГосударственной Думы и Совета Федерации Федерального СобранияРоссийской Федерации, их заместителям, руководителям комитетов идепутатских фракций в Государственной Думе, депутатам ГосударственнойДумы и членам Совета Федерации, Председателю Правительства РоссийскойФедерации, его заместителям, федеральным министрам и их заместителям,руководителям федеральных служб и агентств, а также руководителяморганов исполнительной и представительной власти субъектов РоссийскойФедерации, подписанные губернатором области и требующие оперативнойдоставки адресату (кроме объемных более 10 листов формата А4 писеминформационного характера), могут быть переданы через отделспециальной документальной связи администрации области с резолюцией напервом экземпляре документа "Передать через ОСДС. Подпись. Дата.",наложенной губернатором области или первыми заместителями,заместителями губернатора, статс-секретарем - заместителем губернатораобласти, руководителем секретариата губернатора области, а в периодих длительного отсутствия - должностными лицами, исполняющими ихобязанности. Данные документы должны быть аргументированы и содержатьконкретные просьбы и предложения. Они оформляются на бланках "Губернатор Костромской области" или вформе телеграммы с пометкой "Правительственная" и подписываютсяисключительно губернатором области. В случае временного отсутствиягубернатора (длительная командировка, отпуск, болезнь) данныедокументы оформляются на бланках "Администрация Костромской области"или в форме телеграммы обычной категории и подписываются первымзаместителем губернатора области, временно исполняющим обязанностигубернатора области. 178. Документы, указанные в пункте 176 настоящей Инструкции,предназначенные для отправки по почте или через телеграф, в целяхсокращения почтово-телеграфных расходов и ускорения их доставкиадресату также могут быть отправлены через отдел специальнойдокументальной связи администрации области (далее - отдел специальнойдокументальной связи). Решение о направлении этих писем и телеграмм адресатам черезотдел специальной документальной связи принимают должностные лица,подписавшие документы, или руководитель секретариата губернатораобласти путем наложения на подписанном документе визы "Передать черезОСДС. Подпись. Дата". На поздравительных телеграммах, подлежащих передаче через отделспециальной документальной связи, данная виза не ставится, а пишетсяна служебном бланке. 179. Исполнители документов, указанных в п. 176 и п. 177, могутполучить дополнительную консультацию у работников отдела специальнойдокументальной связи о порядке оформления данных документов. 180. Копия исходящего документа (письма, телеграммы),завизированная исполнителем (при необходимости - со списком рассылки),помещается в дела согласно номенклатуре дел. 181. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемойкорреспонденции, за исключением документов, доставляемых нарочно,отправляемых факсимильной связью, электронной почтой. 182. Служебные телеграммы отправляются по реестру отправкителеграмм с отметкой на ОАО "ЦентрТелеком" количества слов и стоимостителеграммы. Глава 15. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 183. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, ограничения на распространениекоторой диктуются служебной необходимостью. Работа с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в Аппарате в порядке,установленном для несекретных документов, с учетом особенностей,изложенных в настоящем разделе. 184. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий илипроектов), содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, работникам сторонних организаций, а такжераспространение такой информации допускаются только с разрешениязаместителя губернатора области, курирующего вопросы делопроизводства. 185. На документах (в случае необходимости - и на их проектах),содержащих служебную информацию ограниченного распространения,проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования"определяется исполнителем документа, руководителем подразделения илидолжностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указаннаяпометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первойстраницы документа, а также на первой странице сопроводительногописьма к такому документу. 186. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрацияисходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, осуществляются отделом по мобилизационной работе илиотделом корреспонденции и документооборота. Передача таких документов сотрудникам подразделенийосуществляется под расписку. 187. Отправка документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, осуществляется отделом помобилизационной работе или отделом корреспонденции и документооборота.При необходимости направления таких документов нескольким адресатамисполнитель составляет список рассылки, в котором около каждогоадресата проставляет номер направляемого экземпляра. Список рассылкиподписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившегодокумент. 188. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в котороепомещены такие документы, проставляется пометка "Для служебногопользования". 189. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Дляслужебного пользования", утративших свое практическое значение и неимеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту,копия которого направляется в архив администрации области. В учетныхформах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующийакт. 190. Ознакомление сотрудников подразделений с документами иделами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимисяна архивном хранении в архиве администрации области, осуществляется ссогласия начальника управления делопроизводства либо руководителейподразделений, готовивших документы (сформировавших дело). При этомуказанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений подрасписку во временное пользование на срок не более 10 дней. 191. Дополнительная рассылка актов губернатора области с пометкой"Для служебного пользования" подразделениям или сторонниморганизациям осуществляется по указанию заместителя губернатораобласти, курирующего вопросы делопроизводства, либо по заявкамруководителей подразделений, их готовивших. 192. В подразделениях не реже одного раза в год проводитсяпроверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебногопользования". Для проведения проверки образуется комиссия, составкоторой определяется руководителем подразделения. Результаты проверкиоформляются актом, копия которого направляется заместителю губернатораобласти, курирующему вопросы делопроизводства. Проверка таких документов, находящихся на архивном хранении,проводится не реже одного раза в 5 лет. 193. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения, либо разглашенияэтой информации руководитель подразделения информирует об этом ипроводит служебное расследование, о результатах которого докладываетзаместителю губернатора области, курирующему вопросы делопроизводства. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Дляслужебного пользования" составляется акт, на основании которогоделаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченныедела постоянного хранения утверждаются заместителем губернатораобласти, курирующим вопросы делопроизводства, и передаются на архивноехранение. 194. При снятии пометки "Для служебного пользования" надокументах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаютсясоответствующие отметки. 195. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также за нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут бытьпривлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательствомответственности. Глава 16. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПЛАНОВ 196. Предложения для включения в годовой план работы Аппарата иисполнительных органов государственной власти Костромской областивключают в себя вопросы для рассмотрения на заседаниях администрацииобласти и принятия постановлений губернатора области; Вопросы должны быть сформулированы предельно кратко (начинаются спредлога "О" или "Об"). Предложения оформляются по форме согласно приложению N 22 кнастоящей Инструкции. Данный документ представляется в организационный отдел управлениягосударственной службы и организационной работы администрации области(далее - организационный отдел) за подписью первых заместителей,заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителягубернатора области не позднее чем за 30 календарных дней до началапланируемого периода. При необходимости прилагаются обоснованиявопросов, включаемых в план. Документы должны быть представлены набумажном (отпечатаны на белой бумаге, четким черным текстом ссоблюдением государственных стандартов) и электронном носителях. Перспективный план заседаний администрации утверждаетсяпостановлением администрации Костромской области. 197. Календарные планы основных мероприятий, организуемыхруководителями исполнительных органов государственной властиКостромской области или проводимых при их участии (планы на месяц),включают в себя следующие разделы: 1) мероприятия, проводимые губернатором Костромской области; 2) мероприятия, проводимые первыми заместителями, заместителямигубернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатораобласти; 3) мероприятия, проводимые исполнительными органамигосударственной власти Костромской области, подразделениями аппарата; 4) международные и межрегиональные мероприятия (для сведения); 5) мероприятия, проводимые Костромской областной Думой. Календарный план основных мероприятий оформляется по формесогласно приложению N 23 к настоящей Инструкции. В документе указываются точные (без сокращений) наименованияфедеральных органов, организаций, исполнительных органовгосударственной власти Костромской области, подразделений Аппарата,внебюджетных фондов и организаций; должности, фамилии и инициалы лиц,ответственных за проведение мероприятий. Данный документпредставляется в организационный отдел за подписью помощника,утвержденный первыми заместителями, заместителями губернатора области,статс-секретарем - заместителем губернатора области не позднее чем за8 дней до начала планируемого периода (23-24 числа текущего месяца).Документы должны быть представлены на бумажном (отпечатаны на белойбумаге, четким черным текстом с соблюдением государственныхстандартов) и электронном носителях. Общий план на месяц на бумажномносителе направляется помощникам, советникам губернатора области,первым заместителям, заместителям губернатора области, статс-секретарю- заместителю губернатора области, управляющему делами губернатораобласти, руководителю секретариата губернатора области, руководителямподразделений Аппарата. Электронная версия размещается управлением информатизации и связиадминистрации области на официальном сайте администрации области. Проект плана на месяц подписывается первыми заместителями,заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителемгубернатора области, курирующими соответствующее направлениедеятельности, и не позднее чем за 3 дня до начала планируемого периодапредставляется на утверждение губернатору области. 198. Мероприятия, проводимые губернатором области, первымизаместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем -заместителем губернатора области, исполнительными органамигосударственной власти Костромской области или при их участии (планына неделю). Мероприятия на очередную неделю включают в себя только основные,имеющие значимый социально-экономический и политический характер.Рабочие командировки, рассмотрение текущих ведомственных вопросов,направленные на выполнение должностных функциональных обязанностей, невключаются в перечень основных мероприятий. Основные мероприятия оформляются по форме согласно приложению N24 к настоящей Инструкции. Во всех разделах плана не допускается сокращений, указываютсяточные наименования, должности, фамилии и инициалы исполнителей. Данный документ после согласования с курирующими первымизаместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем -заместителем губернатора области представляется в организационныйотдел за подписью помощника первых заместителей, заместителейгубернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатораобласти. Специалисты исполнительных органов государственной властиКостромской области, курируемых губернатором области, представляютпредложения в план работы в организационный отдел за подписьюруководителей исполнительных органов государственной властиКостромской области. Документы должны быть представлены на бумажном (отпечатаны набелой бумаге, четким черным текстом с соблюдением государственныхстандартов) и электронном носителях во второй половине дня средынедели, предшествующей планируемому периоду. Общий план на неделю направляется помощникам губернатора области,советникам губернатора области, первым заместителям, заместителямгубернатора области, статс-секретарю - заместителю губернатораобласти, управляющему делами губернатора области, руководителюсекретариата губернатора области, руководителям подразделенийАппарата. 199. План мероприятий с участием губернатора области включает всебя основные и наиболее значимые мероприятия, проводимые как натерритории области, так и за ее пределами, в которых планируетсяучастие губернатора области. Предложения для включения в план мероприятий с участиемгубернатора области оформляются по форме согласно приложению N 25 кнастоящей Инструкции и представляются в секретариат губернатораобласти за подписью помощника, утвержденные соответствующими первымизаместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем -заместителем губернатора области, не позднее чем за 10 дней до началапланируемого периода (20-21 число текущего месяца). Проект плана согласовывается руководителем секретариатагубернатора области с губернатором области. В течение планируемого периода в план мероприятий с участиемгубернатора области могут вноситься изменения, согласованные сгубернатором области. Глава 17. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 200. Номенклатура дел администрации области представляет собойсистематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимыхв Аппарате, с указанием сроков хранения, оформленный в установленномпорядке. 201. Номенклатура дел предназначена для организации группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определениясроков их хранения и является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учетадел временного (до 10 лет включительно) хранения. При составлении номенклатуры дел следует руководствоватьсяУставом Костромской области, Регламентом администрации области,положениями о подразделениях Аппарата, штатным расписанием, планами иотчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков иххранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаютсядокументы, образующиеся в деятельности администрации области, их виды,состав и содержание. 202. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержитзаголовок дела и срок хранения. Индекс состоит из индексаподразделения Аппарата и цифрового обозначения вопроса. 203. Номенклатура дел подразделения Аппарата на следующий годсоставляется до 15 ноября текущего года ответственным заделопроизводство специалистом подразделения Аппарата и послесогласования с протокольным отделом подписывается руководителемподразделения Аппарата по форме согласно приложению N 26 к настоящейИнструкции. 204. Сводная номенклатура дел администрации области составляетсяпротокольным отделом на основании номенклатуры дел подразделенийАппарата и после ее одобрения экспертной комиссией администрацииобласти и экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивовКостромской области утверждается губернатором области по формесогласно приложению N 27 к настоящей Инструкции. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Аппаратаполучают выписки из соответствующих ее разделов для использования вработе. 205. В течение календарного года, при возникновениинеобходимости, в утвержденную номенклатуру дел могут вноситьсяизменения. В случае изменения структуры Аппарата в сводную номенклатуру делвносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления,согласования и утверждения. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел подразделения и представить ее в управлениеделопроизводства. 206. Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждогокалендарного года уточняется, согласовывается экспертно-проверочнойкомиссией комитета по делам архивов Костромской области, утверждаетсягубернатором области и вводится в действие с 1 января следующего года. Экспертная комиссия 207. Для рассмотрения проекта сводной номенклатуры делАдминистрации, описей дел постоянного хранения и актов на уничтожениедокументов, не имеющих исторической ценности и практического значения,из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделенийсоздается экспертная комиссия, состав которой утверждаетсяАдминистрацией области. 208. Председателем экспертной комиссии является по должностиначальник управления делопроизводства. 209. Функции экспертной комиссии, организация ее работыопределяются в положении о Комиссии, утверждаемом постановлениемадминистрации области. Формирование дел в подразделениях, оформление документов, законченных делопроизводством 210. Законченные делопроизводством документы формируются вотдельные дела и дела переписки. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованияминастоящей Инструкции. Срок хранения документов определяетсяисполнителем в соответствии с номенклатурой дел. 211. Отдельные дела заводятся на акты губернатора области,администрации области, протоколы заседаний Администрации, протоколыоперативных совещаний при губернаторе области, проекты законовКостромской области, внесенные Администрацией в Костромскую областнуюДуму. 212. В отдельные дела включаются инициативные письма, проектыактов, заключения на эти проекты, справки и другие материалы,связанные с подготовкой указанных документов. 213. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: 1) в дело помещать документы в строгом соответствии снаименованием дел по номенклатуре; 2) группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; 3) приложения присоединяются к основным документам независимо отдаты их составления или утверждения. Приложения объемом свыше 150листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документеделается отметка; 4) помещать в дело только исполненные, правильно оформленныедокументы с необходимым набором реквизитов и отметкой об исполнении.На документе исполнителем проставляются отметка "В дело", дата,подпись исполнителя и подпись руководителя структурного подразделения.Недооформленные и неисполненные документы возвращаются исполнителямна доработку; 5) документы располагать в хронологическом порядке; 6) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишниеэкземпляры, черновики, за исключением черновиков особо ценныхдокументов; 7) документы ограниченного доступа формируются в дела отдельно отдругих; 8) дело не должно превышать 250 листов; 9) если дело состоит из нескольких томов, то каждый томоформляется и нумеруется как самостоятельное дело. Систематизация документов внутри дела 214. В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, междуними помещаются прокладки одного цвета со сплошной нумерацией разделоводного года. При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в концекаждого тома на прокладке делается запись "Продолжение дела (пункта)см. том...". Переписка систематизируется в хронологической последовательности:документ-ответ помещается за документом-запросом. 215. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие ирассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в одинраздел дела переписки. При возобновлении дела переписки по истечениигода документы подшиваются в дело переписки текущего года собязательными взаимными ссылками. 216. Если в деле имеются обращения нескольких организаций,поступивших в разные сроки, и вопросы по ним решены одним актомгубернатора области, то они группируются сначала по корреспондентам, азатем внутри группы - в хронологическом порядке. 217. В случае издания актов губернатора области во исполнение илиизменение актов, принятых в предшествующие годы, документы,послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущегогода, при этом делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на этиакты. 218. Все документы отчетного и информационного характера поисполнению актов губернатора, администрации, находящиеся на контроле,подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело незаводилось, то отчетные документы подшиваются в дело перепискипостоянного срока хранения за текущий год, а при списании этихдокументов на них делается соответствующая запись. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количествокопий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела,в котором подшит подлинник этого документа. 219. Не допускается включение в дело документов по актамгубернатора области, администрации области, принятым в разные годы,черновиков, вариантов и копий документов, а также документов,подлежащих возврату. 220. Для дел переписки постоянного срока хранения составляетсявнутренняя опись по форме согласно приложению N 28 к настоящейИнструкции. В конце внутренней описи делается итоговая запись о количествелистов в деле и проставляется пометка "В архив", которая заверяетсяподписью руководителя подразделения. Внутренняя опись в дело неподшивается, а вкладывается. Для дел переписки временного срока хранения составляется краткийперечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов,включенных в дело. На лицевой стороне последнего листа дела, подготовленного дляпередачи на архивное хранение, в правом нижнем углу на свободном оттекста месте проставляется пометка "В архив", которая заверяетсяподписью руководителя подразделения. Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списываетсякаждый том. Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архивна последнем листе тома. Оформление обложки дела 221. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименованияфондообразователя и подразделения, номер (индекс по номенклатуре)дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов, срокхранения дела. 222. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса пономенклатуре дел и порядкового номера по журналу регистрации дел. 223. Заголовок дела должен отражать основное содержаниедокументов. Заголовок отдельного дела должен, как правило,соответствовать заголовку акта. Не рекомендуется использовать взаголовке дела вводные слова и сложные синтаксические обороты. Недопускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименованийисполнительных органов государственной власти и учреждений. Заголовком дела переписки является формулировка, данная вноменклатуре дел. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. По окончании года в заголовок на обложке дел вносятся уточнения.В том числе уточнению подлежат и заголовки дел, включающие переписку.При несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитыхдокументов, в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 224. Начальной датой дела является дата самого раннего документа,внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа.При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящегодокументов, даты внутренних документов, зарегистрированных вподразделении, дата акта. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том,является дата регистрации основного документа, приложение к которомупомещено в этот том. При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются датырезолюций, списания документов в дело и дела в архив. При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дели дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляютсяарабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложкахдел временного срока хранения указывается только год. 225. Обложка дела оформляется черными чернилами. Наименованияфондообразователя и подразделения, год и номер дела указываются наобложке. Нумерация листов 226. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз,цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумеровать листыцветными карандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как одинлист в правом верхнем углу. Лист большого формата, сложенный пополами подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатныеиздания, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этомсначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждоевложение в конверт. Фотографии и другие иллюстративные материалынумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются каксамостоятельный том и нумеруются отдельно. 227. После завершения нумерации листов в конце дела делаетсязаверительная надпись, в которой цифрами и прописью указываютсяколичество листов в данном деле, особенности отдельных документов(чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится разборчивая подписьсотрудника, сформировавшего дело, и дата. Если количество листов вделе изменяется, делается новая заверительная надпись. Заверительнаянадпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела поформе согласно приложению N 29 к настоящей Инструкции. 228. Дела временного (до 10 лет включительно) срока храненияподлежат частичному оформлению, не требующему пересистематизациидокументов внутри дела, их нумерации и составления заверительнойзаписи. Они могут храниться в скоросшивателях. Составление описей дел 229. По окончании календарного года специалистом, ответственнымза делопроизводство в подразделении, в соответствии с записями вжурнале регистрации дел формируется опись дел, которая распечатываетсяв двух экземплярах. 230. В опись дел постоянного срока хранения согласно приложению N30 к настоящей Инструкции включаются все заведенные дела в порядкевозрастания их номеров 231. При составлении описи соблюдаются следующие требования: графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером; если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вноситсяв опись под самостоятельным номером; систематизация дел в описи структурного подразделения должнасоответствовать их систематизации в номенклатуре дел. Личные деласистематизируются в описи по алфавиту; графа описи "примечание" используется для отметок об особенностяхфизического состояния дел и т.п. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываетсяколичество дел (цифрами и прописью), числящихся по описи, первый ипоследний номера дел по описи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем суказанием его должности и утверждается руководителем структурногоподразделения. Если в опись дел включаются дела по вопросам, находящимся наконтроле, указываются только номер дела и заголовок, а в графе"Примечание" делается пометка "н/к" (на контроле). Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 232. Испорченные номерные бланки, дела и документы временногосрока хранения, отобранные для уничтожения в процессе экспертизы,включаются в акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению,по форме согласно приложению N 32 к настоящей Инструкции. Делавключаются в акт на уничтожение, если срок их хранения истек к 1января того года, в котором составлен акт. Так, дела с пятилетнимсроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут бытьвключены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года.Отбор документов на уничтожение и составление акта о выделении куничтожению производится после подготовки сводных описей делпостоянного срока хранения за этот же период. 233. Акты о выделении к уничтожению документов рассматриваются назаседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел,оставленных на хранение. Акты о выделении к уничтожению документовутверждаются заместителем губернатора области после утверждениясводных описей дел постоянного срока хранения экспертно-проверочнойкомиссией (ЭПК) комитета по делам архивов Костромской области. 234. После утверждения актов дела, бланки, предназначенные дляуничтожения, хранятся в специально отведенном для них месте.Использование документов для хозяйственных нужд запрещается.Утвержденные к уничтожению документы в упакованном виде сдаются напереработку или сжигаются. Уничтожение секретных документовосуществляется особым порядком. К акту о выделении дел на уничтожение прикладывается накладная осдаче документов на переработку или делается отметка о том, чтодокументы сожжены. Передача дел в архив 235. Описи дел подписываются специалистом, ответственным заделопроизводство в подразделении (с указанием даты их составления), исотрудником архива, осуществлявшим прием дел (с указанием датыприема). Первый экземпляр подписанной описи остается в архиве, авторой хранится в подразделении 10 лет. 236. Законченные делопроизводством дела постоянного срокахранения передаются в архив по окончании календарного года всоответствии с графиком, утверждаемым начальником управленияделопроизводства. Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве длятекущей работы, сотрудником архива оформляется выдача этих дел вовременное пользование. 237. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Аппаратаответственный за делопроизводство сотрудник в течение двух месяцевдолжен сформировать все документы в дела и передать их в архив,независимо от сроков хранения. 238. Дела, оформленные с нарушением установленных правил,возвращаются в подразделение для переоформления, котороеосуществляется в 10-дневный срок. 239. Прием каждого дела ведется работником архива в присутствииработника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярахописи против каждого дела делается отметка о его наличии. В концекаждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых вархив дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, датыприема-передачи, и ставятся подписи сотрудника, передающего дела ипринимающего. 240. При перешивке документов из одного дела переписки в другоево внутренней описи и на прокладке указывается, в какое дело перешитыдокументы. 241. По указанию руководителя подразделения Аппарата к сданному вархив делу могут быть приобщены дополнительные документы. 242. Дела временного срока хранения в течение года хранятся вподразделении Аппарата, а затем уничтожаются по акту по форме согласноприложению N 31 к настоящей Инструкции, который согласовывается спротокольным отделом и утверждается руководителем подразделенияАппарата. К акту прилагаются перечни документов, включенных в делапереписки временного срока хранения. Оперативное использование архивных документов 243. Государственные гражданские служащие подразделений Аппаратав целях исполнения своих служебных обязанностей допускаются к работе сархивными делами и документами. Архивные дела и документы предоставляются государственнымгражданским служащим подразделений Аппарата для работы в помещенииархива или во временное (не более одного месяца) пользование вне этогопомещения под расписку в журнале выдачи документов. Архивные дела подразделений Аппарата предоставляютсягосударственным гражданским служащим подразделений Аппарата, изкоторых переданы документы на архивное хранение. Государственным гражданским служащим других подразделенийАппарата архивные дела предоставляются по письменному запросуруководителя подразделения Аппарата, согласованному с руководителемподразделения Аппарата, из которого переданы дела и документы в архив.В случае ликвидации этого подразделения Аппарата или отсутствия егоправопреемника - с разрешения начальника управления делопроизводства. Государственные гражданские служащие подразделений Аппарата несутответственность за сохранность полученных архивных дел и документов ииспользование полученной информации в соответствии с действующимзаконодательством. Изъятие документов из дел, передача государственными гражданскимислужащими подразделений Аппарата архивных документов или их копийсотрудникам других организаций запрещается. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянногохранения допускается в исключительных случаях с разрешения заместителягубернатора области, курирующего вопросы делопроизводства собязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятогодокумента и вложением акта о причинах изъятия подлинника. При работе с архивными документами не разрешается вносить в нихпоправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. Подлинники актов губернатора области, администрации области,протоколов заседаний коллегии при губернаторе, протоколов заседанийадминистрации Костромской области, договоров, соглашений и указателирассылки этих документов из архива не выдаются. Ознакомление сотрудников подразделений с архивными документами иделами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляетсяв соответствии с требованиями раздела 16 настоящей Инструкции. 244. Если копии находящихся на хранении актов и иных архивныхдокументов, выписки из них, а также архивные справки, составленные наосновании указанных документов, необходимы для решения вопросов,касающихся прав и законных интересов организаций и граждан, то онипредоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам. Глава 18. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ 245. В Аппарате печатаются только документы служебного характера. 246. В подразделениях, как правило, с использованием компьютернойтехники печатаются проекты резолюций по рассмотренным документам,служебные письма за подписью первых заместителей, заместителейгубернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатораобласти, руководителей подразделений Аппарата, заявки и документывнутреннего характера, проекты актов губернатора области,администрации области и приложения к ним, проекты договоров исоглашений, документы к заседаниям администрации области, документы кзаседаниям у первых заместителей, заместителей губернатора области,статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего деламигубернатора области. 247. В протокольном отделе печатаются: 1) проекты актов губернатора области, администрации области иприложения к ним; 2) документы к заседаниям администрации области; 3) проекты договоров и соглашений; 4) проекты писем и других документов (кроме проектов резолюций)за подписью губернатора области; 5) доклады и выступления губернатора области; 6) документы Аппарата объемом не более одной страницы. Срочные документы печатаются вне очереди. Срочность печатаниядокументов определяется начальником управления делопроизводства. 248. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаныразборчиво, с использованием чернил синего, фиолетового или черногоцвета. Не принимаются для печатания документы, написанные неразборчивоили карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии,уменьшенные и нечеткие ксерокопии документов. При подготовке документов для печатания особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, иностранных слов и географических названий. Применяютсятолько общепринятые сокращения слов. Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. В случае если документ первоначально готовился в подразделении,исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа вформате текстового редактора Win Word на дискете 3,5 дюйма. При передаче исполнителем документов, записанных на дискете, онапроверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаруженияработа с дискетой прекращается, и дискета с документами возвращаетсяисполнителю. Печатание документов под диктовку не производится. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальномжурнале. 249. Печатание документов производится на бланках установленнойформы на бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документпечатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновикомпередается исполнителю. 250. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебногопользования" вместе с черновиком передаются под расписку исполнителю,оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другомуисполнителю осуществляется по разрешению руководителяподразделения-заказчика. 251. Выполнение копировально-множительных работ в Аппаратепроизводится централизованно в протокольном отделе, а также накопировальных аппаратах, установленных в подразделениях. Необходимостькопирования служебных документов определяют руководителиподразделений Аппарата. Основанием для выполнения копировальных работявляется заказ, оформленный по форме согласно приложению N 32 кнастоящей Инструкции, подписанный начальником управленияделопроизводства. 252. Служебные документы, подлежащие копированию, должны бытьразброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать форматА3. 253. Копирование служебных документов осуществляется в порядке ихпоступления. В первоочередном порядке копируются акты губернатораобласти, администрации области. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочностькопирования документов определяется соответствующей пометкой на бланкезаказа. 254. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчикупод расписку. 255. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях,разрешается копирование служебных документов небольшого объема итиража в соответствии с техническими характеристиками копировальныхаппаратов. Ответственность за правильное использование копировальнойтехники несет специалист, ответственный за ведение делопроизводства вподразделении Аппарата, в котором установлена копировальная техника. Глава 19. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 256. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативнойпередачи и приема текстов документов и служебных материаловорганизациям (от организаций) и устанавливаются в приемныхруководителей подразделений. 257. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования",не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильнойсвязи секретных документов. 258. С использованием средств факсимильной связи могут бытьпереданы материалы текстового, табличного или графического характера,исполненные типографским, машинописным или рукописным способом вчерном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением(первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальнойвысотой букв и цифр 2 мм. При передаче текстов документов по факсу необходиморуководствоваться следующими требованиями: Объем передаваемого документа (текста, схемы, графическогоизображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, недолжен превышать 5 листов; Передача исходящих инициативных документов, оформленных набланках писем, осуществляется после их регистрации в отделекорреспонденции и документооборота. Подлинники документов после их передачи направляются в отделкорреспонденции и документооборота либо возвращаются исполнителям. 259. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируетсяисполнителем и руководителем подразделения. 260. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляетлицо, назначенное ответственным за использование факсимильныхаппаратов. На подлиннике переданной или принятой факсограммы проставляютсядата и время передачи (приема) факсограммы, наименованиекорреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) иномер его факса, эти записи скрепляются подписью ответственного лица. Подлинник принятой факсограммы доводится до руководителяподразделения (его заместителя) и передается с указаниями руководителя(его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка всоответствующем журнале. 261. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах безпроставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводствомфаксограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных(принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год. 262. Персональная ответственность за правильность передачи(приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц,ответственных за использование факсимильных аппаратов. 263. Ответственность за содержание информации, передаваемой сиспользованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя,подготовившего факсограмму для передачи, и руководителясоответствующего подразделения. Глава 20. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ГЕРБОВЫХ И ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ С ИЗОБРАЖЕНИЕМ ГЕРБА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ 264. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечениядеятельности губернатора области и подразделений Аппарата,производится по разрешению управляющего делами губернатора области. 265. Изготовление печатей с воспроизведением Государственногогерба Российской Федерации, полного герба Костромской области, круглыхпечатей и штампов, в том числе с факсимильным воспроизведениемподписи губернатора Костромской области, бланков с изображением гербаКостромской области, необходимых для обеспечения деятельностигубернатора и администрации Костромской области, производится позаказу администрации Костромской области и осуществляется толькополиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющимивыданные в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности, атакже сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанноговида продукции. 266. Администрация области имеет две гербовые печати своспроизведением Государственного герба Российской Федерации и двепечати с гербом Костромской области. На дополнительных экземплярах гербовых печатей арабскими цифрамиуказывается номер печати, начиная со второй. 267. Все изготовленные печати и штампы учитываются в отделеэксплуатации зданий и материально-технического обеспеченияадминистрации области и выдаются под расписку сотрудникамподразделений, отвечающим за их использование и сохранность. 268. Гербовые и круглые печати и штампы, в том числе сфаксимильным воспроизведением подписи губернатора Костромской области,бланки с изображением герба Костромской области хранятся в надежнозакрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах. 269. Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения ииспользования печатей, штампов и бланков в подразделениях Аппаратавозлагаются на их руководителей. 270. Печати с изображением герба Костромской области используютсядля заверения подписей должностных лиц органов государственной властиКостромской области, иных государственных организаций и учрежденийКостромской области. Перечень документов, на которых ставится гербовая печать,представлен в приложении N 33 к настоящей Инструкции. 271. Гербовые печати с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации хранятся у управляющего делами губернатораобласти и в отделе корреспонденции и документооборота. 272. Документы, на которых ставится гербовая печать администрацииобласти, подписываются губернатором Костромской области. Печати сизображением герба Костромской области ставятся на документы,требующие особого удостоверения их подлинности. 273. Подразделения Аппарата могут иметь круглые печати и штампы. 274. Право иметь круглые печати и штампы и перечень документов,для заверения которых они используются, закрепляется положением оподразделении Аппарата. 275. Простые круглые мастичные печати (без изображениягосударственной символики) ставятся на копиях документов дляудостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должензахватывать окончание наименования должности лица, подписавшегодокумент. При заверении соответствия копии документа подлиннику нижереквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно";должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи(инициалы, фамилию); дату заверения. 276. Перечень документов, на которые ставится оттиск простойпечати, указан в приложении N 35 (не приводится) к настоящейИнструкции. 277. Необходимость изготовления штампа с факсимильнымвоспроизведением подписи губернатора Костромской области определяетсягубернатором области. 278. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатораобласти хранятся у управляющего делами губернатора области и уруководителя секретариата губернатора области. 279. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи губернатораобласти может использоваться на поздравительных открытках, дипломахадминистрации области, Почетной грамоте администрации области,Благодарственном письме администрации области и других документаханалогичного характера. 280. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи губернатораобласти при необходимости разрешается использовать на копияхподписанных в установленном порядке документов. Использованиеуказанных штампов при оформлении подлинников всех документовзапрещается. 281. Заявка на изготовление штампа с факсимильнымвоспроизведением подписи губернатора области подписывается управляющимделами губернатора области. 282. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится визвестность заместитель губернатора области, курирующий вопросыделопроизводства, и управляющий делами губернатора области. 283. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампыподлежат возврату в отдел эксплуатации зданий иматериально-технического обеспечения администрации области, где ониуничтожаются по акту. 284. Контроль использования печатей и штампов возлагается наруководителей подразделений Аппарата. 285. Государственный гражданский служащий, которому были выданыпечать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в отделэксплуатации зданий и материально-технического обеспеченияадминистрации области. 286. В администрации области применяются следующие бланки своспроизведением изображения герба Костромской области (далее -гербовые бланки): 1) бланк письма губернатора области (приложение N 38 - неприводится); 2) бланк письма администрации области (приложение N 39 - неприводится); 3) бланк письма подразделения Аппарата (приложение N 40 - неприводится); 4) бланк правового акта губернатора области и администрацииобласти (приложения N 41 и 42 - не приводятся). 287. Для подготовки писем губернатора области и администрацииобласти используются номерные бланки с угловым расположениемреквизитов с цветным или черно-белым воспроизведением изображенияполного герба Костромской области. 288. Полный герб Костромской области в многоцветном вариантепомещается на бланках постановлений губернатора Костромской области ипостановлений администрации Костромской области. 289. Средний герб Костромской области в одноцветном вариантепомещается на бланках распоряжений губернатора Костромской области иадминистрации Костромской области, распоряжениях первых заместителейгубернатора области, распоряжениях заместителей губернатора области,распоряжениях статс-секретаря - заместителя губернатора области,распоряжениях управляющего делами губернатора области. 290. Малый герб Костромской области в одноцветном вариантепомещается на бланках структурных подразделений аппарата администрацииКостромской области. 291. Бланк письма губернатора области и администрации области сцветным воспроизведением изображения полного герба Костромской областиприменяется при подготовке документов, направляемых за подписьюгубернатора. Бланк письма администрации области с черно-белым воспроизведениемизображения полного герба Костромской области применяется приподготовке документов, направляемых за подписью первых заместителей,заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителягубернатора области, управляющего делами губернатора области. 292. Номерные гербовые бланки писем губернатора области иадминистрации области изготавливаются полиграфическими предприятиями,имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ наизготовление выше перечисленных бланков осуществляется через отделэксплуатации зданий и материально-технического обеспеченияадминистрации области на основании заявки, подписанной управляющимделами губернатора Костромской области. Не допускается изготовление гербовых бланков с использованиемкомпьютерной и копировально-множительной техники. 293. Номерные гербовые бланки писем подлежат строгому учету идолжны использоваться строго по назначению. 294. Ответственность за учет, хранение и выдачу подразделениямАппарата возлагается на отдел корреспонденции и документооборота. Учетномерных бланков ведется в специальном журнале раздельно по каждомувиду. 295. Номерные гербовые бланки писем выдаются специалистамподразделений Аппарата, ответственным за делопроизводство иосуществляющим контроль за правильным их использованием, только подроспись. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. 296. Уничтожение испорченных номерных гербовых бланков писемпроизводится по акту (приложение N 2). 297. В случае обнаружения утраты номерных гербовых бланков илинарушений в их использовании проводится служебное расследование. 298. Гербовые бланки правовых актов губернатора области иадминистрации области изготавливаются на компьютерной технике впротокольном отделе непосредственно перед подписанием актагубернатором области. Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области Правила оформления проектов актов губернатора области, администрации области 1. Проект постановления или распоряжения губернатора области,администрации области печатается на бланке установленной формы шрифтомTimes New Roman размером N 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланкапостановления или распоряжения. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 сми нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и болеестраницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет неменее 2,5 см. 2. Постановление и распоряжение имеют следующие реквизиты: 1) герб Костромской области. На проектах актов, выносимых на согласование, вместо герба вправом верхнем углу пишется слово ПРОЕКТ; 2) наименование органа, издавшего документ, - губернаторКостромской области, администрация Костромской области; 3) наименование вида акта - постановление, распоряжение; 4) дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило,одним интервалом, оформляется словесно-цифровым способом и печатаетсяцентрованным способом; 5) номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоитиз знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143. К порядковому номеру постановления администрации через дефисдобавляется буква "а", например: N 156-а. К порядковому номеру распоряжения администрации через дефисдобавляются буквы "ра", например: N 167-ра. К порядковому номеру распоряжения губернатора через дефисдобавляется буква "р", например: N 156-р. 6) место издания отделяется от реквизита "дата, номер" одниминтервалом и оформляется центрованным способом - г. Кострома. 7) заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см отверхнего края листа, располагается посередине документа под реквизитом"место издания". Печатается 14 жирным шрифтом с прописной буквы безкавычек и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издандокумент. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается черезодин межстрочный интервал центрованным способом. Переносы в словахзаголовков не допускаются. Точка в конце заголовка не ставится. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок долженформулироваться обобщенно. 8) текст отделяется от заголовка двумя интервалами и печатаетсячерез 1 интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравниваетсяпо левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. 3. Структуру нормативного правового акта образуют, как правило,преамбула, основная (содержательная) часть, заключительные положения. 1) Преамбула служит для разъяснения целей и мотивов издания акта,положений нормативного характера не содержит. В преамбуле принеобходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее принятыминормативными актами по данному вопросу. В тексте актов, подготовленныхна основании или в развитие документов других организаций или ранееизданных актов, указываются их реквизиты: название вида документа,дата, регистрационный номер, заголовок. Например, "В соответствии с Постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 08 июля 1997 года N 835 "О первичных учетныхдокументах..." В преамбуле проектов правовых актов должна быть указана ссылка насоответствующие нормативные правовые акты, в соответствии с которымипринимается данный правовой акт, вносятся изменения или признаетсяправовой акт утратившим силу. Преамбула в постановлениях губернатора области завершается словом"ПОСТАНОВЛЯЮ", администрации области - словами "администрацияКостромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ", после которого ставится двоеточие.Слова "постановляю", "администрация Костромской области постановляет"располагаются на отдельной строке с красной строки от левого поля.Ниже на следующей строке оформляется постановляющая часть акта. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия ненуждаются в разъяснении. При этом постановление губернатора начинаетсясо слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", постановление администрации области - со слов"администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ". 2) Основная (содержательная) часть проектов постановлений(распоряжений) губернатора области, администрации Костромской области,как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскимицифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункт содержит конкретныенормативные предписания по предмету регулирования. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскимицифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами русскогоалфавита с закрывающей круглой скобкой. В подпунктах конкретизируютсянормативные предписания данного пункта либо перечисляются нормативныепредписания, отнесенные к одному вводному предложению (слову). В отдельных случаях пункты и подпункты могут подразделяться наабзацы. В основной (содержательной) части должны отражаться пункты,предусматривающие конкретные поручения, их исполнителей, механизмыреализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки ихисполнения, поручение о контроле исполнения. В том случае, если задание или действие предполагает конкретногоисполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться суказания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятсяпосле фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут бытьуказаны исполнительные органы государственной власти Костромскойобласти, подразделения Аппарата или должностные лица. Например, "Директору департамента образования и науки Костромскойобласти Анохину А.А.", "Департаменту финансов Костромской области(Камкин А.А.)". Наименования упоминаемых в акте организаций приводятся в полномсоответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах,положениях, решениях об их создании, переименовании и т.д. Контроль исполнения постановления (распоряжения) губернатораобласти, администрации области должен возлагаться на первыхзаместителей, заместителей губернатора области в соответствии сраспределением обязанностей между ними. "Контроль за исполнениемпостановления (распоряжения) возложить на первого заместителягубернатора Костромской области Топыричева В.П.". 3) В заключительных положениях нормативных правовых актовуказываются: акты, подлежащие признанию утратившими силу, порядоквступления акта в силу. Порядок и сроки вступления в силу нормативного правового актаопределяются в соответствии с Уставом Костромской области, ЗакономКостромской области "О нормативных правовых актах Костромскойобласти". В проектах постановления рекомендуется предусматриватьпрямое указание о времени вступления в силу данного постановления (содня официального опубликования, со дня подписания либо с конкретнойдаты). Например, "Настоящее постановление вступает в силу с...". Если правовой акт подлежит признанию утратившим силу полностью,то отдельными позициями как сам правовой акт, так и все правовые акты,которыми в текст правового акта ранее вносились изменения, признаютсяутратившими силу. Например, "1. Признать утратившими силу: 1) постановление губернатора Костромской области от 11 февраля2003 года N 45 "О проведении конкурсов"; 2) постановление губернатора Костромской области от 11 декабря2003 года N 480 "О внесении изменений в постановление губернатораобласти от 11.02.2003 N 45.". Если при изменении правового акта его структурные единицы (глава,пункт, подпункт, абзац) или отдельные слова и предложения структурныхединиц исключаются из текста, то структурные единицы исключаются илипризнаются утратившими силу, а слова и предложения - исключаются. Например, "пункт 1 признать утратившим силу"; "абзац второй подпункта 4 пункта 3 исключить"; "в пункте 2 слово "положение" исключить". 4) Подпись отделяется от текста двумя интервалами и состоит изслов "Губернатор области", инициала имени и фамилии губернатораобласти и печатается в одну строку. Слова, обозначающие должность,печатаются у левой границы текстового поля, инициал имени и фамилия -у правой границы текстового поля. Например:Губернатор области И.Слюняев Реквизиты подписи не могут размещаться отдельно от окончаниятекста документа - в начале или на обороте последней страницы либо наразных страницах. Правовые акты, подписываемые в отсутствие губернатора областипервым заместителем губернатора области, исполняющим в отсутствиегубернатора области его обязанности, оформляются на бланке "Первыйзаместитель губернатора Костромской области". Подпись состоит изнаименования должности "Первый заместитель губернатора области",инициала имени и фамилии лица, подписавшего акт. При этом слова"Первый заместитель" и "губернатора области" печатаются в две строкичерез 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля, инициалимени и фамилия первого заместителя губернатора области печатаются управой границы текстового поля. 4. При подготовке нормативных правовых актов исполнителем должныучитываться ранее принятые решения во избежание противоречий иповторений. Не допускается принятие повторных нормативных правовыхактов, если не выполнены ранее принятые по тому же вопросу акты, кромеслучаев, когда необходимость принятия нового акта продиктованаизменением обстоятельств. Если принимаемый акт исключает действиеранее принятых по этому вопросу актов в целом либо в части, он долженсодержать указание о признании их утратившими силу полностью иличастично либо об их частичном изменении. Если при подготовке нормативного правового акта выявилисьнеобходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранееизданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому жевопросу нескольких актов, а также если в акт неоднократно вносилисьизменения, которые затрудняют чтение и применение нормативногоправового акта, то в целях упорядочения разрабатывается единый акт. Все изменения, вносимые в ранее принятые акты, должнысоответствовать структуре основного нормативного акта, при этомуказываются все предыдущие редакции актов. Не допускается внесение изменений в правовой акт, вносящийизменения в основной правовой акт. 5. Независимо от того, имеются ли в тексте проекта акта заменаслов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, исключениеструктурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами,цифрами, предложениями либо дополнение структурными единицами,наименование акта всегда содержит слово "изменение" в соответствующемчисле. Например, "О внесении изменения(ий) в постановление...". 6. Каждое изменение должно быть оформлено с указанием конкретнойструктурной единицы акта, которая изменяется. Если в пункте акта необходимо провести замену слова или слов внескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разныхчислах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, адругие изменения в эту статью или ее структурную единицу не вносятся,то применяется следующая формулировка: "В подпункте 1 пункта 2 слова "(...слова указываются вименительном падеже единственного и/или множественного числа)..."заменить словами "...(слова указываются в именительном падежеединственного и/или множественного числа)..." в соответствующемпадеже.". 7. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается,какая структурная единица изменяется, потом указывается характеризменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начинаяс наименьшей структурной единицы. Например, "Подпункт 1 пункта 2 дополнить предложением следующегосодержания: "....." или "В подпункте 1 пункта 2 слова "....." заменить словами "...". При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываютсяслова, после которых это дополнение должно находиться. Например, "... пункт 1 после слов "....." дополнить словами "....". В случае если дополняется словами структурная единица пунктаправового акта и это дополнение должно находиться в конце даннойструктурной единицы, применяется следующая формулировка: "Подпункт 1 пункта 2 дополнить словами "....". При этом знакпрепинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы,сохраняется без указания на него после внесения дополнения. 8. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицыправового акта оформляются следующим образом: "1. Внести в постановление губернатора Костромской области от 11февраля 2005 года N 45 "О проведении конкурсов" следующие изменения: 1) в подпункте 2 пункта 1 слова "....." заменить словами "....."; 2) абзац второй подпункта 3 после слов "....." дополнить словами"...."; 3) подпункт 5 дополнить абзацем следующего содержания: "..."; 4) второе предложение абзаца первого пункта 2 исключить; 5) пункт 3 изложить в следующей редакции: "3. ....."; 6) абзац первый пункта 4 дополнить предложением следующегосодержания: ".....". Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинанияосуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (безоговорки в тексте правового акта). 9. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляетсятермин "цифры", а не "числа". Например, "цифры "13, 15, 16" заменитьцифрами "5, 6". При замене слова и цифр употребляется термин "слова". Например,"слова "в 30 раз" заменить словами "в 100 раз". 10. В целях сохранения структуры пункта: 1) дополнение абзацами может производиться только в конецсоответствующей структурной единицы; 2) при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новыйабзац дается новая редакция той структурной единицы пункта правовогоакта, к которому относится абзац; 3) при признании абзаца утратившим силу подсчет следующих абзацевне производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацевпри последующем внесении изменений в данную структурную единицу. Вновь включаемым в текст правового акта структурным единицамприсваиваются порядковые номера (буквенные обозначения) предшествующихим структурных единиц того же вида с добавлением к указанным номерам(буквенным обозначениям) дополнительных порядковых номеров начиная спервого. Новым структурным единицам, включаемым в текст правового актапосле последней структурной единицы того же вида, присваиваютсяномера (буквенные обозначения), следующие за номером (буквеннымобозначением) последнего. При исключении из текста одного или нескольких пунктов нумерацияоставшихся пунктов сохраняется. 11. Подчеркивание слов или словосочетаний, выделение жирнымшрифтом или курсивом в тексте не допускается, не допускается написаниеаббревиатуры РФ вместо Российская Федерация. Допускается использовать только общепринятые сокращения. 12. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества отфамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. отсоответствующих цифр, переносить их на другую строку или страницу. 13. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, атакже в названиях адресатов и знаменательных дат не рекомендуетсяотрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другуюстроку или страницу. Дата в заголовке пишется цифровым способом (например,"12.01.2005"), в тексте акта - словесно-цифровым (например, "12 января2005 года"). В тексте составные количественные числительные рекомендуетсяписать цифрами, а в начале абзаца - словами. Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляетсяпробелами (по три цифры): 65 439; 7 230. Не разбиваются на группыцифры в числах, обозначающих номер (после знака номер), в марках машини механизмов, в обозначениях нормативных документов и т.д. Вмногозначных числах точку между цифровыми группами ставитьзапрещается. В качестве десятичного знака может использоваться толькозапятая. 14. Приложения к проектам постановлений и распоряженийгубернатора области, администрации области печатаются на отдельныхлистах бумаги. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) втексте на них обязательно делается ссылка ("приложение N 1","согласно приложению", "прилагаемый"). Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатанииприложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовпостановлений (распоряжений). 1) В приложениях помещаются положения, планы, перечни, списки,составы, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то напервой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово"ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через один межстрочный интервал 18 пт дается ссылкана постановление или распоряжение губернатора области. Все составныечасти реквизита центрируются относительно самой длинной строки ипечатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должнапревышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличиинескольких приложений они нумеруются. Если приложение одно, то номер 1 не ставится. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текстана расстоянии 3 интервалов. Длина черты - 2-3 см. 2) При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить"(прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий,программу и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углурасполагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой нанормативный акт, его дату и номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением губернатора области от "___" _________ 200_ г. N ___ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав- УТВЕРЖДЕН, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. 3) Заголовок к тексту приложения печатается центрованнымспособом. Наименование вида документа - приложения (первое словозаголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирнымшрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОКи т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка ипоследующими строками может быть увеличен на пол-интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта пятьюдополнительными интервалами, от текста приложения - двумядополнительными интервалами. 4) Основная часть приложения может иметь следующие основныеструктурные единицы: разделы, главы, пункты, подпункты. Разделы, главы и пункты должны иметь порядковые номера в видеарабских цифр с точками после них. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовкипечатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка вконце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделовполужирным шрифтом. Заголовки глав нумеруются арабской цифрой со словом "глава",печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка вконце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки главполужирным шрифтом. Пункты в пределах всего акта должны иметь сквозную нумерацию.Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскимицифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами русскогоалфавита с закрывающей круглой скобкой. Пункты и подпункты могутподразделяться на абзацы. 5) Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Строки, какправило, должны быть пронумерованы. Текст таблицы может быть напечатанчерез 1 межстрочный интервал. Если таблица печатается более чем на одной странице, наименованияграф таблицы повторяются на каждой странице или проставляютсяпорядковые номера граф. 6) Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со 2-голиста. Номер страницы проставляется по центру верхнего поля. Каждоеприложение имеет свою нумерацию. При оформлении утверждаемых правовымактом документов, имеющих приложения, используется сквозная нумерациястраниц приложения. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатаетсячерез 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или послеприложения в целом под чертой шрифтом N 6. После символа сноски еетекст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставитсяточка. На одной странице не должно проставляться более 3 сносок. 7) Все страницы приложения, включая таблицы, оформляются в единомформате (горизонтальное или вертикальное расположение текста). Оформление таблиц допускается на листах формата А3. 8) Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета,совета) оформляется в виде приложения. При этом: первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы -фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности; далее указывается заместитель председателя (руководителя) рабочейгруппы - фамилия, имя, отчество должностного лица, наименованиедолжности; затем указывается секретарь рабочей группы - фамилия, имя,отчество должностного лица, наименование должности; остальные члены рабочей группы располагаются в строго алфавитномпорядке (независимо от занимаемых должностей и подчиненности) суказанием фамилии, имени, отчества, наименованием должности, звания. Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета,совета) оформляется в виде трех колонок: в первой из них располагаютфамилии, имена и отчества, во второй - тире, в третьей - наименованиедолжности. После фамилии, имени и отчества перед наименованиемдолжности проставляется тире. Знаки препинания после наименованиядолжности не проставляются. 15. Визы проставляются на оборотной стороне первого листаподлинника проекта постановления (распоряжения). 16. Проект правового акта должен быть согласован тем должностнымлицом, чья должность и фамилия указаны в листе согласования.Проставление предлога "за" или косой черты перед наименованиемдолжности не допускается. Если должностное лицо, подпись которогозаготовлена на проекте документа, отсутствует, то правовой акт долженсогласовываться лицом, исполняющим обязанности руководителя, илизаместителем руководителя. При этом надо указывать фактическуюдолжность лица, подписавшего документ, и его фамилию и инициалы(исправления "и.о." или "зам." вносятся машинописным способом или отруки). На приложениях к проектам актов визы проставляются на оборотнойстороне последнего листа приложения. Идентификатор документа проставляется во время подготовкидокумента в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером N 6 ивключает имя файла и дату создания документа. 17. Регистрация актов осуществляется протокольным отделом. Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ Проекта__________________________________________________________________(постановление губернатора области, администрации области и егозаголовок)|——————————————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————————|——————————————————||Должность, Ф.И.О. |Дата |Подпись |Примечание ||——————————————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————————|——————————————————||Первый заместитель губернатора Костромской | | | ||области Топыричев В.П. | | | ||——————————————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————————|——————————————————||Заместитель губернатора Костромской области | | | ||Виноградов В.И. | | | ||——————————————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————————|——————————————————||Директор департамента финансов Костромской | | | ||области Камкин А.А. | | | ||——————————————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————————|——————————————————||Директор департамента | | | ||экономического развития, | | | ||промышленности и торговли Костромской | | | ||области Алексеев П.В. | | | ||——————————————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————————|——————————————————||Начальник правового управления администрации| | | ||области Барабанов М.В. | | | ||——————————————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————————|——————————————————||Директор департамента социальной защиты | | | ||населения, опеки и попечительства | | | ||Костромской области Иванова А.И. | | | || | | | ||——————————————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————————|——————————————————|Электронная копия сданаСоответствие текста файла и оригинала документа подтверждаю________________________ (подпись исполнителя)Название файла:Список рассылки документа:Исполнитель: Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ЛИСТ ДВИЖЕНИЯ проекта__________________________________________________________________(постановление губернатора области, администрации области и егозаголовок)|—————|——————————————————————|————————————————————————|————————————————————————|———————————————————————||N |Приемная первого |Дата приема проекта |Дата визирования |Дата возврата проекта||п/п |заместителя |на визирование и |проекта |и подписи || |губернатора |подписи |документа |ответственных || |Костромской области,|ответственных | |исполнителей || |приемная |исполнителей | | || |заместителя | | | || |губернатора | | | || |Костромской области,| | | || |исполнительный | | | || |орган | | | || |государственной власти| | | || |Костромской | | | || |области или | | | || |структурное | | | || |подразделение | | | || |аппарата | | | || |администрации области| | | || | | | | ||—————|——————————————————————|————————————————————————|————————————————————————|———————————————————————||1. |Пример: |16.02.2009 |16.02.2009 |16.02.2009 || |Приемная |подписи |(заполняется |подписи || |заместителя |ответственного |ответственным за |ответственного за || |губернатора |исполнителя и |ведение |ведение || |Костромской |ответственного за |делопроизводства) |делопроизводства и || |области |ведение | |ответственного || | |делопроизводства, через | |исполнителя при || | |которого документ | |возврате || | |сдается на визирование | |документа || | | | | ||—————|——————————————————————|————————————————————————|————————————————————————|———————————————————————||2. |Департамент | | | || |экономического | | | || |развития, | | | || |промышленности и | | | || |торговли | | | ||—————|——————————————————————|————————————————————————|————————————————————————|———————————————————————||3. |Департамент | | | || |финансов | | | ||—————|——————————————————————|————————————————————————|————————————————————————|———————————————————————|| | | | | ||—————|——————————————————————|————————————————————————|————————————————————————|———————————————————————||4. |Правовое | | | || |управление | | | ||—————|——————————————————————|————————————————————————|————————————————————————|———————————————————————| Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ПРОТОКОЛ согласительного совещания по проекту закона Костромской области "О предоставлении организациям компенсаций на частичное возмещение расходов по оплате труда отдельных категорий несовершеннолетних граждан, испытывающих трудности в поиске работы" г. Кострома 6 марта 2009 года ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ В.И.ВИНОГРАДОВ Присутствовали:Заместитель директора департамента занятости С.А.Скрипелеванаселения Костромской областиЗаместитель директора департамента образования Т.Е.Быстряковаи науки Костромской областиНачальник управления социальной сферы М.Е.Клюткинадепартамента финансов Костромской областиНачальник отдела правового управления В.Н.Шмелевадминистрации областиЗаместитель директора департамента социальной Г.Н.Христофоровазащиты населения, опеки и попечительстваКостромской областиЗаместитель председателя комиссии по делам Ю.И.Селянкиннесовершеннолетних граждан и защите их правв Костромской области Выступили: Виноградов В.И. Департаментом государственной службы занятости населенияКостромской области разработан проект закона Костромской области "Опредоставлении организациям компенсаций на частичное возмещениерасходов по оплате труда отдельных категорий несовершеннолетнихграждан, испытывающих трудности в поиске работы". Принцип действияданного Закона такой же, как и у Закона, предусматривающегостимулирование создания работодателями дополнительных специальныхрабочих мест для инвалидов в части полной или частичной компенсациизатрат работодателей из средств областного бюджета. Вопрос только вфинансировании. Шмелев В.Н. Разработку законопроекта считаю нецелесообразным. Достаточноразработать постановление администрации Костромской области о порядкепредоставления субсидий из областного бюджета организациям навозмещение затрат, связанных с трудоустройством отдельных категорийнесовершеннолетних граждан. Для предоставления субсидий из областногобюджета в 2009 году необходимо внесение изменений в статью 14 ЗаконаКостромской области от 23.12.2008 г. N 417-4-ЗКО "Об областном бюджетена 2009 год". Виноградов В.И. Согласен с предложением правового управления. Предлагаюразработать проект постановления администрации Костромской области "Ореализации в Костромской области в 2010 году пилотного проекта "Опредоставлении организациям компенсаций на частичное возмещениерасходов по оплате труда отдельных категорий несовершеннолетнихграждан, испытывающих трудности в поиске работы". Таким образом,внесение изменений в Закон "Об областном бюджете на 2009 год" непотребуется. Выделение финансовых средств на реализацию данногопостановления будет предусмотрено при разработке Закона Костромскойобласти "Об областном бюджете на 2010 год". Скрипелева С.А. Считаю целесообразным разработать проект постановленияадминистрации Костромской области "О реализации в Костромской областив 2010 году пилотного проекта "О предоставлении организациямкомпенсаций на частичное возмещение расходов по оплате труда отдельныхкатегорий несовершеннолетних граждан, испытывающих трудности в поискеработы". В 2009 году организовать трудоустройство подростков в рамкахпрограммы "Содействие занятости населения на 2009-2010 годы", что непотребует дополнительных средств из областного бюджета. Приорганизации трудоустройства несовершеннолетних граждан предпочтениеотдавать подросткам, оказавшимся в трудной жизненной ситуации. Решение согласительной комиссии: 1. Департаменту государственной службы занятости населенияКостромской области (Брезгин В.М.): 1) разработать проект постановления администрации Костромскойобласти "О реализации в Костромской области в 2010 году пилотногопроекта "О предоставлении организациям компенсаций на частичноевозмещение расходов по оплате труда отдельных категорийнесовершеннолетних граждан, испытывающих трудности в поиске работы",финансово-экономическое обоснование и пояснительную записку к нему; 2) согласовать проект постановления с членами администрацииКостромской области для его рассмотрения и принятия на заседанииадминистрации 25 марта 2009 года; 3) организовать в 2009 году временную занятость в свободное отучебы время для 6900 несовершеннолетних граждан (в рамках программы"Содействие занятости населения на 2009-2010 годы"), обеспечивтрудоустройство подростков, находящихся в трудной жизненной ситуации,не менее 50% от общего числа трудоустроенных несовершеннолетнихграждан. 2. Направить проект постановления на правовую экспертизу вправовое управление администрации Костромской области.Председательствующий: В.И.ВиноградовПрисутствующие: С.А.Скрипелева Т.Е.Быстрякова М.Е.Клюткина В.Н.Шмелев Ю.И.Селянкин Г.Н.ХристофороваСекретарь: Т.И.Константинова Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области Правила оформления протоколов заседаний, совещаний, проводимых губернатором области, первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс секретарем - заместителем губернатора области и другими должностными лицами 1. Протоколы заседаний, совещаний оформляются на стандартныхлистах бумаги шрифтом Times New Roman размером N 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланкапостановления или распоряжения. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 сми нижнее - не менее 2 см. При оформлении протокола на двух и болеестраницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет неменее 2,5 см. 2. При оформлении протоколов используются следующие реквизиты: 1) Наименование вида документа: ПРОТОКОЛ. Печатается центрованным способом прописными буквами. Выделяетсяшрифтом более яркой насыщенности. 2) Вид заседания, совещания. Печатается центрованным способом ниже реквизита "Наименованиевида документа" через пробел прописными буквами центрованным способоми согласуется с ним в родительном падеже. 3) Место проведения, дата и номер. Через пробел от предыдущего реквизита проставляется двойнаягоризонтальная черта. Через пробел от горизонтальной черты от границылевого поля на одной строке печатается место проведения заседания,совещания, дата и номер. Дата проведения совещания оформляется словесно-цифровым способом,номер протокола - арабскими цифрами. Например:г. Кострома 22 сентября 2008 года N .... 4) Слово "Председательствовал". Печатается через интервал от предыдущего реквизита центрованнымспособом прописными буквами через 1 межстрочный интервал с указаниемдолжности, инициалов и фамилии председательствовавшего на заседании,совещании. 5) Слово "Присутствовали". Печатается от границы левого поля, слово подчеркивается. Далее(через двоеточие и пробел) в столбик шириной не более 8 см печатаютсянаименования должностей, далее через дефис инициалы и фамилииприсутствовавших в алфавитном порядке в 2 столбика, каждый из которыхшириной не более 4,5 см. 6) Далее через пробел в зависимости от вида заседания, совещанияпечатается вопрос повестки заседания, совещания. Вопрос повестки заседания, совещания печатается центрованнымспособом с нумерацией вопросов римскими цифрами с точкой и с фамилиямивыступающих по данному вопросу (фамилии печатаются под чертой,которая через пробел отделяет вопрос повестки). Например: V. О работе автомобильного транспорта общего пользования в зимний период 2008-2009 годов (о переходе общественного транспорта на зимний график работы) ___________________________________________________________ (Мосейкин, Бычков, Шляпкина, Топыричев) Затем через пробел печатаются протокольные поручения от границылевого поля с нумерацией арабскими цифрами с точкой. 7) Подпись. Состоит из наименования должности лица, председательствовавшегона заседании или совещании, его личной подписи и расшифровки подписи(инициалов имени и фамилии). Протокол согласительных совещаний подписывают все членысогласительной комиссии. ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ (СОВЕЩАНИЙ ПРИ ГУБЕРНАТОРЕ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ, СОВЕЩАНИЙ И КОМИССИЙ ПРИ ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЯХ, ЗАМЕСТИТЕЛЯХ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, СТАТС-СЕКРЕТАРЕ - ЗАМЕСТИТЕЛЕ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ) ___________________________________________________________ г. Кострома "___" _______ 2009 г. N ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ДОЛЖНОСТЬ И.О.ФАМИЛИЯ Присутствовали:Главный федеральный инспектор в Костромской - инициалы и фамилияобласти аппарата полномочного представителяПрезидента Российской Федерациив Центральном федеральном округеПредседатель Костромской областной Думы - инициалы и фамилияПервые заместители, заместители губернатора - инициалы и фамилии вобласти алфавитном порядкеРуководители департаментов - инициалы и фамилии в алфавитном порядкеРуководители (заместители руководителей) - инициалы и фамилии висполнительных органов государственной алфавитном порядкевласти областиРуководители (заместители) структурных - инициалы и фамилии вподразделений аппарата администрации алфавитном порядкеобластиГлавы (заместители) муниципальных - инициалы и фамилии вобразований области алфавитном порядкеРуководители (заместители руководителей) - инициалы и фамилии втерриториальных органов федеральных алфавитном порядкеисполнительных органов власти ответственные работники администрации области, представителисредств массовой информации. I. О мероприятиях по реализации в Костромской области положений Градостроительного кодекса Российской Федерации по осуществлению государственного строительного надзора при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства в 2007 году и задачах на 2008 год ___________________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия) 1. Информацию заместителя губернатора области Левдикова В.И. омероприятиях по реализации в Костромской области положенийГрадостроительного кодекса Российской Федерации по осуществлениюгосударственного строительного надзора при строительстве,реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительствав 2007 году и задачах на 2008 год принять к сведению. 2. Контрольному управлению администрации области (КолесниковаО.В.): 1) проверить качество проверок, проведенных специалистамиинспекции Государственного строительного надзора Костромской области в2007 году, а также правоприменительную практику с точки зренияГрадостроительного кодекса Российской Федерации и Административногокодекса Российской Федерации; 2) об итогах проверки доложить на оперативном совещании пригубернаторе области. (Далее текст не приводится) Председательствующий И.Фамилия Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ (СОВЕЩАНИЙ ПРИ ГУБЕРНАТОРЕ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ, СОВЕЩАНИЙ И КОМИССИЙ ПРИ ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЯХ, ЗАМЕСТИТЕЛЯХ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, СТАТС-СЕКРЕТАРЕ - ЗАМЕСТИТЕЛЕ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ) ___________________________________________________________ г. Кострома "___" _______ 2009 г. N ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ДОЛЖНОСТЬ И.О.ФАМИЛИЯ Присутствовали:Главный федеральный инспектор в Костромской - инициалы и фамилияобласти аппарата полномочного представителяПрезидента Российской Федерациив Центральном федеральном округеПредседатель Костромской областной Думы - инициалы и фамилияПервые заместители, заместители губернатора - инициалы и фамилии вобласти алфавитном порядкеРуководители департаментов - инициалы и фамилии в алфавитном порядкеРуководители (заместители руководителей) - инициалы и фамилии висполнительных органов государственной алфавитном порядкевласти областиРуководители (заместители) структурных - инициалы и фамилии вподразделений аппарата администрации алфавитном порядкеобластиГлавы (заместители) муниципальных - инициалы и фамилии вобразований области алфавитном порядкеРуководители (заместители руководителей) - инициалы и фамилии втерриториальных органов федеральных алфавитном порядкеисполнительных органов власти ответственные работники администрации области, представителисредств массовой информации. VII. Разное ___________________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия) 9. Заместителю губернатора Костромской области Брычееву В.Г.совместно с заместителем губернатора Костромской области ЛевдиковымВ.И.: 1) в недельный срок представить губернатору области отчет оработе органов государственной власти области совместно с федеральнымиорганами исполнительной власти Российской Федерации в частиформирования доходов области и расходных полномочий администрацииКостромской области по итогам 1 квартала 2008 года; 2) представить губернатору области отчет о ходе формированияпообъектного перечня в составе ФАИП, ФЦП в разрезе органовгосударственной власти области по сравнению с 2007 годом. (Далее текст не приводится) Председательствующий И.Фамилия Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области РАСПОРЯЖЕНИЕ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГУБЕРНАТОРА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ от "___" ___________ 2009 г. N _______ г. Кострома заголовок (центрованным способом, полужирным шрифтом) Заместитель губернатораКостромской области В.Сахаров Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации отделом корреспонденции и документооборота 1. Письма, поступившие для сведения. 2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок. 3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, программысовещаний, конференций. 4. Приглашения на различные мероприятия, поздравительные письма ителеграммы. 5. Учебные планы, программы. 6. Рекламные извещения, плакаты, брошюры, буклеты. 7. Прейскуранты цен. 8. Технические условия. 9. Документы на заключение коллективных договоров. 10. Бухгалтерские документы. 11. Периодические издания (книги, журналы, брошюры, бюллетени). 12. Формы статотчетности. 13. Корреспонденция, адресованная с пометкой "Лично". 14. Объяснительные записки. Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— Костромской областной суд———————————————————————————————————————————————————————————————————————18.01.2009 г. N 167-27-0Письмо N К-2 15.01.2008———————————————————————————————————————————————————————————————————————Для согласования материала в отношении Гаевого Д.Д. - кандидата надолжность мирового судьи судебного участка N 16 г. ВолгореченскаКостромской области.——————————————————————————————————————————————————————————————————————— >> ориг Слюняеву И.Н. Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— Федеральное агентство по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству———————————————————————————————————————————————————————————————————————23.01.2009 г. N 282-17-1Письмо ОС-31/01 11.01.2008———————————————————————————————————————————————————————————————————————Ответ на исх. N 1711/1 от 13.12.2008 г. о передаче полномочий попроведению лицензионного контроля Костромскому отделению филиала поЦФО ФГУ "Федеральный лицензионный центр при Росстрое"——————————————————————————————————————————————————————————————————————— >> ориг Топыричев В.П. Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ |————————————————————|——————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————||Входящий N и дата |Вид документа |Исходящий N и дата ||регистрации | |поступившего документа || | | ||————————————————————|——————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————||пр-63 |Указ Президента РФ |N 51 ||————————————————————|——————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————||21.01.2009 | |16.01.2009 ||————————————————————|——————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————||————————————————————|——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————||Содержание |О внесении изменений в статью 34 Положения о порядке прохождения военной || |службы, утвержденного Указом Президента РФ от 16 сентября 1999 г. N || |1237 ||————————————————————|——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————||———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————||>> ориг Цысь И.Р. Резолюции ||22.01.2009-21.02.2009 Поручение (К) Слюняев И.Н. -> Цысь И.Р. ||"Ознакомить согласно списку" ||———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————| Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ |————————————————————|——————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————||Входящий N и дата |Вид документа |Исходящий N и дата ||регистрации | |поступившего документа || | | ||————————————————————|——————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————||пр-36 |Распоряжение Президента РФ |N 10-рп ||————————————————————|——————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————||14.01.2009 | |11.01.2009 ||————————————————————|——————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————||————————————————————|——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————||Содержание |О статье 12 Федерального закона от 8 января 1998 года N 10-ФЗ "О || |государственном регулировании развития авиации" || | ||————————————————————|——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————||———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————||>> ориг Цысь И.Р. Резолюции ||15.01.2009-14.02.2009 Поручение (К) Слюняев И.Н. -> Цысь И.Р. ||"Ознакомить согласно списку" ||———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————| Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ГУБЕРНАТОР Государственная Дума КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ Федерального Собрания Российской ФедерацииДзержинского ул., д. 15, г. Кострома, 156006тел. (4942) 31-34-72, тел./факс (4942) 31-33-95 E-mail: gubernator@kos-obl.kmtn.ru Председателю Комитета ОКПО 00021947, ОГРН 1024400534070 по безопасности ИНН/КПП 4401013212/440101001 В.А.Васильеву от "____" ___________ 200__ г. N _________ на N _______ от "____" ___________ 200__ г.О проекте федеральногозакона N 308297-4 Уважаемый Владимир Абдуалиевич! В администрации Костромской области рассмотрен проектфедерального закона N 308297-4 "О внесении изменения в статью 13Федерального закона "Об оружии" (о дополнении перечня лиц, имеющихправо на приобретение охотничьего огнестрельного оружия с нарезнымстволом) - вносят депутаты Государственной Думы В.И.Богомолов,Ф.А.Клинцевич. Администрация Костромской области данный законопроектподдерживает. С уважением, И.Н. СлюняевС.В. Дмитриев<1>(4942) 39 83 10 -------------------------------- <1> Отметка об исполнителе располагается на оборотной сторонепоследнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов ифамилии, номера его телефона с междугородним кодом. Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ФОРМА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СВЕДЕНИЙ О ВЫПОЛНЕНИИ ПОРУЧЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ, ДАННЫХ НА ЗАСЕДАНИЯХ СОВЕЩАТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ |————|———————————————|———————————————|———————————————————|————————————————|————————————————————|——————————————————||N |Дата |Содержание |Ответственное (ые) |Контрольный срок|Содержательная |Причины || |проведения |поручения |лицо(а) за |и дата |информация об |неисполнения || |заседания, | |исполнение |исполнения |исполнении |поручения или || |номер | |поручения | |поручения |нарушения || |протокола | |(Ф.И.О., | | |срока || | | |должность) | | | ||————|———————————————|———————————————|———————————————————|————————————————|————————————————————|——————————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 ||————|———————————————|———————————————|———————————————————|————————————————|————————————————————|——————————————————|___________________________(подпись, дата) Приложение N 15 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ОБРАЗЕЦСЛУЖЕБНЫЙ БЛАНК Губернатору Костромской области И.Н.СлюняевуО выполнении поручения СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА В соответствии с Вашим поручением от "___" _________ 200__ г.пункт, раздел, протокол (совещания, заседания) N, "текст поручения" докладываю: 1. 2.Руководитель И.О.Фамилия И.О.Фамилия (код города) 11 11 11<2> -------------------------------- <2> Отметка об исполнителе располагается на оборотной сторонепоследнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов ифамилии, номера его телефона с междугородним кодом. Приложение N 16 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской областиОзнакомленГубернаторКостромской области И.Н.Слюняев"__" ________ 200_ г. ИНФОРМАЦИЯ о ходе выполнения постановления (распоряжения) губернатора (администрации) Костромской области от ________ N ____ "_________" Срок исполнения: ___________________|——————————————————————————————————|—————————————————————————————————————————————|————————————————————||Содержание пункта, находящегося|Сведения о выполнении постановления |Примечания ||на контроле |(распоряжения) | ||——————————————————————————————————|—————————————————————————————————————————————|————————————————————|| | | ||——————————————————————————————————|—————————————————————————————————————————————|————————————————————|Первый заместитель, заместитель Начальник контрольного управлениягубернатора области, администрации областистатс-секретарь - заместительгубернатора области ____________ Расшифровка подписи____________ Расшифровка подписиПодпись ПодписьДата Дата Приложение N 17 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской областиСрок продленГубернаторКостромской области И.Н.Слюняев"__" ________ 200_ г. ИНФОРМАЦИЯ о продлении сроков выполнения постановления (распоряжения) губернатора (администрации) Костромской области от ________ N ____ "_________" Срок исполнения: ___________________|——————————————————————————————————|—————————————————————————————————————————————|————————————————————||Содержание пункта, находящегося|Сведения о выполнении постановления |Примечания ||на контроле |(распоряжения) | ||——————————————————————————————————|—————————————————————————————————————————————|————————————————————|| | | ||——————————————————————————————————|—————————————————————————————————————————————|————————————————————| В связи с тем, что __________________________________________,прошу продлить срок представления информации о выполненииконтролируемого постановления (распоряжения) до _______.Первый заместитель, заместитель Начальник контрольного управлениягубернатора области, администрации областистатс-секретарь - заместительгубернатора области ____________ Расшифровка подписи____________ Расшифровка подписиПодпись ПодписьДата Дата Приложение N 18 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской областиСнять с контроляГубернаторКостромской области И.Н.Слюняев"__" ________ 200_ г. ИНФОРМАЦИЯ о выполнении постановления (распоряжения) губернатора (администрации) Костромской области от ________ N ____ "_________" Срок исполнения: ___________________|——————————————————————————————————|—————————————————————————————————————————————|————————————————————||Содержание пункта, находящегося|Сведения о выполнении постановления |Примечания ||на контроле |(распоряжения) | ||——————————————————————————————————|—————————————————————————————————————————————|————————————————————|| | | ||——————————————————————————————————|—————————————————————————————————————————————|————————————————————| В связи с тем, что поручения, данные в постановлении(распоряжении) губернатора (администрации) области от _______ N _____"________" выполнены, прошу снять его с контроля.Первый заместитель, заместитель Начальник контрольного управлениягубернатора области, администрации областистатс-секретарь - заместительгубернатора области ____________ Расшифровка подписи____________ Расшифровка подписиПодпись ПодписьДата Дата Приложение N 19 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области Правила оформления писем 1. Служебная корреспонденция, подготовленная в администрацииобласти, печатается на бланках установленной формы. Верхнее поледокумента устанавливается границами бланка "Губернатор Костромскойобласти" или "Администрация Костромской области". Левое поле - 2,5 см,правое - 1 см и нижнее - не менее 2 см. 2. Набор реквизитов, которые могут использоваться присоставлении, оформлении и обработке служебных документов, следующий: изображение Герба Костромской области; наименование органа: Администрация Костромской области; (или должности лица - на должностных бланках); почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона, номертелефакса; наименование вида документа; дата документа; индекс (регистрационный номер) документа; ссылка на индекс (номер) и дату документа, на который даетсяответ; гриф (пометка) ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту (краткое содержание) документа; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; виза согласования документа; печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и о направлении его в дело; отметка о поступлении (регистрационный штамп); идентификатор электронной копии документа. 3. Документы, подготавливаемые в администрации Костромскойобласти, печатаются с использованием, как правило, текстовогоредактора Microsoft Word для Windows версии от 6.0 и выше шрифтомTimes New Roman Cyr. Служебные письма печатаются шрифтом размера N 14 через 1межстрочный интервала (реквизиты "Адрес" и "Подпись" - через одининтервал), таблицы - шрифтом размеров N 12 и 13 через 1-1,5 интервала. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могутбыть изменены. Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки(заявление, объяснительная записка). Выделение части текста, использование шрифта более яркойнасыщенности, курсив, подчеркивание не допускаются. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке,так и без бланка, должен иметь поля не менее: левое - 25 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм. При оформлении документа на двух и более страницах верхнее полевторой и последующих страниц составляет не менее 15 мм. 4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая ипоследующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номерастраниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего полядокумента без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Перваястраница документа или приложения не нумеруется. 5. Оформленное на бланке письмо имеет следующие реквизиты: 1) Наименование органа: Администрация Костромской области 2) Наименование должности. Приводится на бланках должностных лиц, имеющих право пользованиядолжностным бланком. 3) Наименование структурного подразделения. 4) Почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона,номер телефакса отправителя. 5) Гриф (пометка) ограничения доступа к документу. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" суказанием номера экземпляра проставляются на первой страницедокумента, на обложке и титульном листе издания, а также на первойстранице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную ислужебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углудокумента и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифасекретности (пометки), отделяется 1,5 межстрочным интервалом ицентрируется по отношению к нему. 6) Дата. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. Оформляется словесно-цифровым или цифровым способом. Например: 14 января 2002 г. или 14.01.2002. 7) Индекс (номер) документа. На документах, оформленных на бланках, номер проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. В письмах-ответах проставляется номер, за которым зарегистрировандокумент. 8) Ссылка на индекс (номер) и дату документа, на который даетсяответ. При оформлении ответных писем приводится ссылка на номер и датувходящего письма, на которое дается ответ. Например: На N 15-602 от 15.02.2002. 9) Адресат. Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листадокумента. Максимальная длина строки не должна превышать 90 мм иограничивается правым полем. Строки, входящие в состав наименованиядолжности, а также инициалы и фамилия адресата должны быть выровненыпо левому краю в границах, отведенных для реквизита "Адресат". 10) Заголовок к тексту документа. Заголовок составляется ко всем документам формата А4, заисключением телефонограмм, телеграмм и извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (очем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных впредложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "Осостоянии..."). Если после заголовка идет ссылка на номер, топоследняя строка заголовка подчеркивается. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстовогополя. Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается шрифтом TimesNew Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал. Точка в концезаголовка не ставится. 11) Текст документа. Текст документа несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение и т.д. В связи с этим он должен бытьясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначноевосприятие изложенной в нем информации. Текст документа печатается в установленных границах полей иотделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Структура, стиль и языковые средства изложения текста документаопределяются видом документа. Текст документа может быть представлен в форме связного текста,анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм. Сплошной связный текст документа содержит грамматически илогически согласованную информацию об управленческих действиях. Такойтекст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются факты, события,причины, основания, цели составления документа. В этой части, принеобходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актамиили другими документами по данному вопросу. В письмах-ответахуказывается номер и дата документа, на который дается ответ. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации. При делении текста на абзацы абзацный отступ начинается нарасстоянии 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстовогополя. В текстах документов должны употребляться только официальнопринятые сокращения, обозначения и термины. Текст письма рекомендуется начинать с обращения к адресату,которое печатается центрованным способом. Например: Уважаемый Александр Николаевич! При наличии пунктов и подпунктов они оформляются арабскимицифрами с точкой. 12) Отметка о наличии приложения. При оформлении писем слово "Приложение" в реквизите "Отметка оналичии приложения" печатается с красной строки с прописной буквы,после двоеточия приводится название прилагаемого материала,указываются его объем и количество экземпляров. В случаях, когда письмо имеет приложения, названные в тексте,отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме. Приложение: на 10 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, ихнаименования необходимо перечислить с указанием количества листов иколичества экземпляров каждого приложения. Например:Приложения: 1. Заключение на проект закона области <номер и название законопроекта> на 2 л. в 1 экз. 2. Пояснительная записка к проекту закона на 4 л. в 1 экз. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение,отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:Приложение: письмо прокуратуры Костромского района от 21 февраля 2008 года N 517 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса,отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. 13) Подпись. Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левойграницы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируетсяотносительно самой длинной строки. Если наименование должности состоитиз двух и более строк, то они выравниваются по левому краю вграницах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки недолжна, как правило, превышать 90 мм. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровнепоследней строки наименования должности без пробела между инициаломимени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписиограничивается правым полем. Инициалы и фамилия лица, подписывающего письмо, печатаются нарасстоянии не менее 124 мм от границы левого поля. Если длина строки врасшифровке подписи превышает 40 мм, допускается смещение ее всторону площади, отведенной для подписи. Если письмо оформляется на должностном бланке, то наименованиедолжности в реквизите "Подпись" не указывается. Инициалы и фамилия лица, подписывающего письмо, печатаются нарасстоянии не менее 124 мм от границы левого поля. Если длина строки врасшифровке подписи превышает 40 мм, допускается смещение ее всторону площади, отведенной для подписи. Инициалы и фамилия лица, подписывающего письмо, печатаются нарасстоянии не менее 124 мм от границы левого поля. Если длина строки врасшифровке подписи превышает 40 мм, допускается смещение ее всторону площади, отведенной для подписи. 14) Отметка о переносе данных на машинный носитель. Располагается в пределах нижнего поля справа и проставляется вмомент изготовления документа. 15) Фамилия исполнителя и номер его телефона. Печатаются в левом нижнем углу на оборотной стороне либо лицевой(в случае отправки с использованием факсимильной связи) последнеголиста письма. Наряду с фамилией указываются также его инициалы или имяи отчество полностью. Особенностью оформления писем, направляемых зарубежнымкорреспондентам, является то, что в соответствии с принятыми вбольшинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежногокорреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первойстраницы, независимо от количества страниц письма. Допускается также оформление реквизита "Адресат" в соответствии справилами, принятыми в переписке внутри страны, то есть в правомверхнем углу. В ряде случаев перед фамилией лица, которому посылается письмо,указывается его титул. Например: Его Превосходительству господину <И.Фамилия>, Чрезвычайному и Полномочному Послу <официальное название страны> В состав реквизита "Адресат" могут быть включены такженаименование организации (фирмы), название города и страны. При печатании реквизиты письма отделяются один от другого 2-3-мяинтервалами. ГУБЕРНАТОР Председателю КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ Костромской областной ДумыДзержинского ул., д. 15, г. Кострома, 156006 А.И.Бычковутел. (4942) 31-34-72, тел./факс (4942) 31-33-95 E-mail: gubernator@kos-obl.kmtn.ru ОКПО 00021947, ОГРН 1024400534070 ИНН/КПП 4401013212/440101001 от "____" ___________ 200__ г. N _________ на N _______ от "____" ___________ 200__ г.О проекте закона Костромской области"О распоряжении земельнымиучастками, государственнаясобственность на которые неразграничена, на территории городаКостромы" Уважаемый Андрей Иванович! Направляю в порядке законодательной инициативы проект законаКостромской области "О распоряжении земельными участками,государственная собственность на которые не разграничена, натерритории города Костромы". По данному вопросу поручаю докладывать директору департаментаимущественных и земельных отношений Костромской области АндреюВладимировичу Яковлеву. С уважением, И.Н.Слюняев А.Гусева<3> (4942) 31 44 42 -------------------------------- <3> Отметка об исполнителе располагается на оборотной сторонепоследнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов ифамилии, номера его телефона с междугородним кодом. Приложение N 20 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области АДМИНИСТРАЦИЯ Председателю КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ Костромской областной ДумыДзержинского ул., д. 15, г. Кострома, 156006 А.И.Бычковутел. (4942) 31-34-72, тел./факс (4942) 31-33-95 E-mail: info@kos-obl.kmtn.ru ОКПО 00021947, ОГРН 1024400534070 ИНН/КПП 4401013212/440101001 от "____" ___________ 200__ г. N _________ на N _______ от "____" ___________ 200__ г.О представлении к награждениюПочетной грамотой Костромскойобластной Думы Смирнова Н.В. Уважаемый Андрей Иванович! Администрация Костромской области ходатайствует о награжденииПочетной грамотой Костромской областной Думы Смирнова НиколаяВалентиновича - водителя УПТК ОАО "Костромастрой" за многолетнийдобросовестный труд и в связи с профессиональным праздником - Днемстроителя.Первый заместительгубернатора области В.П.Топыричев А.П.Зиновьева (4942) 37 20 63<4> -------------------------------- <4> Отметка об исполнителе располагается на оборотной сторонепоследнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов ифамилии, номера его телефона с междугородним кодом. Приложение N 21 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области Правила оформления служебных телеграмм Телеграммы оформляются на стандартных листах формата А4 в двухэкземплярах. Правом подписи телеграмм категории "Правительственная"пользуется: губернатор Костромской области, в период его отсутствия -первый заместитель губернатора, временно исполняющий обязанностигубернатора области. При оформлении телеграмм печатаются следующие реквизиты: 1) Подробный адрес. Указывается полный телеграфный адрес, содержащий все адресныеатрибуты, необходимые для обеспечения оперативной доставки телеграммыадресату (без дополнительного розыска и наведения справок), в томчисле наименование организации, наименование должности, инициалы ифамилия получателя или инициалы и фамилия, если телеграмма адресованачастному лицу. Индекс при указании адреса не пишется. При адресовании телеграммы с одним и тем же текстом не более чемв три адреса отправитель должен представить столько экземпляровтелеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой из этихтелеграмм указывается только тот пункт, куда следует доставитьтелеграмму. При адресовании телеграммы в четыре и более адресов прилагаетсясписок адресов, составленный и подписанный исполнителем. К спискуприлагается один экземпляр телеграммы. Если телеграмма направляется в один город, но адресуетсянескольким организациям (без слова "Копия"), адрес на бланкенеобходимо печатать, каждый раз повторяя название города: Вологда Законодательное Собрание области Вологда Администрация области Если в направляемой в один город нескольким адресатам телеграмме один адрес основной, а в остальные идут копии телеграммы, то адресаты указываются следующим образом: Ярославль Администрация области Копия: Государственная Дума области Адресаты на бланке телеграммы с одним и тем же текстом, отправляемой в разные города, необходимо указывать следующим образом: Владимир Законодательное Собрание области Копия: Администрация области Волгоград Начальнику дороги Копия почтой: Москва МПС Если телеграмма адресована организациям, расположенным в городах областного или краевого подчинения, необходимо также указывать наименование соответствующей области или края. Например: Коломна Московской Уссурийск Приморского При отсутствии телеграфного адреса может быть указан почтовыйадрес. 2) Текст. Текст телеграммы может начинаться с обращения к должностномулицу. Текст телеграммы излагается кратко, как правило, без союзов ипредлогов (если при этом не искажается содержание), с обозначениемзнаков "точка", "запятая", "кавычки", а также знака "скобка" полнымисловами либо соответствующими символами. Знаки "тире", "восклицательный", "вопросительный", "дробнаячерта", знаки арифметических действий ("плюс", "минус"), параграфамогут указываться либо полными словами, либо соответствующимисимволами. Знак "номер" может указываться либо полным словом, либосокращенным словом "нр". Другие знаки могут указываться только полными словами. Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либополными словами. Числа, точность передачи которых важна дляпользователя, должны указываться полными словами. При отсутствии цифрнельзя допускать прочеркивания (-), а следует писать слово "нет". Если слово в тексте пишется через дефис (например: по-прежнему,из-за, научно-исследовательские, строительно-монтажные и томуподобное), то дефис надо ставить. Текст телеграммы печатается с использованием текстового редактораMicrosoft Word для Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times NewRoman Cyr N 12-14 прописными буквами через 1 интервал. Объем текста недолжен превышать 90 слов (одна машинописная страница). В текстенельзя делать вставки. Если в телеграмме дается ответ на поступивший документ, в текстетелеграммы приводится ссылка на его номер и дату. 3) Подпись. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписиуказываются наименование должности и фамилия лица, подписавшеготелеграмму. Допускается указывать также инициалы имени и отчества. 4) Номер и дата. Печатаются ниже реквизита "Подпись" от левой границы поля подчертой на одной строке с адресом администрации области.ул. Дзержинского, д. 15, 25 марта 2009 годаг. Кострома, 156000 НР _____________ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ Москва, Краснопресненская набережная, 2 Помощнику Председателя Правительства РФ Б.А.Френкелю Уважаемый Борис Абрамович! В день Вашего рождения примите сердечные поздравления и добрыепожелания. Искренне желаю Вам плодотворной и стабильной деятельности,претворения в жизнь всего задуманного, профессиональных успехов воблаго процветания России и всех ее жителей. Крепкого Вам здоровья, оптимизма и благополучия.С наилучшими пожеланиями,ГубернаторКостромской области И.Н.Слюняев__________________________________________________________________________Дзержинского ул., д. 15, 25 марта 2009 годаг. Кострома, 156006 НР _____________Администрация Костромской области Елохина Г.Ю. (4942) 31 79 96<5> -------------------------------- <5> Отметка об исполнителе располагается на оборотной сторонепоследнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов ифамилии, номера его телефона с междугородним кодом. РЕЕСТР на отправку телеграмм |———————|——————————————————————————————————|———————————————————————————————|———————————————————————————||N п/п|Адрес |Кому |Примечание || | | | ||———————|——————————————————————————————————|———————————————————————————————|———————————————————————————|| | | | ||———————|——————————————————————————————————|———————————————————————————————|———————————————————————————| Отправитель И.О.Фамилия Приложение N 22 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области План заседаний администрации Костромской области |—————————|——————————————————————————————————|————————————————————————————|———————————————————————————||N п/п |Содержание |Срок подготовки |Кто вносит вопросы || | | | ||—————————|——————————————————————————————————|————————————————————————————|———————————————————————————|| | | | ||—————————|——————————————————————————————————|————————————————————————————|———————————————————————————|| | | | ||—————————|——————————————————————————————————|————————————————————————————|———————————————————————————|| | | | ||—————————|——————————————————————————————————|————————————————————————————|———————————————————————————|| | | | ||—————————|——————————————————————————————————|————————————————————————————|———————————————————————————| Приложение N 23 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области Форма плана работы на месяц |——————————————————|———————————————————|————————————————————|————————————————————|——————————————————————||Дата и время |Место |Наименование |Проводит |Готовит ||проведения |проведения |мероприятия |мероприятие |мероприятие ||——————————————————|———————————————————|————————————————————|————————————————————|——————————————————————|| | | | | ||——————————————————|———————————————————|————————————————————|————————————————————|——————————————————————|| | | | | ||——————————————————|———————————————————|————————————————————|————————————————————|——————————————————————|| | | | | ||——————————————————|———————————————————|————————————————————|————————————————————|——————————————————————|| | | | | ||——————————————————|———————————————————|————————————————————|————————————————————|——————————————————————| Приложение N 24 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области Форма еженедельного плана работы |——————————————————|——————————————————————————————————|———————————————————————|————————————————————————||Дата, время |Место проведения |Наименование |Проводит ||проведения | |мероприятия |мероприятие ||——————————————————|——————————————————————————————————|———————————————————————|————————————————————————||17.02.09 г. 9.00 |Кабинет первого |Совещание с |Первый || |заместителя губернатора |руководителями |заместитель || |Костромской области |структурных |губернатора || |Топыричева В.П. |подразделений |Костромской || | |аппарата |области || | |администрации |Топыричев В.П. || | |области | ||——————————————————|——————————————————————————————————|———————————————————————|————————————————————————| Приложение N 25 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ПРЕДЛОЖЕНИЯ по участию губернатора Костромской области в мероприятиях, проводимых в (наименование месяца) 200___ года |———————————————|———————————————|———————————————————|——————————————————|——————————————————————|————————————————————————||Дата, время |Место |Наименование |Сопровождает |Проводит |Продолжительность ||проведения |проведения |мероприятия | |мероприятие |мероприятия || | | | |(ответственный) | ||———————————————|———————————————|———————————————————|——————————————————|——————————————————————|————————————————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 ||———————————————|———————————————|———————————————————|——————————————————|——————————————————————|————————————————————————|| | | | | | ||———————————————|———————————————|———————————————————|——————————————————|——————————————————————|————————————————————————| Приложение N 26 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области Администрация Утверждена Костромской области распоряжением губернатора области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ от "___" ________ 2009 года N __ ________________ N ________ г. Кострома на 2009 год |———————|——————————————————————————|—————————|————————————————|——————————||Индекс | Заголовок дела | Кол-во |Срок хранения и |Примечание|| дела | | дел | номер статей | || | | | по перечню | ||———————|——————————————————————————|—————————|————————————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||———————|——————————————————————————|—————————|————————————————|——————————| 0 Приемная губернатора области 0-01 Законы Костромской До минования области (копии) надобности ст. 1б 0-02 Постановления губернатора до минования области (копии) надобности ст. 1б 0-03 Распоряжения губернатора до минования области (копии) надобности ст. 1б Наименование должности Подпись Расшифровкаруководителя подписиДатаВиза зав. ведомственным архивом(лица, ответственного за архив)ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Протокол ЭПК архивного учрежденияот ___________ N ___________ от _____________ N _____________ Приложение N 27 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области Структурное подразделение Аппарата НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ________________ N ________ г. Кострома на 2009 год |———————|——————————————————————————|—————————|————————————————|——————————||Индекс | Заголовок дела | Кол-во |Срок хранения и |Примечание|| дела | | дел | номер статей | || | | | по перечню | ||———————|——————————————————————————|—————————|————————————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||———————|——————————————————————————|—————————|————————————————|——————————| 0 Приемная губернатора области 0-01 Законы Костромской До минования области (копии) надобности ст. 1б 0-02 Постановления губернатора до минования области (копии) надобности ст. 1б 0-03 Распоряжения губернатора до минования области (копии) надобности ст. 1б Наименование должности Подпись Расшифровкаруководителя структурного подписиподразделенияДата Приложение N 28 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской областиВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела N __________________|———————|——————————————————————|————————————————|———————————————|——————————————————————|——————————————————||N п/п|Индекс документа |Дата |Заголовок |Номера листов дела |Примечание || | |документа |документа | | ||———————|——————————————————————|————————————————|———————————————|——————————————————————|——————————————————|| | | | | | ||———————|——————————————————————|————————————————|———————————————|——————————————————————|——————————————————|Итого _______________________________________________ документовКоличество листов внутренней описи _____________________________Наименование должности лица,составившего внутреннюю описьдокументов дела Подпись Расшифровка подписиДатаПриложение N 29к Инструкции по делопроизводству вадминистрации Костромской областиЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________________________________ В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________________ (цифрами и прописью)листа(ов)в том числе: литерные листы _____________________________________________;пропущенные номера _______________________________________________________листов внутренней описи ____________________________________________________________________________________________________________________________———————————————————————————————————————|—————————————————————————————————— Особенности физического состояния и | Номера листов формирования дела |———————————————————————————————————————|—————————————————————————————————— 1 | 2———————————————————————————————————————|—————————————————————————————————— | |Наименование должности лица,составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписиДата Приложение N 30 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области___________________________________________________________(наименование организации)___________________________________________________________(наименование структурного подразделенияили общественной организации) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации) Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ N—————————————————————————————————————————————————————————————————————————— Название раздела———|——————————|———————————|——————————|————————————|——————————|———————————— N | Индекс | Заголовок |Дата дела | Кол-во | Срок | Примечаниеп/п| дела | дела | (тома, | листов в | хранения | | (тома, | (тома, | части) | деле | дела | | части) | части) | | (томе, | (тома, | | | | | части) | части) |———|——————————|———————————|——————————|————————————|——————————|———————————— 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7———|——————————|———————————|——————————|————————————|——————————|———————————— | | | | | | | | | | | |В данную опись внесено ______________________ дел с N _________________ по (цифрами и прописью)по N ___________________, в том числе:литерные номера:пропущенные номера:Наименование должности лица,составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО**Наименование должности Протокол ЭК службыруководителя структурного делопроизводства организацииподразделенияПодпись Расшифровка подписи от _________ N _____ДатаПередал ______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью)и __________________________________ регистрационно-контрольных карточек к (цифрами и прописью)документамНаименование должности сотрудникаструктурного подразделения (общественнойорганизации) Подпись Расшифровка подписиДатаПринял ______________________________ дел и ______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно-контрольных карточек к документамНаименование должности работникаведомственного архива Подпись Расшифровка подписиДата Приложение N 31 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской областиАдминистрацияКостромской области УТВЕРЖДАЮ АКТ Заместитель губернатора Костромской области _________________ В.И.Сахаров________________ N ___________________________________________ Датао выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащиххранениюНа основании _____________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы фонда N _____________ (название фонда)|—————|————————————————|————————————|—————————|——————————————————|—————————|——————————————|———————————————||N |Заголовок дела |Дата дела |Номера |Индекс дела по |Кол-во |Сроки |Примечание ||п/п |или групповой |или крайние |описей |номенклатуре |дел |хранения дела| || |заголовок |даты дел | |или N дела по | |и номера | || |документов | | |описи | |статей по | || | | | | | |перечню | ||—————|————————————————|————————————|—————————|——————————————————|—————————|——————————————|———————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 ||—————|————————————————|————————————|—————————|——————————————————|—————————|——————————————|———————————————|| | | | | | | | ||—————|————————————————|————————————|—————————|——————————————————|—————————|——————————————|———————————————|| | | | | | | | ||—————|————————————————|————————————|—————————|——————————————————|—————————|——————————————|———————————————|Итого дел за годы (цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личномусоставу согласованы с ЭПК ________________________________________________ (наименование архивного учреждения)(протокол от ____________ N ____________)Наименование должности лица,проводившего экспертизуценности документа Подпись Расшифровка подписиДатаОДОБРЕНОПротокол ЭКот ______________ N ____________Документы в количестве ________________________________________ дел, весом (цифрами и прописью)______________________________ кг сданы в ________________________________ (наименование организации)на переработку на приемо-сдаточной накладной от __________________________N _______________Наименование должности работникаорганизации, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписиНаименование должности работникаведомственного архива Подпись Расшифровка подписиДата Приложение N 32 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ЗАКАЗ на копировально-множительные работы Наименование документа _____________________________________________________________________________________________________________________________Заказчик Ф.И.О. __________________________________________________________Количество экземпляров ___________________________________________________Количество листов ________________________________________________________Срок исполнения __________________________________________________________ _____________________________ Ф.И.О. лица, дающего разрешение на копирование Приложение N 32 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ЗАКАЗ на копировально-множительные работы Приложение N 33 к Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых ставится гербовая печать 1. Акты (приема выполненных работ, приема законченныхстроительством объектов, оборудования, описания, экспертизы). 2. Архивная справка. 3. Архивная копия. 4. Бюджетные поручения. 5. Банковские поручения. 6. Гарантийные письма. 7. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей,денежных средств, на ведение дел в суде). 8. Договоры, соглашения (о материальной ответственности, опоставках, подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, арендепомещений, о производстве работ). 9. Задания (на проектирование объектов, на капитальноестроительство сооружений). 10. Исполнительные листы. 11. Квитанции для оформления взносов в кассы учреждений банков. 12. Командировочные удостоверения. 13. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих правосовершения финансово-хозяйственных операций. 14. Платежные поручения. 15. Платежные требования. 16. Расчетные чеки. 17. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк). 18. Сметы расходов на содержание аппарата управления. 19. Титульные списки на объекты строек. 20. Трудовые книжки. 21. Характеристики. 22. Чековые книжки. 23. Штатные расписания.